Paano Bumuo ng Mas Matalinong Proseso sa Pag-hire Bago ang Una Mong Empleyado

Ang pagkuha ng iyong unang empleyado ay isa sa pinakamahalagang desisyong gagawin ng isang bagong may-ari ng negosyo. Ang tamang pagkuha ay makatutulong upang mas mapabilis ang paglago ng kumpanya, mapahusay ang serbisyo sa customer, at mabigyan ang founder ng mas maraming oras para tumuon sa estratehiya. Samantala, ang maling pagkuha ay maaaring kumain ng oras, pera, at enerhiya sa mismong yugto kung kailan pinakamahirap para sa isang startup ang mawalan ng mga iyon.

Dahil dito, ang pinakamatalinong estratehiya sa pag-hire ay nagsisimula bago pa man magbigay ng alok. Nagsisimula ito sa malinaw na pag-unawa sa papel, maingat na proseso ng screening, at pare-parehong paraan ng pagsusuri sa parehong kakayahan at fit. Para sa mga founder na bumubuo ng bagong business entity, maging ito man ay LLC, corporation, o ibang estruktura, mas mahalaga ang ganitong paghahanda dahil ang bawat maagang desisyon ay may malaking epekto sa paglago.

Bakit napakahalaga ng mga maagang desisyon sa pag-hire

Ang unang empleyado ay higit pa sa tagapuno ng listahan ng gawain. Ang taong ito ay madalas na tumutulong sa paghubog ng kultura sa trabaho, bilis ng pagpapatupad, at karanasan ng customer. Sa isang maliit na negosyo, kaunti ang puwang para sa hindi tugma sa pagitan ng kailangan ng negosyo at ng naibibigay ng empleyado.

Ang maling desisyon sa pag-hire ay maaaring magdulot ng ilang problema:

• Nawawalang produktibidad habang muling sinasanay o pinapalitan ang empleyado
• Dagdag na gastos sa payroll, recruitment, at onboarding
• Tensyon sa loob ng maliit na team
• Pagkaantala sa pagseserbisyo sa customer o paglulunsad ng mga bagong produkto
• Pagbawas ng pokus ng founder sa mismong negosyo

Hindi ang layunin na mag-hire nang mabagal dahil lamang sa pag-iingat. Ang layunin ay mag-hire nang may sinadyang proseso, na nagpapababa ng panganib at nagpapataas ng kumpiyansa sa desisyon.

Magsimula sa papel, hindi sa résumé

Maraming pagkakamali sa pag-hire ang nangyayari dahil ang negosyo ay nagsisimula sa pagre-react sa mga aplikante imbes na tukuyin muna ang trabaho. Bago suriin ang sinumang kandidato, isulat nang malinaw kung ano mismo ang dapat makamit ng papel na ito.

Ang isang matibay na depinisyon ng papel ay dapat maglaman ng:

• Mga pangunahing resulta na kailangang maihatid ng empleyado
• Mga pang-araw-araw na responsibilidad
• Mga kinakailangang kasanayan at karanasan
• Mga katangian ng personalidad na makatutulong para magtagumpay ang isang tao
• Mga hinihinging iskedyul, lokasyon, at availability
• Mga pamantayan sa performance sa unang 90 araw

Mahalaga ang hakbang na ito dahil inilalayo nito ang tunay na kailangan mula sa mga gusto lamang. Halimbawa, kung ang negosyo ay nangangailangan ng taong makasasagot ng mga email ng customer sa loob ng isang oras tuwing business days, iyon ay hindi puwedeng ipagpaliban. Kung ang founder ay mas gusto lamang ang isang partikular na software background, maaari itong makatulong pero hindi ito kailangang-kailangan.

Ang malinaw na mga requirement ay tumutulong din sa mga kandidato na mag-self-select. Mas malinaw ka magsalita, mas kaunti ang mga hindi kwalipikadong aplikanteng kailangan mong salain sa bandang huli.

Bumuo ng knockout criteria nang maaga

Bago magsimula ang mga interview, magpasya kung aling mga salik ang agad na mag-aalis sa isang kandidato. Ito ang iyong knockout criteria. Nakakatipid ito ng oras at iniiwasan kang magpatuloy sa isang taong hindi tunay na makakapagtagumpay sa papel.

Kasama sa karaniwang knockout criteria ang:

• Kakulangan ng availability sa kinakailangang oras ng trabaho
• Kawalan ng kakayahang gampanan ang mahahalagang tungkulin ng trabaho
• Hindi pagtugon sa legal na work authorization requirements
• Mahinang komunikasyon para sa papel na nangangailangan ng madalas na pakikipag-ugnayan sa kliyente
• Ebidensya ng kawalan ng katapatan o seryosong hindi pagkakatugma sa aplikasyon
• Kawalan ng kakayahang gumamit ng mahahalagang tool o sistema

Dapat ay obhetibo at may kinalaman sa trabaho ang knockout criteria. Ang layunin ay alisin ang mga kandidato na hindi kayang tugunan ang aktuwal na pangangailangan ng negosyo, hindi para pahirapan ang proseso.

Gamitin ang aplikasyon bilang filter

Maraming makikita sa isang maayos na application process bago pa man umabot sa unang interview. Bigyang-pansin kung paano ipinapakita ng mga kandidato ang kanilang sarili sa pagsulat, kung gaano nila kumpleto sinasagot ang mga tanong, at kung sinusunod nila ang mga instruksyon.

Kapag sinusuri ang mga aplikasyon, pansinin ang:

• Katumpakan at pagiging kumpleto
• Malinaw na pagsulat at propesyonal na tono
• Pagbibigay-pansin sa detalye
• Kaugnay na karanasan
• Kung sinunod ng kandidato ang mga tagubilin sa pagsusumite
• Kung tila nauunawaan ng aplikante ang papel

Ang magulong aplikasyon ay maaaring magpahiwatig ng pagiging pabaya, lalo na sa mga papel na mahalaga ang pagiging eksakto. Gayunman, ang isang typo lamang ay hindi dapat awtomatikong maging dahilan ng diskwalipikasyon. Hanapin ang mga pattern na nagpapakita kung ang kandidato ay karaniwang maingat at handa.

I-screen ang parehong kasanayan at pagiging maaasahan

Kapag pumasa ang aplikasyon sa unang filter, ang susunod na hakbang ay kumpirmahin ang dalawang bagay: kaya ng tao ang trabaho at maaasahan siyang darating at gaganap nang tuloy-tuloy.

Makakatulong ang maikling phone screen o video call para masuri ang:

• Kalinawan sa pakikipag-ugnayan
• Propesyonalismo
• Interes sa papel
• Availability at akma sa iskedyul
• Kaginhawaan sa mga pangunahing responsibilidad
• Pangunahing kakayahan sa pagresolba ng problema

Panatilihing structured ang screen. Itanong ang parehong pangunahing tanong sa bawat kandidato upang maihambing mo ang mga sagot nang patas. Mas mahusay ang structured screening kaysa sa casual na pag-uusap dahil binabawasan nito ang pagkakataong manaig ang charm kaysa kompetensya.

Magtanong ng behavioral questions sa interview

Ang nakaraang kilos ay kadalasang pinakamahusay na indikasyon ng magiging performance sa hinaharap. Sa halip na puro hypothetical na tanong, hilingin sa mga kandidato na ilarawan ang totoong sitwasyon mula sa kanilang karanasan.

Mga kapaki-pakinabang na behavioral question:

• Ikuwento mo ang isang pagkakataon na hinarap mo ang isang mahirap na customer.
• Ilarawan ang sitwasyon kung saan kinailangan mong matuto ng bagong proseso nang mabilis.
• Magbigay ng halimbawa ng pagkakamali na nagawa mo at kung paano mo ito inayos.
• Ikuwento mo ang isang pagkakataon na kailangan mong magtrabaho nang may limitadong superbisyon.
• Ilarawan ang isang proyekto kung saan kailangan mong tumupad sa mahigpit na deadline.

Nakakatulong ang mga tanong na ito para masukat ang paghatol, kakayahang umangkop, at pananagutan. Ang mahuhusay na kandidato ay nakapaglalahad kung ano ang nangyari, ano ang ginawa nila, at ano ang natutunan nila. Ang mahihinang kandidato ay madalas nananatiling malabo o nagbibigay ng sagot na hindi nagiging tiyak.

Suriing mabuti ang culture fit

Ang culture fit ay hindi dapat mangahulugang pagkuha ng mga taong magkakapareho. Ibig sabihin nito ay pagkuha ng mga taong ang estilo sa trabaho at mga pinahahalagahan ay sumusuporta sa mga layunin ng negosyo.

Para sa isang startup o maliit na negosyo, ang mga kapaki-pakinabang na katangian ng culture fit ay maaaring kabilang ang:

• Pagiging maaasahan
• Pagkakaroon ng ownership mentality
• Magalang na komunikasyon
• Kakayahang umangkop
• Kahandaang matuto
• Kakayahang magtrabaho sa loob ng limitadong istruktura
• Pagtatalaga sa kalidad

Kasabay nito, mag-ingat na huwag ipagkamali ang komportableng pakikitungo sa tunay na akma. Maaaring madaling kausap ang isang tao ngunit masamang hire pa rin kung kulang siya sa pananagutan o disiplina. Ang pinakamahusay na mga empleyado ay nagpapalakas sa team nang hindi nangangailangan ng tuloy-tuloy na superbisyon.

Subukin ang praktikal na kakayahan

Kung maaari, magsama ng maliit na job-related exercise sa proseso. Lalo itong kapaki-pakinabang para sa mga papel sa operations, customer support, marketing, bookkeeping, writing, o administration.

Mga halimbawa ng praktikal na assessment:

• Pagsulat ng sample na tugon sa customer
• Pagsusuri ng maikling spreadsheet para sa mga error
• Pag-edit ng maikling piraso ng content
• Pag-aayos ng mock workflow
• Pag-prioritize ng listahan ng mga gawain

Panatilihing maikli at direktang may kaugnayan sa papel ang exercise. Ang layunin ay hindi makakuha ng libreng trabaho. Ang layunin ay makita kung paano nag-iisip at gumaganap ang kandidato sa makatotohanang sitwasyon.

Suriin ang references nang may layunin

Madalas ituring na pormalidad lamang ang reference checks, ngunit maaari itong magbigay ng mahahalagang impormasyon kung magtatanong ka nang may pokus. Sa halip na tanungin lamang kung mabuti bang empleyado ang kandidato, itanong ang mga tiyak na asal sa performance.

Mga tanong na maaaring isaalang-alang:

• Anong uri ng trabaho ang responsibilidad ng taong ito?
• Gaano siya kaaasahan sa deadlines at follow-through?
• Paano siya tumugon sa feedback?
• Ire-rehire mo ba ang taong ito? Bakit o bakit hindi?
• Anong uri ng kapaligiran ang nakatulong sa kanya upang magtagumpay?

Pansinin hindi lamang ang sinasabi kundi pati ang iniiwasang banggitin. Ang maiikli at maingat na sagot ay maaari pa ring maging makabuluhan.

Bantayan ang mga red flag

Hindi lahat ng babala ay nangangahulugang dapat mo nang itanggi agad ang kandidato, ngunit ang paulit-ulit na red flag ay dapat pagtuunan ng pansin.

Karaniwang warning sign ang:

• Hindi magkakatugmang work history na walang malinaw na paliwanag
• Mahinang paghahanda para sa interview
• Negatibong komento tungkol sa lahat ng dating employer
• Malabong sagot sa tuwirang tanong
• Sobrang pangako na walang sapat na ebidensya
• Hirap sa pag-ako ng responsibilidad sa mga pagkakamali
• Kawalan ng interes sa mga detalye ng papel

Ang mahalaga ay pattern recognition. Ang isang isyu ay maaaring may katanggap-tanggap na paliwanag. Ngunit ang ilang isyu na magkakasabay ay kadalasang hindi.

Linawin ang kompensasyon at mga inaasahan

Ang isang malakas na kandidato ay maaari pa ring maging maling hire kung hindi malinaw ang mga inaasahan. Bago magbigay ng offer, kumpirmahin ang istruktura ng kompensasyon, oras ng trabaho, mga responsibilidad, reporting lines, at performance expectations.

Dapat sagutin ng iyong offer process ang mga tanong na tulad ng:

• Magkano ang sahod ng tao?
• Hourly ba, salaried, o commission-based ang papel?
• Ano ang working hours?
• Remote, hybrid, o onsite ba ang trabaho?
• Ano ang mga layunin sa unang 30, 60, at 90 araw?
• Sino ang magiging supervisor ng empleyado?

Ang kalinawan ay nag-aalis ng kalituhan at tumutulong sa parehong panig na magsimula ang relasyon nang may makatotohanang inaasahan.

Mag-onboard nang may istruktura

Hindi nagtatapos ang pag-hire kapag tinanggap na ang alok. Ang maayos na onboarding sa unang bahagi ay maaaring magtakda kung ang isang mahusay na kandidato ay magiging matagumpay na empleyado.

Ang kapaki-pakinabang na onboarding plan ay dapat may kasama:

• Malinaw na pagpapakilala sa mission at values ng kumpanya
• Access sa mga tool, login, at system
• Nakasulat na buod ng mga tungkulin at inaasahan
• Pagsasanay sa mga pangunahing workflow
• Naka-iskedyul na check-in sa unang ilang linggo
• Paraan para sukatin ang maagang progreso

Para sa maliliit na negosyo, napakahalaga ng structured onboarding dahil madalas iniisip ng mga founder na ang mga bagong hire ay "makakahanap na lang ng paraan." Sa realidad, mas mahusay ang performance kahit ng mga may kakayahang empleyado kapag dokumentado ang mga inaasahan at pare-pareho ang suporta.

Kailan dapat maghintay bago mag-hire

Minsan, ang pinakamahusay na desisyon ay hindi pa mag-hire. Kung hindi pa malinaw ang papel, hindi matatag ang cash flow, o hindi kayang magbigay ng sapat na training at superbisyon ang founder, maaaring mas mabuting maghintay muna.

Pag-isipang ipagpaliban ang pag-hire kung:

• Hindi pa ganap na naidefine ang papel
• Hindi sapat ang trabaho para bigyang-katwiran ang posisyon
• Hindi komportableng masuportahan ng negosyo ang payroll
• Walang taong available para sanayin ang bagong empleyado
• Nagha-hire ang founder dahil sa pagkaapurahan imbes na estratehiya

Mas mabuting maghintay kaysa magmadali sa isang commitment na hindi kayang suportahan ng negosyo.

Panghuling pag-iisip

Ang pinakamahusay na proseso sa pag-hire ay sinadya, may istruktura, at nakaayon sa tunay na pangangailangan ng negosyo. Magsimula sa pagde-define ng trabaho, pagkatapos ay bumuo ng knockout criteria, i-screen ang komunikasyon at pagiging maaasahan, subukin ang praktikal na kasanayan, at i-verify ang fit sa pamamagitan ng interview at references. Kapag malinaw ang proseso, mas tumataas ang tsansang makahanap ng taong magdadagdag ng tunay na halaga.

Para sa mga bagong may-ari ng negosyo, mahalaga ang ganitong disiplina tulad ng pagbuo ng tamang company structure. Ang maingat na pundasyon ay sumusuporta sa mas mahuhusay na desisyon sa hinaharap, maging sa pagrehistro ng negosyo, pamamahala ng compliance, o paghahanda para palawakin ang team.

Ang isang malakas na unang hire ay maaaring magpabilis ng paglago. Ang minadaling pagkuha ay maaaring magpabagal sa lahat. Kadalasan, ang pagkakaiba ay nakasalalay sa paghahanda.