Нотариус 101: Какво прави нотариусът и защо е важно за учредяването на бизнес

Нотариусът играе малка, но важна роля в защитата на целостта на подписаните документи. Независимо дали започвате бизнес, откривате банкова сметка, упълномощавате представител или подписвате друга официална документация, нотариалната заверка може да помогне да се потвърди, че участващите лица са тези, за които се представят, и че са подписали доброволно.

За предприемачите е полезно да разбират как работят нотариусите, защото нотариалната заверка понякога се появява в процеса на учредяване на бизнес, данъчни декларации, банкови документи, документи за собственост и други официални споразумения. Да знаете кога един документ трябва да бъде нотариално заверен може да спести време, да намали грешките при подаване и да помогне да поддържате документите си организирани.

Какво е нотариус?

Нотариусът е длъжностно лице, назначено от щата, което служи като безпристрастен свидетел при подписването на важни документи. Задачата на нотариуса не е да одобрява съдържанието на документа или да дава правен съвет. Вместо това нотариусът помага да се потвърдят ключови факти за процеса на подписване, като например:

• Подписващият се явява лично или чрез одобрен дистанционен процес, в зависимост от закона на щата
• Самоличността на подписващия е проверена
• Подписващият подписва доброволно
• Подписът се полага за посочената цел

Този процес помага да се възпрепятства измамата и дава допълнителна увереност, че документът е бил надлежно подписан.

Какво прави нотариусът?

Нотариусът изпълнява няколко основни функции и всяка от тях подпомага доверието в процеса на подписване на документи.

Проверява самоличността

Нотариусът проверява самоличността на подписващия чрез допустим документ за идентификация или друг одобрен от закона на щата метод. Тази стъпка помага да се гарантира, че лицето, което подписва, наистина е лицето, посочено в документа.

Удостоверява подписа

Нотариусът наблюдава подписването на документа или получава потвърждение от подписващия, че подписът е негов. В много случаи нотариусът трябва да присъства при подписването или да използва разрешен от щата процес за дистанционна нотариална заверка.

Полагане на клетва или декларация

Някои документи изискват подписващият да се закълне или да декларира, че съдържанието е вярно. Когато е необходимо, нотариусът може да администрира тази клетва.

Попълва нотариалното удостоверение

След подписването нотариусът попълва нотариалния текст, подписва записа и поставя печат или щемпел, ако това се изисква от закона на щата.

Води запис, когато това се изисква

Много щати изискват или препоръчват на нотариусите да поддържат дневник на нотариалните действия. Това създава допълнително ниво на отчетност.

Какво нотариусът не прави

Също толкова важно е да се разбере какво нотариусът няма право да прави.

Нотариусът не:

• Изготвя правни документи
• Обяснява правни последици, освен ако отделно не е лицензиран да го прави
• Избира правилния документ вместо вас
• Удостоверява, че даден документ е точен
• Гарантира, че подаването ще бъде прието от държавна агенция или финансова институция

Ако имате нужда от правно насочване по въпрос, свързан с учредяване на бизнес, нотариусът не е заместител на адвокат или квалифициран специалист.

Видове документи, които може да се нуждаят от нотариална заверка

Много документи могат да бъдат нотариално заверени, особено тези, които включват проверка на самоличност, правомощия или официални декларации. Често срещани примери са:

• Аффидевити
• Пълномощни
• Формуляри за бизнес упълномощаване
• Кредитни документи
• Документи за недвижими имоти
• Документи за тръстове и наследство
• Корпоративни резолюции
• Някои формуляри за подаване към щата
• Определени банкови и финансови документи

За основателите може да е необходима нотариална заверка и за документи, свързани със собствеността, документи за упълномощаване на юридическото лице или специфични за щата подавания, в зависимост от юрисдикцията и вида на сделката.

Защо нотариалната заверка е важна за предприемачите

Когато започвате или управлявате компания, дребните детайли по съответствието имат значение. Нотариално завереният документ може да помогне да се покаже, че правилното лице е подписало документацията и че процесът на подписване е бил проведен правилно.

Нотариалната заверка може да помогне за:

• Намаляване на риска от измами
• Подкрепяне на автентичността на документите
• Спазване на изискванията на държавни органи или банки
• Създаване на по-ясни записи за вътрешно съответствие
• Избягване на забавяния, причинени от непълна документация

За собствениците на бизнес това не е просто формалност. Ако документ бъде отхвърлен или поставен под съмнение, резултатът може да бъде забавено откриване на сметки, отложени подавания или допълнителна административна работа.

Нотариус срещу адвокат срещу държавен служител

Хората понякога бъркат ролята на нотариуса с други професионалисти.

Нотариусът е безпристрастен свидетел, а не правен консултант. Адвокатът може да обяснява правата, задълженията и езика на документа. Държавният офис за подаване приема или отхвърля представените документи въз основа на правни и процедурни правила.

Тези роли са различни:

• Нотариусът потвърждава процеса на подписване
• Адвокатът дава съвети относно правното значение и стратегията
• Офисът за подаване проверява дали документът отговаря на изискванията за подаване

Ако учредявате бизнес, тези различия имат значение, защото документът може да трябва да бъде правилно подписан, правилно подаден и правилно подкрепен с необходимите записи.

Как протича процесът на нотариална заверка

Точният процес варира според щата, но типичната нотариална заверка следва подобна последователност.

1. Донесете правилния документ

Подписващият представя документа, който трябва да бъде нотариално заверен. Не го подписвайте предварително, освен ако инструкциите изрично не позволяват предварително подписани документи и нотариусът все още може да извърши надлежно действието съгласно закона на щата.

2. Представете валиден документ за самоличност

Нотариусът преглежда приет документ за идентификация или следва друг законно позволен метод за проверка на самоличността.

3. Подпишете пред нотариуса или потвърдете подписа

Подписващият или подписва в присъствието на нотариуса, или потвърждава, че подписът върху документа вече е негов, в зависимост от вида на нотариалното действие и правилата на щата.

4. Попълнете нотариалното удостоверение

Нотариусът попълва мястото на извършване, датата, информацията за подписващия, вида на нотариалното действие и други изисквани данни.

5. Поставете печат или щемпел, ако се изисква

Нотариусът добавя официалния печат или щемпел, когато това е необходимо.

6. Запишете нотариалното действие, ако се изисква

В някои щати нотариусът записва действието в дневник.

Лично нотариално заверяване срещу дистанционна онлайн нотариална заверка

Нотариалната заверка вече не се ограничава до това да седите срещу нотариус на бюро. Много щати вече позволяват дистанционна онлайн нотариална заверка, известна още като RON, при спазване на правилата на щата.

Лично нотариално заверяване

Това е традиционният метод. Подписващият и нотариусът се срещат физически, а нотариусът проверява самоличността и удостоверява подписването лично.

Дистанционна онлайн нотариална заверка

При дистанционната заверка подписващият и нотариусът се свързват чрез одобрена аудио-видео технология. Проверка на самоличността може да включва анализ на документ, удостоверяване чрез знания или други одобрени методи за верификация.

Дистанционната нотариална заверка може да бъде особено полезна за собственици на бизнес, които работят между щати, пътуват или трябва спешно да обработят документи с краен срок. Въпреки това наличността и изискванията се различават според щата, така че е важно да се потвърдят приложимите правила.

Можете ли да станете нотариус?

Да. Много щати позволяват на отговарящи на условията жители да кандидатстват за нотариална комисия. Изискванията и процесът варират, но често срещани условия могат да включват:

• Да сте поне на 18 години
• Да сте законен жител или по друг начин квалифицирано лице в щата
• Да нямате дисквалифициращо криминално минало
• Да подадете заявление
• Да заплатите необходимата такса
• Да преминете обучение или изпит, ако щатът го изисква
• Да получите гаранция или застраховка, ако това се изисква

След одобрение кандидатът получава нотариална комисия за определен срок и трябва да спазва специфичните за щата правила, за да остане в добро състояние.

Често срещани грешки, които да избягвате при нотариална заверка на документ

Нотариалната заверка е сравнително проста, но грешки все пак могат да причинят забавяния или отказ.

Избягвайте тези чести грешки:

• Подписване преди срещата с нотариуса, когато документът изисква подписване в негово присъствие
• Представяне на изтекъл или неприемлив документ за самоличност
• Оставяне на празни полета, които трябва да бъдат попълнени преди заверката
• Използване на неправилен нотариален текст
• Непроверяване дали е необходима заверка като acknowledgment, jurat или друго действие
• Предположение, че всеки подпис трябва да бъде нотариално заверен

Ако формулярът е свързан с подаване към бизнес регистър или финансова сделка, дори малка грешка може да създаде проблеми по-късно.

Нужни ли са нотариални заверки за документи за учредяване на бизнес?

Понякога да, понякога не. Зависи от вида на документа и от щата или институцията, която го изисква.

Например някои документи за учредяване на бизнес могат да бъдат подадени без нотариална заверка, докато други може да изискват нотариално заверени подписи или допълнителни доказателства. Банки, кредитори и други институции също могат да изискват нотариално заверени документи при откриване на сметки, одобряване на промени в правомощията или потвърждаване на документи за собственост.

За основателите, които използват Zenind за учредяване и управление на бизнес, нотариалната заверка става важна, когато подаване, упълномощаване или банков процес изисква допълнително ниво на проверка. Поддържането на добра организация и знанието какво се изисква помага да се избегнат забавяния.

Как нотариалната заверка подпомага изрядните бизнес записи

Силното водене на документация е част от добрата бизнес администрация. Нотариално завереният документ може да помогне за създаването на по-ясна следа за:

• Одобрения за собственост
• Упълномощаване на длъжностни лица или членове
• Банкови отношения
• Договори с доставчици
• Записи за поддръжка на юридическото лице
• Подавания, чувствителни към изискванията за съответствие

Когато една компания поддържа добре организирани записи, е по-лесно да отговаря на въпроси от банки, партньори, инвеститори и държавни органи.

Кога да потърсите помощ

Ако не сте сигурни дали даден документ се нуждае от нотариална заверка, започнете с проверка на инструкциите за подаване, изискванията на банката или правилата на щата, които се прилагат във вашия случай. Ако документът засяга правни права, собственост или регулаторно съответствие, може също да е разумно да се консултирате с лицензиран адвокат или друг квалифициран специалист.

За собствениците на бизнес най-сигурният подход е да потвърдят изискването преди подписване. Това предотвратява проблеми в последния момент и намалява вероятността да се наложи да попълвате документите отново.

Обобщение

Нотариусът помага да се проверява самоличността, да се удостоверяват подписите и да се намалява измамата при важни сделки. За предприемачите нотариалната заверка може да играе практична роля при учредяване на бизнес, банкиране и документация, свързана със съответствието. Макар че не всеки документ трябва да бъде нотариално заверен, знанието кога това е необходимо може да спести време и да помогне да поддържате фирмените си записи в ред.

Ако стартирате компания, изграждането на стабилни административни навици от самото начало улеснява следващите стъпки. Zenind помага на собствениците на бизнес да останат организирани по време на процеса на учредяване и след това, за да можете да се фокусирате върху управлението на бизнеса, докато основните документи са под контрол.