3 chiến lược phát triển chuyên môn cho các đội ngũ startup

Startup hiếm khi thất bại vì các nhà sáng lập thiếu tham vọng. Thực tế, chúng thường chững lại vì đội ngũ chưa có hệ thống, kỹ năng và định hướng chung cần thiết để theo kịp tốc độ tăng trưởng.

Đó là lý do phát triển chuyên môn quan trọng ngay từ ngày đầu. Một đội ngũ nhỏ không có nhiều dư địa cho sự lãng phí. Mỗi giờ dành cho đào tạo, cố vấn và thống nhất đội ngũ đều nên tạo ra cải thiện đo lường được trong vận hành, giao tiếp và ra quyết định.

Với các nhà sáng lập đang tập trung vào thành lập công ty, tuân thủ, huy động vốn, bán hàng và triển khai sản phẩm, phát triển nhân sự có thể bị xem là ưu tiên thấp hơn. Trên thực tế, đây lại là một trong những cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và xây dựng một công ty có thể mở rộng mà không cần nhà sáng lập can thiệp liên tục.

Tin tốt là phát triển hiệu quả không nhất thiết phải tốn kém hay phức tạp. Một startup có thể xây dựng văn hóa học tập vững mạnh bằng vài thói quen thực tế, một cấu trúc rõ ràng và sự cam kết duy trì đều đặn.

Vì sao phát triển chuyên môn quan trọng đối với startup

Phát triển chuyên môn không chỉ là một phúc lợi dành cho các công ty lớn với ngân sách đào tạo dồi dào. Đối với startup, đó là một lợi thế chiến lược.

Một đội ngũ được phát triển tốt có thể:

• thích ứng nhanh hơn khi doanh nghiệp đổi hướng
• mắc ít sai sót hơn trong vận hành hằng ngày
• giao tiếp rõ ràng hơn giữa các vai trò
• đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn mà không cần giám sát liên tục
• tăng khả năng giữ chân nhân sự bằng cách cho họ lý do để gắn bó và phát triển

Khi phát triển được tích hợp vào cách startup vận hành, việc tuyển dụng, ủy quyền và mở rộng quy mô đều trở nên dễ hơn. Thay vì phụ thuộc vào một vài người đang quá tải, doanh nghiệp sẽ trở nên linh hoạt và bền vững hơn.

Chiến lược 1: Biến phản hồi và cố vấn thành thói quen thường xuyên

Nhiều công ty vẫn coi phản hồi là việc chỉ xảy ra mỗi năm một lần trong mùa đánh giá hiệu suất. Cách làm đó quá chậm đối với startup.

Trong một doanh nghiệp thay đổi nhanh, nhân viên cần phản hồi khi công việc vẫn còn mới, ưu tiên vẫn còn linh hoạt và việc cải thiện có thể diễn ra ngay lập tức. Cố vấn thường xuyên giúp mọi người điều chỉnh kịp thời trước khi những vấn đề nhỏ trở thành sự cố tốn kém.

Giữ phản hồi thường xuyên và cụ thể

Các buổi trao đổi hàng tháng hoặc hai tuần một lần thường là đủ cho một đội ngũ nhỏ. Mục tiêu không phải là tạo ra bộ máy quan liêu. Mục tiêu là xây dựng một nhịp ổn định để quản lý và nhân viên có thể trao đổi cởi mở về hiệu suất, điểm nghẽn và ưu tiên.

Phản hồi nên:

• cụ thể thay vì chung chung
• gắn với hành vi quan sát được
• tập trung vào công việc, không phải vào con người
• có thể hành động trong một khung thời gian hợp lý

Thay vì nói: “Bạn cần giao tiếp tốt hơn,” hãy nói: “Khi cập nhật tiến độ dự án cho khách hàng, hãy nêu thêm mốc tiếp theo và một rủi ro có thể xảy ra.”

Kiểu hướng dẫn này dễ hiểu hơn và cũng dễ cải thiện hơn nhiều.

Sử dụng cố vấn, không chỉ sửa lỗi

Phát triển tốt không chỉ là sửa sai. Nó còn là giúp nhân viên suy nghĩ hiệu quả hơn.

Một cuộc trao đổi theo hướng cố vấn có thể bao gồm các câu hỏi như:

• Phần nào của nhiệm vụ này khiến bạn chưa rõ?
• Điều gì sẽ giúp bạn làm nhanh hơn vào lần tới?
• Bạn nghĩ rủi ro lớn nhất nằm ở đâu?
• Bạn cần tôi hỗ trợ điều gì?

Những câu hỏi như vậy giúp nhân viên xây dựng năng lực giải quyết vấn đề thay vì chỉ chờ chỉ dẫn. Theo thời gian, điều đó tạo ra một đội ngũ có thể làm việc độc lập hơn.

Biến phản hồi thành quá trình hai chiều

Nhà sáng lập và quản lý không chỉ nên đưa ra phản hồi. Họ cũng nên nhận phản hồi.

Khi lãnh đạo sẵn sàng tiếp nhận góp ý, họ xây dựng được niềm tin và làm gương cho hành vi mà họ mong muốn ở phần còn lại của đội ngũ. Nếu mọi người tin rằng phản hồi chỉ đi theo một chiều từ trên xuống, họ sẽ ngần ngại nói thật.

Một cách thực tế để khuyến khích phản hồi hai chiều là hỏi mỗi thành viên một câu đơn giản trong các buổi check-in:

• Có một điều gì tôi có thể làm khác đi để giúp bạn thành công hơn không?

Câu hỏi này có thể làm lộ ra các vấn đề vận hành, vấn đề giao tiếp và lỗ hổng quy trình trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.

Chiến lược 2: Sử dụng các nguồn học tập chi phí thấp phù hợp với ngân sách startup

Một trong những hiểu lầm lớn nhất về phát triển chuyên môn là nó phải gắn với các hội thảo đắt đỏ, khóa học chính quy hoặc tư vấn bên ngoài.

Những công cụ đó có thể hữu ích, nhưng startup thường nhận được giá trị tốt hơn từ sự kết hợp của các phương pháp học chi phí thấp, dễ duy trì hơn.

Xây dựng thư viện tài nguyên phù hợp

Một startup có thể tạo một thư viện học tập nội bộ đơn giản bằng cách sử dụng:

• sách và sách điện tử
• bản tin ngành
• webinar đã ghi hình
• bài viết và hướng dẫn ngắn
• SOP và playbook nội bộ

Mục tiêu không phải là làm nhân viên quá tải với tài liệu. Mục tiêu là giúp họ tiếp cận thông tin hữu ích nhanh chóng khi cần.

Nếu công ty đang tăng trưởng nhanh, một thư mục tài nguyên dùng chung sẽ đặc biệt hữu ích. Thư mục này có thể bao gồm tài liệu onboarding, tài liệu quy trình, liên kết đào tạo và ví dụ về chất lượng công việc tốt.

Khuyến khích học theo tốc độ riêng

Không phải nhân viên nào cũng học theo cùng một cách, và không phải lịch làm việc nào cũng cho phép các buổi đào tạo dài. Học theo tốc độ riêng giúp mọi người cải thiện mà không làm gián đoạn công việc hằng ngày.

Điều này có thể bao gồm:

• khóa học trực tuyến
• video hướng dẫn đã ghi hình
• video đào tạo từ nhà cung cấp
• bài học nội bộ ngắn
• bài đọc tập trung vào kỹ năng cụ thể

Nếu một thành viên cần cải thiện bán hàng, hỗ trợ khách hàng, phân tích hoặc quản lý dự án, thì thường hiệu quả hơn khi nhắm trực tiếp vào kỹ năng đó thay vì đưa họ tham gia một hội thảo rộng và đắt tiền.

Tận dụng tài nguyên đào tạo từ nhà cung cấp

Nhiều công cụ phần mềm và nhà cung cấp dịch vụ đã có sẵn nội dung đào tạo. Nếu startup của bạn dùng phần mềm quản lý dự án, công cụ kế toán, hệ thống CRM hoặc nền tảng marketing, hãy tận dụng các tài nguyên đào tạo mà nhà cung cấp cung cấp.

Đây là một trong những cơ hội phát triển ít được chú ý nhất vì thường không tốn thêm chi phí. Hiểu sản phẩm tốt hơn thường dẫn đến:

• ít sai sót hơn
• onboarding nhanh hơn
• sử dụng công cụ tự tin hơn
• hiệu quả sử dụng phần mềm tốt hơn

Kết hợp học tập với công việc thực tế

Việc đào tạo hiệu quả nhất thường diễn ra ngay trong công việc.

Một startup có thể biến công việc thường nhật thành cơ hội phát triển bằng cách giao các nhiệm vụ mở rộng nhỏ, luân chuyển trách nhiệm cho một số đầu việc, hoặc ghép nhân viên mới hơn với đồng nghiệp giàu kinh nghiệm hơn.

Ví dụ:

• để một nhân viên junior soạn bản cập nhật cho khách hàng rồi được rà soát
• nhờ một thành viên dẫn dắt một buổi ngắn về cải tiến quy trình
• để ai đó ghi lại một quy trình mà họ đã nắm vững
• luân phiên phụ trách một báo cáo định kỳ

Cách làm này giúp mọi người xây dựng kỹ năng trong ngữ cảnh thực tế, khiến việc học dễ ghi nhớ hơn.

Chiến lược 3: Giữ đội ngũ thống nhất về mục tiêu, bối cảnh và ưu tiên

Mọi người học nhanh hơn khi họ hiểu công việc của mình gắn với bức tranh kinh doanh lớn hơn như thế nào.

Nếu nhân viên không biết công ty đang đi về đâu, họ sẽ khó tự ra quyết định đúng đắn. Họ có thể hoàn thành nhiệm vụ chính xác nhưng vẫn bỏ lỡ mục tiêu thực sự.

Đó là lý do minh bạch là một phần quan trọng của phát triển chuyên môn.

Chia sẻ bối cảnh kinh doanh cần thiết

Một startup không cần tiết lộ mọi chi tiết riêng tư để trở nên minh bạch. Nhưng công ty nên cung cấp đủ bối cảnh để nhân viên hiểu các ưu tiên và sự đánh đổi.

Điều đó có nghĩa là chia sẻ những thông tin như:

• mục tiêu hiện tại của công ty
• các chỉ số hiệu suất chính
• ưu tiên về sản phẩm hoặc dịch vụ
• những rủi ro hoặc hạn chế lớn
• tiêu chí thành công trong quý này

Khi mọi người hiểu bức tranh lớn, họ có xu hướng đưa ra những lựa chọn hỗ trợ doanh nghiệp thay vì chỉ hoàn thành nhiệm vụ một cách máy móc.

Chuyển mục tiêu công ty thành kỳ vọng theo từng vai trò

Một mục tiêu rộng như “tăng giữ chân khách hàng” là hữu ích, nhưng nó cần được chuyển thành cụ thể cho từng vai trò.

Ví dụ:

• bộ phận chăm sóc khách hàng có thể tập trung vào phản hồi nhanh hơn và xử lý vấn đề tốt hơn
• bộ phận bán hàng có thể tập trung vào chất lượng sàng lọc và kỷ luật theo dõi
• bộ phận vận hành có thể tập trung vào độ ổn định quy trình và giảm điểm nghẽn
• bộ phận sản phẩm có thể tập trung vào mức độ sử dụng tính năng và giảm lỗi

Cách chuyển đổi này giúp phát triển trở nên thực tế hơn. Nhân viên có thể thấy chính xác kỹ năng nào quan trọng nhất và nên đầu tư công sức vào đâu.

Gắn phát triển với kết quả đo lường được

Đào tạo hiệu quả hơn khi nó gắn với kết quả cụ thể.

Một kế hoạch phát triển nên trả lời các câu hỏi như:

• Kỹ năng nào đang được cải thiện?
• Tiến độ sẽ được đo như thế nào?
• Công việc nào sẽ thể hiện kỹ năng mới trong thực tế?
• Khi nào tiến độ sẽ được xem xét lại?

Nếu không có đo lường rõ ràng, phát triển có thể biến thành ý định tốt nhưng không có theo dõi đến cùng.

Ngay cả những chỉ số đơn giản cũng có thể hữu ích, chẳng hạn như:

• thời gian phản hồi
• mức độ hài lòng của khách hàng
• tỷ lệ chuyển đổi chốt đơn
• tỷ lệ hoàn thành công việc
• giảm lỗi
• tốc độ bàn giao dự án

Khuyến khích tinh thần làm chủ thay vì phụ thuộc

Khi nhân viên hiểu ưu tiên và chỉ số, họ có xu hướng chủ động hơn với kết quả công việc.

Điều đó rất quan trọng vì startup không thể duy trì một văn hóa mà mọi quyết định đều phải chờ nhà sáng lập phê duyệt. Phát triển nên dần đưa đội ngũ tiến tới mức độc lập cao hơn.

Lãnh đạo có thể hỗ trợ sự chuyển dịch đó bằng cách hỏi:

• Bạn đề xuất phương án nào?
• Bạn đã cân nhắc những lựa chọn nào?
• Nếu bạn là người sở hữu quy trình này, bạn sẽ làm gì?
• Bước tiếp theo đơn giản nhất là gì?

Những câu hỏi này xây dựng sự tự tin và năng lực ra quyết định.

Cách xây dựng một hệ thống phát triển cho startup thực sự hiệu quả

Phát triển chuyên môn trở nên bền vững khi nó được tích hợp vào hoạt động thường ngày thay vì bị coi như một sự kiện đặc biệt.

Một hệ thống đơn giản có thể trông như sau:

1. Họp 1-1 hàng tuần hoặc hai tuần một lần để cố vấn và xử lý điểm nghẽn
2. Mục tiêu kỹ năng hàng tháng gắn với kế hoạch kinh doanh
3. Một thư mục dùng chung chứa tài nguyên đào tạo và SOP
4. Trao đổi hàng quý để xem lại tiến độ và điều chỉnh ưu tiên
5. Ghi chép nhẹ nhàng để kiến thức không biến mất khi mọi người bận rộn

Cấu trúc này không đòi hỏi một bộ phận nhân sự lớn. Nó chỉ cần sự nhất quán.

Bắt đầu nhỏ và cải thiện dần

Nhà sáng lập không cần triển khai ngay một chương trình đào tạo hoàn chỉnh. Cách tốt hơn là bắt đầu với vài thói quen quan trọng rồi mở rộng khi công ty lớn dần.

Một kế hoạch triển khai thực tế có thể bao gồm:

• một buổi phản hồi định kỳ
• một tài nguyên học tập cho mỗi thành viên mỗi tháng
• một buổi thảo luận cải tiến quy trình mỗi quý
• một mục tiêu kỹ năng được ghi nhận cho từng vai trò

Theo thời gian, những thói quen nhỏ này sẽ cộng dồn thành một đội ngũ mạnh hơn và một doanh nghiệp có năng lực hơn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả các nỗ lực phát triển có thiện chí cũng có thể thất bại nếu cấu trúc yếu.

Hãy tránh những sai lầm phổ biến sau:

• chờ đến đánh giá thường niên mới nói về hiệu suất
• giao đào tạo mà không có mục tiêu kinh doanh rõ ràng
• đưa phản hồi quá chung chung để có thể hành động
• xem phát triển là tùy chọn đối với tất cả mọi người trừ nhân sự xuất sắc nhất
• thu thập tài liệu đào tạo nhưng không dành thời gian để áp dụng
• cho rằng một khóa học hoặc hội thảo là đủ để giải quyết một khoảng trống kỹ năng lặp lại

Nếu kế hoạch phát triển không gắn với công việc thực tế, nó sẽ không tạo ra cải thiện thực sự.

Kết luận

Phát triển chuyên môn là một trong những khoản đầu tư có tỷ suất sinh lời cao nhất mà một startup có thể thực hiện. Nó cải thiện hiệu suất, củng cố văn hóa và giúp doanh nghiệp mở rộng mà không phụ thuộc vào một vài người đang quá tải.

Bằng cách kết hợp cố vấn thường xuyên, nguồn học tập chi phí hợp lý và sự thống nhất rõ ràng về mục tiêu, các nhà sáng lập có thể xây dựng một đội ngũ phát triển cùng công ty thay vì bị tụt lại phía sau.

Đối với một startup, đó không chỉ là điều “nên có”. Đó là một lợi thế thực tế.