Thuế cho sở thích và kinh doanh: Khi nào chi phí được khấu trừ

Biến một sở thích thành nguồn thu nhập có thể rất thú vị, nhưng điều đó cũng đặt ra một trong những câu hỏi thuế phổ biến nhất đối với freelancer, nhà sáng tạo, người làm thủ công và những người có việc làm thêm: khi nào chi phí được khấu trừ, và khi nào chúng vẫn là chi phí cá nhân? Câu trả lời phụ thuộc vào việc IRS xem hoạt động của bạn là một sở thích hay một hoạt động kinh doanh.

Sự khác biệt đó rất quan trọng. Một doanh nghiệp thực sự thường có thể khấu trừ các chi phí thông thường và cần thiết gắn với hoạt động. Ngược lại, một sở thích được xem xét theo cách hẹp hơn nhiều. Bạn vẫn có thể phải khai báo thu nhập từ sở thích, nhưng phần lớn người nộp thuế thường không được khấu trừ chi phí sở thích.

Nếu bạn đang xây dựng một công việc tay trái, khởi chạy một công ty nhỏ, hoặc cân nhắc có nên chính thức hóa công việc của mình hay không, hiểu rõ ranh giới này có thể giúp bạn tránh sai sót về thuế và xây dựng hồ sơ rõ ràng ngay từ đầu.

Sở thích và kinh doanh: khác biệt cốt lõi

IRS xem xét ý định và các факts thực tế của bạn, chứ không chỉ dựa vào nhãn gọi mà bạn sử dụng. Hiểu đơn giản:

• Sở thích là hoạt động bạn theo đuổi chủ yếu vì niềm vui, giải trí hoặc sự thỏa mãn cá nhân.
• Hoạt động kinh doanh là hoạt động bạn thực hiện với mục tiêu thực sự là tạo ra lợi nhuận.

Mục tiêu lợi nhuận không có nghĩa là bạn phải có lãi trong từng năm. Nhiều doanh nghiệp thực sự bị lỗ trong giai đoạn đầu. Điểm quan trọng là bạn có vận hành với ý định kiếm lợi nhuận hay không, và hành vi của bạn có phản ánh ý định đó hay không.

Vì sao sự khác biệt này quan trọng đối với thuế

Cách xử lý thuế thay đổi tùy theo việc hoạt động đó được phân loại như thế nào.

Nếu hoạt động là kinh doanh

Một doanh nghiệp thường có thể khấu trừ các chi phí đủ điều kiện, miễn là chúng thông thường, cần thiết và gắn trực tiếp với công việc. Ví dụ phổ biến gồm:

• Vật tư và nguyên liệu
• Quảng cáo và tiếp thị
• Phần mềm và gói thuê bao
• Dịch vụ chuyên môn
• Bảo hiểm kinh doanh
• Chi phí đi lại và xe cộ, khi được phép
• Chi phí văn phòng tại nhà, nếu đáp ứng các quy định
• Thiết bị và khấu hao, khi áp dụng

Thu nhập và chi phí kinh doanh thường được khai trên các mẫu phù hợp với loại hình pháp nhân, chẳng hạn Schedule C đối với nhiều chủ sở hữu độc lập.

Nếu hoạt động là sở thích

Một sở thích thường không cho phép khấu trừ chi phí rộng rãi như kinh doanh. Bạn vẫn phải báo cáo thu nhập từ sở thích, nhưng khả năng bù trừ thu nhập đó bằng chi phí sở thích bị hạn chế. Với nhiều người nộp thuế, kết quả thực tế là chi phí sở thích không được khấu trừ.

Điều đó có nghĩa là một người vẫn có thể phải nộp thuế trên thu nhập từ sở thích, ngay cả khi sau khi trừ chi phí thì hoạt động đó không có lãi.

IRS quyết định một hoạt động là kinh doanh như thế nào

IRS xem xét toàn bộ факts và hoàn cảnh. Không có một yếu tố đơn lẻ nào quyết định kết quả, nhưng có một số dấu hiệu cho thấy đó là một hoạt động kinh doanh thực sự.

Hãy cân nhắc xem bạn có:

• Giữ sổ sách và hồ sơ đầy đủ, chính xác
• Vận hành hoạt động theo cách mang tính kinh doanh
• Dành nhiều thời gian và công sức để làm cho hoạt động có lãi
• Phụ thuộc vào khoản thu nhập này để sinh sống
• Có chuyên môn trong lĩnh vực đó hoặc làm việc với cố vấn có chuyên môn
• Thay đổi cách vận hành khi doanh nghiệp liên tục thua lỗ
• Có nỗ lực quảng bá, bán hàng hoặc phát triển hoạt động
• Có lịch sử có lãi, hoặc một lộ trình hợp lý hướng đến lợi nhuận
• Tách hoạt động khỏi chi tiêu cá nhân và tài khoản cá nhân

Niềm vui cá nhân không tự động biến một hoạt động thành sở thích, nhưng đây có thể là một yếu tố. Một nhiếp ảnh gia, nhà thiết kế, thợ làm bánh hoặc huấn luyện viên vẫn có thể thực sự đang điều hành một doanh nghiệp nếu hoạt động được tổ chức và định hướng lợi nhuận.

Những ví dụ thường gây nhầm lẫn

Bán sản phẩm thủ công

Nếu bạn làm nến, trang sức, quần áo hoặc tác phẩm nghệ thuật và bán thường xuyên, hoạt động đó có thể là kinh doanh ngay cả khi nó bắt đầu như một sở thích sáng tạo. Bán hàng đều đặn, chiến lược định giá, theo dõi tồn kho và tiếp thị đều cho thấy cấu trúc kinh doanh.

Sáng tạo nội dung và làm influencer

Các nhà sáng tạo thường bắt đầu như người làm vì sở thích. Khi thu nhập từ tài trợ, tiếp thị liên kết, bán sản phẩm số hoặc kiếm tiền định kỳ trở thành một phần của kế hoạch, hoạt động đó bắt đầu giống kinh doanh hơn. Càng được tổ chức bài bản, lập luận rằng đó là kinh doanh càng mạnh.

Huấn luyện, tư vấn hoặc dạy kèm

Những dịch vụ này thường dễ được phân loại là kinh doanh hơn khi có hợp đồng, hóa đơn, website, hồ sơ khách hàng và nỗ lực rõ ràng nhằm tạo doanh thu.

Thể thao, giải trí hoặc dự án cá nhân

Các hoạt động chủ yếu nhằm phục vụ sự thích thú cá nhân, thi đấu hoặc giải trí có nhiều khả năng vẫn là sở thích, trừ khi có bằng chứng mạnh cho thấy đây là một doanh nghiệp định hướng lợi nhuận.

Những khoản chi nào được xem là chi phí kinh doanh khấu trừ

Chi phí kinh doanh được khấu trừ thường là khoản chi thông thường và cần thiết cho nghề hoặc hoạt động kinh doanh. Nói đơn giản, đó là khoản chi phổ biến và hữu ích cho công việc bạn làm.

Các nhóm chi phí có thể được khấu trừ thường gồm:

• Văn phòng phẩm
• Thiết bị máy tính và công cụ công nghệ
• Chi phí hosting web và tên miền
• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phí xử lý thanh toán
• Đào tạo giúp duy trì hoặc cải thiện kỹ năng kinh doanh
• Chi phí đi lại gắn với mục đích kinh doanh
• Chi phí ăn uống với khách hàng, khi quy định cho phép
• Thanh toán cho nhà thầu phụ
• Tiền thuê không gian kinh doanh
• Phí bảo hiểm cho phạm vi bảo hiểm kinh doanh

Quy tắc khấu trừ cụ thể phụ thuộc vào loại chi phí, cấu trúc pháp nhân của bạn và việc khoản chi đó là hoàn toàn cá nhân hay chỉ một phần là cá nhân.

Điều không được chấp nhận: chi phí cá nhân được gắn mác kinh doanh

IRS không quan tâm đến cái tên bạn đặt cho khoản chi. Nếu đó là chi phí cá nhân, nó vẫn là chi phí cá nhân.

Ví dụ gồm:

• Quần áo có thể mặc hàng ngày
• Bữa ăn gia đình không phải là bữa ăn phục vụ kinh doanh
• Du lịch cá nhân không có mục đích kinh doanh
• Chi phí sinh hoạt không liên quan đến văn phòng tại nhà hợp lệ
• Sở thích hoặc giải trí được gắn mác là tiếp thị

Ghi chép tốt là cách dễ nhất để bảo vệ các khoản khấu trừ hợp lệ và tránh vấn đề về sau.

Cách bảo vệ các khoản khấu trừ nếu công việc tay trái của bạn đang phát triển

Nếu bạn muốn hoạt động của mình được xem như một doanh nghiệp, hãy xây dựng thói quen kinh doanh từ sớm.

1. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền kinh doanh khiến việc theo dõi thu nhập và chi phí khó khăn hơn. Một tài khoản riêng giúp sổ sách và hồ sơ thuế rõ ràng hơn.

2. Theo dõi từng đồng

Dùng phần mềm kế toán hoặc bảng tính để ghi lại doanh thu, danh mục chi phí, biên lai và hóa đơn. Nếu một khoản chi được khấu trừ, tài liệu nên cho thấy nó dùng cho việc gì và phát sinh khi nào.

3. Lưu bằng chứng về mục tiêu lợi nhuận

Lưu quảng cáo, cập nhật website, thay đổi giá, đề xuất khách hàng, hợp đồng với nhà cung cấp và ghi chú cho thấy bạn đã cố gắng cải thiện khả năng sinh lời.

4. Vận hành như một hoạt động thực sự

Tạo lịch làm việc, đặt mục tiêu, xem lại giá bán và thay đổi cách vận hành khi kết quả yếu. IRS đánh giá cao hành vi mang tính kinh doanh.

5. Chọn cấu trúc phù hợp từ sớm

Thành lập LLC hoặc công ty không tự động biến một hoạt động thành doanh nghiệp cho mục đích thuế, nhưng có thể giúp bạn tổ chức hoạt động, tách tài chính và xây dựng khuôn khổ chuyên nghiệp hơn.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì doanh nghiệp với hồ sơ và hỗ trợ tuân thủ, để việc giữ mọi thứ ngăn nắp trở nên dễ dàng hơn ngay từ đầu.

Khi nào thua lỗ là bình thường và khi nào là dấu hiệu cảnh báo

Không phải khoản lỗ nào cũng có nghĩa là bạn chỉ đang làm sở thích. Các startup thường lỗ trong giai đoạn xây dựng tệp khách hàng. Doanh nghiệp theo mùa cũng có thể có kết quả không đều.

Tuy nhiên, việc liên tục thua lỗ mà không có kế hoạch cải thiện đáng tin cậy có thể khiến IRS đặt câu hỏi. Nếu một hoạt động tiếp tục lỗ qua nhiều năm và trông giống cá nhân hơn là thương mại, IRS có thể kết luận rằng nó không được vận hành vì mục tiêu lợi nhuận.

Đó là lý do vì sao câu chuyện mà hồ sơ của bạn kể ra quan trọng không kém gì con số.

Thu nhập từ sở thích vẫn quan trọng

Một số người nộp thuế nhầm tưởng rằng thu nhập từ sở thích không cần khai vì hoạt động đó không chính thức. Điều đó không đúng.

Nếu bạn kiếm tiền từ một sở thích, khoản thu nhập đó thường vẫn phải được báo cáo trên tờ khai thuế của bạn. Vấn đề không phải là thu nhập có chịu thuế hay không. Vấn đề là bạn có được khấu trừ chi phí liên quan hay không.

Tóm lại:

• Thu nhập kinh doanh chịu thuế, nhưng chi phí kinh doanh có thể bù trừ.
• Thu nhập từ sở thích cũng chịu thuế, nhưng chi phí sở thích thường không được khấu trừ đối với đa số người nộp thuế.

LLC, sổ sách và sự sẵn sàng về thuế

Nhiều chủ sở hữu dùng LLC hoặc công ty cổ phần như một phần của thiết lập kinh doanh rộng hơn. Cấu trúc này có thể giúp tổ chức, ngân hàng, hợp đồng và tuân thủ, nhưng cách xử lý thuế vẫn phụ thuộc vào việc hoạt động được vận hành như thế nào trên thực tế.

Một thiết lập tốt thường bao gồm:

• Một pháp nhân kinh doanh chính thức khi phù hợp
• Tài khoản tài chính tách biệt
• Ghi sổ nhất quán
• Biên lai và nhật ký số kilomet
• Hợp đồng và hóa đơn bằng văn bản
• Nộp hồ sơ đúng hạn và hoàn thành các nghĩa vụ tuân thủ

Đó là nơi một đối tác thành lập doanh nghiệp có thể hữu ích. Zenind hỗ trợ những người sáng lập muốn có một lộ trình rõ ràng hơn từ ý tưởng đến doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, để mùa thuế không phải là lần đầu tiên hồ sơ giấy tờ trở nên nghiêm túc.

Những điểm chính cần nhớ

• IRS phân biệt giữa sở thích và kinh doanh dựa trên факts và ý định.
• Doanh nghiệp thường có thể khấu trừ các chi phí thông thường và cần thiết.
• Sở thích thường không cho phép khấu trừ chi phí rộng như kinh doanh.
• Thu nhập từ cả sở thích và kinh doanh vẫn có thể chịu thuế.
• Ghi chép tốt, tài chính tách biệt và tư duy hướng lợi nhuận giúp hỗ trợ việc được xem là kinh doanh.
• Thành lập và duy trì một cấu trúc doanh nghiệp thực sự có thể giúp bạn dễ tổ chức và tuân thủ hơn.

Nếu công việc tay trái của bạn đang dần giống một công ty thực thụ, bây giờ là lúc xây dựng nó như một công ty.