Bảng thuật ngữ kinh doanh và doanh nghiệp cho việc thành lập công ty tại Hoa Kỳ

Bắt đầu một công ty đồng nghĩa với việc bạn phải học một ngôn ngữ mới. Ngoài ý tưởng sản phẩm, thu hút khách hàng và chiến lược gọi vốn, các nhà sáng lập còn phải hiểu các thuật ngữ liên quan đến thành lập pháp nhân, quản trị, tuân thủ và thuế. Càng sớm nắm vững những thuật ngữ này, bạn càng dễ đưa ra quyết định đúng đắn và giữ cho doanh nghiệp của mình ở trạng thái tuân thủ tốt.

Bảng thuật ngữ này được thiết kế cho các doanh nhân, chủ doanh nghiệp nhỏ và nhà sáng lập nước ngoài đang thành lập công ty tại Hoa Kỳ. Nội dung giải thích những thuật ngữ kinh doanh và doanh nghiệp phổ biến nhất bằng tiếng Anh đơn giản, tập trung vào các khái niệm quan trọng trong quá trình thành lập và tuân thủ liên tục.

Vì sao thuật ngữ kinh doanh quan trọng

Thành lập doanh nghiệp không chỉ là thủ tục giấy tờ. Cấu trúc bạn chọn ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, thuế, quyền sở hữu, hồ sơ nộp hằng năm và mức độ dễ dàng khi huy động vốn hoặc kết nạp đối tác. Chỉ cần hiểu sai một thuật ngữ cũng có thể dẫn đến những sai sót có thể tránh được, bao gồm:

• Chọn sai loại pháp nhân
• Nộp hồ sơ thành lập không đầy đủ hoặc không nhất quán
• Bỏ sót nghĩa vụ nộp báo cáo hằng năm và thuế
• Hiểu sai quyền sở hữu hoặc quyền biểu quyết
• Bỏ lỡ thời hạn tuân thủ có thể khiến công ty gặp rủi ro

Nắm rõ thuật ngữ giúp bạn đi nhanh hơn và giảm thiểu rủi ro. Điều đó cũng giúp bạn dễ làm việc hơn với luật sư, kế toán, registered agent và các dịch vụ thành lập như Zenind.

Các thuật ngữ cốt lõi về thành lập

Entity

Entity là một cấu trúc kinh doanh được pháp luật công nhận, chẳng hạn như corporation, LLC hoặc partnership. Trong nhiều bối cảnh pháp lý và thuế, entity tách biệt với các chủ sở hữu cá nhân.

Incorporation

Incorporation là quá trình thành lập một corporation bằng cách nộp các tài liệu thành lập bắt buộc cho tiểu bang. Sau khi được chấp thuận, corporation trở thành một pháp nhân riêng biệt.

LLC

LLC, hay limited liability company, là một cấu trúc kinh doanh linh hoạt, kết hợp giữa bảo vệ trách nhiệm hữu hạn với cơ chế quản lý và xử lý thuế đơn giản hơn corporation trong nhiều trường hợp.

Corporation

Corporation là một pháp nhân riêng biệt do các shareholder sở hữu. Mô hình này có cấu trúc quản trị chính thức hơn LLC và thường được lựa chọn bởi các doanh nghiệp có kế hoạch huy động vốn hoặc phát hành cổ phần.

Certificate of Incorporation

Đây là tài liệu thành lập được nộp cho tiểu bang để tạo ra một corporation. Tài liệu này thường bao gồm tên công ty, registered agent, cấu trúc cổ phần và các thông tin bắt buộc khác.

Articles of Organization

Đây là tài liệu thành lập được dùng để tạo LLC ở nhiều tiểu bang. Một số tiểu bang dùng tên gọi khác, nhưng mục đích vẫn giống nhau: thiết lập LLC với tiểu bang.

Registered Agent

Registered agent là cá nhân hoặc dịch vụ được chỉ định để nhận thư từ pháp lý và thư từ chính thức của cơ quan chính phủ thay mặt cho công ty.

Business Address

Business address là địa chỉ thư từ hoặc địa chỉ hoạt động chính thức của công ty. Một số hồ sơ yêu cầu địa chỉ thực tế, trong khi số khác có thể chấp nhận địa chỉ thư từ.

Formation State

Formation state là tiểu bang nơi công ty được thành lập hợp pháp. Nhiều nhà sáng lập chọn thành lập tại tiểu bang nơi họ cư trú, trong khi những người khác chọn một tiểu bang khác dựa trên các cân nhắc về thuế, pháp lý hoặc hành chính.

Các thuật ngữ về sở hữu và vốn

Shareholder

Shareholder là chủ sở hữu của một corporation. Shareholder nắm giữ cổ phần và có thể có quyền biểu quyết, quyền kinh tế hoặc cả hai.

Member

Member là chủ sở hữu của một LLC. Tùy theo operating agreement, các member có thể trực tiếp quản lý công ty hoặc bổ nhiệm manager.

Stock

Stock đại diện cho quyền sở hữu trong một corporation. Mỗi cổ phần có thể mang quyền kinh tế, quyền biểu quyết hoặc các quyền ưu tiên đặc biệt tùy theo cấu trúc của công ty.

Authorized Shares

Authorized shares là số cổ phần tối đa mà một corporation được phép phát hành theo các tài liệu thành lập.

Issued Shares

Issued shares là số cổ phần thực tế đã được cấp cho shareholder.

Outstanding Shares

Outstanding shares là các issued shares hiện đang do shareholder nắm giữ và chưa bị công ty mua lại hoặc hủy bỏ.

Par Value

Par value là giá trị danh nghĩa được gán cho một cổ phần. Giá trị này thường được đặt rất thấp và có thể ảnh hưởng đến một số cách tính hồ sơ nộp của tiểu bang.

Equity

Equity là quyền sở hữu trong một công ty. Nó phản ánh giá trị sở hữu sau khi đã trừ đi các khoản nợ phải trả.

Capitalization Table

Capitalization table, hay cap table, là hồ sơ ghi nhận ai sở hữu gì trong công ty, bao gồm cổ phần, quyền chọn và các quyền lợi vốn khác.

Ownership Percentage

Ownership percentage cho biết một chủ sở hữu nắm giữ bao nhiêu phần trăm công ty so với toàn bộ cấu trúc vốn.

Các thuật ngữ về quản trị

Bylaws

Bylaws là các quy tắc nội bộ điều hành hoạt động của một corporation. Chúng bao gồm họp hành, vai trò của officer, biểu quyết và các quy trình quản trị khác.

Operating Agreement

Operating agreement là tài liệu quản trị nội bộ của một LLC. Tài liệu này xác định quyền sở hữu, quản lý, biểu quyết, phân phối lợi nhuận và các quy tắc quan trọng khác.

Director

Director là người tham gia board of directors của một corporation và giúp giám sát các quyết định và quản trị quan trọng của công ty.

Officer

Officer là người được bổ nhiệm để điều hành hoạt động hằng ngày của corporation, chẳng hạn như president, secretary hoặc treasurer.

Board of Directors

Board of directors là cơ quan quản trị chịu trách nhiệm giám sát chiến lược của một corporation.

Shareholder Meeting

Shareholder meeting là cuộc họp chính thức trong đó shareholder biểu quyết các vấn đề quan trọng của công ty.

Annual Meeting

Annual meeting là cuộc họp định kỳ dùng để xem xét hoạt động của corporation, bầu director và phê duyệt các hành động quan trọng.

Minutes

Minutes là biên bản ghi lại nội dung đã diễn ra trong một cuộc họp. Chúng giúp ghi nhận các quyết định chính thức và hành động của doanh nghiệp.

Resolution

Resolution là quyết định chính thức bằng văn bản do board, shareholder hoặc member thông qua.

Amendment

Amendment là bản cập nhật chính thức đối với một hồ sơ đã nộp hoặc một tài liệu nội bộ. Các amendment thường gặp bao gồm thay đổi tên công ty hoặc cập nhật cấu trúc cổ phần.

Các thuật ngữ về tuân thủ và hồ sơ

Annual Report

Annual report là một hồ sơ bắt buộc ở nhiều tiểu bang. Tài liệu này thường xác nhận thông tin cơ bản của công ty và giúp duy trì trạng thái good standing của entity.

Franchise Tax

Franchise tax là một loại thuế hoặc phí ở cấp tiểu bang áp dụng cho một số entity để được quyền kinh doanh tại tiểu bang đó.

Good Standing

Một công ty ở trạng thái good standing khi đã đáp ứng các yêu cầu nộp hồ sơ và thanh toán phí của tiểu bang và không bị chậm trễ hành chính.

Foreign Qualification

Foreign qualification là quá trình đăng ký một công ty được thành lập ở một tiểu bang để hoạt động kinh doanh tại một tiểu bang khác.

Certificate of Good Standing

Certificate of good standing là tài liệu chính thức cho thấy công ty được thành lập hợp lệ và tuân thủ các yêu cầu của tiểu bang.

Compliance Calendar

Compliance calendar là lịch theo dõi các hạn nộp định kỳ, nghĩa vụ thuế và các công việc hành chính khác.

Filing Fee

Filing fee là số tiền tiểu bang thu để xử lý hồ sơ thành lập, amendment, annual report hoặc các hồ sơ tương tự.

State Secretary of State

Văn phòng Secretary of State, hoặc một cơ quan tiểu bang tương tự, thường chịu trách nhiệm xử lý hồ sơ thành lập công ty và các hồ sơ tuân thủ.

Các thuật ngữ về thuế và tài chính

Federal Tax ID

Federal tax ID, còn gọi là EIN, do IRS cấp và được dùng để nhận diện doanh nghiệp cho mục đích thuế và ngân hàng.

EIN

EIN, hay Employer Identification Number, là mã số thuế gồm chín chữ số do IRS cấp cho doanh nghiệp.

Gross Assets

Gross assets là tổng tài sản mà công ty sở hữu trước khi trừ các khoản nợ.

Assumed Capital

Assumed capital là phép tính được dùng ở một số tiểu bang cho một số mục đích thuế doanh nghiệp, thường dựa trên tài sản, cổ phần và par value.

Alternative Tax Method

Đây là một trong các phương pháp được sử dụng ở một số khu vực pháp lý để tính franchise tax cho corporation.

Authorized Shares Method

Đây là một phương pháp khác được sử dụng ở một số khu vực pháp lý để tính franchise tax dựa trên số lượng authorized shares.

Minimum Tax

Minimum tax là số thuế hoặc phí thấp nhất mà công ty phải trả ngay cả khi số tiền tính toán thấp hơn mức đó.

Các thuật ngữ pháp lý và hành chính

Apostille

Apostille là chứng nhận dùng để xác minh tính xác thực của một tài liệu công để sử dụng ở một quốc gia khác tham gia Công ước Hague Apostille.

Amendment Filing

Amendment filing cập nhật một hồ sơ đã nộp tại tiểu bang. Hình thức này được dùng khi công ty thay đổi tên, địa chỉ, cấu trúc sở hữu hoặc các thông tin quan trọng khác.

Asset

Asset là bất kỳ thứ gì có giá trị do cá nhân hoặc công ty sở hữu, chẳng hạn như tiền mặt, thiết bị, tài sản trí tuệ hoặc bất động sản.

Asset Protection

Asset protection là các chiến lược được dùng để bảo vệ tài sản cá nhân hoặc tài sản doanh nghiệp trước rủi ro, yêu cầu bồi thường hoặc trách nhiệm pháp lý.

Assumed Name

Assumed name là tên kinh doanh được một công ty sử dụng khác với tên pháp lý đã đăng ký.

Trade Name

Trade name là một cách gọi khác của tên thương hiệu hoặc tên công ty dùng với công chúng.

DBA

DBA là viết tắt của “doing business as” và thường được dùng khi một công ty hoạt động dưới tên khác với tên pháp lý của mình.

Ví dụ thực tế

Việc hiểu thuật ngữ sẽ dễ hơn khi bạn thấy chúng trong bối cảnh thực tế.

Nếu bạn thành lập một corporation, bạn có thể cần quyết định:

• Số lượng authorized shares
• Công ty có phát hành cổ phần ngay hay không
• Ai sẽ đảm nhiệm vai trò director và officer
• Có nên thông qua bylaws và initial resolutions hay không
• Các yêu cầu nộp hồ sơ sau thành lập nào của tiểu bang sẽ áp dụng

Nếu bạn thành lập một LLC, bạn có thể cần quyết định:

• LLC sẽ được quản lý theo mô hình member-managed hay manager-managed
• Lợi nhuận và thua lỗ sẽ được phân bổ như thế nào
• Operating agreement sẽ quy định gì về quyền biểu quyết
• Công ty có cần foreign qualification ở tiểu bang khác hay không
• Làm thế nào để theo kịp các yêu cầu hằng năm đúng thời hạn

Nếu bạn là một nhà sáng lập nước ngoài đang bước vào thị trường Hoa Kỳ, bạn cũng có thể cần hiểu:

• Yêu cầu về registered agent
• Quy tắc thành lập theo từng tiểu bang
• Các bước nộp đơn EIN
• Nhu cầu apostille cho việc sử dụng tài liệu quốc tế
• Tiểu bang nào phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh của bạn

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhầm lẫn giữa thành lập và tuân thủ

Thành lập công ty chỉ là bước khởi đầu. Báo cáo hằng năm, hồ sơ thuế, duy trì registered agent và lưu trữ hồ sơ nội bộ là những trách nhiệm liên tục.

Coi mọi tiểu bang như nhau

Quy định kinh doanh khác nhau giữa các tiểu bang. Phí nộp hồ sơ, báo cáo hằng năm, franchise tax và yêu cầu về tên gọi có thể khác nhau đáng kể.

Bỏ qua tài liệu quản trị

Một corporation không có bylaws hoặc một LLC không có operating agreement có thể dễ phát sinh tranh chấp về sau.

Dùng thuật ngữ thay thế cho nhau

Các thuật ngữ như shareholder, member, director, officer và manager có ý nghĩa pháp lý khác nhau. Dùng sai có thể gây nhầm lẫn trong tài liệu và trao đổi.

Trì hoãn thiết lập thuế và ngân hàng

Một công ty thường cần EIN, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và hồ sơ tuân thủ ngay sau khi thành lập. Chậm trễ có thể làm gián đoạn hoạt động và tạo ra rủi ro không cần thiết.

Cách Zenind hỗ trợ nhà sáng lập

Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý công ty tại Hoa Kỳ với một quy trình rõ ràng, có cấu trúc. Với những nhà sáng lập muốn tập trung xây dựng doanh nghiệp thay vì phải giải mã thuật ngữ của từng tiểu bang, sự hỗ trợ đó rất quan trọng.

Các dịch vụ của Zenind được thiết kế để hỗ trợ:

• Thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ nộp hồ sơ
• Dịch vụ registered agent
• Nhắc nhở annual report và công cụ tuân thủ
• Hỗ trợ EIN và thiết lập sau thành lập
• Duy trì pháp nhân liên tục cho các công ty đang phát triển

Khi bạn hiểu được từ vựng, bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Khi kết hợp kiến thức đó với dịch vụ hỗ trợ thành lập phù hợp, bạn có thể đi từ ý tưởng đến một doanh nghiệp đang hoạt động với nhiều tự tin hơn và ít trở ngại hơn.

Kết luận

Thuật ngữ kinh doanh và doanh nghiệp không chỉ là biệt ngữ. Đó là ngôn ngữ của việc thành lập pháp nhân, tuân thủ, sở hữu và quản trị. Dù bạn đang thành lập LLC, tạo corporation hay mở rộng sang thị trường Hoa Kỳ, việc hiểu các thuật ngữ này sẽ giúp bạn tránh sai sót và giữ cho công ty đứng vững.

Hãy dùng bảng thuật ngữ này làm tài liệu tham khảo khi bạn thành lập doanh nghiệp, xem xét tài liệu và lập kế hoạch cho lịch tuân thủ của mình. Thuật ngữ càng rõ ràng, con đường từ ý tưởng khởi nghiệp đến công ty đang vận hành càng suôn sẻ.