12 mục tiêu năm mới dành cho doanh nhân để xây dựng doanh nghiệp vững mạnh hơn

Khởi đầu một năm mới là thời điểm thực tế để doanh nhân xem lại ưu tiên, siết chặt hoạt động và xây dựng một công ty bền vững hơn. Mục tiêu tốt không phải là những ý định mơ hồ. Chúng là những cam kết cụ thể giúp cải thiện cách doanh nghiệp của bạn được thành lập, vận hành và chuẩn bị cho tăng trưởng.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người đang vận hành LLC hoặc corporation, các mục tiêu tốt nhất kết hợp kỷ luật cá nhân với nền tảng kinh doanh: tuân thủ, ghi sổ kế toán, trải nghiệm khách hàng, lập kế hoạch và tăng trưởng bền vững. Mục tiêu không phải là làm mọi thứ cùng lúc. Mục tiêu là tạo ra một vài thay đổi có tác động lớn để hỗ trợ một năm phía trước mạnh mẽ hơn.

1. Rà soát lịch tuân thủ doanh nghiệp của bạn

Một trong những mục tiêu giá trị nhất mà doanh nhân có thể đặt ra là luôn đi trước các hạn chót tuân thủ. Tùy theo tiểu bang và loại hình doanh nghiệp, bạn có thể cần nộp báo cáo thường niên, gia hạn giấy phép, duy trì registered agent hoặc hoàn thành các nghĩa vụ khác theo quy định của tiểu bang.

Bỏ lỡ hạn nộp có thể tạo ra căng thẳng không cần thiết, khoản phạt hoặc thậm chí dẫn đến việc bị giải thể hành chính trong một số trường hợp. Một lịch tuân thủ đơn giản có thể giúp bạn theo dõi việc gì đến hạn, khi nào đến hạn và ai chịu trách nhiệm cho từng hồ sơ.

Nếu bạn đã thành lập LLC hoặc corporation để tách biệt tài sản kinh doanh và cá nhân, việc bảo vệ cấu trúc đó nên là ưu tiên. Thói quen tuân thủ tốt giúp duy trì sự tách biệt này và giữ cho doanh nghiệp của bạn ở trạng thái tốt.

2. Củng cố ghi sổ kế toán và theo dõi dòng tiền

Nhiều doanh nhân tập trung vào doanh số nhưng lại bỏ qua khả năng quan sát hằng ngày cần thiết để hiểu dòng tiền. Năm mới là thời điểm thích hợp để làm gọn sổ sách, sắp xếp hồ sơ và xem lại tiền đến từ đâu và đi đâu.

Mục tiêu này có thể bao gồm:

• Đối chiếu tài khoản doanh nghiệp theo lịch đều đặn
• Tách biệt chi phí cá nhân và chi phí doanh nghiệp
• Xem lại báo cáo lãi lỗ hàng tháng
• Đặt mục tiêu quỹ dự phòng tiền mặt
• Theo dõi các gói đăng ký định kỳ và chi phí vận hành chung

Hồ sơ tài chính đáng tin cậy giúp việc ra quyết định dễ dàng hơn. Chúng cũng hữu ích khi xin tài trợ, chuẩn bị thuế hoặc đánh giá xem công ty của bạn đã sẵn sàng mở rộng hay chưa.

3. Đặt mục tiêu đo lường được thay vì tham vọng chung chung

Nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu năm mới với các mục tiêu như “tăng trưởng nhanh hơn” hoặc “bán được nhiều hơn”. Những mục tiêu đó dễ hiểu, nhưng quá mơ hồ để quản lý hiệu quả. Một mục tiêu mạnh hơn là xác định kết quả có thể đo lường.

Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu như:

• Tăng doanh thu định kỳ hàng tháng theo một tỷ lệ cụ thể
• Ra mắt một sản phẩm hoặc dịch vụ mới vào giữa năm
• Cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của website
• Rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng
• Thêm một số lượng nhất định khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn mỗi tháng

Các chỉ số rõ ràng tạo ra trách nhiệm giải trình. Chúng cũng giúp bạn tách tiến bộ thật khỏi nhiễu, để có thể tập trung vào những gì thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

4. Làm mới cấu trúc và hồ sơ công ty

Khi doanh nghiệp phát triển, cấu trúc bạn bắt đầu với có thể không còn phản ánh đúng cách bạn đang vận hành. Năm mới là thời điểm tốt để rà soát các tài liệu nền tảng và thông tin sở hữu.

Việc rà soát đó có thể bao gồm operating agreement, bylaws, hồ sơ sở hữu, thông tin EIN, địa chỉ doanh nghiệp và mọi cập nhật đối với thành viên, giám đốc hoặc quản lý. Nếu doanh nghiệp của bạn đã thay đổi đáng kể, cũng nên cân nhắc xem loại hình pháp nhân hiện tại còn phù hợp với mục tiêu của bạn hay không.

Điều này không phải lúc nào cũng có nghĩa là thành lập một pháp nhân mới. Thường thì nó chỉ có nghĩa là đảm bảo các hồ sơ bạn đã có là chính xác, được sắp xếp hợp lý và dễ truy cập khi cần.

5. Cải thiện giao tiếp với khách hàng

Doanh nghiệp mạnh được xây dựng trên giao tiếp rõ ràng. Khách hàng muốn được trả lời kịp thời, nhận thông tin chính xác và có một quy trình xử lý đơn giản khi có vấn đề xảy ra.

Một mục tiêu hữu ích là cải thiện cách doanh nghiệp giao tiếp trên email, điện thoại, chat, mạng xã hội và các kênh hỗ trợ. Bạn có thể làm điều này bằng cách tạo mẫu trả lời, thiết lập kỳ vọng về thời gian phản hồi và đào tạo đội ngũ về giọng điệu cũng như tính nhất quán.

Nếu bạn là người sáng lập đơn lẻ, giao tiếp vẫn rất quan trọng. Một website được viết tốt, mô tả dịch vụ rõ ràng và quy trình tiếp nhận chuyên nghiệp có thể giảm nhầm lẫn và xây dựng niềm tin trước khi người mua nói chuyện trực tiếp với bạn.

6. Xây dựng hệ thống marketing kỷ luật hơn

Marketing hiệu quả nhất khi được thực hiện nhất quán. Thay vì làm truyền thông theo từng đợt, hãy tận dụng năm mới để tạo một hệ thống lặp lại.

Hệ thống đó có thể bao gồm:

• Lịch nội dung hằng tháng
• Bài đăng mạng xã hội hằng tuần
• Bản tin email
• Cập nhật tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
• Tiếp cận giới thiệu tới khách hàng hoặc đối tác hiện có

Chiến lược phù hợp phụ thuộc vào đối tượng của bạn, nhưng nguyên tắc thì giống nhau: những hành động nhỏ, đều đặn thường hiệu quả hơn nỗ lực ngắt quãng. Một hệ thống đáng tin cậy cũng giúp bạn dễ đo lường kênh nào thực sự tạo ra doanh thu.

7. Đầu tư vào hiện diện số của bạn

Website thường là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiềm năng có về doanh nghiệp của bạn. Nếu website lỗi thời, chậm hoặc thiếu rõ ràng, bạn có thể mất niềm tin trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu.

Một mục tiêu hữu ích là kiểm tra toàn bộ hiện diện số của bạn. Xem lại trang chủ, các trang dịch vụ, luồng liên hệ, trải nghiệm di động và khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm. Đảm bảo thương hiệu nhất quán và giá trị khác biệt của bạn dễ hiểu.

Đối với doanh nhân phụ thuộc vào khách hàng địa phương hoặc khu vực, điều này cũng bao gồm việc bảo đảm thông tin doanh nghiệp nhất quán trên các nền tảng và thư mục.

8. Tự động hóa các tác vụ lặp lại

Doanh nhân thường dành quá nhiều thời gian cho những việc không cần đến sự chú ý trực tiếp của họ. Tự động hóa có thể giải phóng thời gian đó cho các công việc có giá trị cao hơn.

Những ứng viên phổ biến cho tự động hóa bao gồm:

• Nhắc lịch hẹn
• Theo dõi hóa đơn
• Biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng
• Trả lời email
• Lên lịch đăng bài mạng xã hội
• Tổ chức file và tài liệu

Tự động hóa không phải để thay thế phán đoán. Nó là để giảm ma sát. Càng loại bỏ được nhiều việc lặp lại khỏi bàn làm việc, bạn càng có nhiều năng lượng cho chiến lược, bán hàng và dịch vụ.

9. Bảo vệ thời gian và năng lượng của bạn

Kiệt sức là một rủi ro kinh doanh. Doanh nhân thường làm việc nhiều giờ vì họ quan tâm sâu sắc đến kết quả, nhưng làm việc quá sức liên tục thường làm giảm chất lượng theo thời gian.

Một mục tiêu tốt hơn là tạo ra các ranh giới giúp công việc bền vững. Điều đó có thể có nghĩa là dành khung giờ cho công việc tập trung sâu, đặt giờ kết thúc cố định cho ngày làm việc, giao việc nhiều hơn hoặc sắp xếp thời gian nghỉ đều đặn.

Hiệu suất bền vững quan trọng hơn những đợt bùng nổ ngắn hạn. Một công ty sẽ mạnh hơn khi người sáng lập có thể suy nghĩ rõ ràng, đưa ra quyết định tốt và duy trì sự nhất quán suốt cả năm.

10. Phân quyền chiến lược hơn

Nhiều nhà sáng lập giữ lại các việc đơn giản chỉ vì chúng quen thuộc. Trên thực tế, thói quen đó làm chậm tăng trưởng. Nếu bạn muốn doanh nghiệp trưởng thành, bạn cần xác định những việc có thể giao cho người khác.

Việc phân quyền có thể bắt đầu từ ghi sổ kế toán, hỗ trợ khách hàng, tạo nội dung, lên lịch hoặc theo dõi hành chính. Cách tốt nhất để phân quyền là ghi lại quy trình trước, sau đó giao việc với kỳ vọng rõ ràng và kết quả có thể đo lường.

Phân quyền tốt không phải là dấu hiệu bạn đang mất kiểm soát. Nó là dấu hiệu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp có thể vận hành vượt quá quỹ thời gian cá nhân của bạn.

11. Chuẩn bị sớm cho mùa thuế và các hồ sơ nộp trong năm

Một năm mới thường trở nên căng thẳng khi các hạn chót thuế và nộp hồ sơ đến mà chưa được chuẩn bị. Một trong những mục tiêu thông minh nhất là sắp xếp mọi thứ sớm.

Điều đó có nghĩa là lưu giữ biên lai, theo dõi số dặm nếu cần, tách riêng giao dịch doanh nghiệp và duy trì liên lạc với kế toán hoặc chuyên gia thuế trong suốt năm. Nếu doanh nghiệp của bạn có nghĩa vụ nộp hồ sơ ở cấp tiểu bang, hãy đưa chúng vào lịch của bạn.

Tổ chức cả năm thường tốn ít thời gian và chi phí hơn nhiều so với việc dọn dẹp vào phút chót. Nó cũng cho bạn khả năng nhìn rõ hơn về tình hình tài chính thực tế.

12. Xem lại kế hoạch tăng trưởng dài hạn

Rất dễ bị kẹt trong hoạt động hằng ngày và đánh mất bức tranh lớn. Năm mới là thời điểm hữu ích để lùi lại và tự hỏi công ty nên ở đâu trong 12, 24 hoặc 36 tháng tới.

Kế hoạch tăng trưởng của bạn có thể bao gồm:

• Thị trường hoặc dòng dịch vụ mới
• Kế hoạch tuyển dụng
• Nhu cầu vốn
• Điều chỉnh giá
• Đầu tư thiết bị hoặc phần mềm
• Mở rộng pháp nhân sang các tiểu bang khác

Lập kế hoạch dài hạn giúp bạn ra quyết định hôm nay với ngày mai trong đầu. Nó cũng giúp bạn dễ nhận ra khi doanh nghiệp đã sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

Biến mục tiêu thành thực tế

Những mục tiêu năm mới tốt nhất cho doanh nhân là những mục tiêu bạn có thể duy trì thực sự. Hãy chọn một bộ ưu tiên vừa phải, đặt thời hạn và xem lại tiến độ thường xuyên.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang ở giai đoạn thành lập, hoặc nếu bạn cần hỗ trợ giữ công ty được tổ chức và tuân thủ, Zenind có thể giúp doanh nhân xử lý phần cấu trúc của việc bắt đầu và duy trì một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Sự hỗ trợ đó giúp bạn dễ tập trung hơn vào tăng trưởng, khách hàng và thực thi.

Một năm mạnh mẽ hiếm khi đến từ một thay đổi kịch tính. Nó đến từ chuỗi cải tiến nhỏ, nhất quán, giúp công ty của bạn có tổ chức hơn, kiên cường hơn và sẵn sàng nắm bắt cơ hội.