Notary 101: Що робить нотаріус і чому це важливо для створення бізнесу

Нотаріус відіграє невелику, але важливу роль у захисті цілісності підписаних документів. Якщо ви починаєте бізнес, відкриваєте банківський рахунок, уповноважуєте представника або підписуєте інші офіційні документи, нотаріальне засвідчення може допомогти підтвердити, що учасники є тими, за кого себе видають, і що вони підписали документ добровільно.

Для підприємців корисно розуміти, як працюють нотаріуси, тому що нотаріальне засвідчення інколи потрібне під час створення бізнесу, подання податкових документів, банківського оформлення, ведення документів про власність та інших офіційних угод. Знання того, коли документ потрібно нотаріально засвідчити, може заощадити час, зменшити кількість помилок у поданні та допомогти впорядкувати ваші записи.

Що таке нотаріус?

Нотаріус — це посадова особа, призначена штатом, яка виступає неупередженим свідком під час підписання важливих документів. Завдання нотаріуса не полягає в затвердженні змісту документа або наданні юридичних порад. Натомість нотаріус допомагає підтвердити ключові факти щодо процесу підписання, зокрема:

• Підписант особисто з’являється або використовує схвалений дистанційний процес, залежно від законодавства штату
• Особу підписанта перевірено
• Підписант підписує документ добровільно
• Підпис зроблено з указаною метою

Цей процес допомагає запобігати шахрайству та надає додаткову впевненість у тому, що документ було належним чином оформлено.

Що робить нотаріус?

Нотаріус виконує кілька основних функцій, і кожна з них підтримує довіру до процесу підписання документів.

Перевіряє особу

Нотаріус перевіряє особу підписанта за допомогою прийнятного документа, що посвідчує особу, або іншого дозволеного законом штату способу. Цей крок допомагає переконатися, що саме ця людина підписує документ.

Свідчить підпис

Нотаріус спостерігає за підписанням документа або отримує підтвердження підписанта, що підпис належить йому. У багатьох випадках нотаріус має бути присутнім під час підписання або використовувати дозволений штатом процес дистанційного нотаріального засвідчення.

Приймає присягу або заяву

Для деяких документів від підписанта вимагається присягнути або підтвердити, що їхній зміст є правдивим. За потреби нотаріус може прийняти таку присягу.

Заповнює нотаріальний сертифікат

Після підписання нотаріус заповнює нотаріальний текст, підписує запис і ставить печатку або штамп, якщо цього вимагає закон штату.

Веде запис, якщо це потрібно

У багатьох штатах від нотаріусів вимагається або рекомендується вести журнал нотаріальних дій. Це створює додатковий рівень відповідальності.

Чого нотаріус не робить

Не менш важливо розуміти, що нотаріусу не дозволено робити.

Нотаріус не:

• Складання юридичних документів
• Пояснення юридичних наслідків, якщо він не має окремого права на це
• Вибір правильного документа за вас
• Засвідчення того, що документ є точним
• Гарантування того, що подання буде прийнято державним органом або фінансовою установою

Якщо вам потрібна юридична допомога щодо питання, пов’язаного зі створенням бізнесу, нотаріус не замінює адвоката або іншого кваліфікованого фахівця.

Типи документів, які можуть потребувати нотаріального засвідчення

Багато документів можна нотаріально засвідчити, особливо тих, що стосуються перевірки особи, повноважень або офіційних заяв. Поширені приклади включають:

• Аффідевіти
• Довіреності
• Форми бізнес-уповноваження
• Кредитні документи
• Документи щодо нерухомості
• Документи трастів і спадщини
• Корпоративні резолюції
• Деякі форми для подання до штату
• Окремі банківські та фінансові документи

Для засновників нотаріальне засвідчення також може знадобитися для документів, пов’язаних із правом власності, документів про уповноваження юридичної особи або форм для подання до штату, залежно від юрисдикції та типу операції.

Чому нотаріальне засвідчення важливе для підприємців

Коли ви починаєте або ведете компанію, важливими є навіть дрібні питання відповідності вимогам. Нотаріально засвідчений документ може допомогти показати, що потрібна особа підписала папери і що процес підписання було проведено належним чином.

Нотаріальне засвідчення може допомогти з:

• Зниженням ризику шахрайства
• Підтвердженням автентичності документа
• Виконанням вимог державних органів або банку
• Створенням акуратнішої документації для внутрішнього комплаєнсу
• Уникненням затримок, спричинених неповними документами

Для власників бізнесу це не просто формальність. Якщо документ відхилять або поставлять під сумнів, наслідком можуть бути затримка відкриття рахунків, перенесення подань або додаткова адміністративна робота.

Нотаріус проти адвоката проти державного посадовця

Люди інколи плутають роль нотаріуса з ролями інших фахівців.

Нотаріус — це неупереджений свідок, а не юридичний радник. Адвокат може пояснювати юридичні права, обов’язки та зміст документів. Державний орган, що приймає документи, перевіряє, чи відповідає подання вимогам закону та процедур.

Ці ролі відрізняються:

• Нотаріус підтверджує процес підписання
• Адвокат консультує щодо юридичного значення та стратегії
• Орган подання перевіряє, чи відповідає документ вимогам до подання

Якщо ви створюєте бізнес, ці відмінності мають значення, тому що документ може потребувати належного підписання, належного подання та належного підтвердження потрібними записами.

Як працює процес нотаріального засвідчення

Точний процес відрізняється залежно від штату, але типове нотаріальне засвідчення відбувається за схожою схемою.

1. Підготуйте правильний документ

Підписант подає документ, який потрібно нотаріально засвідчити. Не підписуйте його заздалегідь, якщо інструкції прямо не дозволяють попередньо підписані документи і нотаріус все одно може належним чином виконати дію за законом штату.

2. Пред’явіть дійсне посвідчення особи

Нотаріус перевіряє прийнятний документ, що посвідчує особу, або використовує інший законно дозволений спосіб перевірки особи.

3. Підпишіть у присутності нотаріуса або підтвердьте підпис

Підписант або підписує документ у присутності нотаріуса, або підтверджує, що вже наявний підпис належить йому, залежно від типу нотаріальної дії та правил штату.

4. Заповніть нотаріальний сертифікат

Нотаріус вказує місце, дату, дані підписанта, тип нотаріальної дії та інші необхідні відомості.

5. Поставте печатку або штамп, якщо це потрібно

Нотаріус додає офіційну печатку або штамп, якщо цього вимагає закон.

6. Зробіть запис про нотаріальну дію, якщо це потрібно

У деяких штатах нотаріус фіксує дію в журналі.

Особисте нотаріальне засвідчення та дистанційне онлайн-нотаріальне засвідчення

Нотаріальне засвідчення більше не обмежується особистою зустріччю з нотаріусом. Багато штатів тепер дозволяють дистанційне онлайн-нотаріальне засвідчення, також відоме як RON, за умови дотримання правил штату.

Особисте нотаріальне засвідчення

Це традиційний спосіб. Підписант і нотаріус зустрічаються фізично, а нотаріус перевіряє особу та свідчить підпис особисто.

Дистанційне онлайн-нотаріальне засвідчення

Під час дистанційного засвідчення підписант і нотаріус з’єднуються через схвалену аудіо- та відеотехнологію. Перевірка особи може включати аналіз документів, перевірку на основі знань або інші дозволені методи.

Дистанційне нотаріальне засвідчення може бути особливо корисним, коли власники бізнесу працюють у різних штатах, подорожують або мають термінові документи з жорстким дедлайном. Однак доступність і вимоги відрізняються залежно від штату, тому важливо перевірити чинні правила.

Чи можна стати нотаріусом?

Так. У багатьох штатах особи, які відповідають вимогам, можуть подати заявку на нотаріальну комісію. Кваліфікаційні вимоги та процедура відрізняються, але часто включають:

• Досягнення 18-річного віку
• Наявність законного місця проживання або іншого відповідного статусу в штаті
• Відсутність судимостей, що унеможливлюють призначення
• Подання заявки
• Сплату необхідного збору
• Проходження навчання або іспиту, якщо цього вимагає штат
• Отримання застави або страхування, якщо це потрібно

Після схвалення заявника призначають нотаріусом на визначений строк, і він має дотримуватися правил штату, щоб залишатися в належному статусі.

Поширені помилки, яких слід уникати під час нотаріального засвідчення документа

Нотаріальне засвідчення є простим процесом, але помилки все одно можуть спричинити затримки або відмову.

Уникайте таких поширених помилок:

• Підписання до зустрічі з нотаріусом, якщо документ вимагає живого підписання
• Пред’явлення простроченого або неприйнятного посвідчення особи
• Залишення порожніх полів, які слід заповнити до нотаріального засвідчення
• Використання неправильного нотаріального формулювання
• Невизначення того, чи потрібне підтвердження, jurat або інша нотаріальна дія
• Припущення, що кожен підпис обов’язково має бути нотаріально засвідчений

Якщо форма пов’язана з поданням бізнесу або фінансовою операцією, навіть невелика помилка може пізніше створити проблеми.

Чи потрібен нотаріус для документів щодо створення бізнесу?

Іноді так, іноді ні. Це залежить від типу документа та від штату або установи, яка його вимагає.

Наприклад, деякі документи для створення бізнесу можна подати без нотаріального засвідчення, тоді як для інших можуть вимагатися нотаріально засвідчені підписи або додаткові підтвердження. Банки, кредитори та інші установи також можуть вимагати нотаріально засвідчені документи під час відкриття рахунків, затвердження змін повноважень або підтвердження записів про власність.

Для засновників, які використовують Zenind для створення та управління бізнесом, нотаріальне засвідчення стає актуальним тоді, коли для подання, уповноваження або банківського етапу потрібен додатковий рівень перевірки. Організованість і розуміння вимог допомагають уникнути затримок.

Як нотаріальне засвідчення підтримує порядок у бізнес-документах

Надійне ведення документів є частиною хорошої адміністрації бізнесу. Нотаріально засвідчений документ може допомогти створити чіткіший документальний слід для:

• Погоджень щодо власності
• Повноважень посадових осіб або учасників
• Банківських відносин
• Договірних відносин із постачальниками
• Документів з підтримання юридичної особи в належному стані
• Подань, чутливих до вимог комплаєнсу

Коли компанія зберігає добре впорядковані записи, легше відповідати на запитання банків, партнерів, інвесторів і державних органів.

Коли варто звернутися по допомогу

Якщо ви не впевнені, чи потрібно нотаріально засвідчувати документ, спершу перевірте інструкції до подання, вимоги банку або правила штату, які стосуються вашої ситуації. Якщо документ впливає на юридичні права, власність або регуляторну відповідність, також може бути доцільно проконсультуватися з ліцензованим адвокатом або іншим кваліфікованим фахівцем.

Для власників бізнесу найбезпечніше підтвердити вимогу до підписання заздалегідь. Це допомагає уникнути проблем у останній момент і зменшує ризик повторного оформлення документів.

Висновок

Нотаріус допомагає перевіряти особу, свідчити підписи та зменшувати ризик шахрайства у важливих операціях. Для підприємців нотаріальне засвідчення може мати практичне значення під час створення бізнесу, банківського обслуговування та оформлення документів, пов’язаних із комплаєнсом. Хоча не кожен документ потрібно нотаріально засвідчувати, розуміння того, коли це необхідно, може заощадити час і допомогти тримати документи компанії в порядку.

Якщо ви запускаєте компанію, формування сильних адміністративних звичок із самого початку полегшує подальші кроки. Zenind допомагає власникам бізнесу залишатися організованими під час процесу створення компанії та після нього, щоб ви могли зосередитися на веденні бізнесу, зберігаючи важливі документи під контролем.