10 lý do nhà môi giới vận tải hàng hóa mới thất bại và cách xây dựng một công ty môi giới vững mạnh hơn

Môi giới vận tải hàng hóa thu hút nhiều doanh nhân vì nó nằm ở giao điểm giữa logistics, bán hàng và vận hành. Rào cản gia nhập có vẻ có thể kiểm soát được, quy mô khởi nghiệp có thể trông khá nhỏ, và nhu cầu điều phối vận chuyển đáng tin cậy vẫn rất mạnh ở nhiều ngành.

Chính vì vậy mà nhiều người mới bước vào lĩnh vực này thường đánh giá thấp mức độ khó của hoạt động kinh doanh. Thành công trong môi giới vận tải hàng hóa không chỉ là ghép người gửi hàng với nhà vận chuyển. Nó đòi hỏi tuân thủ, vốn, hệ thống, mối quan hệ, sự bền bỉ và khả năng vận hành một công ty thực sự ngay từ ngày đầu.

Dưới đây là 10 lý do phổ biến khiến các nhà môi giới vận tải hàng hóa mới thất bại, cùng với những cách thực tế để tránh từng sai lầm.

1. Họ hiểu sai các yêu cầu về cấp phép và tuân thủ

Một công ty môi giới vận tải hàng hóa không phải là một công việc phụ làm cho vui. Trước khi hoạt động, chủ doanh nghiệp cần hiểu các yêu cầu liên bang áp dụng cho hoạt động môi giới vận tải hàng hóa, cùng với các nghĩa vụ về thành lập doanh nghiệp và thuế ở cấp bang có thể áp dụng cho chính công ty.

Nhiều người mới mắc sai lầm khi cho rằng họ có thể nhận hàng trước rồi sau đó mới xử lý phần pháp lý. Trên thực tế, tuân thủ phải được ưu tiên trước. Cần thành lập đúng cấu trúc doanh nghiệp, hoàn tất các đăng ký quan trọng và thiết lập các biện pháp bảo vệ tài chính cần thiết trước khi công ty bắt đầu hoạt động.

Một nền tảng tuân thủ vững chắc giúp giảm rủi ro, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các sai sót ban đầu và tạo niềm tin với người gửi hàng cũng như nhà vận chuyển.

2. Họ đánh giá thấp lượng vốn lưu động cần có

Nhiều người mới nghĩ rằng môi giới vận tải hàng hóa là một ngành ít tốn kém vì không cần kho bãi, đội xe hay thiết bị nặng. Dù chi phí khởi nghiệp có thể thấp hơn một số doanh nghiệp vận tải khác, hoạt động môi giới vận tải hàng hóa vẫn cần đủ vốn để sống sót trong giai đoạn tăng trưởng chậm ban đầu.

Chủ doanh nghiệp cần ngân sách cho:

• Phí thành lập doanh nghiệp và phí nộp hồ sơ
• Bảo hiểm và các chi phí liên quan đến tuân thủ
• Yêu cầu về giấy phép và trái phiếu bảo đảm
• Phần mềm và công cụ liên lạc
• Marketing và tìm kiếm khách hàng tiềm năng
• Lương, nhà thầu hoặc hỗ trợ hành chính
• Các khoảng trống dòng tiền giữa chu kỳ xuất hóa đơn và thanh toán

Một công ty môi giới có thể trông có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn thất bại nếu hết tiền mặt. Những người sáng lập khôn ngoan sẽ chuẩn bị đủ nguồn lực vận hành trong vài tháng trước khi kỳ vọng doanh thu ổn định.

3. Họ xây dựng doanh nghiệp mà không có mối quan hệ vững chắc với người gửi hàng và nhà vận chuyển

Môi giới vận tải hàng hóa là ngành dựa nhiều vào quan hệ. Người môi giới mới cần cả hai phía của thị trường: người gửi hàng có nhu cầu vận chuyển và nhà vận chuyển có thể chở hàng một cách đáng tin cậy.

Một số người mới bước vào ngành mà chưa phát triển được đầy đủ mạng lưới ở cả hai phía. Khi không có mối quan hệ tin cậy, việc báo giá cạnh tranh, đảm bảo năng lực vận chuyển hoặc giành được khách hàng quay lại sẽ trở nên khó khăn.

Những nhà môi giới giỏi nhất đầu tư sớm vào xây dựng quan hệ. Điều đó có nghĩa là chủ động tiếp cận, theo dõi thường xuyên và xây dựng danh tiếng về độ tin cậy. Nó cũng có nghĩa là hiểu nhu cầu của cả người gửi hàng lẫn nhà vận chuyển, thay vì coi mỗi giao dịch là một lần làm ăn ngắn hạn.

4. Họ bỏ qua công nghệ cho đến khi nó trở thành vấn đề

Môi giới vận tải hàng hóa hiện đại phụ thuộc vào công nghệ. Ngay cả một công ty môi giới nhỏ cũng cần hệ thống để theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý báo giá, sắp xếp tài liệu, giao tiếp với nhà vận chuyển và theo dõi thanh toán.

Người mới đôi khi cố gắng vận hành mọi thứ bằng email, bảng tính và trí nhớ. Cách đó nhanh chóng sụp đổ khi doanh nghiệp phát triển. Bỏ sót việc theo dõi, thất lạc giấy tờ, trùng lặp dữ liệu và phản hồi chậm có thể làm tổn hại uy tín rất nhanh.

Công nghệ phù hợp không nhất thiết phải phức tạp, nhưng nên hỗ trợ:

• Quản lý quan hệ khách hàng
• Theo dõi và trao đổi về lô hàng
• Lưu trữ và truy xuất tài liệu
• Kế toán và xuất hóa đơn
• Tính nhất quán trong quy trình làm việc

Công nghệ nên giảm ma sát, chứ không tạo thêm ma sát. Những nhà môi giới xây hệ thống sớm thường mở rộng quy mô gọn gàng hơn những người cố gắng sắp xếp lại vận hành sau này.

5. Họ không xác định được thị trường ngách

Cố gắng phục vụ tất cả mọi người là một trong những cách nhanh nhất để một công ty môi giới mới bị hòa lẫn vào đám đông. Môi giới vận tải hàng hóa có tính cạnh tranh cao, và những người làm quá rộng thường khó tạo sự khác biệt.

Một thị trường ngách rõ ràng có thể giúp marketing dễ hơn và các cuộc trao đổi bán hàng hiệu quả hơn. Ví dụ, một công ty môi giới có thể tập trung vào:

• Một loại hàng hóa cụ thể
• Một khu vực nhất định
• Một nhóm ngành hẹp
• Các lô hàng gấp về thời gian
• Dịch vụ khách hàng có mức độ hỗ trợ cao

Thị trường ngách không nhất thiết phải cố định mãi mãi, nhưng nó cho doanh nghiệp một điểm khởi đầu. Nó giúp chủ doanh nghiệp nói đúng vào điểm đau của khách hàng, thiết kế quy trình tốt hơn và xây dựng một thương hiệu dễ nhận biết hơn.

6. Họ bỏ qua một kế hoạch kinh doanh thực sự

Nhiều người mới nhầm lẫn giữa việc có giấy phép kinh doanh và có kế hoạch kinh doanh. Cái đầu tiên cho phép công ty hoạt động hợp pháp. Cái thứ hai giúp doanh nghiệp tồn tại.

Một kế hoạch kinh doanh hữu ích nên trả lời các câu hỏi cơ bản như:

• Khách hàng lý tưởng là ai?
• Công ty môi giới giải quyết vấn đề gì?
• Khách hàng tiềm năng sẽ được tạo ra như thế nào?
• Sẽ sử dụng cách định giá nào?
• Công ty sẽ xử lý dòng tiền ra sao?
• Chi phí nào là cố định, và chi phí nào sẽ tăng theo quy mô?
• Chiến lược tăng trưởng trong 12 tháng tới là gì?

Không có kế hoạch, công ty môi giới sẽ có xu hướng phản ứng với bất cứ điều gì xảy ra tiếp theo. Điều đó thường dẫn đến định giá không nhất quán, ưu tiên kém và quyết định thiếu rõ ràng. Một kế hoạch bằng văn bản cho chủ doanh nghiệp một khung để phát triển và một mốc để điều chỉnh.

7. Họ coi marketing là tùy chọn

Một công ty môi giới có thể vận hành tốt nhưng vẫn thất bại nếu không ai biết đến. Người mới thường quá phụ thuộc vào truyền miệng và kỳ vọng khách hàng sẽ tự xuất hiện khi công ty mở cửa.

Marketing trong môi giới vận tải hàng hóa không chỉ là quảng cáo. Nó là xây dựng khả năng hiển thị và niềm tin. Điều đó bao gồm:

• Một website chuyên nghiệp
• Định vị và thông điệp rõ ràng
• Tiếp cận các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện
• Chuỗi email theo dõi
• Sự hiện diện thương hiệu nhất quán
• Giao tiếp phản hồi nhanh

Mục tiêu không phải là marketing cho tất cả mọi người. Mục tiêu là duy trì sự hiện diện trước đúng nhóm khách hàng đủ lâu để có được cuộc trò chuyện, rồi chuyển cuộc trò chuyện đó thành một mối quan hệ.

8. Họ không có tư duy phù hợp cho chu kỳ bán hàng dài

Môi giới vận tải hàng hóa hiếm khi là một doanh nghiệp thắng nhanh. Một số khách hàng tiềm năng cần thời gian để tin tưởng một nhà môi giới mới. Những người khác có thể so sánh nhiều nhà cung cấp trước khi giao một cơ hội vận chuyển. Ngay cả sau giao dịch đầu tiên, khách hàng quay lại còn phụ thuộc vào hiệu quả thực tế theo thời gian.

Những người sáng lập kỳ vọng có kết quả ngay lập tức thường mất đà quá sớm. Họ có thể nhầm lẫn giai đoạn tăng trưởng chậm với thất bại và bỏ cuộc trước khi doanh nghiệp kịp trưởng thành.

Những nhà môi giới thành công hiểu rằng sự nhất quán là rất quan trọng. Họ tiếp tục tìm kiếm khách hàng, tiếp tục theo dõi và tiếp tục cải thiện đề xuất. Họ cũng đủ kiên nhẫn để uy tín tích lũy dần theo thời gian.

9. Họ gặp khó khăn trong quản trị doanh nghiệp, không chỉ trong quản lý vận tải

Nhiều người mới làm môi giới hiểu về vận tải. Ít người biết cách điều hành một công ty.

Khoảng cách đó rất quan trọng. Chủ sở hữu một công ty môi giới phải quản lý nhiều hơn là lô hàng và năng lực tuyến. Công việc còn bao gồm:

• Kế toán và xuất hóa đơn
• Thanh toán lương và nhà thầu
• Theo dõi tuân thủ
• Quy trình dịch vụ khách hàng
• Quản lý khách hàng tiềm năng
• Hợp đồng và lưu trữ tài liệu
• Điều phối nhà cung cấp và nhà vận chuyển

Một người sáng lập chỉ tập trung vào bán hàng và thực hiện vận tải có thể bỏ qua phần vận hành cho đến khi nó gây ra vấn đề. Những nhà điều hành giỏi nhất xem quản trị là một phần của mô hình kinh doanh, chứ không phải việc làm sau cùng.

10. Họ cố gắng tự làm mọi thứ

Việc một nhà môi giới mới bắt đầu với bộ máy tinh gọn là điều bình thường. Trong giai đoạn đầu, chủ doanh nghiệp có thể vừa là người bán hàng, điều phối viên, kế toán, nhân viên marketing và đội hỗ trợ khách hàng cùng lúc.

Điều đó có thể hoạt động tạm thời, nhưng không bền vững. Khi doanh nghiệp phát triển, người sáng lập phải quyết định phần nào nên giữ lại trong nội bộ và phần nào nên giao việc hoặc thuê ngoài.

Ngay cả một công ty môi giới nhỏ cũng được lợi từ hỗ trợ ở các lĩnh vực như:

• Điều phối hành chính
• Kế toán sổ sách
• Thực thi marketing
• Hỗ trợ tuân thủ
• Thiết lập và bảo trì công nghệ

Thuê hỗ trợ không có nghĩa là mất quyền kiểm soát. Nó có nghĩa là bảo vệ thời gian của chủ doanh nghiệp để công ty có thể phát triển mà không trở nên hỗn loạn.

Cách để nhà môi giới vận tải hàng hóa mới tăng cơ hội thành công

Những nhà môi giới sống sót và phát triển thường làm tốt một vài việc ngay từ đầu:

• Thành lập doanh nghiệp đúng cách
• Duy trì tuân thủ ngay từ ngày đầu
• Giữ đủ vốn lưu động
• Xây dựng một thị trường ngách và giá trị khác biệt rõ ràng
• Dùng hệ thống thay vì ứng biến
• Đầu tư vào xây dựng quan hệ
• Theo dõi chặt chẽ các chỉ số và dòng tiền
• Kiên nhẫn trong giai đoạn tăng trưởng ban đầu

Những thói quen này không bảo đảm thành công, nhưng chúng cải thiện đáng kể cơ hội.

Bắt đầu với nền tảng vững chắc hơn

Trước khi một công ty môi giới vận tải hàng hóa bắt đầu nhận chuyến, nó nên được tổ chức như một công ty thực thụ. Điều đó có nghĩa là chọn đúng cấu trúc doanh nghiệp, hoàn tất các đăng ký cần thiết và thiết lập các quy trình có thể mở rộng.

Nếu bạn đang khởi nghiệp, Zenind có thể giúp bạn thành lập LLC hoặc corporation và theo dõi các nhiệm vụ tuân thủ quan trọng để bạn có thể tập trung vào việc xây dựng chính công ty môi giới.

Ngành môi giới vận tải hàng hóa tưởng thưởng cho sự chuẩn bị. Những nhà môi giới lập kế hoạch cẩn thận, vận hành nhất quán và xây dựng niềm tin một cách có phương pháp là những người có khả năng tồn tại lâu dài nhất.