Gọi điện chào hàng cho chủ doanh nghiệp mới: 7 bước thực tế để bắt đầu nhiều cuộc trò chuyện hơn và có thêm khách hàng

Gọi điện chào hàng vẫn có vai trò trong bán hàng hiện đại, đặc biệt đối với nhà sáng lập, chuyên gia tư vấn, agency và chủ doanh nghiệp nhỏ cần xây dựng quan hệ nhanh chóng. Khi làm đúng cách, nó có thể mở ra những cơ hội mà email đơn thuần không thể tạo ra. Khi làm không đúng cách, nó có thể lãng phí thời gian, làm đội ngũ nản lòng và gây tổn hại đến thương hiệu của bạn.

Đối với những doanh nhân đang khởi sự công ty mới, gọi điện chào hàng thường là một trong những cách nhanh nhất để kiểm tra thị trường, tiếp cận người ra quyết định và tạo doanh thu ban đầu. Chìa khóa không phải là nghe như một nhân viên bán hàng đọc kịch bản. Chìa khóa là nghe có sự chuẩn bị, phù hợp và tôn trọng thời gian của người khác.

Hướng dẫn này chia quy trình thành bảy bước thực tế mà bạn có thể dùng để thực hiện các cuộc gọi chào hàng hiệu quả hơn, đặc biệt nếu bạn đang phát triển một LLC, startup hoặc doanh nghiệp dịch vụ mới thành lập.

Vì sao gọi điện chào hàng vẫn hiệu quả

Nhiều thứ đã thay đổi trong bán hàng, nhưng có một điều không đổi: chủ doanh nghiệp vẫn mua từ những người hiểu rõ vấn đề của họ và có thể giải thích một giải pháp hữu ích. Một cuộc gọi trực tiếp có thể giúp bạn:

• Tiếp cận người ra quyết định nhanh hơn nhiều kênh khác
• Sàng lọc khách hàng tiềm năng trước khi đầu tư thêm thời gian
• Tạo kết nối cá nhân sớm trong quy trình bán hàng
• Lắng nghe phản đối và phản hồi thị trường theo thời gian thực
• Đưa khách hàng tiềm năng tiến gần hơn đến một cuộc hẹn, yêu cầu báo giá hoặc đơn hàng đầu tiên

Đối với một doanh nghiệp non trẻ, điều đó rất quan trọng. Bạn có thể chưa có ngân sách tiếp thị lớn, danh sách giới thiệu dài hay một thương hiệu nổi tiếng. Một quy trình gọi điện chào hàng thông minh có thể giúp bạn cạnh tranh bằng sự tập trung và nhất quán.

1. Xây dựng danh sách gọi điện có mục tiêu

Gọi điện chào hàng chỉ hiệu quả khi bạn gọi đúng người. Một danh sách rộng với các liên hệ ngẫu nhiên thường cho kết quả yếu. Một danh sách có mục tiêu sẽ giúp bạn có cơ hội cao hơn để bắt đầu cuộc trò chuyện với những người thực sự cần thứ bạn cung cấp.

Hãy bắt đầu bằng việc xác định khách hàng lý tưởng của bạn. Cân nhắc:

• Ngành nghề
• Quy mô công ty
• Khu vực địa lý
• Chức danh
• Vấn đề đang gặp phải
• Khoảng ngân sách

Sau đó xây dựng danh sách từ các nguồn đáng tin cậy như:

• Danh bạ ngành
• Danh sách của phòng thương mại
• Danh sách thành viên hiệp hội nghề nghiệp
• Giới thiệu từ mạng lưới quan hệ
• Danh sách người tham dự hội nghị
• Các yêu cầu và biểu mẫu được gửi qua website của chính bạn

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới, hãy giữ danh sách đơn giản và dễ quản lý. Một danh sách tập trung gồm 50 khách hàng tiềm năng chất lượng cao sẽ hữu ích hơn 500 liên hệ chung chung.

Dùng bảng tính hoặc CRM để theo dõi:

• Tên công ty
• Người liên hệ
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Ngày gọi
• Kết quả cuộc gọi
• Ngày cần theo dõi lại
• Ghi chú về cuộc trò chuyện

Mức độ tổ chức đó giúp bạn duy trì sự nhất quán và tránh lặp lại cùng một sai lầm.

2. Xác định một mục tiêu rõ ràng cho mỗi cuộc gọi

Mỗi cuộc gọi nên có một mục đích. Nếu bạn gọi mà không có mục tiêu, cuộc trò chuyện sẽ lan man và người nghe sẽ cảm nhận được điều đó ngay.

Hãy chọn một mục tiêu chính trước khi bấm số. Các mục tiêu phổ biến gồm:

• Đặt lịch một cuộc trao đổi khám phá nhu cầu
• Xác nhận ai là người phụ trách quyết định mua hàng cụ thể
• Gửi đề xuất hoặc tài liệu giới thiệu
• Sàng lọc khách hàng tiềm năng
• Xin phép được theo dõi lại sau

Đừng cố đạt được mọi thứ cùng lúc. Cuộc gọi đầu tiên thường là để giành quyền tiếp tục cuộc trò chuyện.

Khi mục tiêu đã rõ, hãy viết một kịch bản ngắn xoay quanh mục tiêu đó. Kịch bản này không nên nghe máy móc. Nó chỉ nên giúp bạn giữ sự tập trung. Một kịch bản tốt thường bao gồm:

• Phần giới thiệu của bạn
• Lý do bạn gọi
• Lợi ích liên quan cho người nghe
• Một hoặc hai câu hỏi sàng lọc
• Một bước tiếp theo tự nhiên

Những kịch bản tốt nhất nghe giống cuộc trò chuyện tự nhiên vì chúng được xây dựng cho giao tiếp thực tế, không phải để học thuộc lòng.

3. Tiếp cận người ra quyết định

Một trong những sai lầm lớn nhất khi gọi điện chào hàng là chỉ nói chuyện với bất kỳ ai bắt máy. Lễ tân và trợ lý có thể hữu ích, nhưng họ không phải lúc nào cũng là người có thể quyết định.

Nhiệm vụ đầu tiên của bạn là xác định ai là người có quyền quyết định. Tùy vào doanh nghiệp, đó có thể là:

• Chủ sở hữu
• Nhà sáng lập
• Quản lý văn phòng
• Trưởng bộ phận vận hành
• Quản lý mua hàng
• Trưởng phòng

Khi bạn gặp bộ phận lễ tân, hãy lịch sự và trực tiếp. Hỏi đúng người phụ trách mảng mà bạn đang liên hệ. Tránh nói vòng vo hoặc quá khôn khéo. Rõ ràng thường cho kết quả tốt hơn mẹo vặt.

Nếu bạn được chuyển sang hộp thư thoại, hãy quyết định có để lại lời nhắn hay không dựa trên chiến lược của bạn. Trong nhiều trường hợp, một lời nhắn ngắn gọn, hữu ích tốt hơn một lời giải thích dài. Hãy giữ nó ngắn và cụ thể:

• Bạn là ai
• Vì sao bạn gọi
• Lợi ích bạn có thể mang lại
• Một yêu cầu gọi lại đơn giản

Ví dụ, một lời nhắn ngắn có thể đề cập rằng bạn giúp doanh nghiệp nhỏ cải thiện tạo khách hàng tiềm năng, giảm trở ngại hành chính hoặc đẩy nhanh quy trình onboarding. Mục tiêu là tạo đủ sự quan tâm để họ phản hồi, chứ không phải chốt giao dịch qua hộp thư thoại.

4. Mở đầu với sự tự tin và tính liên quan

10 giây đầu tiên rất quan trọng. Khách hàng tiềm năng có thể nhận ra rất nhanh liệu bạn có hiểu tình huống của họ hay chỉ đang dùng một lời chào chung chung.

Hãy bỏ qua kiểu hỏi thăm xã giao nghe gượng ép. Đừng mở đầu bằng một câu hỏi giả tạo về sự quen biết nếu bạn thực sự chưa biết người đó. Thay vào đó, giới thiệu trực tiếp và nêu lý do liên quan để gọi.

Một phần mở đầu tốt thường có ba phần:

• Tên của bạn và công ty của bạn
• Lý do ngắn gọn của cuộc gọi
• Một câu hỏi lịch sự để xác nhận mức độ phù hợp

Ví dụ:

Xin chào, tôi là Maria từ Northline Compliance Services. Tôi gọi vì chúng tôi giúp các doanh nghiệp đang phát triển giữ mọi thứ ngăn nắp khi họ tiếp nhận khách hàng mới. Tôi có đang nói chuyện với đúng người phụ trách nội dung này không?

Cấu trúc này đơn giản, rõ ràng và tôn trọng. Nó cho phép người nghe quyết định có tiếp tục hay không mà không thấy bị gây áp lực.

5. Nêu lợi ích trước tiên

Người ta không phản hồi các cuộc gọi chào hàng vì họ thích bị bán hàng. Họ phản hồi khi họ thấy một lợi ích có thể có.

Một câu nêu lợi ích nên trả lời một câu hỏi cơ bản: vì sao người này nên tiếp tục lắng nghe?

Những câu nêu lợi ích tốt phải cụ thể và gắn với một kết quả kinh doanh thực tế. Ví dụ:

• Giúp một công ty mới giảm sai sót trong quá trình onboarding
• Tiết kiệm thời gian cho các công việc hành chính lặp lại
• Cải thiện việc theo dõi với các khách hàng tiềm năng đã quan tâm
• Giúp doanh nghiệp dịch vụ chuyển đổi nhiều yêu cầu thành lịch hẹn hơn
• Hỗ trợ đội ngũ đang phát triển với hệ thống và quy trình tuân thủ rõ ràng hơn

Sau đó hãy đề nghị một bước tiếp theo nhỏ. Ví dụ:

• “Anh/chị có 30 giây để tôi giải thích ngắn gọn không?”
• “Việc này có đang là ưu tiên của đội ngũ anh/chị không?”
• “Liệu chúng ta có thể trao đổi vài phút trong tuần này không?”

Điều này giúp cuộc gọi tiếp tục tiến triển mà không biến thành một bài độc thoại.

6. Dùng một ví dụ ngắn hoặc bằng chứng cụ thể

Sau khi đã thiết lập được tính liên quan, hãy thêm bằng chứng. Một ví dụ ngắn có thể làm thông điệp của bạn đáng tin hơn nhiều so với một lời hứa chung chung.

Một ví dụ hiệu quả thường gồm:

• Loại hình doanh nghiệp bạn đã hỗ trợ
• Vấn đề họ gặp phải
• Bạn đã làm gì
• Kết quả, nếu có

Ví dụ:

• Một nhà thầu địa phương cần một cách tốt hơn để xử lý các yêu cầu của khách hàng mới
• Một công ty tư vấn muốn cải thiện quy trình theo dõi
• Một thương hiệu thương mại điện tử mới cần một quy trình onboarding gọn hơn cho nhà cung cấp

Nếu bạn có kết quả đo lường được, hãy dùng nó. Nếu không, hãy tập trung vào các kết quả thực tế như thời gian phản hồi nhanh hơn, ít bỏ lỡ khách hàng tiềm năng hơn hoặc quy trình nội bộ rõ ràng hơn.

Đừng phóng đại. Khách hàng tiềm năng thường nhận ra khi một tuyên bố bị thổi phồng. Những ví dụ cụ thể, trung thực sẽ xây dựng niềm tin nhanh hơn những lời hứa lớn.

Bạn cũng có thể đặt một câu hỏi sàng lọc sau ví dụ đó. Điều này giúp bạn xác định người đó có phù hợp với dịch vụ của bạn hay không. Ví dụ:

• Họ có phục vụ đủ số lượng khách hàng để hưởng lợi từ giải pháp của bạn không?
• Họ có một quy trình lặp lại mà bạn có thể cải thiện không?
• Họ có đang tự xử lý vấn đề đó với nguồn lực hạn chế không?

Sàng lọc càng chính xác thì bạn càng ít lãng phí thời gian.

7. Đề nghị rõ ràng bước tiếp theo

Một cuộc gọi chào hàng nên kết thúc bằng một hành động tiếp theo rõ ràng. Đừng để cuộc trò chuyện lửng lơ.

Tùy mục tiêu của bạn, bước tiếp theo có thể là:

• Lên lịch một cuộc họp
• Gửi email theo dõi
• Đặt lịch demo
• Yêu cầu tài liệu hoặc thông tin
• Xác nhận một cuộc gọi thứ hai

Hãy trực tiếp nhưng không gây áp lực. Ví dụ:

• “Thứ Ba lúc 2 giờ chiều có phù hợp cho một cuộc gọi ngắn không?”
• “Tôi có thể gửi một bản tổng quan ngắn rồi theo dõi lại vào tuần tới được không?”
• “Nếu điều này phù hợp, tôi muốn sắp xếp một cuộc họp 15 phút.”

Nếu người nghe chưa sẵn sàng, hãy hỏi khi nào nên liên hệ lại. Một yêu cầu theo dõi lại mang tính tôn trọng thường tốt hơn việc ép họ đồng ý ngay lập tức.

Cách xử lý từ chối và phản đối

Bị từ chối là một phần của gọi điện chào hàng. Mục tiêu không phải là tránh mọi câu trả lời “không”. Mục tiêu là giữ cho quy trình tiếp tục cho đến khi bạn tìm được đúng người.

Các phản đối phổ biến gồm:

• “Chúng tôi đã có đối tác rồi.”
• “Gửi email cho tôi.”
• “Chúng tôi không quan tâm.”
• “Bây giờ không phải lúc.”
• “Tôi cần suy nghĩ thêm.”

Đừng tranh luận. Thay vào đó, hãy ghi nhận phản đối và trả lời ngắn gọn. Những câu trả lời hữu ích có thể như sau:

• “Tôi hiểu. Liệu tôi gửi một bản tóm tắt ngắn để anh/chị xem lại sau này có hữu ích không?”
• “Điều đó hợp lý. Ai sẽ là người phù hợp nhất để tôi liên hệ trong tương lai?”
• “Tôi có thể nói ngắn thôi. Có vấn đề nào anh/chị muốn tôi tập trung giải quyết trước không?”

Những người gọi điện giỏi nhất không nghe có vẻ phòng thủ. Họ giữ bình tĩnh, tôn trọng và tập trung vào bước tiếp theo hữu ích.

Tạo một thói quen gọi điện đơn giản

Sự nhất quán quan trọng hơn những đợt nỗ lực ngắn ngủi. Một thói quen sẽ khiến việc gọi điện dễ hơn và ít căng thẳng hơn.

Hãy thử chia hoạt động tiếp cận của bạn thành các khung thời gian:

• Chuẩn bị danh sách trước
• Gọi trong một khung giờ chuyên biệt
• Ghi lại từng kết quả ngay lập tức
• Đặt nhắc nhở theo dõi trước khi chuyển sang người tiếp theo
• Rà soát điều gì hiệu quả vào cuối tuần

Ngay cả 30 đến 60 phút tiếp cận có kỷ luật mỗi ngày cũng có thể tạo ra tiến triển đều đặn nếu bạn tổ chức tốt.

Hãy xem lại kết quả thường xuyên và tự hỏi:

• Câu mở đầu nào tạo ra nhiều cuộc trò chuyện hơn?
• Ngành nào phản hồi tốt nhất?
• Phản đối nào xuất hiện nhiều nhất?
• Tần suất theo dõi nào cho tỷ lệ phản hồi tốt nhất?

Những câu trả lời đó sẽ giúp bạn cải thiện nhanh hơn.

Mẹo gọi điện cho doanh nghiệp mới

Nếu bạn đang xây dựng một công ty mới, có thể bạn chưa có một đội ngũ bán hàng hoàn chỉnh. Điều đó là bình thường. Hãy bắt đầu với những điều cơ bản và cải thiện dần theo thời gian.

Hãy áp dụng các mẹo thực tế sau:

• Giữ thông điệp đơn giản và dễ lặp lại
• Tập trung vào những vấn đề bạn có thể giải quyết ngay
• Tránh giải thích quá nhiều về lịch sử công ty
• Nói rõ ràng và tự tin
• Luyện phần 30 giây đầu tiên cho đến khi nghe tự nhiên
• Theo dõi nhất quán thay vì chỉ dựa vào một cuộc gọi

Nếu công ty của bạn mới thành lập, sự chuyên nghiệp của bạn rất quan trọng. Mỗi cuộc trò chuyện đều là một phần của thương hiệu. Những cuộc gọi tốt cho khách hàng tiềm năng thấy rằng doanh nghiệp của bạn có tổ chức, đáng tin cậy và xứng đáng để họ tin tưởng.

Kết luận

Gọi điện chào hàng không lỗi thời. Chỉ là nó thường bị hiểu sai. Khi bạn dùng danh sách có mục tiêu, mục đích rõ ràng, câu nêu lợi ích phù hợp và bước tiếp theo tôn trọng người nghe, điện thoại sẽ trở thành một công cụ tăng trưởng thực tế thay vì một canh bạc ngượng ngùng.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, điều đó đặc biệt có giá trị. Bạn có thể chưa có một cỗ máy tiếp thị lớn, nhưng bạn vẫn có thể tiếp cận đúng người bằng sự tập trung và chuẩn bị. Những công ty chiến thắng thường là những công ty khiến việc bắt đầu một cuộc trò chuyện trở nên dễ dàng.

Nếu bạn duy trì đều đặn, tinh chỉnh cách tiếp cận và luôn gắn thông điệp với một lợi ích kinh doanh thực sự, gọi điện chào hàng có thể trở thành một trong những cách đáng tin cậy nhất để tạo đà ban đầu.