Hogyan építsen okosabb toborzási folyamatot az első alkalmazott felvétele előtt

Az első alkalmazott felvétele az egyik legfontosabb döntés, amelyet egy új vállalkozó meghoz. A megfelelő ember gyorsíthatja a cég növekedését, javíthatja az ügyfélszolgálatot, és lehetővé teheti, hogy az alapító a stratégiára összpontosítson. A rossz döntés viszont időt, pénzt és energiát emészthet fel éppen akkor, amikor egy induló vállalkozás ezt a legkevésbé engedheti meg magának.

Ezért a legokosabb toborzási stratégia jóval az ajánlat megtétele előtt kezdődik. Világos szerepkör-meghatározással, fegyelmezett szűrőfolyamattal és a készségek és az illeszkedés egységes értékelésével indul. Azon alapítók számára, akik új vállalkozást építenek, legyen az LLC, társaság vagy más struktúra, ez az előkészítés még fontosabb, mert minden korai döntésnek aránytalanul nagy hatása van a növekedésre.

Miért számítanak ennyire a korai felvételi döntések

Az első alkalmazott nem csupán egy feladatlistát tölt ki. Az adott személy gyakran meghatározza a munkakultúrát, a végrehajtás tempóját és az ügyfélélményt is. Egy kisvállalkozásban kevés a mozgástér a vállalkozás igényei és az alkalmazott teljesítménye közötti eltérésre.

A rossz felvételi döntések több problémát is okozhatnak:

• Elveszett termelékenység, miközben a vezetők újraképzik vagy lecserélik az alkalmazottat
• További bér-, toborzási és beléptetési költségek
• Feszültség egy kis csapaton belül
• Késedelmek az ügyfelek kiszolgálásában vagy új termékek bevezetésében
• Csökkenő alapítói fókusz magára a vállalkozásra

A cél nem az, hogy óvatosságból lassan vegyen fel valakit. A cél a tudatos felvétel, egy olyan folyamattal, amely csökkenti a kockázatot és növeli a döntésbe vetett bizalmat.

Először a szerepkörrel kezdjen, ne az önéletrajzzal

Sok felvételi hiba azért történik, mert a vállalkozás a jelentkezőkre reagál ahelyett, hogy előre meghatározná a munkakört. Mielőtt bármelyik jelöltet átnézné, írja le pontosan, mit kell a szerepkörnek elérnie.

Egy erős szerepkör-meghatározásnak tartalmaznia kell:

• Azokat a fő eredményeket, amelyeket az alkalmazottnak el kell érnie
• A mindennapi feladatokat
• A szükséges készségeket és tapasztalatot
• Azokat a személyiségjegyeket, amelyek segítik a sikeres működést
• Az ütemezési, helyszíni és elérhetőségi követelményeket
• Az első 90 nap teljesítményszintjeit

Ez a lépés azért kulcsfontosságú, mert elválasztja a valódi követelményeket a preferenciáktól. Például ha a vállalkozásnak olyan emberre van szüksége, aki munkanapokon egy órán belül tud ügyfél e-mailekre válaszolni, az nem alku tárgya. Ha az alapító egyszerűen csak egy bizonyos szoftveres háttérrel rendelkezőt részesít előnyben, az hasznos lehet, de nem feltétlenül alapkövetelmény.

A világos elvárások a jelentkezőket is segítik az önszelekcióban. Minél pontosabban fogalmaz, annál kevesebb alkalmatlan pályázatot kell később átnéznie.

Alakítson ki korai kizáró feltételeket

Mielőtt az interjúk elkezdődnek, döntse el, mely tényezők zárnak ki automatikusan egy jelöltet. Ezek a kizáró feltételek. Időt takarítanak meg, és megakadályozzák, hogy olyan személlyel haladjon tovább, aki valójában nem tudna sikeresen teljesíteni a szerepkörben.

Gyakori kizáró feltételek például:

• Nincs elérhetőség a szükséges munkaidőben
• Nem képes ellátni az alapvető munkafeladatokat
• Nem teljesíti a jogi munkavállalási jogosultsági követelményeket
• Gyenge kommunikáció olyan munkakörben, ahol sok az ügyfélkapcsolat
• Becstelenségre vagy komoly ellentmondásokra utaló jelek a jelentkezésben
• Nem képes használni az alapvető eszközöket vagy rendszereket

A kizáró feltételeknek objektívnek és a munkához kapcsolódónak kell lenniük. A cél nem az, hogy bonyolultabbá tegye a folyamatot, hanem hogy kiszűrje azokat a jelentkezőket, akik nem tudják valóban kielégíteni a vállalkozás igényeit.

Használja a jelentkezést szűrőként

Egy jól felépített jelentkezési folyamat már az első interjú előtt sok mindent elárulhat. Figyelje meg, hogyan mutatják be magukat írásban a jelöltek, mennyire teljesen válaszolják meg a kérdéseket, és követik-e az utasításokat.

A jelentkezések elbírálásakor figyeljen a következőkre:

• Pontosság és teljesség
• Világos írás és professzionális hangnem
• Figyelem a részletekre
• Releváns tapasztalat
• Követte-e a jelentkezési utasításokat
• Úgy tűnik-e, hogy a jelentkező érti a szerepkört

A hanyag jelentkezés figyelmetlenségre utalhat, különösen olyan munkakörökben, ahol a precizitás fontos. Ugyanakkor egyetlen elgépelés miatt nem szabad automatikusan kizárni valakit. Inkább azt vizsgálja, látható-e olyan minta, amelyből kiderül, hogy a jelölt általában átgondolt és felkészült-e.

Szűrje a készséget és a megbízhatóságot is

Miután a jelentkezés átment az első szűrőn, a következő lépés annak megerősítése, hogy az illető el tudja végezni a munkát, és arra is lehet számítani, hogy megjelenik és következetesen teljesít.

Egy rövid telefonos vagy videós beszélgetés segíthet felmérni:

• A kommunikáció egyértelműségét
• A professzionalizmust
• Az érdeklődést a szerepkör iránt
• Az elérhetőséget és az időbeosztási illeszkedést
• Az alapvető feladatokhoz való viszonyt
• Az alapvető problémamegoldó képességet

Tartsa strukturáltan a szűrést. Tegye fel minden jelöltnek ugyanazokat az alapvető kérdéseket, hogy tisztességesen összehasonlíthassa a válaszokat. A strukturált szűrés jobb döntéseket eredményez, mint a kötetlen beszélgetések, mert csökkenti annak esélyét, hogy a szimpátia felülírja a kompetenciát.

Tegyen fel viselkedésalapú kérdéseket az interjún

A korábbi viselkedés gyakran a legjobb előrejelzője a jövőbeli teljesítménynek. A hipotetikus kérdések mellett kérje meg a jelölteket, hogy konkrét helyzeteket meséljenek el a tapasztalataikból.

Hasznos viselkedésalapú kérdések lehetnek:

• Meséljen egy alkalomról, amikor nehéz ügyféllel kellett megküzdenie.
• Írjon le egy helyzetet, amikor gyorsan kellett megtanulnia egy új folyamatot.
• Mondjon egy példát egy hibára, amit elkövetett, és arra, hogyan javította ki.
• Meséljen egy esetről, amikor kevés felügyelet mellett kellett dolgoznia.
• Írjon le egy projektet, ahol szoros határidőt kellett tartania.

Ezek a kérdések segítenek felmérni az ítélőképességet, az alkalmazkodóképességet és a felelősségvállalást. Az erős jelöltek el tudják magyarázni, mi történt, mit tettek, és mit tanultak belőle. A gyengébb jelöltek gyakran homályosak maradnak, vagy olyan válaszokat adnak, amelyek sosem lesznek igazán konkrétak.

Mérje fel gondosan a kulturális illeszkedést

A kulturális illeszkedés nem azt jelenti, hogy mindenkit olyannak vegyen fel, aki ugyanolyan. Inkább azt jelenti, hogy olyan embereket alkalmazzon, akiknek a munkastílusa és értékei támogatják a vállalkozás céljait.

Egy induló vagy kisvállalkozás esetében hasznos kulturális tulajdonságok lehetnek például:

• Megbízhatóság
• Felelősségtudat
• Tiszteletteljes kommunikáció
• Rugalmasság
• Tanulási hajlandóság
• Képesség korlátozott struktúrában dolgozni
• Elkötelezettség a minőség iránt

Ugyanakkor ügyeljen arra, hogy a kényelmet ne keverje össze az alkalmassággal. Valaki lehet könnyen beszélgethető, mégis rossz felvétel, ha hiányzik belőle a felelősségvállalás vagy a fegyelem. A legjobb alkalmazottak úgy erősítik a csapatot, hogy közben nem igényelnek állandó felügyeletet.

Tesztelje a gyakorlati képességet

Ha lehetséges, építsen be egy kisméretű, munkához kapcsolódó feladatot a kiválasztási folyamatba. Ez különösen hasznos az operációs, ügyfélszolgálati, marketing, könyvelési, írási vagy adminisztratív munkaköröknél.

Példák gyakorlati feladatokra:

• Egy minta ügyfélválasz megfogalmazása
• Egy rövid táblázat hibáinak ellenőrzése
• Egy rövid tartalom szerkesztése
• Egy mock munkafolyamat rendszerezése
• Feladatok prioritásának meghatározása egy listában

A feladat legyen rövid és közvetlenül kapcsolódjon a szerepkörhöz. A cél nem az, hogy ingyenmunkát szerezzen. A cél az, hogy lássa, a jelölt hogyan gondolkodik és teljesít egy valósághű helyzetben.

Ellenőrizze a referenciákat céllal

A referenciaellenőrzést gyakran formalitásként kezelik, pedig hasznos információkat adhat, ha célzott kérdéseket tesz fel. Ahelyett, hogy csak azt kérdezné meg, jó alkalmazott volt-e a jelölt, kérdezzen konkrét teljesítménybeli viselkedésekről.

Megfontolandó kérdések:

• Milyen munkáért felelt ez a személy?
• Mennyire volt megbízható a határidők és a feladatok követése terén?
• Hogyan reagált a visszajelzésre?
• Újra felvenné ezt az embert? Miért, vagy miért nem?
• Milyen környezet segítette a sikerét?

Nemcsak arra figyeljen, amit mondanak, hanem arra is, amit kerülnek. A rövid, óvatos válaszok is lehetnek beszédesek.

Figyeljen a figyelmeztető jelekre

Nem minden figyelmeztető jel jelenti azt, hogy azonnal el kell utasítani a jelöltet, de az ismétlődő intő jeleket komolyan kell venni.

Gyakori figyelmeztető jelek:

• Következetlen munkatörténet világos magyarázat nélkül
• Gyenge felkészülés az interjúkra
• Negatív megjegyzések minden korábbi munkáltatóra
• Homályos válaszok közvetlen kérdésekre
• Túlzott ígérgetés bizonyíték nélkül
• Nehézség a hibákért való felelősségvállalásban
• Kevés érdeklődés a munkakör részletei iránt

A kulcs a mintázatok felismerése. Egy probléma még magyarázható lehet. Több probléma együtt általában nem.

Tegye világossá a javadalmazást és az elvárásokat

Egy erős jelöltből is lehet rossz felvétel, ha az elvárások nem világosak. Az ajánlat megtétele előtt erősítse meg a javadalmazási struktúrát, a munkaidőt, a feladatokat, a jelentési vonalakat és a teljesítményelvárásokat.

Az ajánlati folyamatnak többek között ezekre a kérdésekre kell választ adnia:

• Mennyit fog keresni az illető?
• Órabéres, fizetéses vagy jutalékos a pozíció?
• Milyen munkaidőben kell dolgozni?
• Távoli, hibrid vagy helyszíni a munka?
• Mik a 30, 60 és 90 napos célok?
• Ki fogja felügyelni az alkalmazottat?

A világosság megelőzi a félreértéseket, és segít abban, hogy mindkét fél reális elvárásokkal kezdje meg a közös munkát.

Beléptetés strukturáltan

A felvétel nem ér véget az ajánlat elfogadásával. A korai beléptetés dönti el, hogy egy jó jelöltből sikeres alkalmazott lesz-e.

Egy hasznos beléptetési tervnek tartalmaznia kell:

• Világos bemutatást a cég küldetéséről és értékeiről
• Hozzáférést az eszközökhöz, bejelentkezésekhez és rendszerekhez
• Írásos összefoglalót a feladatokról és elvárásokról
• Betanítást a fő munkafolyamatokra
• Ütemezett egyeztetéseket az első hetekben
• Módszert a korai haladás mérésére

A kisvállalkozásoknál a strukturált beléptetés különösen fontos, mert az alapítók gyakran feltételezik, hogy az új belépő majd „rájön magától”. A valóságban még a rátermett munkatársak is jobban teljesítenek, ha az elvárások dokumentáltak és a támogatás következetes.

Mikor érdemes még várni a felvétellel

Néha a legjobb döntés az, ha még nem vesz fel senkit. Ha a szerepkör még nem világos, a cash flow bizonytalan, vagy az alapító nem tud elegendő betanítást és felügyeletet biztosítani, a várakozás lehet a jobb megoldás.

Érdemes elhalasztani a felvételt, ha:

• A szerepkör nincs kellően meghatározva
• Nincs elég munka a pozíció indoklására
• A vállalkozás nem tudná kényelmesen támogatni a bérköltséget
• Senki sem elérhető az új alkalmazott betanítására
• Az alapító sürgetésből, nem stratégiából akar felvenni valakit

Jobb várni, mint elsietni egy olyan kötelezettségvállalást, amelyet a vállalkozás nem tudna fenntartani.

Záró gondolatok

A legjobb felvételi folyamat tudatos, strukturált, és a vállalkozás valós igényeihez igazodik. Kezdje a munkakör meghatározásával, majd alakítson ki kizáró feltételeket, szűrjön kommunikáció és megbízhatóság alapján, tesztelje a gyakorlati készségeket, és az interjúk, valamint a referenciák segítségével ellenőrizze az illeszkedést. Ha a folyamat világos, nagyobb eséllyel talál olyan embert, aki valódi értéket ad hozzá.

Az új vállalkozók számára ez a fajta fegyelem legalább annyira fontos, mint a megfelelő cégstruktúra kialakítása. Egy átgondolt alap jobb döntéseket támogat később is, akár a vállalkozás bejegyzéséről, a megfelelés kezeléséről, vagy a csapat bővítésére való felkészülésről van szó.

Egy erős első alkalmazott felgyorsíthatja a növekedést. Egy elsietett felvétel viszont mindent lelassíthat. A különbség általában az előkészítésen múlik.