Πώς να χτίσετε μια πιο έξυπνη διαδικασία πρόσληψης πριν από την πρώτη σας πρόσληψη

Η πρόσληψη του πρώτου σας εργαζομένου είναι μία από τις σημαντικότερες αποφάσεις που θα πάρει ένας νέος επιχειρηματίας. Η σωστή επιλογή μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να αναπτυχθεί πιο γρήγορα, να βελτιώσει την εξυπηρέτηση πελατών και να απελευθερώσει τον ιδρυτή ώστε να επικεντρωθεί στη στρατηγική. Η λάθος επιλογή μπορεί να απορροφήσει χρόνο, χρήματα και ενέργεια ακριβώς τη στιγμή που μια startup έχει τη μικρότερη δυνατότητα να το αντέξει.

Γι’ αυτό η πιο έξυπνη στρατηγική πρόσληψης ξεκινά πολύ πριν γίνει μια προσφορά. Ξεκινά με σαφή κατανόηση του ρόλου, μια πειθαρχημένη διαδικασία αξιολόγησης και έναν σταθερό τρόπο εκτίμησης τόσο των δεξιοτήτων όσο και της καταλληλότητας. Για ιδρυτές που χτίζουν μια νέα επιχειρηματική οντότητα, είτε πρόκειται για LLC, corporation ή άλλη μορφή, αυτή η προετοιμασία έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία, επειδή κάθε πρώιμη απόφαση έχει δυσανάλογα μεγάλο αντίκτυπο στην ανάπτυξη.

Γιατί οι πρώτες αποφάσεις πρόσληψης έχουν τόσο μεγάλη σημασία

Η πρώτη πρόσληψη δεν καλύπτει απλώς μια λίστα καθηκόντων. Αυτό το άτομο συχνά βοηθά να διαμορφωθεί η εργασιακή κουλτούρα, ο ρυθμός εκτέλεσης και η εμπειρία του πελάτη. Σε μια μικρή επιχείρηση, υπάρχει ελάχιστο περιθώριο για ασυμφωνία ανάμεσα σε αυτό που χρειάζεται η επιχείρηση και σε αυτό που μπορεί να προσφέρει ο εργαζόμενος.

Οι κακές αποφάσεις πρόσληψης μπορούν να δημιουργήσουν αρκετά προβλήματα:

• Χαμένη παραγωγικότητα ενώ οι διευθυντές επανεκπαιδεύουν ή αντικαθιστούν τον εργαζόμενο
• Επιπλέον κόστος μισθοδοσίας, προσέλκυσης και ένταξης
• Τριβές μέσα σε μια μικρή ομάδα
• Καθυστερήσεις στην εξυπηρέτηση πελατών ή στην κυκλοφορία νέων προϊόντων
• Μειωμένη εστίαση του ιδρυτή στην ίδια την επιχείρηση

Ο στόχος δεν είναι να προσλαμβάνετε αργά για χάρη της προσοχής. Ο στόχος είναι να προσλαμβάνετε μεθοδικά, με μια διαδικασία που μειώνει τον κίνδυνο και αυξάνει την εμπιστοσύνη στην απόφαση.

Ξεκινήστε από τον ρόλο, όχι από το βιογραφικό

Πολλά λάθη πρόσληψης συμβαίνουν επειδή η επιχείρηση ξεκινά αντιδρώντας στους υποψηφίους αντί να ορίζει τη θέση. Πριν εξετάσετε οποιονδήποτε υποψήφιο, γράψτε με ακρίβεια τι πρέπει να επιτύχει ο ρόλος.

Μια ισχυρή περιγραφή ρόλου πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τα βασικά αποτελέσματα που πρέπει να παράγει ο εργαζόμενος
• Τις καθημερινές αρμοδιότητες
• Τις απαιτούμενες δεξιότητες και εμπειρία
• Τα χαρακτηριστικά προσωπικότητας που θα βοηθήσουν κάποιον να πετύχει
• Το πρόγραμμα, την τοποθεσία και τις απαιτήσεις διαθεσιμότητας
• Τα πρότυπα απόδοσης για τις πρώτες 90 ημέρες

Αυτό το βήμα είναι απαραίτητο γιατί διαχωρίζει τις πραγματικές απαιτήσεις από τις προτιμήσεις. Για παράδειγμα, αν η επιχείρηση χρειάζεται κάποιον που μπορεί να απαντά σε emails πελατών μέσα σε μία ώρα κατά τις εργάσιμες ημέρες, αυτό είναι μη διαπραγματεύσιμη απαίτηση. Αν ο ιδρυτής απλώς προτιμά συγκεκριμένο υπόβαθρο σε λογισμικό, αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αλλά όχι απαραίτητο.

Οι σαφείς απαιτήσεις βοηθούν επίσης τους υποψηφίους να αυτοεπιλέγονται. Όσο πιο συγκεκριμένοι είστε, τόσο λιγότερους ακατάλληλους αιτούντες θα χρειαστεί να αξιολογήσετε αργότερα.

Καθορίστε νωρίς τα κριτήρια αποκλεισμού

Πριν ξεκινήσουν οι συνεντεύξεις, αποφασίστε ποιοι παράγοντες αποκλείουν αυτόματα έναν υποψήφιο. Αυτά είναι τα κριτήρια αποκλεισμού σας. Εξοικονομούν χρόνο και αποτρέπουν το να προχωρήσετε με κάποιον που δεν μπορεί ρεαλιστικά να επιτύχει στον ρόλο.

Συνηθισμένα κριτήρια αποκλεισμού περιλαμβάνουν:

• Έλλειψη διαθεσιμότητας κατά τις απαιτούμενες ώρες εργασίας
• Αδυναμία εκτέλεσης βασικών καθηκόντων της θέσης
• Αποτυχία κάλυψης των νομικών απαιτήσεων για εργασία
• Κακή επικοινωνία για ρόλο που απαιτεί συχνή επαφή με πελάτες
• Στοιχεία ανεντιμότητας ή σοβαρής ασυνέπειας στην αίτηση
• Αδυναμία χρήσης βασικών εργαλείων ή συστημάτων

Τα κριτήρια αποκλεισμού πρέπει να είναι αντικειμενικά και σχετιζόμενα με τη θέση. Ο στόχος είναι να αποκλείονται οι υποψήφιοι που δεν μπορούν να ανταποκριθούν στις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης, όχι να περιπλέκεται υπερβολικά η διαδικασία.

Χρησιμοποιήστε την αίτηση ως φίλτρο

Μια ισχυρή διαδικασία αίτησης μπορεί να αποκαλύψει πολλά πριν καν γίνει η πρώτη συνέντευξη. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο με τον οποίο οι υποψήφιοι παρουσιάζονται γραπτά, στο πόσο πλήρως απαντούν στις ερωτήσεις και στο αν ακολουθούν τις οδηγίες.

Κατά την αξιολόγηση των αιτήσεων, προσέξτε:

• Ακρίβεια και πληρότητα
• Καθαρό γραπτό λόγο και επαγγελματικό τόνο
• Προσοχή στη λεπτομέρεια
• Σχετική εμπειρία
• Αν ο υποψήφιος ακολούθησε τις οδηγίες υποβολής
• Αν ο αιτών φαίνεται να κατανοεί τον ρόλο

Μια πρόχειρη αίτηση μπορεί να υποδηλώνει αμέλεια, ειδικά σε ρόλους όπου η ακρίβεια έχει σημασία. Παρόλα αυτά, ένα ορθογραφικό λάθος δεν πρέπει να θεωρείται αυτόματος αποκλεισμός. Αναζητήστε μοτίβα που δείχνουν αν ο υποψήφιος είναι γενικά προσεκτικός και προετοιμασμένος.

Ελέγξτε για δεξιότητες και αξιοπιστία

Αφού η αίτηση περάσει το πρώτο φίλτρο, το επόμενο βήμα είναι να επιβεβαιώσετε δύο πράγματα: ότι το άτομο μπορεί να κάνει τη δουλειά και ότι μπορεί να θεωρηθεί αξιόπιστο ώστε να εμφανίζεται και να αποδίδει με συνέπεια.

Ένα σύντομο τηλεφωνικό screening ή βιντεοκλήση μπορεί να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε:

• Καθαρότητα στην επικοινωνία
• Επαγγελματισμό
• Ενδιαφέρον για τον ρόλο
• Ταίριασμα στη διαθεσιμότητα και στο πρόγραμμα
• Άνεση με τις βασικές αρμοδιότητες
• Βασική ικανότητα επίλυσης προβλημάτων

Κρατήστε το screening δομημένο. Κάντε τις ίδιες βασικές ερωτήσεις σε κάθε υποψήφιο, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τις απαντήσεις δίκαια. Η δομημένη αξιολόγηση οδηγεί σε καλύτερες αποφάσεις από τις χαλαρές συζητήσεις, επειδή μειώνει την πιθανότητα η γοητεία να υπερισχύσει της ικανότητας.

Κάντε συμπεριφορικές ερωτήσεις στις συνεντεύξεις

Η προηγούμενη συμπεριφορά είναι συχνά ο καλύτερος δείκτης μελλοντικής απόδοσης. Αντί να κάνετε μόνο υποθετικές ερωτήσεις, ζητήστε από τους υποψηφίους να περιγράψουν πραγματικές καταστάσεις από την εμπειρία τους.

Χρήσιμες συμπεριφορικές ερωτήσεις περιλαμβάνουν:

• Πείτε μου για μια φορά που χειριστήκατε έναν δύσκολο πελάτη.
• Περιγράψτε μια κατάσταση όπου χρειάστηκε να μάθετε γρήγορα μια νέα διαδικασία.
• Δώστε ένα παράδειγμα λάθους που κάνατε και πώς το διορθώσατε.
• Πείτε μου για μια φορά που χρειάστηκε να εργαστείτε με περιορισμένη επίβλεψη.
• Περιγράψτε ένα έργο στο οποίο έπρεπε να τηρήσετε μια αυστηρή προθεσμία.

Αυτές οι ερωτήσεις σάς βοηθούν να αξιολογήσετε την κρίση, την προσαρμοστικότητα και την υπευθυνότητα. Οι ισχυροί υποψήφιοι μπορούν να εξηγήσουν τι συνέβη, τι έκαναν και τι έμαθαν. Οι αδύναμοι υποψήφιοι συχνά παραμένουν αόριστοι ή δίνουν απαντήσεις που δεν γίνονται ποτέ συγκεκριμένες.

Αξιολογήστε προσεκτικά το ταίριασμα με την κουλτούρα

Το culture fit δεν πρέπει να σημαίνει πρόσληψη ανθρώπων που είναι όλοι ίδιοι. Πρέπει να σημαίνει πρόσληψη ανθρώπων των οποίων ο τρόπος εργασίας και οι αξίες υποστηρίζουν τους στόχους της επιχείρησης.

Για μια startup ή μικρή επιχείρηση, χρήσιμα χαρακτηριστικά πολιτισμικής καταλληλότητας μπορεί να είναι:

• Αξιοπιστία
• Νοοτροπία ανάληψης ευθύνης
• Σεβαστική επικοινωνία
• Ευελιξία
• Διάθεση για μάθηση
• Ικανότητα εργασίας με περιορισμένη δομή
• Δέσμευση στην ποιότητα

Ταυτόχρονα, προσέξτε να μη συγχέετε την άνεση με τη συμβατότητα. Ένα άτομο μπορεί να είναι ευχάριστο στη συζήτηση και παρ’ όλα αυτά να αποτελεί κακή πρόσληψη αν του λείπει η υπευθυνότητα ή η πειθαρχία. Οι καλύτεροι εργαζόμενοι ενισχύουν την ομάδα χωρίς να απαιτούν συνεχή επίβλεψη.

Ελέγξτε τις πρακτικές ικανότητες

Όποτε είναι δυνατόν, εντάξτε μια μικρή άσκηση σχετική με τη δουλειά στη διαδικασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για ρόλους σε operations, customer support, marketing, bookkeeping, writing ή administration.

Παραδείγματα πρακτικών αξιολογήσεων περιλαμβάνουν:

• Σύνταξη μιας απάντησης προς πελάτη
• Έλεγχο ενός σύντομου υπολογιστικού φύλλου για σφάλματα
• Επεξεργασία ενός σύντομου κειμένου
• Οργάνωση μιας υποθετικής ροής εργασίας
• Ιεράρχηση μιας λίστας εργασιών

Κρατήστε την άσκηση σύντομη και άμεσα σχετική με τη θέση. Ο σκοπός δεν είναι να εκμεταλλευτείτε δωρεάν εργασία. Ο σκοπός είναι να δείτε πώς σκέφτεται και αποδίδει ο υποψήφιος σε ένα ρεαλιστικό σενάριο.

Ελέγξτε συστάσεις με σκοπό

Οι έλεγχοι συστάσεων συχνά αντιμετωπίζονται ως τυπική διαδικασία, αλλά μπορούν να αποκαλύψουν χρήσιμες πληροφορίες αν κάνετε στοχευμένες ερωτήσεις. Αντί να ρωτάτε μόνο αν ο υποψήφιος ήταν καλός εργαζόμενος, ρωτήστε για συγκεκριμένες συμπεριφορές απόδοσης.

Ερωτήσεις που αξίζει να εξετάσετε:

• Τι είδους εργασία ήταν υπεύθυνος να κάνει αυτό το άτομο;
• Πόσο αξιόπιστο ήταν με τις προθεσμίες και την ολοκλήρωση των εργασιών;
• Πώς ανταποκρινόταν στα σχόλια και στην ανατροφοδότηση;
• Θα τον ξαναπροσλαμβάνατε; Γιατί ή γιατί όχι;
• Τι είδους περιβάλλον τον βοηθούσε να πετυχαίνει;

Ακούστε όχι μόνο τι λέγεται, αλλά και τι αποφεύγεται να ειπωθεί. Οι σύντομες, προσεκτικές απαντήσεις μπορούν να είναι εξίσου αποκαλυπτικές.

Προσέξτε τα προειδοποιητικά σημάδια

Δεν σημαίνει ότι κάθε προειδοποιητικό σημάδι πρέπει να σας οδηγήσει αμέσως στην απόρριψη του υποψηφίου, αλλά τα επαναλαμβανόμενα σημάδια αξίζουν προσοχή.

Συνηθισμένα προειδοποιητικά σημάδια περιλαμβάνουν:

• Ασυνεπές εργασιακό ιστορικό χωρίς σαφή εξήγηση
• Κακή προετοιμασία για τις συνεντεύξεις
• Αρνητικά σχόλια για κάθε προηγούμενο εργοδότη
• Αόριστες απαντήσεις σε άμεσες ερωτήσεις
• Υπερβολικές υποσχέσεις χωρίς αποδείξεις
• Δυσκολία να αναλάβει ευθύνη για λάθη
• Έλλειψη ενδιαφέροντος για τις λεπτομέρειες της θέσης

Το κλειδί είναι η αναγνώριση μοτίβων. Ένα μεμονωμένο ζήτημα μπορεί να είναι κατανοητό. Πολλά ζητήματα μαζί συνήθως δεν είναι.

Κάντε ξεκάθαρες την αμοιβή και τις προσδοκίες

Ένας δυνατός υποψήφιος μπορεί παρ’ όλα αυτά να γίνει κακή πρόσληψη αν οι προσδοκίες δεν είναι σαφείς. Πριν κάνετε μια προσφορά, επιβεβαιώστε τη δομή αμοιβής, τις ώρες εργασίας, τις αρμοδιότητες, τις γραμμές αναφοράς και τις προσδοκίες απόδοσης.

Η διαδικασία προσφοράς σας πρέπει να απαντά σε ερωτήματα όπως:

• Πόσο θα αμείβεται το άτομο;
• Ο ρόλος είναι ωρομίσθιος, μισθωτός ή βασίζεται σε προμήθεια;
• Ποιες είναι οι ώρες εργασίας;
• Η εργασία θα είναι εξ αποστάσεως, υβριδική ή στο γραφείο;
• Ποιοι είναι οι στόχοι για τις πρώτες 30, 60 και 90 ημέρες;
• Ποιος θα επιβλέπει τον εργαζόμενο;

Η σαφήνεια αποτρέπει τη σύγχυση και βοηθά και τις δύο πλευρές να ξεκινήσουν τη σχέση με ρεαλιστικές προσδοκίες.

Εντάξτε με δομή

Η πρόσληψη δεν τελειώνει όταν γίνει αποδεκτή η προσφορά. Η αρχική ένταξη μπορεί να καθορίσει αν ένας καλός υποψήφιος θα εξελιχθεί σε επιτυχημένο εργαζόμενο.

Ένα χρήσιμο πλάνο ένταξης πρέπει να περιλαμβάνει:

• Σαφή εισαγωγή στην αποστολή και τις αξίες της εταιρείας
• Πρόσβαση σε εργαλεία, λογαριασμούς και συστήματα
• Γραπτή περίληψη καθηκόντων και προσδοκιών
• Εκπαίδευση στις βασικές ροές εργασίας
• Προγραμματισμένα check-ins τις πρώτες εβδομάδες
• Τρόπο μέτρησης της αρχικής προόδου

Για τις μικρές επιχειρήσεις, η δομημένη ένταξη είναι ιδιαίτερα σημαντική, επειδή συχνά οι ιδρυτές υποθέτουν ότι οι νέοι εργαζόμενοι θα «βρουν μόνοι τους τον δρόμο τους». Στην πράξη, ακόμη και ικανοί εργαζόμενοι αποδίδουν καλύτερα όταν οι προσδοκίες είναι καταγεγραμμένες και η υποστήριξη είναι συνεπής.

Πότε αξίζει να περιμένετε πριν προσλάβετε

Μερικές φορές η καλύτερη απόφαση είναι να μην προσλάβετε ακόμα. Αν ο ρόλος δεν είναι ξεκάθαρος, η ταμειακή ροή είναι ασταθής ή ο ιδρυτής δεν μπορεί να προσφέρει αρκετή εκπαίδευση και επίβλεψη, ίσως είναι προτιμότερο να περιμένετε.

Σκεφτείτε να καθυστερήσετε μια πρόσληψη αν:

• Ο ρόλος δεν έχει οριστεί πλήρως
• Δεν υπάρχει αρκετή δουλειά για να δικαιολογηθεί η θέση
• Η επιχείρηση δεν μπορεί να υποστηρίξει άνετα τη μισθοδοσία
• Κανείς δεν είναι διαθέσιμος να εκπαιδεύσει τον νέο εργαζόμενο
• Ο ιδρυτής προσλαμβάνει από βιασύνη αντί για στρατηγική

Είναι καλύτερα να περιμένετε παρά να βιαστείτε σε μια δέσμευση που η επιχείρηση δεν μπορεί να υποστηρίξει.

Τελικές σκέψεις

Η καλύτερη διαδικασία πρόσληψης είναι μεθοδική, δομημένη και συνδεδεμένη με τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης. Ξεκινήστε ορίζοντας τη θέση, στη συνέχεια δημιουργήστε κριτήρια αποκλεισμού, αξιολογήστε την επικοινωνία και την αξιοπιστία, δοκιμάστε τις πρακτικές δεξιότητες και επιβεβαιώστε την καταλληλότητα μέσω συνεντεύξεων και συστάσεων. Όταν η διαδικασία είναι ξεκάθαρη, αυξάνετε τις πιθανότητες να βρείτε κάποιον που προσθέτει πραγματική αξία.

Για τους νέους επιχειρηματίες, αυτού του είδους η πειθαρχία είναι εξίσου σημαντική με τη σωστή σύσταση της εταιρικής δομής. Ένα προσεκτικά χτισμένο θεμέλιο υποστηρίζει καλύτερες αποφάσεις αργότερα, είτε καταχωρίζετε την επιχείρησή σας, είτε διαχειρίζεστε τη συμμόρφωση, είτε προετοιμάζεστε να επεκτείνετε την ομάδα σας.

Μια ισχυρή πρώτη πρόσληψη μπορεί να επιταχύνει την ανάπτυξη. Μια βιαστική μπορεί να την επιβραδύνει. Η διαφορά συνήθως εξαρτάται από την προετοιμασία.