Lược sử ngắn gọn về thuế ở Hoa Kỳ và những điều chủ doanh nghiệp mới cần biết

Thuế xuất hiện trước cả nước Mỹ hiện đại, và từ lâu đã định hình cách doanh nghiệp vận hành. Từ những cuộc phản đối thời thuộc địa đối với các khoản thu bất công đến hệ thống quy định liên bang, tiểu bang và địa phương phức tạp ngày nay, hệ thống thuế đã phát triển song hành với chính nền kinh tế.

Đối với các nhà sáng lập mới, lịch sử đó rất đáng quan tâm. Hiểu thuế ở Hoa Kỳ bắt nguồn từ đâu sẽ giúp giải thích vì sao chủ doanh nghiệp phải xử lý thuế thu nhập, thuế tiền lương, thuế bán hàng, các khoản thanh toán tạm tính và hạn nộp hồ sơ hằng năm. Điều này cũng giúp làm rõ vì sao việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp, ghi sổ kế toán và lập kế hoạch tuân thủ lại quan trọng đến vậy khi bắt đầu một công ty.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, hệ thống thuế không chỉ là phần nền phía sau. Nó ảnh hưởng đến cách bạn tự trả lương cho mình, cách bạn theo dõi chi phí, những biểu mẫu bạn phải nộp và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp phải gánh chịu nếu bỏ lỡ hạn chót. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng nền tảng vững chắc, và một phần của nền tảng đó là hiểu rõ các nghĩa vụ thuế đi kèm với quyền sở hữu doanh nghiệp.

Vì sao lịch sử thuế ở Hoa Kỳ vẫn quan trọng ngày nay

Chính sách thuế ở Hoa Kỳ không tự nhiên xuất hiện. Nó được hình thành để đáp ứng chiến tranh, tăng trưởng kinh tế, sự phản đối của công chúng và những thay đổi trong cách người Mỹ kiếm tiền. Nhiều quy định mà chủ doanh nghiệp xử lý ngày nay đã được định hình bởi những áp lực đó.

Lịch sử ấy giải thích một số đặc điểm của hệ thống hiện đại:

• Chính phủ liên bang dựa vào nhiều loại thuế thay vì một loại thuế duy nhất.
• Các tiểu bang và chính quyền địa phương cũng thu thuế, tạo thêm một lớp tuân thủ nữa.
• Gánh nặng thuế thường phụ thuộc vào việc doanh nghiệp là hộ kinh doanh cá thể, công ty hợp danh, LLC, S corporation hay C corporation.
• Doanh nghiệp thường phải theo dõi thuế trong suốt cả năm, không chỉ vào lúc nộp hồ sơ.

Một nhà sáng lập hiểu hệ thống sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn để đưa ra quyết định đúng ngay từ đầu.

Thuế ở Mỹ thời kỳ đầu: Từ thuộc địa đến Cách mạng

Trước khi Hoa Kỳ giành độc lập, các thuộc địa Mỹ bị Anh đánh thuế. Đây là một trong những nguyên nhân chính khiến căng thẳng giữa người dân thuộc địa và Hoàng gia gia tăng.

Các khoản thuế của Anh trên giấy, chè, thủy tinh và nhiều hàng hóa khác bị phản đối mạnh mẽ vì người dân thuộc địa hầu như không có đại diện chính trị. Xung đột đó đã dẫn đến ý tưởng nổi tiếng: “không có đại diện thì không đánh thuế”.

Vấn đề không chỉ nằm ở việc có thuế. Mấu chốt là người dân thuộc địa không có tiếng nói thực chất trong việc các khoản thuế đó được áp đặt hay sử dụng như thế nào. Sự phản kháng ban đầu này đã ảnh hưởng đến cách người Mỹ suy nghĩ về công bằng, sự đồng thuận và quyền lực của chính phủ.

Đối với chủ doanh nghiệp ngày nay, bài học là gián tiếp nhưng rất quan trọng: chính sách thuế từ lâu đã gắn với cách phân bổ quyền lực kinh tế. Trong một công ty hiện đại, điều đó có nghĩa là các quyết định về thuế ảnh hưởng đến chủ sở hữu, nhân viên, khách hàng và cả thị trường rộng lớn hơn.

Nước cộng hòa non trẻ và nguồn thu liên bang

Sau khi giành độc lập, chính phủ mới cần một cách ổn định để trả nợ và vận hành. Nguồn thu liên bang ban đầu chủ yếu đến từ thuế quan và thuế tiêu thụ đặc biệt thay vì thuế thu nhập diện rộng.

Thuế quan là thuế đánh lên hàng hóa nhập khẩu. Thuế tiêu thụ đặc biệt là thuế áp lên những sản phẩm cụ thể. Các nguồn thu này phù hợp với một quốc gia non trẻ chưa có hệ thống hành chính đủ mạnh cho thuế thu nhập hiện đại.

Cấu trúc ban đầu này quan trọng vì nó góp phần định hình xu hướng của Hoa Kỳ đối với nhiều nguồn thu khác nhau. Ngay cả bây giờ, doanh nghiệp vẫn có thể phải chịu thuế ở nhiều cấp độ khác nhau tùy theo mặt hàng bán ra, nơi hoạt động và cách tổ chức pháp lý.

Nội chiến và thuế thu nhập liên bang đầu tiên

Nội chiến đã thay đổi mọi thứ. Chính phủ liên bang cần số tiền lớn hơn rất nhiều so với những gì thuế quan và thuế tiêu thụ đặc biệt có thể mang lại một cách đáng tin cậy. Để đáp ứng nhu cầu đó, Quốc hội đã ban hành thuế thu nhập liên bang đầu tiên vào năm 1861.

Đây là một bước ngoặt. Thuế thu nhập đưa ra ý tưởng rằng cá nhân và doanh nghiệp có thể bị đánh thuế dựa trên số tiền họ kiếm được, chứ không chỉ dựa trên những gì họ mua.

Mặc dù thuế thu nhập giai đoạn đầu còn hạn chế và chỉ mang tính tạm thời, nó đã tạo ra một mô hình sau này trở thành trung tâm của hệ thống thuế liên bang. Với chủ doanh nghiệp hiện đại, đây là nơi ý tưởng đánh thuế dựa trên thu nhập bắt đầu trở nên thực tế.

Tu chính án thứ 16 và thuế thu nhập hiện đại

Thuế thu nhập liên bang hiện đại trở thành vĩnh viễn sau khi Tu chính án thứ 16 được phê chuẩn vào năm 1913. Tu chính án này trao cho Quốc hội quyền đánh thuế thu nhập mà không cần phân bổ theo các tiểu bang.

Sự thay đổi đó đã biến đổi hệ thống thuế ở Hoa Kỳ. Nó cho phép chính phủ liên bang xây dựng cấu trúc thuế thu nhập mà các chủ doanh nghiệp biết đến ngày nay.

Từ thời điểm đó trở đi, việc đánh thuế doanh nghiệp trở nên chính thức hơn và phức tạp hơn. Chính phủ giờ đây có thể thu thuế trên tiền lương, lợi nhuận và các dạng thu nhập khác trên quy mô lớn hơn nhiều.

Đối với doanh nhân, đây là một trong những lý do lớn nhất khiến cấu trúc doanh nghiệp trở nên quan trọng. Loại hình pháp lý của bạn quyết định thu nhập đi qua hệ thống thuế như thế nào và bạn phải lưu giữ bao nhiêu giấy tờ.

Những loại thuế quan trọng nhất đối với chủ doanh nghiệp

Các nhà sáng lập hiện đại không cần phải ghi nhớ mọi chi tiết lịch sử, nhưng họ cần hiểu những loại thuế chính ảnh hưởng đến doanh nghiệp mới.

1. Thuế thu nhập liên bang

Doanh nghiệp có thể phải nộp thuế thu nhập liên bang tùy theo loại hình pháp lý.

• Chủ hộ kinh doanh cá thể và nhiều LLC khai báo thu nhập kinh doanh trên tờ khai cá nhân.
• Các công ty hợp danh thường chuyển thu nhập cho các thành viên góp vốn.
• C corporation nộp thuế thu nhập liên bang ở cấp độ doanh nghiệp.
• S corporation thường chuyển thu nhập cho cổ đông, nhưng vẫn có nghĩa vụ nộp hồ sơ.

Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào cách bạn dự định vận hành, tăng trưởng và phân phối lợi nhuận.

2. Thuế tự doanh

Nếu bạn là người tự kinh doanh, bạn có thể phải nộp thuế tự doanh trên khoản thu nhập của mình. Đây là cách thu các khoản đóng góp cho Social Security và Medicare đối với những người không nhận lương theo kiểu truyền thống.

Nhiều nhà sáng lập mới bất ngờ vì loại thuế này, bởi họ tập trung vào doanh thu mà quên mất các nghĩa vụ thuế ở cấp độ chủ sở hữu. Nếu bạn đang làm việc cho chính doanh nghiệp của mình, nghĩa vụ thuế của bạn có thể rất khác so với một nhân viên hưởng lương.

3. Thuế tiền lương

Nếu doanh nghiệp của bạn thuê nhân viên, thuế tiền lương trở thành một trách nhiệm cốt lõi. Bạn phải khấu trừ và nộp lại một số khoản nhất định, và bạn cũng có thể phải đóng phần thuế của người sử dụng lao động.

Tuân thủ thuế tiền lương là một trong những lĩnh vực dễ sai nhất đối với doanh nghiệp mới. Hạn chót quan trọng, hồ sơ quan trọng, và việc phân loại người lao động cũng quan trọng.

4. Thuế bán hàng

Tùy thuộc vào sản phẩm bạn bán và nơi bạn hoạt động, doanh nghiệp của bạn có thể phải thu và nộp thuế bán hàng.

Quy định về thuế bán hàng thay đổi theo từng tiểu bang và đôi khi theo từng địa phương. Các quy tắc nexus cũng có thể quyết định nơi bạn phải đăng ký và thu thuế.

Điều này đặc biệt quan trọng với các thương hiệu thương mại điện tử và doanh nghiệp từ xa, nơi nghĩa vụ thuế có thể phát sinh ở nhiều tiểu bang.

5. Thuế tiêu thụ đặc biệt và các loại thuế theo ngành

Một số doanh nghiệp phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc các loại thuế chuyên biệt khác gắn với hàng hóa hoặc hoạt động cụ thể. Những loại thuế này không áp dụng cho mọi doanh nghiệp, nhưng có thể xuất hiện trong các ngành được quản lý chặt hoặc trên một số giao dịch nhất định.

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong một lĩnh vực chuyên biệt, việc lập kế hoạch thuế nên bắt đầu sớm.

Loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến thuế như thế nào

Một trong những quyết định quan trọng nhất của nhà sáng lập là chọn loại hình doanh nghiệp. Quyết định đó ảnh hưởng đến bảo vệ trách nhiệm pháp lý, thủ tục quản trị và thuế.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn là lựa chọn phổ biến của các chủ doanh nghiệp nhỏ vì tính linh hoạt. Theo mặc định, LLC thường bị đánh thuế như một thực thể chuyển tiếp, nhưng trong một số trường hợp có thể chọn cách xử lý thuế khác.

S Corporation

S corporation không phải là một loại hình doanh nghiệp riêng theo nghĩa thông thường, mà là một lựa chọn về thuế. Một số doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng cấu trúc này để quản lý cách lợi nhuận bị đánh thuế và phân phối.

C Corporation

C corporation bị đánh thuế tách biệt với chủ sở hữu. Cấu trúc này có thể phù hợp với doanh nghiệp muốn tái đầu tư lợi nhuận, huy động vốn hoặc mở rộng mạnh mẽ.

Cách xử lý thuế bạn chọn nên phục vụ mục tiêu kinh doanh của bạn, không chỉ sở thích ngắn hạn. Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập doanh nghiệp với cái nhìn rõ ràng về các trách nhiệm tuân thủ đi kèm.

Những thách thức thuế mà nhiều nhà sáng lập mới bỏ sót

Khởi nghiệp rất thú vị, nhưng tuân thủ thuế có thể nhanh chóng trở nên phức tạp. Những sai lầm phổ biến nhất thường là những lỗi đơn giản:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí doanh nghiệp.
• Bỏ lỡ các khoản thanh toán thuế tạm tính.
• Không đăng ký tài khoản thuế tiểu bang khi cần thiết.
• Phân loại sai người lao động là nhà thầu độc lập hoặc nhân viên.
• Bỏ qua hạn nộp hồ sơ hằng năm.
• Không tổ chức hồ sơ một cách nhất quán trong suốt cả năm.

Những sai lầm này rất tốn kém vì chúng cộng dồn theo thời gian. Một hồ sơ nộp muộn có thể dẫn đến tiền phạt, trong khi sổ sách lộn xộn có thể gây ra vấn đề khi kiểm toán, khi làm việc với bên cho vay hoặc khi thẩm định của nhà đầu tư.

Vì sao kế toán sổ sách là một chiến lược thuế

Kế toán sổ sách tốt không chỉ là giữ hồ sơ gọn gàng. Đó còn là một chiến lược thuế.

Khi sổ sách của bạn được tổ chức tốt, bạn có thể:

• Theo dõi chi phí được khấu trừ một cách chính xác.
• Chuẩn bị tờ khai thuế hiệu quả hơn.
• Ước tính các khoản thanh toán theo quý với độ tin cậy cao hơn.
• Bảo vệ số liệu của mình nếu sau này có thắc mắc.
• Đưa ra quyết định tốt hơn về tuyển dụng, định giá và mở rộng.

Một nhà sáng lập coi kế toán sổ sách là chức năng vận hành cốt lõi sẽ ít bất ngờ hơn khi mùa thuế đến.

Thuế tạm tính và lập kế hoạch theo quý

Nhiều chủ doanh nghiệp không thể chờ đến tháng 4 mới nghĩ về thuế. Tùy theo cách tạo ra thu nhập, bạn có thể phải thực hiện các khoản thanh toán thuế tạm tính trong năm.

Lập kế hoạch theo quý giúp bạn tránh các vấn đề do nộp thiếu và cho bạn cái nhìn thực tế hơn về dòng tiền. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có doanh thu biến động, nhu cầu theo mùa hoặc tăng trưởng nhanh.

Một thói quen đơn giản có thể hữu ích:

• Rà soát doanh thu và chi phí hằng tháng.
• Trích riêng quỹ thuế từ mỗi khoản thanh toán nhận được.
• Đối chiếu tài khoản thường xuyên.
• Xác nhận hạn nộp hồ sơ trước khi đến hạn.

Kỷ luật đó có thể giảm căng thẳng và cải thiện sự ổn định tài chính.

Tuân thủ thuế cho doanh nghiệp từ xa và đa tiểu bang

Sự phát triển của làm việc từ xa và thương mại trực tuyến đã khiến việc tuân thủ thuế trở nên phức tạp hơn. Một doanh nghiệp có thể được thành lập ở một tiểu bang, hoạt động ở tiểu bang khác, bán hàng trên toàn quốc và thuê nhân sự ở nhiều khu vực pháp lý khác nhau.

Điều đó đặt ra các câu hỏi về đăng ký, khấu trừ, nexus và báo cáo. Một công ty phục vụ khách hàng trực tuyến có thể cần hiểu nghĩa vụ thuế bán hàng ở hơn một tiểu bang. Một nhà sáng lập có nhân viên từ xa có thể phải đối mặt với yêu cầu về thuế tiền lương ở nhiều nơi.

Không có câu trả lời áp dụng cho mọi trường hợp. Cách tiếp cận đúng phụ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp và các tiểu bang liên quan.

Xây dựng một doanh nghiệp sẵn sàng về thuế ngay từ ngày đầu

Thời điểm tốt nhất để nghĩ về thuế là trước khi vấn đề phát sinh. Một doanh nghiệp sẵn sàng về thuế được xây dựng trên một vài thói quen cơ bản:

• Chọn đúng cấu trúc pháp lý.
• Tách biệt ngay lập tức tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp.
• Duy trì sổ sách có tổ chức ngay từ đầu.
• Hiểu các nghĩa vụ liên bang, tiểu bang và địa phương của bạn.
• Rà soát lịch tuân thủ thường xuyên.
• Tìm hỗ trợ chuyên môn khi cấu trúc trở nên phức tạp hơn.

Những bước này không loại bỏ thuế, nhưng giúp việc quản lý thuế trở nên khả thi hơn.

Kết luận

Lịch sử thuế ở Hoa Kỳ cho thấy một quy luật rõ ràng: khi nền kinh tế thay đổi, hệ thống thuế cũng thay đổi theo. Đó là lý do các nhà sáng lập không thể xem thuế như chuyện phụ. Cấu trúc bạn chọn, hồ sơ bạn lưu giữ và các hạn chót bạn theo dõi đều tác động đến sức khỏe tài chính của công ty.

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp, hãy tập trung xây dựng nền tảng sạch sẽ ngay từ đầu. Càng tổ chức tốt thực thể pháp lý, hồ sơ và quy trình tuân thủ từ sớm, bạn càng dễ phát triển với sự tự tin.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp với cấu trúc họ cần để tiến lên. Một nền tảng vững chắc hôm nay có thể ngăn ngừa những vấn đề thuế và tuân thủ có thể tránh được vào ngày mai.