4 thói quen vào Chủ nhật mà mọi nhà sáng lập nên áp dụng để chuẩn bị cho tuần mới

Tối Chủ nhật có thể là một bước ngoặt đối với các nhà sáng lập. Đây là thời điểm mà nhịp độ của tuần làm việc vẫn còn rất rõ trong đầu bạn, nhưng bạn cũng đủ khoảng cách để suy nghĩ rõ ràng về những gì cần diễn ra tiếp theo. Nếu không có một thói quen đơn giản, thứ Hai có thể đến cùng với một đống việc khẩn cấp, email chưa trả lời và căng thẳng không đáng có.

Một quy trình “reset” vào Chủ nhật không cần phải phức tạp. Thực tế, những thói quen hiệu quả nhất thường đơn giản, dễ lặp lại và tập trung vào những khu vực quan trọng nhất: ưu tiên, chuẩn bị, năng lượng cá nhân và tuân thủ doanh nghiệp. Khi bạn dùng Chủ nhật để sắp xếp lại mọi thứ, bạn bắt đầu tuần mới với sự tập trung tốt hơn và ít bất ngờ hơn.

Đối với doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ, sự chuẩn bị như vậy có thể tạo ra khác biệt giữa việc phản ứng suốt cả tuần và dẫn dắt mọi việc một cách có chủ đích.

Vì sao việc lập kế hoạch vào Chủ nhật lại quan trọng đối với nhà sáng lập

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng năng suất là làm việc nhiều giờ hơn. Trên thực tế, năng suất thường đến từ việc giảm ma sát. Mỗi quyết định bạn đưa ra trước đều giúp tiết kiệm thời gian sau này. Mỗi nhiệm vụ bạn làm rõ vào Chủ nhật là bớt đi một việc tranh giành sự chú ý của bạn vào sáng thứ Hai.

Điều đó càng quan trọng hơn khi bạn đang điều hành một công ty. Nhà sáng lập không chỉ quản lý lịch làm việc và hộp thư đến. Họ còn theo dõi hạn chót, nhu cầu của khách hàng, quan hệ với nhà cung cấp, thuế, hồ sơ nộp và các trách nhiệm tuân thủ. Càng có nhiều đầu việc trong doanh nghiệp, giá trị của một buổi “reset” hằng tuần càng lớn.

Lập kế hoạch vào Chủ nhật giúp bạn:

• Bắt đầu tuần với các ưu tiên rõ ràng
• Giảm mệt mỏi vì phải ra quyết định vào sáng thứ Hai
• Dành thời gian cho những công việc có giá trị cao
• Đi trước các nhiệm vụ hành chính và tuân thủ
• Tạo sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân

Nếu bạn muốn một ngày thứ Hai mạnh mẽ hơn, công việc đó bắt đầu trước khi thứ Hai đến.

1. Xem lại tuần của bạn và đặt ra ba ưu tiên thực sự

Thói quen đầu tiên rất đơn giản: nhìn vào tuần sắp tới và quyết định điều gì thực sự quan trọng.

Đừng xây một danh sách việc khổng lồ cố gắng bao quát mọi thứ. Cách đó thường tạo ra áp lực thay vì tiến triển. Thay vào đó, hãy xác định ba ưu tiên có tác động lớn nhất nếu bạn hoàn thành chúng. Những ưu tiên này có thể gồm:

• Chốt một cơ hội bán hàng
• Hoàn thiện một đầu việc cho khách hàng
• Chuẩn bị ra mắt sản phẩm
• Nộp một tài liệu doanh nghiệp
• Theo dõi một hạn chót pháp lý hoặc tuân thủ

Một danh sách ngắn buộc bạn phải rõ ràng. Nó giúp bạn tập trung vào kết quả thay vì chỉ chăm chăm vào hoạt động. Nếu mọi thứ đều gấp, thì chẳng có gì được làm tốt. Ba mục tiêu quan trọng sẽ tạo cấu trúc cho cả tuần mà không làm bạn quá tải.

Một buổi xem lại tốt vào Chủ nhật cũng nên bao gồm việc rà nhanh các cuộc họp, hạn chót và lịch di chuyển. Nếu có xung đột, hãy giải quyết ngay bây giờ thay vì đến chiều thứ Hai mới phát hiện ra.

Một cách thực tế để làm điều đó

Hãy dành 15 phút để xem lại và trả lời các câu hỏi sau:

1. Tuần này việc gì bắt buộc phải hoàn thành?
2. Việc gì có thể để sang tuần sau?
3. Kết quả quan trọng nhất tôi cần có trước thứ Sáu là gì?
4. Điều gì có thể làm gián đoạn lịch làm việc của tôi nếu tôi không chuẩn bị từ bây giờ?

Hãy ghi các câu trả lời ra. Một kế hoạch viết tay hoặc ghi chép đơn giản thường hiệu quả hơn việc giữ tất cả trong đầu.

2. Xử lý công việc hành chính trước khi nó tích tụ

Nhà sáng lập thường mạnh nhất khi đang xây dựng, bán hàng hoặc giải quyết vấn đề. Công việc hành chính thường bị gác sang một bên cho đến khi trở thành gánh nặng.

Chủ nhật là thời điểm tốt để làm mới phần việc tồn đọng đó trước khi nó tràn vào tuần làm việc.

Hãy xem qua những việc dễ bị trì hoãn trong các ngày bận rộn:

• Theo dõi email còn dang dở
• Hóa đơn và thanh toán
• Lời mời trên lịch
• Ghi nhận chi phí
• Tin nhắn từ khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Ký tài liệu
• Nhắc lịch nộp hồ sơ

Mục tiêu không phải là hoàn thành tất cả. Mục tiêu là dọn bớt sự lộn xộn. Chỉ cần 20 đến 30 phút dọn công việc hành chính cũng có thể khiến ngày thứ Hai của bạn nhẹ nhàng hơn rất nhiều.

Với chủ doanh nghiệp, bước này đặc biệt quan trọng đối với các trách nhiệm liên quan đến tuân thủ. Nếu công ty của bạn có báo cáo thường niên, nghĩa vụ đại diện pháp lý, hồ sơ cấp bang hoặc các hạn chót khác, hãy giữ chúng ở trạng thái hiển thị và có tổ chức. Việc bỏ lỡ hồ sơ có thể gây căng thẳng không cần thiết và trong một số trường hợp còn khiến doanh nghiệp gặp rủi ro.

Đây là lúc một hệ thống hỗ trợ đáng tin cậy trở nên quan trọng. Zenind giúp doanh nhân theo dõi các nhu cầu quan trọng về thành lập và tuân thủ, để họ dành ít thời gian hơn cho giấy tờ và nhiều thời gian hơn cho tăng trưởng kinh doanh.

3. Chuẩn bị cho tuần làm việc cả về thể chất lẫn kỹ thuật số

Một tuần làm việc hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào danh sách việc cần làm tốt. Nó còn phụ thuộc vào việc môi trường của bạn có sẵn sàng hỗ trợ bạn hay không.

Vào Chủ nhật, hãy dành vài phút để chuẩn bị cả không gian vật lý và không gian làm việc số của bạn.

Chuẩn bị vật lý

• Sắp xếp túi hoặc tài liệu làm việc
• Chọn trang phục cho vài ngày đầu tuần
• Bổ sung đồ dùng văn phòng
• Dọn bàn làm việc hoặc không gian làm việc
• Nạp sẵn những thứ khiến buổi sáng của bạn chậm lại

Chuẩn bị kỹ thuật số

• Sắp xếp các tab và tệp đang mở
• Đưa tài liệu quan trọng vào một thư mục
• Cập nhật trình quản lý nhiệm vụ
• Lưu trữ các mục đã hoàn thành
• Đảm bảo bạn có thể truy cập các liên hệ và mật khẩu quan trọng

Những hành động nhỏ này giảm bớt ma sát ở mức thấp. Chúng giúp bạn bắt đầu thứ Hai với đà tiến thay vì cuống cuồng tìm những thứ cơ bản.

Nếu bạn làm việc tại nhà, một không gian gọn gàng cũng quan trọng như một văn phòng ngăn nắp. Chỉ cần vài phút chuẩn bị cũng có thể giúp não bộ chuyển sang chế độ làm việc nhanh hơn.

4. Đặt một điều đáng mong đợi vào lịch

Một tuần hiệu quả không nên có cảm giác như đang đi trong đường hầm. Một trong những cách tốt nhất để duy trì sự cân bằng là lên lịch cho một điều gì đó thú vị trước khi tuần mới bắt đầu.

Điều đó có thể là:

• Ăn tối cùng gia đình
• Một buổi tập thể dục
• Uống cà phê với bạn bè
• Một buổi đi bộ ngắn sau giờ làm
• Một sở thích hoặc dự án sáng tạo
• Một buổi tối yên tĩnh không có màn hình

Nhà sáng lập thường dồn toàn bộ năng lượng cho doanh nghiệp và không để lại gì cho việc phục hồi. Đó là con đường nhanh dẫn đến kiệt sức. Việc lên kế hoạch cho một điều để mong đợi sẽ tạo ra nhịp sống lành mạnh hơn. Nó cho bạn một mốc kết thúc trong tuần và nhắc bạn rằng công việc chỉ là một phần của cuộc sống.

Điều này quan trọng vì chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn khi đã được nghỉ ngơi. Bạn không cần một lịch giao lưu dày đặc. Bạn chỉ cần một hoặc hai khoảnh khắc có chủ đích để giúp mình tái tạo năng lượng.

Thói quen bổ sung: Kiểm tra tuân thủ trước khi nó trở nên khẩn cấp

Nếu bạn sở hữu một công ty, Chủ nhật cũng là thời điểm hợp lý để kiểm tra xem có vấn đề tuân thủ kinh doanh nào sắp đến hạn hay không.

Điều đó có thể bao gồm:

• Hạn chót nộp hồ sơ cấp bang
• Yêu cầu báo cáo thường niên
• Cập nhật thông tin đại diện pháp lý
• Sắp xếp tài liệu doanh nghiệp
• Các nhiệm vụ duy trì pháp nhân

Những việc này rất dễ bị bỏ qua khi chúng chưa khẩn cấp, và đó chính là lý do chúng xứng đáng có một lượt rà soát hằng tuần. Chỉ một lần kiểm tra nhỏ ngay bây giờ có thể ngăn chặn một vấn đề lớn hơn nhiều sau này.

Nhiều nhà sáng lập đợi đến khi nhận được nhắc nhở từ bang hoặc khi hạn chót đã cận kề. Cách làm tốt hơn là đưa tuân thủ vào thói quen của bạn. Nhờ vậy, doanh nghiệp của bạn vẫn ở trạng thái tốt mà không biến mỗi lần nộp hồ sơ thành một cuộc chạy nước rút vào phút chót.

Zenind hỗ trợ doanh nhân với các dịch vụ thành lập và tuân thủ doanh nghiệp được thiết kế để giúp những trách nhiệm này dễ quản lý hơn. Khi phần hành chính của doanh nghiệp được kiểm soát, bạn có thể tập trung vào tăng trưởng.

Một quy trình “reset” đơn giản vào Chủ nhật cho các nhà sáng lập bận rộn

Nếu bạn muốn một cấu trúc dễ áp dụng, hãy dùng trình tự này:

1. Xem lại lịch và các ưu tiên hàng đầu của bạn.
2. Xử lý những công việc hành chính quan trọng nhất.
3. Chuẩn bị không gian làm việc, túi đồ và tệp kỹ thuật số.
4. Kiểm tra các hạn chót về tuân thủ hoặc hồ sơ nộp.
5. Lên lịch một hoạt động cá nhân để giữ cân bằng.

Quy trình này không cần chiếm cả buổi tối. Trong nhiều trường hợp, 30 đến 60 phút là đủ để tạo ra một thay đổi đáng kể trong cách bắt đầu tuần.

Điều quan trọng là tính nhất quán. Một thói quen nhỏ được lặp lại mỗi tuần sẽ hiệu quả hơn một kế hoạch phức tạp mà bạn bỏ dở sau hai Chủ nhật.

Làm cho thứ Hai dễ dàng hơn bằng cách bắt đầu từ Chủ nhật

Một ngày thứ Hai tốt hiếm khi đến một cách ngẫu nhiên. Nó thường là kết quả của một buổi “reset” rõ ràng vào Chủ nhật.

Khi bạn xác định ưu tiên, xử lý công việc hành chính, chuẩn bị môi trường làm việc, bảo vệ thời gian cá nhân và đi trước các yêu cầu tuân thủ, bạn tạo cho mình một lợi thế thực sự. Bạn bắt đầu tuần mới với sự kiểm soát thay vì hỗn loạn.

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, đó không chỉ là một mẹo tăng năng suất. Đó là một hệ điều hành tốt hơn cho doanh nghiệp.

Hãy dùng Chủ nhật để chuẩn bị chu đáo, và phần còn lại của tuần sẽ dễ quản lý hơn.