Notary 101: Τι κάνει ένας συμβολαιογράφος και γιατί έχει σημασία για τη σύσταση επιχείρησης

Ένας συμβολαιογράφος διαδραματίζει έναν μικρό αλλά σημαντικό ρόλο στην προστασία της ακεραιότητας των υπογεγραμμένων εγγράφων. Είτε ξεκινάτε μια επιχείρηση, ανοίγετε τραπεζικό λογαριασμό, εξουσιοδοτείτε έναν εκπρόσωπο ή υπογράφετε άλλα επίσημα έγγραφα, η συμβολαιογραφική πράξη μπορεί να βοηθήσει να επιβεβαιωθεί ότι τα εμπλεκόμενα άτομα είναι όντως αυτά που δηλώνουν και ότι υπέγραψαν εκούσια.

Για τους επιχειρηματίες, είναι χρήσιμο να κατανοούν πώς λειτουργούν οι συμβολαιογράφοι, επειδή η επικύρωση εμφανίζεται μερικές φορές στη διαδικασία σύστασης επιχείρησης, στις φορολογικές δηλώσεις, στα τραπεζικά έγγραφα, στα αρχεία ιδιοκτησίας και σε άλλες επίσημες συμφωνίες. Η γνώση του πότε ένα έγγραφο πρέπει να επικυρωθεί μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει τα λάθη καταχώρισης και να βοηθήσει στη σωστή οργάνωση των αρχείων σας.

Τι είναι ο συμβολαιογράφος;

Ο συμβολαιογράφος είναι κρατικός αξιωματούχος που υπηρετεί ως αμερόληπτος μάρτυρας κατά την υπογραφή σημαντικών εγγράφων. Ο ρόλος του δεν είναι να εγκρίνει το περιεχόμενο του εγγράφου ούτε να παρέχει νομικές συμβουλές. Αντίθετα, ο συμβολαιογράφος βοηθά να επιβεβαιωθούν βασικά στοιχεία της διαδικασίας υπογραφής, όπως:

• Ο υπογράφων είναι παρών αυτοπροσώπως ή μέσω εγκεκριμένης απομακρυσμένης διαδικασίας, ανάλογα με τη νομοθεσία της πολιτείας
• Η ταυτότητα του υπογράφοντος έχει επαληθευτεί
• Ο υπογράφων υπογράφει εκούσια
• Η υπογραφή γίνεται για τον δηλωμένο σκοπό

Αυτή η διαδικασία βοηθά στην αποτροπή της απάτης και παρέχει πρόσθετη διαβεβαίωση ότι το έγγραφο εκτελέστηκε σωστά.

Τι κάνει ένας συμβολαιογράφος;

Ο συμβολαιογράφος εκτελεί αρκετές βασικές λειτουργίες, και καθεμία υποστηρίζει την εμπιστοσύνη στη διαδικασία υπογραφής εγγράφων.

Επαληθεύει την ταυτότητα

Ο συμβολαιογράφος ελέγχει την ταυτότητα του υπογράφοντος χρησιμοποιώντας αποδεκτά έγγραφα ταυτοποίησης ή άλλη εγκεκριμένη μέθοδο σύμφωνα με τη νομοθεσία της πολιτείας. Αυτό το βήμα βοηθά να διασφαλιστεί ότι το άτομο που υπογράφει είναι πραγματικά το άτομο που αναφέρεται στο έγγραφο.

Παρίσταται ως μάρτυρας της υπογραφής

Ο συμβολαιογράφος παρακολουθεί την υπογραφή του εγγράφου ή λαμβάνει την επιβεβαίωση του υπογράφοντος ότι η υπογραφή είναι δική του. Σε πολλές περιπτώσεις, ο συμβολαιογράφος πρέπει να είναι παρών κατά την υπογραφή ή να χρησιμοποιεί διαδικασία εξ αποστάσεως συμβολαιογραφικής πράξης που επιτρέπεται από την πολιτεία.

Διεξάγει όρκο ή διαβεβαίωση

Ορισμένα έγγραφα απαιτούν από τον υπογράφοντα να ορκιστεί ή να διαβεβαιώσει ότι το περιεχόμενο είναι αληθές. Ο συμβολαιογράφος μπορεί να διεξαγάγει αυτόν τον όρκο όταν απαιτείται.

Συμπληρώνει το συμβολαιογραφικό πιστοποιητικό

Μετά την υπογραφή, ο συμβολαιογράφος συμπληρώνει το συμβολαιογραφικό κείμενο, υπογράφει το αρχείο και εφαρμόζει σφραγίδα ή αποτύπωμα, εάν αυτό απαιτείται από τη νομοθεσία της πολιτείας.

Τηρεί αρχείο όταν απαιτείται

Πολλές πολιτείες απαιτούν ή ενθαρρύνουν τους συμβολαιογράφους να τηρούν ημερολόγιο των συμβολαιογραφικών πράξεων. Αυτό δημιουργεί ένα επιπλέον επίπεδο λογοδοσίας.

Τι δεν κάνει ο συμβολαιογράφος

Είναι εξίσου σημαντικό να κατανοεί κανείς τι δεν επιτρέπεται να κάνει ένας συμβολαιογράφος.

Ο συμβολαιογράφος δεν:

• Συντάσσει νομικά έγγραφα
• Εξηγεί τις νομικές συνέπειες, εκτός αν είναι επιπλέον αδειοδοτημένος να το κάνει
• Επιλέγει το σωστό έγγραφο για εσάς
• Βεβαιώνει ότι ένα έγγραφο είναι ακριβές
• Εγγυάται ότι μια καταχώριση θα γίνει δεκτή από κρατική υπηρεσία ή χρηματοπιστωτικό ίδρυμα

Αν χρειάζεστε νομική καθοδήγηση για ζήτημα σύστασης επιχείρησης, ο συμβολαιογράφος δεν υποκαθιστά έναν δικηγόρο ή άλλον εξειδικευμένο επαγγελματία.

Τύποι εγγράφων που μπορεί να χρειάζονται επικύρωση

Πολλά έγγραφα μπορούν να επικυρωθούν, ιδιαίτερα όσα αφορούν επαλήθευση ταυτότητας, εξουσιοδότηση ή επίσημες δηλώσεις. Συνήθη παραδείγματα είναι:

• Ένορκες δηλώσεις
• Πληρεξούσια
• Έντυπα επιχειρηματικής εξουσιοδότησης
• Δανειακά έγγραφα
• Έγγραφα ακινήτων
• Έγγραφα καταπιστευμάτων και κληρονομικών υποθέσεων
• Εταιρικά ψηφίσματα
• Ορισμένα κρατικά έντυπα καταχώρισης
• Ορισμένα τραπεζικά και χρηματοοικονομικά έγγραφα

Για τους ιδρυτές, η συμβολαιογραφική πράξη μπορεί επίσης να απαιτείται για έγγραφα που σχετίζονται με την ιδιοκτησία, έγγραφα εξουσιοδότησης της οντότητας ή καταχωρίσεις ειδικών απαιτήσεων ανά πολιτεία, ανάλογα με τη δικαιοδοσία και το είδος της συναλλαγής.

Γιατί έχει σημασία η συμβολαιογραφική πράξη για τους επιχειρηματίες

Όταν ξεκινάτε ή διαχειρίζεστε μια εταιρεία, οι μικρές λεπτομέρειες συμμόρφωσης έχουν σημασία. Ένα επικυρωμένο έγγραφο μπορεί να βοηθήσει να αποδειχθεί ότι το σωστό άτομο υπέγραψε τα έγγραφα και ότι η διαδικασία υπογραφής έγινε σωστά.

Η επικύρωση μπορεί να βοηθήσει με:

• Μείωση του κινδύνου απάτης
• Υποστήριξη της αυθεντικότητας του εγγράφου
• Κάλυψη απαιτήσεων κυβερνητικών φορέων ή τραπεζών
• Δημιουργία πιο καθαρών αρχείων για εσωτερική συμμόρφωση
• Αποφυγή καθυστερήσεων που προκαλούνται από ελλιπή έγγραφα

Για τους επιχειρηματίες, αυτό δεν είναι απλώς τυπικότητα. Αν ένα έγγραφο απορριφθεί ή τεθεί υπό αμφισβήτηση, το αποτέλεσμα μπορεί να είναι καθυστερημένο άνοιγμα λογαριασμών, αναβολή καταχωρίσεων ή πρόσθετη διοικητική εργασία.

Συμβολαιογράφος vs. δικηγόρος vs. κρατικός αξιωματούχος

Οι άνθρωποι συχνά συγχέουν τον ρόλο του συμβολαιογράφου με άλλους επαγγελματίες.

Ο συμβολαιογράφος είναι αμερόληπτος μάρτυρας, όχι νομικός σύμβουλος. Ο δικηγόρος μπορεί να εξηγήσει τα νομικά δικαιώματα, τις υποχρεώσεις και τη διατύπωση του εγγράφου. Ένα κρατικό γραφείο καταχώρισης αποδέχεται ή απορρίπτει τα υποβαλλόμενα έγγραφα με βάση νομικούς και διαδικαστικούς κανόνες.

Οι ρόλοι αυτοί είναι διαφορετικοί:

• Ο συμβολαιογράφος επιβεβαιώνει τη διαδικασία υπογραφής
• Ο δικηγόρος συμβουλεύει για το νομικό νόημα και τη στρατηγική
• Το γραφείο καταχώρισης ελέγχει αν ένα έγγραφο πληροί τις απαιτήσεις υποβολής

Αν ιδρύετε μια επιχείρηση, αυτές οι διακρίσεις έχουν σημασία επειδή το έγγραφο μπορεί να χρειάζεται σωστή υπογραφή, σωστή καταχώριση και σωστή τεκμηρίωση με τα κατάλληλα αρχεία.

Πώς λειτουργεί η διαδικασία επικύρωσης

Η ακριβής διαδικασία διαφέρει ανά πολιτεία, αλλά μια τυπική συμβολαιογραφική πράξη ακολουθεί παρόμοια σειρά.

1. Φέρτε το σωστό έγγραφο

Ο υπογράφων παρουσιάζει το έγγραφο που χρειάζεται επικύρωση. Μην το υπογράψετε εκ των προτέρων, εκτός αν οι οδηγίες επιτρέπουν ρητά προ-υπογεγραμμένα έγγραφα και ο συμβολαιογράφος μπορεί ακόμα να ολοκληρώσει σωστά την πράξη σύμφωνα με τη νομοθεσία.

2. Παρουσιάστε έγκυρη ταυτοποίηση

Ο συμβολαιογράφος ελέγχει ένα αποδεκτό έγγραφο ταυτοποίησης ή ακολουθεί άλλη νομικά επιτρεπτή μέθοδο επαλήθευσης ταυτότητας.

3. Υπογράψτε μπροστά στον συμβολαιογράφο ή επιβεβαιώστε την υπογραφή

Ο υπογράφων είτε υπογράφει παρουσία του συμβολαιογράφου είτε επιβεβαιώνει ότι η ήδη υπάρχουσα υπογραφή στο έγγραφο είναι δική του, ανάλογα με τον τύπο της συμβολαιογραφικής πράξης και τους κανόνες της πολιτείας.

4. Συμπληρώστε το συμβολαιογραφικό πιστοποιητικό

Ο συμβολαιογράφος συμπληρώνει τον τόπο, την ημερομηνία, τα στοιχεία του υπογράφοντος, τον τύπο της πράξης και άλλες απαιτούμενες λεπτομέρειες.

5. Εφαρμόστε σφραγίδα ή αποτύπωμα αν απαιτείται

Ο συμβολαιογράφος προσθέτει την επίσημη σφραγίδα ή το αποτύπωμα όπου αυτό απαιτείται.

6. Καταγράψτε τη συμβολαιογραφική πράξη αν απαιτείται

Σε ορισμένες πολιτείες, ο συμβολαιογράφος καταγράφει την πράξη σε ημερολόγιο.

Επικύρωση με φυσική παρουσία vs. απομακρυσμένη ηλεκτρονική επικύρωση

Η συμβολαιογραφική πράξη δεν περιορίζεται πλέον στο να κάθεστε απέναντι από έναν συμβολαιογράφο. Πολλές πολιτείες επιτρέπουν πλέον απομακρυσμένη ηλεκτρονική επικύρωση, γνωστή και ως RON, με βάση τους κανόνες της πολιτείας.

Επικύρωση με φυσική παρουσία

Αυτή είναι η παραδοσιακή μέθοδος. Ο υπογράφων και ο συμβολαιογράφος συναντώνται φυσικά, και ο συμβολαιογράφος επαληθεύει την ταυτότητα και παρακολουθεί την υπογραφή αυτοπροσώπως.

Απομακρυσμένη ηλεκτρονική επικύρωση

Με την απομακρυσμένη επικύρωση, ο υπογράφων και ο συμβολαιογράφος συνδέονται μέσω εγκεκριμένης τεχνολογίας ήχου-βίντεο. Οι έλεγχοι ταυτότητας μπορεί να περιλαμβάνουν ανάλυση διαπιστευτηρίων, επαλήθευση βάσει γνώσης ή άλλες εγκεκριμένες μεθόδους.

Η απομακρυσμένη επικύρωση μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν οι επιχειρηματίες εργάζονται σε διαφορετικές πολιτείες, ταξιδεύουν ή διαχειρίζονται επείγοντα έγγραφα με στενή προθεσμία. Ωστόσο, η διαθεσιμότητα και οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά πολιτεία, επομένως είναι σημαντικό να επιβεβαιώσετε τους κανόνες που ισχύουν.

Μπορείτε να γίνετε συμβολαιογράφος;

Ναι. Πολλές πολιτείες επιτρέπουν σε επιλέξιμους κατοίκους να αιτηθούν διορισμό ως συμβολαιογράφος. Τα προσόντα και η διαδικασία διαφέρουν, αλλά οι συνήθεις απαιτήσεις συχνά περιλαμβάνουν:

• Να είστε τουλάχιστον 18 ετών
• Να είστε νομίμως κάτοικος ή άλλως επιλέξιμος στην πολιτεία
• Να μην έχετε αποκλειστικό ποινικό ιστορικό
• Να συμπληρώσετε αίτηση
• Να πληρώσετε το απαιτούμενο τέλος
• Να ολοκληρώσετε τυχόν εκπαίδευση ή εξέταση που απαιτεί η πολιτεία
• Να αποκτήσετε εγγύηση ή ασφάλιση, εάν απαιτείται

Μετά την έγκριση, ο αιτών διορίζεται συμβολαιογράφος για συγκεκριμένη θητεία και πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες της πολιτείας για να παραμένει σε καλή κατάσταση.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε κατά την επικύρωση εγγράφου

Η επικύρωση είναι απλή, αλλά εξακολουθούν να μπορούν να προκύψουν λάθη που προκαλούν καθυστερήσεις ή απόρριψη.

Αποφύγετε αυτά τα συνηθισμένα λάθη:

• Να υπογράφετε πριν συναντήσετε τον συμβολαιογράφο όταν το έγγραφο απαιτεί υπογραφή παρουσία του
• Να προσκομίζετε ληγμένη ή μη αποδεκτή ταυτότητα
• Να αφήνετε κενά πεδία που θα έπρεπε να έχουν συμπληρωθεί πριν από την επικύρωση
• Να χρησιμοποιείτε λάθος συμβολαιογραφική διατύπωση
• Να μην επιβεβαιώνετε αν το έγγραφο χρειάζεται βεβαίωση υπογραφής, ένορκη βεβαίωση ή άλλη πράξη
• Να θεωρείτε ότι κάθε υπογραφή πρέπει να επικυρωθεί

Αν μια φόρμα συνδέεται με καταχώριση επιχείρησης ή χρηματοοικονομική συναλλαγή, ακόμη και ένα μικρό λάθος μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα.

Χρειάζονται τα έγγραφα σύστασης επιχείρησης συμβολαιογράφο;

Μερικές φορές ναι, μερικές φορές όχι. Εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου και από την πολιτεία ή το ίδρυμα που το ζητά.

Για παράδειγμα, ορισμένα έγγραφα σύστασης επιχείρησης μπορούν να κατατεθούν χωρίς επικύρωση, ενώ άλλα μπορεί να απαιτούν επικυρωμένες υπογραφές ή συμπληρωματικά αποδεικτικά στοιχεία. Τράπεζες, δανειστές και άλλα ιδρύματα μπορεί επίσης να ζητούν επικυρωμένα έγγραφα κατά το άνοιγμα λογαριασμών, την έγκριση αλλαγών εξουσιοδότησης ή την επιβεβαίωση αρχείων ιδιοκτησίας.

Για ιδρυτές που χρησιμοποιούν το Zenind για να συστήσουν και να διαχειριστούν μια επιχείρηση, η συμβολαιογραφική πράξη γίνεται σχετική όταν μια καταχώριση, μια εξουσιοδότηση ή ένα τραπεζικό βήμα απαιτεί πρόσθετο επίπεδο επαλήθευσης. Η οργάνωση και η γνώση των απαιτήσεων βοηθούν στην αποφυγή καθυστερήσεων.

Πώς η επικύρωση υποστηρίζει καθαρά επιχειρηματικά αρχεία

Η ισχυρή τήρηση αρχείων αποτελεί μέρος της σωστής διοίκησης μιας επιχείρησης. Ένα επικυρωμένο έγγραφο μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία πιο καθαρού ιστορικού για:

• Εγκρίσεις ιδιοκτησίας
• Εξουσιοδοτήσεις αξιωματούχων ή μελών
• Τραπεζικές σχέσεις
• Συμφωνίες με προμηθευτές
• Αρχεία διατήρησης της οντότητας
• Καταχωρίσεις που σχετίζονται με συμμόρφωση

Όταν μια εταιρεία διατηρεί καλά οργανωμένα αρχεία, είναι ευκολότερο να απαντά σε ερωτήσεις από τράπεζες, συνεργάτες, επενδυτές και κρατικές υπηρεσίες.

Πότε να ζητήσετε βοήθεια

Αν δεν είστε βέβαιοι αν ένα έγγραφο χρειάζεται επικύρωση, ξεκινήστε ελέγχοντας τις οδηγίες κατάθεσης, τις τραπεζικές απαιτήσεις ή τους κανόνες της πολιτείας που ισχύουν στην περίπτωσή σας. Αν το έγγραφο επηρεάζει νομικά δικαιώματα, ιδιοκτησία ή κανονιστική συμμόρφωση, ίσως είναι επίσης συνετό να συμβουλευτείτε έναν αδειοδοτημένο δικηγόρο ή άλλον κατάλληλο επαγγελματία.

Για τους επιχειρηματίες, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να επιβεβαιώνουν την απαίτηση πριν από την υπογραφή. Έτσι αποφεύγονται προβλήματα της τελευταίας στιγμής και μειώνεται η πιθανότητα να χρειαστεί επανεκτέλεση των εγγράφων.

Το συμπέρασμα

Ο συμβολαιογράφος βοηθά στην επαλήθευση της ταυτότητας, στη μαρτυρία των υπογραφών και στη μείωση της απάτης σε σημαντικές συναλλαγές. Για τους επιχειρηματίες, η συμβολαιογραφική πράξη μπορεί να διαδραματίσει πρακτικό ρόλο στη σύσταση επιχείρησης, στις τραπεζικές διαδικασίες και στα έγγραφα που σχετίζονται με τη συμμόρφωση. Αν και δεν χρειάζονται όλα τα έγγραφα επικύρωση, η γνώση του πότε απαιτείται μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να βοηθήσει στη σωστή οργάνωση των εταιρικών αρχείων.

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία, η δημιουργία ισχυρών διοικητικών συνηθειών από την αρχή κάνει τα επόμενα βήματα ευκολότερα. Το Zenind βοηθά τους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι στη διαδικασία σύστασης και πέρα από αυτήν, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη λειτουργία της επιχείρησης ενώ διατηρείτε τον έλεγχο των βασικών εγγράφων.