Βασικά στοιχεία φορολογίας μικρών επιχειρήσεων για νέους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στις ΗΠΑ

Η έναρξη μιας επιχείρησης στις Ηνωμένες Πολιτείες σημαίνει περισσότερα από την επιλογή ενός ονόματος και την κατάθεση των εγγράφων σύστασης. Μόλις η εταιρεία σας ξεκινήσει τη λειτουργία της, οι φόροι γίνονται μέρος της καθημερινής λειτουργίας. Για πολλούς ιδιοκτήτες, εκεί ξεκινά η σύγχυση.

Τα καλά νέα είναι ότι η διαχείριση των φόρων μικρών επιχειρήσεων γίνεται πολύ πιο εύκολη όταν κατανοείτε τα βασικά. Οι ακριβείς φόροι που οφείλει η επιχείρησή σας εξαρτώνται από τον τύπο της οντότητας, την τοποθεσία, τον κλάδο, τη δομή μισθοδοσίας και το μοντέλο εσόδων, αλλά οι βασικές υποχρεώσεις είναι παρόμοιες: σωστή εγγραφή, τήρηση καθαρών αρχείων, παρακολούθηση εσόδων και εξόδων και υποβολή των σωστών εντύπων εγκαίρως.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τις θεμελιώδεις φορολογικές έννοιες που πρέπει να γνωρίζει κάθε νέος ιδιοκτήτης επιχείρησης. Είναι γραμμένος για επιχειρηματίες στις ΗΠΑ που θέλουν μια πρακτική επισκόπηση πριν μιλήσουν με φοροτεχνικό ή οργανώσουν εσωτερικές διαδικασίες λογιστικής.

Γιατί έχουν σημασία οι φόροι μικρών επιχειρήσεων

Οι φόροι επηρεάζουν σχεδόν κάθε πτυχή μιας επιχείρησης:

• Επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο δομείτε την εταιρεία σας.
• Καθορίζουν πόσα πρέπει να παρακρατείτε από τα έσοδα.
• Διαμορφώνουν ποια αρχεία πρέπει να διατηρείτε.
• Επηρεάζουν τις αποφάσεις πρόσληψης και τη ρύθμιση της μισθοδοσίας.
• Μπορούν να δημιουργήσουν πρόστιμα αν χάσετε προθεσμίες υποβολής ή πληρωμής.

Μια επιχείρηση που αγνοεί τους φόρους μπορεί γρήγορα να αντιμετωπίσει προβλήματα ρευστότητας, συμμόρφωσης και διοικητικής επιβάρυνσης. Μια επιχείρηση που σχεδιάζει έγκαιρα μπορεί να λειτουργεί με πολύ μεγαλύτερη σιγουριά.

Ξεκινήστε από τη δομή της επιχείρησής σας

Η νομική σας δομή παίζει σημαντικό ρόλο στον τρόπο φορολόγησης της επιχείρησής σας.

Ατομική επιχείρηση

Η ατομική επιχείρηση είναι η πιο απλή δομή. Το εισόδημα της επιχείρησης συνήθως μεταφέρεται στον ιδιοκτήτη, ο οποίος το δηλώνει σε προσωπική φορολογική δήλωση. Αυτή η απλότητα μπορεί να είναι ελκυστική, αλλά ίσως προσφέρει λιγότερα πλεονεκτήματα διαχωρισμού μεταξύ προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών.

Εταιρική σχέση

Η εταιρική σχέση συνήθως περιλαμβάνει δύο ή περισσότερους ιδιοκτήτες. Η επιχείρηση συνήθως υποβάλλει μια ενημερωτική δήλωση, ενώ οι ιδιοκτήτες δηλώνουν το μερίδιό τους από το εισόδημα στις προσωπικές τους δηλώσεις. Οι σαφείς συμφωνίες ιδιοκτησίας και η σωστή λογιστική είναι ιδιαίτερα σημαντικές εδώ.

LLC

Η εταιρεία περιορισμένης ευθύνης είναι ευέλικτη. Για φορολογικούς σκοπούς, μια LLC μπορεί να αντιμετωπιστεί ως ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση ή εταιρεία, ανάλογα με τον τρόπο που έχει δομηθεί και τον τρόπο που επιλέγει να φορολογείται. Αυτή η ευελιξία είναι ένας από τους λόγους που πολλοί ιδρυτές επιλέγουν μια LLC κατά τη σύσταση.

Εταιρεία

Μια εταιρεία γενικά φορολογείται ξεχωριστά από τους ιδιοκτήτες της, εκτός αν πληροί τις προϋποθέσεις για συγκεκριμένη φορολογική μεταχείριση. Οι εταιρείες περιλαμβάνουν περισσότερες τυπικότητες, αλλά μπορεί επίσης να δημιουργούν χρήσιμες επιλογές για ανάπτυξη, πρόσληψη και φορολογικό σχεδιασμό.

Αν εξακολουθείτε να αποφασίζετε για τη δομή σας, η Zenind μπορεί να βοηθήσει με το στάδιο της σύστασης, ώστε να ξεκινήσετε πάνω σε μια καθαρή νομική βάση πριν ασχοληθείτε με τη φορολογική οργάνωση.

Ομοσπονδιακοί φόροι που αντιμετωπίζουν συνήθως οι μικρές επιχειρήσεις

Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις στις ΗΠΑ πρέπει να κατανοούν μερικές βασικές ομοσπονδιακές κατηγορίες φόρων.

Φόρος εισοδήματος

Οι επιχειρήσεις πληρώνουν φόρο εισοδήματος με βάση τον τρόπο με τον οποίο η IRS αντιμετωπίζει την οντότητα. Για τις διαπεραστικές οντότητες, τα κέρδη συνήθως περνούν στη φορολογική δήλωση του ιδιοκτήτη. Για τις εταιρείες, η επιχείρηση μπορεί να οφείλει φόρο απευθείας σε επίπεδο οντότητας.

Φόρος αυτοαπασχόλησης

Πολλοί ιδιοκτήτες ατομικών επιχειρήσεων και διαπεραστικών επιχειρήσεων μπορεί να οφείλουν φόρο αυτοαπασχόλησης πάνω στα επιχειρηματικά κέρδη. Αυτός είναι ξεχωριστός από τον φόρο εισοδήματος και είναι ένας από τους λόγους που οι νέοι ιδιοκτήτες πρέπει να παρακολουθούν προσεκτικά τα κέρδη τους καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους.

Εκτιμώμενοι φόροι

Αν οι φόροι δεν παρακρατούνται από το επιχειρηματικό σας εισόδημα όπως συμβαίνει σε έναν παραδοσιακό μισθό, ίσως χρειαστεί να κάνετε εκτιμώμενες φορολογικές πληρωμές μέσα στο έτος. Αυτό σας βοηθά να αποφύγετε ένα μεγάλο υπόλοιπο αργότερα και υποστηρίζει καλύτερο σχεδιασμό ρευστότητας.

Φόροι μισθοδοσίας

Αν προσλάβετε εργαζομένους, οι φόροι μισθοδοσίας γίνονται μέρος των υποχρεώσεων συμμόρφωσής σας. Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν παρακρατήσεις, εισφορές εργοδότη και υποχρεώσεις απόδοσης που συνδέονται με τους μισθούς.

Ειδικοί φόροι κατανάλωσης ή κλαδικοί φόροι

Ορισμένες επιχειρήσεις οφείλουν ειδικούς φόρους με βάση τα προϊόντα που πωλούν, τις υπηρεσίες που παρέχουν ή τον τρόπο λειτουργίας τους. Αυτοί δεν είναι καθολικοί, αλλά αξίζει να τους ερευνήσετε νωρίς αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται σε ρυθμιζόμενο κλάδο.

Φορολογικές υποχρεώσεις πολιτείας και τοπικής αυτοδιοίκησης

Ο ομοσπονδιακός φόρος είναι μόνο ένα επίπεδο. Ανάλογα με το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας ή πού πωλεί αγαθά και υπηρεσίες, μπορεί επίσης να χρειαστεί να διαχειριστείτε:

• Φόρο εισοδήματος πολιτείας
• Φόρο franchise
• Φόρο πωλήσεων
• Φόρο ακαθάριστων εσόδων
• Τοπικό φόρο επιχειρηματικής άδειας
• Τέλη αδειοδότησης πόλης ή κομητείας

Εδώ είναι που πολλοί ιδιοκτήτες δυσκολεύονται. Δύο επιχειρήσεις με το ίδιο ομοσπονδιακό φορολογικό προφίλ μπορεί να έχουν πολύ διαφορετικές υποχρεώσεις σε επίπεδο πολιτείας και τοπικής αυτοδιοίκησης. Οι ακριβείς απαιτήσεις σας εξαρτώνται από το πού συστήσατε την εταιρεία, πού δραστηριοποιείστε και αν έχετε nexus σε άλλες πολιτείες.

Αν η επιχείρησή σας πουλάει online, δραστηριοποιείται σε πολλές πολιτείες ή προσλαμβάνει απομακρυσμένους εργαζομένους, η φορολογική εγγραφή μπορεί να γίνει πιο περίπλοκη. Είναι σοφό να εξετάσετε τους κανόνες κάθε πολιτείας πριν επεκταθείτε.

Ποια αρχεία πρέπει να διατηρείτε

Η καλή τήρηση αρχείων είναι μία από τις ισχυρότερες συνήθειες που μπορεί να αναπτύξει μια μικρή επιχείρηση.

Τουλάχιστον, διατηρήστε στοιχεία για:

• Ακαθάριστα έσοδα
• Τιμολόγια και αποδείξεις
• Τραπεζικές καταστάσεις
• Αρχεία μισθοδοσίας
• Πληρωμές σε προμηθευτές
• Αρχεία χιλιομέτρων ή μετακινήσεων
• Αρχεία για το home office, όπου ισχύει
• Αγορές παγίων και έγγραφα που σχετίζονται με αποσβέσεις
• Έγγραφα σύστασης και συμμόρφωσης

Τα καθαρά αρχεία δεν βοηθούν μόνο την περίοδο της φορολογικής δήλωσης. Βελτιώνουν επίσης τον προϋπολογισμό, διευκολύνουν τις αιτήσεις χρηματοδότησης και μειώνουν το άγχος σε περίπτωση ελέγχων ή ειδοποιήσεων.

Ένας ξεχωριστός επιχειρηματικός τραπεζικός λογαριασμός και ένα αποκλειστικό σύστημα λογιστικής αξίζουν συχνά τον κόπο πολύ νωρίς στη ζωή της εταιρείας.

Συνήθεις εκπτώσεις και κατηγορίες εξόδων

Οι φορολογικές εκπτώσεις μπορούν να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα όταν είναι συνήθεις και αναγκαίες για την επιχείρηση. Συνήθη παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ενοίκιο γραφείου ή coworking space
• Επιχειρηματικό λογισμικό και συνδρομές
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Νομικές και επαγγελματικές υπηρεσίες
• Μισθούς εργαζομένων και πληρωμές σε ανεξάρτητους συνεργάτες
• Ασφαλιστικά ασφάλιστρα
• Διαδίκτυο και τηλέφωνο που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση
• Επαγγελματικά ταξίδια
• Προμήθειες και εξοπλισμός
• Εκπαίδευση ή κατάρτιση σχετική με την επιχείρηση

Το κλειδί είναι η τεκμηρίωση. Μια έκπτωση είναι ισχυρότερη όταν ο επιχειρηματικός σκοπός είναι σαφής και τα υποστηρικτικά αρχεία είναι οργανωμένα.

Οι ιδιοκτήτες θα πρέπει επίσης να είναι προσεκτικοί με τα προσωπικά έξοδα που αναμειγνύονται με τους επιχειρηματικούς λογαριασμούς. Ο συνδυασμός αυτός μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση και να αποδυναμώσει την ακρίβεια της λογιστικής.

Ανάδοχοι έναντι εργαζομένων

Ο τρόπος με τον οποίο ταξινομείτε τους εργαζομένους επηρεάζει τόσο τις υποχρεώσεις μισθοδοσίας όσο και τη φορολογική αναφορά.

Οι ανεξάρτητοι συνεργάτες είναι συνήθως υπεύθυνοι για τους δικούς τους φόρους, ενώ οι εργαζόμενοι συνήθως απαιτούν παρακράτηση μισθοδοσίας και υποχρεώσεις από την πλευρά του εργοδότη. Η λανθασμένη ταξινόμηση μπορεί να οδηγήσει σε δαπανηρές διορθώσεις, πρόστιμα και αναδρομικούς φόρους.

Αν δεν είστε βέβαιοι πώς να ταξινομήσετε έναν εργαζόμενο, εξετάστε προσεκτικά την πραγματική σχέση αντί να βασίζεστε μόνο στην ονομασία ενός συμβολαίου. Η πρακτική εργασιακή σχέση έχει μεγαλύτερη σημασία από τον τίτλο.

Πότε μια επιχείρηση πρέπει να σκεφτεί τη μισθοδοσία

Η πρόσληψη του πρώτου σας εργαζομένου είναι ένα σημαντικό ορόσημο, αλλά προσθέτει και ευθύνη συμμόρφωσης.

Ίσως χρειαστεί να:

• Εγγραφείτε για λογαριασμούς μισθοδοσίας
• Παρακρατείτε και αποδίδετε φόρους απασχόλησης
• Υποβάλλετε δηλώσεις μισθοδοσίας
• Τηρείτε αρχεία μισθών
• Εκδίδετε ετήσιες δηλώσεις αποδοχών
• Παρακολουθείτε άδειες μετ’ αποδοχών ή υποχρεώσεις παροχών όπου απαιτείται

Ακόμη και μια μικρή ομάδα μπορεί να δημιουργήσει σημαντική διοικητική πολυπλοκότητα αν η μισθοδοσία δεν έχει ρυθμιστεί σωστά από την αρχή.

Εκτιμώμενοι φόροι και σχεδιασμός ρευστότητας

Μια συνηθισμένη πρόκληση για νέους ιδιοκτήτες είναι να βάζουν στην άκρη αρκετά χρήματα για φόρους.

Επειδή το επιχειρηματικό εισόδημα είναι συχνά ακανόνιστο, βοηθά να δημιουργήσετε μια ρουτίνα για φορολογικά αποθεματικά. Πολλοί ιδιοκτήτες διατηρούν ένα ξεχωριστό ποσοστό από κάθε εισερχόμενο έσοδο σε λογαριασμό αποταμίευσης φόρων, ώστε να μην βρεθούν προ εκπλήξεως αργότερα.

Μια απλή συνήθεια ρευστότητας μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά:

1. Καταθέστε τα έσοδα στον επιχειρηματικό λογαριασμό.
2. Μεταφέρετε ένα προγραμματισμένο μέρος σε φορολογικό αποθεματικό.
3. Χρησιμοποιήστε τα υπόλοιπα λειτουργικά κεφάλαια για τα έξοδα.
4. Συμφωνείτε έσοδα και έξοδα κάθε μήνα.
5. Προσαρμόζετε το ποσοστό του αποθεματικού καθώς αλλάζουν τα κέρδη.

Αυτή η προσέγγιση δεν αντικαθιστά την επαγγελματική φορολογική συμβουλή, αλλά βοηθά στη μείωση του κινδύνου ανεπαρκούς πληρωμής.

Συνήθη φορολογικά λάθη που πρέπει να αποφεύγουν οι νέοι ιδιοκτήτες

Πολλά φορολογικά προβλήματα προκύπτουν από μερικά προβλέψιμα λάθη:

• Αναμονή μέχρι το τέλος του έτους για την οργάνωση των αρχείων
• Χρήση ενός λογαριασμού για προσωπικές και επιχειρηματικές δαπάνες
• Παράλειψη εκτιμώμενων πληρωμών
• Λανθασμένη ταξινόμηση εργαζομένων
• Λήθη των υποχρεώσεων υποβολής σε πολιτειακό ή τοπικό επίπεδο
• Η παραδοχή ότι μια LLC μειώνει αυτόματα τους φόρους
• Αντιμετώπιση της λογιστικής ως προαιρετικής
• Μη σχεδιασμός της μισθοδοσίας μόλις γίνει η πρώτη πρόσληψη

Η αποφυγή αυτών των ζητημάτων από νωρίς είναι πολύ πιο εύκολη από τη διόρθωσή τους αργότερα.

Ένα πρακτικό φορολογικό checklist για νέες επιχειρήσεις

Χρησιμοποιήστε αυτό το checklist ως αφετηρία:

• Επιλέξτε μια δομή επιχείρησης που ταιριάζει στους στόχους σας
• Εγγράψτε σωστά την επιχείρησή σας στην πολιτεία σας
• Υποβάλετε αίτηση για οποιαδήποτε απαιτούμενα φορολογικά IDs ή λογαριασμούς
• Ανοίξτε έναν ξεχωριστό επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Ρυθμίστε λογιστικό λογισμικό ή επαγγελματία λογιστή
• Παρακολουθείτε κάθε πηγή εισοδήματος και εξόδου
• Διαχωρίστε τις ροές εργασίας για ανεξάρτητους συνεργάτες και εργαζομένους
• Ελέγξτε τις απαιτήσεις υποβολής σε πολιτειακό και τοπικό επίπεδο
• Δημιουργήστε φορολογικό αποθεματικό από κάθε κατάθεση
• Συμβουλευτείτε έναν CPA ή φορολογικό σύμβουλο για τον τύπο της οντότητάς σας

Πώς εντάσσεται η Zenind στη διαδικασία

Η Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να αναλάβουν το στάδιο της σύστασης με μια απλοποιημένη, προσανατολισμένη στις ΗΠΑ διαδικασία. Αυτό έχει σημασία, επειδή οι σωστές επιλογές σύστασης μπορούν να κάνουν ευκολότερη τη μεταγενέστερη φορολογική και κανονιστική εργασία.

Όταν η επιχείρησή σας έχει συσταθεί σωστά, είναι πιο απλό να:

• Ανοίξετε χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς
• Δημιουργήσετε ίχνος τεκμηρίωσης
• Διαχωρίσετε επιχειρηματικές και προσωπικές δραστηριότητες
• Προετοιμαστείτε για φορολογικές εγγραφές
• Χτίσετε συνήθειες συμμόρφωσης από την πρώτη μέρα

Η σύσταση δεν είναι το ίδιο με τη φορολογική προετοιμασία, αλλά είναι το σημείο εκκίνησης για μια πιο οργανωμένη επιχείρηση. Η Zenind έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τους ιδιοκτήτες να περάσουν αυτό το πρώτο στάδιο με σαφήνεια, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στις λειτουργίες, τη λογιστική και την ανάπτυξη.

Τελικές σκέψεις

Οι φόροι μικρών επιχειρήσεων δεν χρειάζεται να φαίνονται συντριπτικοί. Μόλις κατανοήσετε πώς φορολογείται η οντότητά σας, ποια αρχεία έχουν σημασία και ποιες υποχρεώσεις υποβολής ισχύουν σε ομοσπονδιακό, πολιτειακό και τοπικό επίπεδο, η διαδικασία γίνεται πολύ πιο διαχειρίσιμη.

Η καλύτερη στρατηγική είναι να ξεκινήσετε νωρίς. Τηρείτε καθαρά αρχεία, διαχωρίζετε τα επιχειρηματικά οικονομικά, σχεδιάζετε φορολογικά αποθεματικά και ζητάτε ειδική βοήθεια όταν χρειάζεται. Με τη σωστή βάση, η φορολογική σας ροή εργασίας γίνεται επιχειρηματικό σύστημα αντί για ετήσια έκτακτη ανάγκη.