Notár 101: Čo robí notár verejný a prečo je dôležitý pri zakladaní podnikania

Notár verejný zohráva malú, ale dôležitú úlohu pri ochrane integrity podpísaných dokumentov. Či už zakladáte firmu, otvárate bankový účet, splnomocňujete zástupcu alebo podpisujete iné formálne dokumenty, overenie podpisu môže pomôcť potvrdiť, že zúčastnené osoby sú tým, za koho sa vydávajú, a že dokument podpísali dobrovoľne.

Pre podnikateľov je užitočné rozumieť tomu, ako notári fungujú, pretože overenie podpisu sa niekedy objavuje v procese zakladania spoločnosti, daňových podaniach, bankových dokumentoch, vlastníckych záznamoch a iných formálnych dohodách. Vedieť, kedy dokument potrebuje overenie podpisu, môže ušetriť čas, znížiť počet chýb pri podaní a pomôcť udržať vaše záznamy usporiadané.

Čo je notár verejný?

Notár verejný je štátom menovaný úradník, ktorý slúži ako nestranný svedok pri podpisovaní dôležitých dokumentov. Úlohou notára nie je schvaľovať obsah dokumentu ani poskytovať právne poradenstvo. Namiesto toho notár pomáha potvrdiť kľúčové skutočnosti o procese podpisovania, ako napríklad:

• Podpisujúca osoba sa dostaví osobne alebo prostredníctvom schváleného vzdialeného procesu, v závislosti od práva daného štátu
• Identita podpisujúcej osoby je overená
• Podpisujúca osoba podpisuje dobrovoľne
• Podpis sa vykonáva na uvedený účel

Tento proces pomáha predchádzať podvodom a poskytuje dodatočnú istotu, že dokument bol riadne podpísaný.

Čo robí notár?

Notár vykonáva niekoľko základných úloh a každá z nich podporuje dôveru v proces podpisovania dokumentov.

Overuje totožnosť

Notár kontroluje totožnosť podpisujúcej osoby pomocou prijateľného dokladu totožnosti alebo iného schváleného spôsobu podľa práva štátu. Tento krok pomáha zabezpečiť, že osoba podpisujúca dokument je skutočne tou osobou, ktorá je v dokumente uvedená.

Svedčí pri podpise

Notár sleduje podpis dokumentu alebo prijme vyhlásenie podpisujúcej osoby, že podpis je jej vlastný. V mnohých prípadoch musí byť notár pri podpise prítomný osobne alebo musí použiť štátom autorizovaný proces vzdialeného overenia podpisu.

Vykonáva prísahu alebo potvrdenie

Niektoré dokumenty vyžadujú, aby podpisujúca osoba zložila prísahu alebo potvrdila, že obsah je pravdivý. Notár môže túto prísahu vykonať, keď je to potrebné.

Vyplní notársku doložku

Po podpise notár vyplní notárske znenie, podpíše záznam a podľa požiadaviek štátneho práva pripojí pečiatku alebo odtlačok.

Vedie záznam, ak sa to vyžaduje

Mnohé štáty vyžadujú alebo odporúčajú, aby notári viedli denník notárskych úkonov. To vytvára ďalšiu úroveň zodpovednosti.

Čo notár nerobí

Rovnako dôležité je rozumieť tomu, čo notár nesmie robiť.

Notár verejný nesmie:

• Vypracovávať právne dokumenty
• Vysvetľovať právne dôsledky, ak na to nemá osobitné oprávnenie
• Vyberať správny dokument za vás
• Potvrdzovať, že dokument je vecne správny
• Zaručiť, že podanie prijme vládny úrad alebo finančná inštitúcia

Ak potrebujete právne usmernenie pri otázke zakladania podnikania, notár nie je náhradou za advokáta ani kvalifikovaného odborníka.

Typy dokumentov, ktoré môžu vyžadovať overenie podpisu

Mnohé dokumenty môžu byť overené, najmä tie, ktoré sa týkajú overenia identity, oprávnenia alebo formálnych vyhlásení. Medzi bežné príklady patria:

• Čestné vyhlásenia
• Plné moci
• Formuláre podnikateľského oprávnenia
• Úverové dokumenty
• Dokumentácia k nehnuteľnostiam
• Dokumenty trustov a dedičských záležitostí
• Korporátne uznesenia
• Niektoré formuláre štátnych podaní
• Určité bankové a finančné dokumenty

Pre zakladateľov môže byť overenie podpisu potrebné aj pri papieroch súvisiacich s vlastníctvom, dokumentoch o autorizácii subjektu alebo pri podaniach špecifických pre daný štát v závislosti od jurisdikcie a typu transakcie.

Prečo je overenie podpisu dôležité pre podnikateľov

Keď zakladáte alebo vediete spoločnosť, na detailoch dodržiavania predpisov záleží. Overený dokument môže pomôcť preukázať, že papier podpísala správna osoba a že proces podpisu prebehol správne.

Overenie podpisu môže pomôcť pri:

• Znížení rizika podvodu
• Podpore vierohodnosti dokumentu
• Plnení požiadaviek úradov alebo bánk
• Vytváraní prehľadnejších záznamov pre interné dodržiavanie predpisov
• Predchádzaní oneskoreniam spôsobeným neúplnou dokumentáciou

Pre majiteľov firiem to nie je len formalita. Ak je dokument zamietnutý alebo spochybnený, výsledkom môže byť oneskorené otvorenie účtu, odložené podanie alebo dodatočná administratívna práca.

Notár verejný vs. advokát vs. štátny úradník

Ľudia si niekedy zamieňajú úlohu notára s inými odborníkmi.

Notár verejný je nestranný svedok, nie právny poradca. Advokát vie vysvetliť právne práva, povinnosti a znenie dokumentov. Úrad pre podania posudzuje, či dokument spĺňa požiadavky na podanie, a rozhoduje o jeho prijatí alebo odmietnutí podľa právnych a procesných pravidiel.

Tieto úlohy sa líšia:

• Notár potvrdzuje proces podpisovania
• Advokát radí k právnemu významu a stratégii
• Úrad pre podania posudzuje, či dokument spĺňa požiadavky na predloženie

Ak zakladáte podnikanie, tieto rozdiely sú dôležité, pretože dokument môže byť potrebné správne podpísať, správne podať a správne podložiť príslušnými záznamami.

Ako funguje proces overenia podpisu

Presný postup sa líši podľa štátu, ale typické overenie podpisu prebieha podobným spôsobom.

1. Prineste správny dokument

Podpisujúca osoba predloží dokument, ktorý treba overiť. Nepodpisujte ho vopred, pokiaľ pokyny výslovne neumožňujú predbežné podpísanie a notár môže úkon aj tak riadne vykonať podľa práva štátu.

2. Predložte platný doklad totožnosti

Notár skontroluje prijateľný doklad totožnosti alebo použije iný právom povolený spôsob overenia identity.

3. Podpíšte pred notárom alebo potvrďte podpis

Podpisujúca osoba dokument podpíše v prítomnosti notára alebo potvrdí, že podpis už na dokumente je jej vlastný, v závislosti od typu overenia a pravidiel štátu.

4. Vyplňte notársku doložku

Notár doplní miesto, dátum, údaje o podpisujúcej osobe, typ úkonu a ďalšie požadované informácie.

5. Pripojte pečať alebo odtlačok, ak sa vyžaduje

Notár pripojí oficiálnu pečať alebo odtlačok tam, kde je to potrebné.

6. Zaznamenajte overenie, ak sa to vyžaduje

V niektorých štátoch notár zapíše úkon do denníka.

Osobné overenie podpisu vs. vzdialené online overenie podpisu

Overenie podpisu už nie je obmedzené len na sedenie oproti notárovi. Mnohé štáty dnes umožňujú vzdialené online overenie podpisu, známe aj ako RON, v súlade s pravidlami daného štátu.

Osobné overenie podpisu

Ide o tradičnú metódu. Podpisujúca osoba a notár sa stretnú fyzicky a notár overí totožnosť a sleduje podpis osobne.

Vzdialené online overenie podpisu

Pri vzdialenom overení sa podpisujúca osoba a notár spoja prostredníctvom schválenej audiovizuálnej technológie. Overenie identity môže zahŕňať analýzu dokladov, overovanie na základe znalostných otázok alebo iné schválené metódy.

Vzdialené overenie môže byť obzvlášť užitočné pre majiteľov firiem pracujúcich cez štátne hranice, cestujúcich alebo vybavujúcich urgentné dokumenty na poslednú chvíľu. Dostupnosť a požiadavky sa však líšia podľa štátu, preto je dôležité overiť si pravidlá, ktoré sa vzťahujú na vašu situáciu.

Môžete sa stať notárom?

Áno. Mnohé štáty umožňujú oprávneným obyvateľom požiadať o notársku komisiu. Kvalifikačné požiadavky a postup sa líšia, ale medzi bežné požiadavky často patria:

• Vek aspoň 18 rokov
• Byť legálnym rezidentom alebo inak kvalifikovanou osobou v danom štáte
• Bez diskvalifikujúcej trestnej minulosti
• Vyplnenie žiadosti
• Uhradenie požadovaného poplatku
• Absolvovanie školenia alebo skúšky požadovanej štátom
• Získanie zábezpeky alebo poistenia, ak sa vyžaduje

Po schválení je žiadateľ poverený ako notár verejný na určené obdobie a musí dodržiavať pravidlá daného štátu, aby zostal v dobrom postavení.

Bežné chyby, ktorým sa treba pri overovaní dokumentu vyhnúť

Overenie podpisu je jednoduché, no aj tak môžu vzniknúť chyby, ktoré spôsobia oneskorenie alebo zamietnutie.

Vyhnite sa týmto častým chybám:

• Podpisovanie pred stretnutím s notárom, ak dokument vyžaduje podpis v prítomnosti notára
• Prinesenie prepadnutého alebo neprijateľného dokladu totožnosti
• Zanechanie prázdnych miest, ktoré majú byť vyplnené pred overením
• Použitie nesprávneho notárskeho znenia
• Neoverenie, či dokument potrebuje potvrdenie, prísahu alebo iný úkon
• Predpoklad, že každý podpis musí byť overený

Ak je formulár spojený s podnikateľským podaním alebo finančnou transakciou, aj malá chyba môže neskôr spôsobiť problémy.

Potrebujú zakladacie dokumenty notára?

Niekedy áno, niekedy nie. Závisí to od typu dokumentu a od štátu alebo inštitúcie, ktorá dokument požaduje.

Napríklad niektoré zakladacie dokumenty možno podať bez overenia podpisu, zatiaľ čo iné môžu vyžadovať overené podpisy alebo doplnkové potvrdenia. Banky, veritelia a ďalšie inštitúcie môžu tiež požadovať overené dokumenty pri otváraní účtov, schvaľovaní zmien oprávnenia alebo potvrdzovaní vlastníckych záznamov.

Pre zakladateľov, ktorí používajú Zenind na založenie a správu firmy, sa overenie podpisu stáva relevantným vtedy, keď podanie, autorizácia alebo bankový krok vyžaduje dodatočnú úroveň overenia. Udržiavanie poriadku a znalosť toho, čo sa vyžaduje, pomáha predchádzať oneskoreniam.

Ako overenie podpisu podporuje prehľadné podnikové záznamy

Silná evidencia je súčasťou dobrej podnikovej správy. Overený dokument môže pomôcť vytvoriť jasnejšiu auditnú stopu pre:

• Schválenia vlastníctva
• Oprávnenia vedúcich pracovníkov alebo členov
• Bankové vzťahy
• Zmluvy s dodávateľmi
• Záznamy o udržiavaní subjektu
• Podania citlivé z hľadiska dodržiavania predpisov

Keď spoločnosť uchováva dobre usporiadané záznamy, je jednoduchšie odpovedať na otázky bánk, partnerov, investorov a štátnych úradov.

Kedy požiadať o pomoc

Ak si nie ste istí, či dokument potrebuje overenie podpisu, začnite kontrolou pokynov na podanie, požiadaviek banky alebo pravidiel štátu, ktoré sa na vašu situáciu vzťahujú. Ak dokument ovplyvňuje právne práva, vlastníctvo alebo regulačný súlad, môže byť tiež rozumné poradiť sa s licencovaným advokátom alebo iným kvalifikovaným odborníkom.

Pre majiteľov firiem je najbezpečnejší postup potvrdiť požiadavku ešte pred podpisom. Tým sa predíde problémom na poslednú chvíľu a zníži sa riziko, že bude potrebné papierovanie prerábať.

Záver

Notár verejný pomáha overovať totožnosť, byť svedkom podpisov a znižovať riziko podvodu pri dôležitých transakciách. Pre podnikateľov môže overenie podpisu zohrávať praktickú úlohu pri zakladaní podnikania, bankovníctve a dokumentoch súvisiacich s dodržiavaním predpisov. Hoci nie každý dokument potrebuje overenie, vedieť, kedy je potrebné, môže ušetriť čas a pomôcť udržať firemné záznamy v poriadku.

Ak zakladáte spoločnosť, budovanie silných administratívnych návykov od začiatku uľahčí ďalšie kroky. Zenind pomáha majiteľom firiem zostať organizovanými počas procesu zakladania aj po ňom, aby ste sa mohli sústrediť na vedenie podniku a zároveň mať dôležité dokumenty pod kontrolou.