Bạn có thể thêm một tổ chức phi lợi nhuận vào doanh nghiệp hiện có không? Điều chủ doanh nghiệp cần biết

Nhiều chủ doanh nghiệp cuối cùng muốn mở rộng tác động của mình vượt ra ngoài mục tiêu lợi nhuận. Một công ty có thể tài trợ cho các chương trình cộng đồng, hỗ trợ một sứ mệnh từ thiện, hoặc khởi động một sáng kiến liên quan nhằm phục vụ lợi ích công. Từ đó nảy sinh một câu hỏi phổ biến: bạn có thể thêm một tổ chức phi lợi nhuận vào một doanh nghiệp hiện có không?

Câu trả lời ngắn gọn là bạn thường không thể chỉ đơn giản chuyển một doanh nghiệp vì lợi nhuận thành tổ chức phi lợi nhuận mà vẫn giữ nguyên cấu trúc và mục đích cũ. Trong hầu hết trường hợp, bạn phải thành lập một thực thể phi lợi nhuận riêng biệt, tuân thủ các yêu cầu của tiểu bang và liên bang đối với tổ chức phi lợi nhuận, và giữ cho tổ chức này tách biệt về mặt pháp lý với doanh nghiệp của bạn.

Sự tách biệt đó rất quan trọng. Tổ chức phi lợi nhuận được thành lập cho mục đích từ thiện, giáo dục, tôn giáo, khoa học hoặc mục đích được miễn thuế tương tự, trong khi doanh nghiệp vì lợi nhuận tồn tại để tạo ra lợi nhuận cho chủ sở hữu hoặc cổ đông. Vì các quy tắc pháp lý, thuế và quản trị khác nhau, hai thực thể này thường không thể được xem là một.

Hướng dẫn này giải thích khi nào một chủ doanh nghiệp có thể muốn có một tổ chức phi lợi nhuận, điều gì là hợp pháp, điều gì không, và cách cấu trúc mối quan hệ đó đúng cách.

Tổ chức phi lợi nhuận là gì?

Tổ chức phi lợi nhuận là một tổ chức được thành lập để phục vụ sứ mệnh vì cộng đồng hoặc vì thành viên thay vì phân phối lợi nhuận cho chủ sở hữu. Tổ chức phi lợi nhuận vẫn có thể tạo doanh thu, thuê nhân sự, sở hữu tài sản và vận hành hoạt động. Điểm khác biệt cốt lõi là cách tổ chức sử dụng tiền và mục đích mà tổ chức phục vụ.

Các nhóm tổ chức phi lợi nhuận phổ biến bao gồm:

• Tổ chức từ thiện công cộng cung cấp dịch vụ cho công chúng
• Quỹ tài trợ cho các hoạt động từ thiện khác
• Hiệp hội ngành nghề hỗ trợ một lĩnh vực hoặc nhóm cụ thể
• Tổ chức phúc lợi xã hội hoặc vận động chính sách theo đuổi sứ mệnh công dân

Phần lớn tổ chức phi lợi nhuận được thành lập theo luật doanh nghiệp phi lợi nhuận của tiểu bang. Nhiều tổ chức cũng xin tình trạng miễn thuế liên bang với IRS, chẳng hạn như trạng thái 501(c)(3) dành cho các tổ chức từ thiện.

Bạn có thể thêm một tổ chức phi lợi nhuận vào doanh nghiệp hiện có không?

Trên thực tế, có một vài tình huống khác nhau mà mọi người muốn nói đến khi hỏi câu này.

1. Bạn muốn chuyển chính doanh nghiệp thành tổ chức phi lợi nhuận

Điều này nhìn chung không phải là một thay đổi đơn giản. Một công ty vì lợi nhuận thường không thể chỉ thêm trạng thái phi lợi nhuận vào thực thể hiện tại của mình. Nếu doanh nghiệp vốn đã hoạt động để tạo lợi ích tư nhân, các chủ sở hữu thường không thể giữ nguyên cấu trúc sở hữu đó mà vẫn đồng thời được hưởng chế độ thuế của tổ chức phi lợi nhuận.

Tùy theo tiểu bang và loại hình doanh nghiệp, bạn có thể tái cấu trúc, giải thể thực thể vì lợi nhuận, rồi thành lập một tổ chức phi lợi nhuận mới. Nhưng đó không giống với việc thêm trạng thái phi lợi nhuận vào doanh nghiệp cũ.

2. Bạn muốn tạo một tổ chức phi lợi nhuận song song với doanh nghiệp

Đây là cách phổ biến nhất và thường khả thi nhất. Một chủ doanh nghiệp có thể thành lập một tổ chức phi lợi nhuận riêng biệt để hoạt động cùng với công ty vì lợi nhuận.

Ví dụ:

• Chủ nhà hàng có thể lập một tổ chức phi lợi nhuận riêng để cứu trợ thực phẩm
• Một công ty phần mềm có thể tạo quỹ phi lợi nhuận nhằm hỗ trợ kỹ năng số
• Một thương hiệu có thể lập một cánh tay từ thiện để tài trợ các chương trình cộng đồng

Trong cấu trúc này, doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận vẫn là các thực thể pháp lý riêng biệt, với sổ sách, tài khoản ngân hàng, nghĩa vụ thuế và quản trị riêng.

3. Bạn muốn doanh nghiệp hỗ trợ một sứ mệnh từ thiện

Một số công ty làm điều này mà không cần lập tổ chức phi lợi nhuận, bằng cách quyên góp tiền, tình nguyện, triển khai chiến dịch gắn với mục đích xã hội hoặc hợp tác với một tổ chức từ thiện đã có sẵn. Đây có thể là lựa chọn tốt nếu mục tiêu của bạn là hoạt động thiện nguyện chứ không phải sở hữu một tổ chức phi lợi nhuận.

Vì sao cần các thực thể tách biệt

Nếu bạn tạo một tổ chức phi lợi nhuận liên quan đến doanh nghiệp, việc tách biệt phải là tách biệt thực sự. Điều đó có nghĩa là tổ chức phi lợi nhuận không thể chỉ hoạt động như một tài khoản phụ của doanh nghiệp.

Việc tách bạch đúng cách giúp tránh:

• Nhầm lẫn về quyền sở hữu và quyền kiểm soát
• Chuyển giao tài sản hoặc doanh thu không đúng cách
• Vấn đề về thuế
• Xung đột lợi ích
• Mất tình trạng miễn thuế của tổ chức phi lợi nhuận

Một tổ chức phi lợi nhuận phải được vận hành vì mục đích được miễn thuế của nó. Tổ chức này không thể được dùng để làm giàu cho chủ sở hữu tư nhân, kể cả một cách gián tiếp. Nếu một công ty vì lợi nhuận kiểm soát tổ chức phi lợi nhuận quá chặt hoặc dùng nó để chuyển lợi ích ngược trở lại doanh nghiệp, cơ quan quản lý có thể xem xét lại toàn bộ cấu trúc đó.

Các cấu trúc phổ biến cho chủ doanh nghiệp muốn có tổ chức phi lợi nhuận

Không có cấu trúc nào là tốt nhất cho mọi trường hợp. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào sứ mệnh, nguồn tài trợ và mức độ hợp tác mà tổ chức phi lợi nhuận sẽ có với doanh nghiệp.

Tổ chức phi lợi nhuận riêng với sứ mệnh chung

Đây là cách sạch sẽ nhất và thường an toàn nhất. Doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận có liên kết về mục tiêu, nhưng tách biệt về pháp lý.

Nên dùng cấu trúc này khi bạn muốn:

• Có một chương trình từ thiện hoạt động độc lập
• Nhận các khoản tài trợ và quyên góp chỉ được chuyển cho tổ chức phi lợi nhuận
• Có ranh giới rõ ràng giữa hoạt động thương mại và hoạt động từ thiện

Quỹ doanh nghiệp

Một số doanh nghiệp lập quỹ để hỗ trợ các mục tiêu từ thiện. Mô hình này phổ biến hơn ở các công ty lớn, nhưng các công ty nhỏ hơn cũng có thể thành lập nếu cấu trúc đó phù hợp với mục tiêu của họ.

Một quỹ thường tồn tại để cấp tài trợ, hỗ trợ chương trình hoặc tài trợ các hoạt động từ thiện phù hợp với giá trị của công ty.

Tài trợ tài chính thông qua bên bảo trợ

Thay vì thành lập ngay một tổ chức phi lợi nhuận mới, chủ doanh nghiệp có thể hợp tác với một tổ chức phi lợi nhuận hiện có để tiếp nhận tiền và giám sát hoạt động từ thiện.

Cách này hữu ích khi:

• Bạn muốn thử nghiệm một ý tưởng từ thiện trước
• Bạn chưa muốn gánh nặng thành lập và duy trì một tổ chức phi lợi nhuận mới
• Bạn cần thời gian để xây dựng sự ủng hộ trước khi ra mắt độc lập

Mô hình lai

Một số nhà sáng lập vận hành đồng thời một doanh nghiệp vì lợi nhuận và một tổ chức phi lợi nhuận có sứ mệnh liên quan. Mô hình này có thể hoạt động, nhưng đòi hỏi phải tách bạch cẩn thận về pháp lý và kế toán. Các thực thể nên có tài khoản ngân hàng riêng, hội đồng quản trị riêng khi phù hợp, và các thỏa thuận được ghi nhận rõ ràng cho mọi dịch vụ dùng chung.

Các bước để thành lập một tổ chức phi lợi nhuận liên quan đến doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn quyết định rằng một tổ chức phi lợi nhuận riêng biệt là hướng đi phù hợp, quy trình thành lập thường bao gồm một số bước.

1. Xác định sứ mệnh

Bắt đầu từ mục đích. Một tổ chức phi lợi nhuận phải có sứ mệnh rõ ràng, phù hợp với luật tiểu bang và, nếu áp dụng, tiêu chuẩn miễn thuế của IRS. Sứ mệnh nên đủ cụ thể để định hướng hoạt động nhưng cũng đủ rộng để hỗ trợ chương trình dài hạn.

Hãy tự hỏi:

• Tổ chức phi lợi nhuận sẽ giải quyết vấn đề gì?
• Tổ chức sẽ phục vụ ai?
• Tổ chức khác gì với doanh nghiệp vì lợi nhuận?
• Vì sao tổ chức cần trạng thái phi lợi nhuận?

2. Chọn tên

Chọn một tên còn khả dụng theo quy tắc đặt tên tổ chức phi lợi nhuận của tiểu bang bạn và không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp vì lợi nhuận. Nếu tổ chức phi lợi nhuận và doanh nghiệp sẽ dùng chung thương hiệu, hãy đảm bảo cấu trúc vẫn dễ phân biệt.

3. Thành lập công ty phi lợi nhuận

Phần lớn tổ chức phi lợi nhuận bắt đầu bằng việc nộp điều lệ thành lập lên tiểu bang. Điều lệ này thường bao gồm tên, mục đích, đại diện đăng ký và ngôn ngữ giải thể theo yêu cầu đối với tổ chức được miễn thuế.

4. Thông qua điều lệ nội bộ và chính sách quản trị

Một tổ chức phi lợi nhuận cần có điều lệ nội bộ mô tả cách vận hành. Những nội dung này thường bao gồm:

• Cơ cấu hội đồng quản trị và trách nhiệm
• Vai trò của các chức danh điều hành
• Quy trình họp
• Quyền biểu quyết
• Quy tắc xung đột lợi ích
• Yêu cầu lưu trữ hồ sơ

5. Bổ nhiệm hội đồng quản trị

Một tổ chức phi lợi nhuận phải được điều hành bởi hội đồng quản trị. Hội đồng phải hành động vì lợi ích của tổ chức, chứ không chỉ vì lợi ích của chủ doanh nghiệp hoặc công ty liên quan.

Điều này đặc biệt quan trọng khi tổ chức phi lợi nhuận có liên hệ với một doanh nghiệp vì lợi nhuận. Hội đồng phải có khả năng đưa ra quyết định độc lập.

6. Xin EIN

Tổ chức phi lợi nhuận sẽ cần Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng từ IRS. Mã này cần cho việc mở tài khoản ngân hàng, khai thuế và nhiều thủ tục đăng ký cấp tiểu bang.

7. Xin trạng thái miễn thuế, nếu phù hợp

Nếu tổ chức phi lợi nhuận muốn được miễn thuế liên bang, tổ chức phải nộp đơn cho IRS theo đúng nhóm miễn trừ. Một tổ chức từ thiện có thể xin trạng thái 501(c)(3), trong khi các mục đích khác có thể thuộc các điều khoản khác của luật thuế.

Bước này rất quan trọng vì miễn thuế không tự động có được.

8. Đăng ký với cơ quan tiểu bang

Tùy theo tiểu bang và hoạt động của tổ chức, có thể cần thêm các thủ tục đăng ký. Ví dụ gồm đăng ký gây quỹ từ thiện, đăng ký lao động, và báo cáo thường niên.

9. Mở tài khoản ngân hàng riêng và thiết lập kế toán

Tổ chức phi lợi nhuận nên có tài khoản ngân hàng và hệ thống ghi sổ riêng. Trộn lẫn tiền, hoặc kế toán yếu kém, là nguyên nhân phổ biến dẫn đến rắc rối tuân thủ.

Những quy tắc bạn không nên bỏ qua

Khi doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận có liên hệ với nhau, việc tuân thủ càng trở nên quan trọng. Hãy lưu ý các quy tắc sau.

Không được hưởng lợi riêng không phù hợp

Tổ chức phi lợi nhuận không được chuyển thu nhập hoặc tài sản cho người nội bộ vì lợi ích cá nhân. Điều này bao gồm chủ sở hữu, giám đốc, cán bộ điều hành hoặc các bên liên quan khi lợi ích không được định giá theo giá thị trường.

Tránh tự giao dịch và xung đột lợi ích

Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp dịch vụ cho tổ chức phi lợi nhuận, thỏa thuận đó պետք được ghi chép lại và định giá công bằng. Mọi giao dịch với bên liên quan nên được xem xét cẩn thận.

Giữ hồ sơ riêng biệt

Không trộn lẫn quỹ, hợp đồng, bảng lương hoặc chi phí trừ khi thỏa thuận đã được ghi nhận rõ ràng và phân bổ đúng.

Cẩn trọng với thương hiệu và tiếp thị

Nếu doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận dùng tên hoặc nhận diện thương hiệu tương tự, công chúng vẫn phải dễ dàng hiểu đâu là tổ chức nào.

Tuân thủ luật kêu gọi quyên góp

Nếu tổ chức phi lợi nhuận kêu gọi quyên góp từ công chúng, luật gây quỹ của tiểu bang có thể được áp dụng.

Khi nào nên thành lập tổ chức phi lợi nhuận

Một tổ chức phi lợi nhuận riêng có thể là lựa chọn phù hợp nếu:

• Sứ mệnh của bạn mang tính từ thiện hoặc giáo dục
• Bạn muốn nhận tài trợ hoặc quyên góp được khấu trừ thuế
• Chương trình của bạn nên vận hành độc lập với doanh nghiệp
• Bạn cần một cấu trúc có thể tồn tại vượt ra ngoài công ty vì lợi nhuận
• Bạn muốn có hội đồng quản trị và cơ chế quản trị chính thức quanh sứ mệnh

Tổ chức phi lợi nhuận có thể không phải lựa chọn tốt nhất nếu mục tiêu chính của bạn chỉ là tiếp thị doanh nghiệp như một đơn vị có trách nhiệm xã hội. Trong trường hợp đó, quyên góp trực tiếp, tài trợ hoặc chương trình tình nguyện có thể đơn giản hơn.

Khi doanh nghiệp vì lợi nhuận có thể là đủ

Bạn không phải lúc nào cũng cần một tổ chức phi lợi nhuận để tạo tác động tích cực. Nhiều doanh nghiệp hỗ trợ các hoạt động thiện nguyện thông qua:

• Quyên góp doanh nghiệp
• Chương trình nhân viên tình nguyện
• Chiến dịch tiếp thị gắn với mục đích xã hội
• Quỹ học bổng
• Chương trình quyên góp theo sản phẩm

Những lựa chọn này có thể dễ triển khai và duy trì hơn so với việc thành lập một thực thể riêng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể sở hữu cả doanh nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận không?

Bạn có thể tham gia vào cả hai, nhưng bạn không “sở hữu” một tổ chức phi lợi nhuận theo cách bạn sở hữu một doanh nghiệp vì lợi nhuận. Tổ chức phi lợi nhuận do hội đồng quản trị kiểm soát và phải hoạt động vì sứ mệnh của mình.

Doanh nghiệp của tôi có thể quyên góp cho tổ chức phi lợi nhuận của tôi không?

Có, nếu thỏa thuận đó hợp pháp và được ghi chép đúng cách. Khoản quyên góp phải được xử lý riêng và không được tạo ra lợi ích tư nhân không phù hợp.

Tổ chức phi lợi nhuận có thể trả tiền cho doanh nghiệp để nhận dịch vụ không?

Có, nếu dịch vụ là hợp pháp, cần thiết và được định giá theo giá thị trường. Giao dịch nên được ghi nhận và phê duyệt với các biện pháp bảo vệ xung đột lợi ích.

Tôi có thể dùng chung một website cho cả hai không?

Bạn có thể phối hợp thương hiệu, nhưng các thực thể pháp lý nên vẫn tách biệt rõ ràng. Các trang riêng, tuyên bố miễn trừ và thông tin liên hệ riêng thường rất hữu ích.

Tôi nên thành lập tổ chức phi lợi nhuận trước hay doanh nghiệp trước?

Không có câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Điều này phụ thuộc vào sứ mệnh, kế hoạch tài trợ và việc bạn có cần trạng thái miễn thuế ngay từ đầu hay không. Nhiều nhà sáng lập sẽ thành lập cấu trúc phù hợp nhất với hoạt động chính trước, rồi thêm thực thể còn lại sau nếu cần.

Kết luận thực tiễn

Bạn thường không thể chỉ đơn giản thêm trạng thái phi lợi nhuận vào một doanh nghiệp vì lợi nhuận hiện có. Trong hầu hết trường hợp, giải pháp tốt hơn là thành lập một tổ chức phi lợi nhuận riêng biệt hoạt động song song với doanh nghiệp, với sự tách biệt rõ ràng về pháp lý, tài chính và quản trị.

Nếu mục tiêu của bạn là tạo tác động từ thiện, tổ chức phi lợi nhuận có thể là một công cụ mạnh mẽ. Nếu mục tiêu của bạn là hỗ trợ các hoạt động tốt đẹp trong khi vẫn giữ mô hình doanh nghiệp vì lợi nhuận, quyên góp trực tiếp và các chương trình cộng đồng có thể đã đủ. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào sứ mệnh, mô hình tài trợ và mức độ phức tạp tuân thủ mà bạn sẵn sàng quản lý.

Đối với các doanh nhân xây dựng đồng thời cả sáng kiến thương mại và sáng kiến từ thiện, thiết lập đúng cấu trúc pháp nhân ngay từ đầu có thể tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và bảo vệ cả hai tổ chức khi chúng phát triển.