Các trường đại học có được miễn đăng ký chào mời quyên góp từ thiện không?

Các trường đại học phụ thuộc vào các khoản quyên góp để tài trợ học bổng, hỗ trợ giảng viên, nghiên cứu, dự án xây dựng cơ sở vật chất, hoạt động thể thao và các chương trình dành cho sinh viên. Nhưng khi một cơ sở bắt đầu kêu gọi đóng góp trên nhiều bang, các luật về chào mời quyên góp từ thiện có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề tuân thủ.

Một quan niệm sai lầm phổ biến là các trường đại học mặc nhiên được miễn đăng ký gây quỹ. Trên thực tế, quy định miễn trừ thay đổi theo từng bang, theo loại hình cơ sở, và theo cách chiến dịch gây quỹ được tổ chức. Một số trường đại học đủ điều kiện được miễn hoàn toàn ở một số bang nhất định. Những trường khác vẫn phải đăng ký, nộp gia hạn hằng năm, hoặc gửi yêu cầu miễn trừ trước khi kêu gọi quyên góp.

Đối với các nhóm phát triển của trường, văn phòng cựu sinh viên, tổ chức giáo dục phi lợi nhuận và bộ phận pháp chế của cơ sở, câu hỏi thực tế không phải là việc gây quỹ có quan trọng hay không. Câu hỏi là làm thế nào để tuân thủ mà vẫn duy trì tiến độ chiến dịch.

Đăng ký chào mời quyên góp từ thiện là gì

Đăng ký chào mời quyên góp từ thiện là quy trình đăng ký với cơ quan nhà nước cấp bang trước khi kêu gọi công chúng quyên góp. Nhiều bang yêu cầu các tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức từ thiện và các đơn vị khác phải đăng ký nếu họ vận động đóng góp từ cư dân của bang đó.

Quy định này có thể áp dụng cho nhiều hình thức gây quỹ, bao gồm:

• Thư kêu gọi trực tiếp
• Chiến dịch gây quỹ qua email
• Trang quyên góp trực tuyến
• Kêu gọi qua điện thoại
• Chiến dịch gây quỹ cộng đồng và gây quỹ ngang hàng
• Sự kiện và tiệc gây quỹ
• Yêu cầu tài trợ và tài trợ doanh nghiệp trong một số bối cảnh nhất định

Các bang thường diễn giải hành vi chào mời theo nghĩa rộng. Nếu một chiến dịch tiếp cận nhà tài trợ ở nhiều bang, tổ chức có thể cần đánh giá yêu cầu đăng ký tại từng bang.

Các trường đại học có được miễn không?

Có thể, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Các trường đại học không được miễn một cách đồng loạt khỏi việc đăng ký chào mời quyên góp từ thiện. Một số bang có quy định miễn trừ cho các cơ sở giáo dục, đặc biệt là các trường đại học công lập hoặc các tổ chức có cấu trúc phi lợi nhuận nhất định. Những bang khác lại yêu cầu đăng ký trừ khi cơ sở đáp ứng một định nghĩa miễn trừ hẹp hoặc nộp hồ sơ miễn trừ chính thức.

Điểm mấu chốt là tình trạng miễn thuế theo luật liên bang không tự động loại bỏ nghĩa vụ gây quỹ ở cấp bang.

Một trường đại học có thể được miễn thuế thu nhập liên bang theo Mục 501(c)(3), nhưng vẫn phải đăng ký chào mời quyên góp từ thiện ở một hoặc nhiều bang.

Vì sao quy định miễn trừ khác nhau

Cơ quan lập pháp từng bang xử lý các cơ sở giáo dục theo cách khác nhau tùy theo ưu tiên chính sách công, mức độ gắn kết với chính quyền, và phạm vi quy định bảo vệ nhà tài trợ. Do đó, tiêu chí miễn trừ có thể khác nhau đáng kể giữa các bang.

Những yếu tố phổ biến ảnh hưởng đến trạng thái miễn trừ gồm:

• Trường đại học là công lập hay tư thục
• Trường có phải là tổ chức phi lợi nhuận và được công nhận theo luật thuế liên bang hay không
• Đối tượng được kêu gọi là ai, chẳng hạn cựu sinh viên, sinh viên, giảng viên, hay công chúng nói chung
• Cơ sở có hiện diện vật lý tại bang đó hay không
• Việc gây quỹ được thực hiện trực tiếp hay thông qua bên thứ ba
• Chiến dịch nhắm đến nhóm nhà tài trợ hẹp hay đối tượng công chúng rộng

Vì những quy định này mang tính đặc thù từng bang, một chiến dịch gây quỹ trên phạm vi toàn quốc có thể tạo ra hàng chục câu hỏi tuân thủ riêng biệt.

Trường đại học công lập so với tư thục

Các trường đại học công lập thường có lập luận miễn trừ mạnh hơn vì họ là các cơ sở gắn với chính quyền. Ở một số bang, mối liên hệ đó có thể loại bỏ hoàn toàn nhu cầu đăng ký chào mời quyên góp từ thiện.

Các trường đại học tư thục lại có cách đánh giá khác. Ngay cả khi là cơ sở giáo dục phi lợi nhuận, họ vẫn có thể phải đăng ký ở những bang không cung cấp miễn trừ giáo dục rộng. Một số bang có thể miễn cho các trường cao đẳng tư thục nhất định chỉ khi hoạt động gây quỹ giới hạn ở cựu sinh viên, thành viên hoặc cộng đồng nội bộ.

Đối với các cơ sở tư thục, cách an toàn nhất là xem xét từng bang riêng lẻ trước khi triển khai.

Các nhóm miễn trừ phổ biến đối với cơ sở giáo dục

Mặc dù quy định khác nhau, các trường đại học thường gặp một vài mô hình miễn trừ lặp lại.

Cơ sở gắn với chính quyền

Các trường đại học công lập có thể được miễn ở những bang xem họ như cơ quan hoặc đơn vị trực thuộc nhà nước. Trong những trường hợp này, cơ sở có thể không cần nộp đăng ký chào mời tiêu chuẩn, dù các yêu cầu khác của bang vẫn có thể áp dụng.

Miễn trừ cho cơ sở giáo dục

Một số bang có miễn trừ riêng cho các cơ sở giáo dục đáp ứng định nghĩa luật định. Các miễn trừ này có thể phụ thuộc vào tình trạng kiểm định, tình trạng phi lợi nhuận hoặc phạm vi chào mời.

Miễn trừ theo phạm vi nhà tài trợ hạn chế

Một bang có thể miễn trừ nếu cơ sở chỉ kêu gọi một nhóm người hẹp, chẳng hạn như:

• Sinh viên hiện tại
• Cựu sinh viên
• Giảng viên và nhân viên
• Thành viên hội đồng quản trị
• Gia đình trong cộng đồng nhà trường

Những miễn trừ này thường có giới hạn và không nên mặc nhiên hiểu là bao gồm cả các chiến dịch trực tuyến rộng rãi.

Miễn trừ cho quỹ liên kết với cơ sở

Nhiều trường đại học gây quỹ thông qua các quỹ liên kết. Quỹ đó có thể đủ điều kiện riêng biệt so với trường đại học, nhưng cũng có thể cần được xem xét đăng ký riêng.

Vì sao miễn thuế không đủ

Tình trạng 501(c)(3) của một trường đại học là quan trọng, nhưng không trả lời được câu hỏi về đăng ký cấp bang.

Miễn thuế liên bang liên quan đến việc xử lý thuế thu nhập. Đăng ký chào mời quyên góp từ thiện liên quan đến tuân thủ gây quỹ với cơ quan nhà nước cấp bang.

Sự khác biệt đó rất quan trọng vì một tổ chức có thể:

• Được miễn thuế liên bang nhưng vẫn phải đăng ký ở nhiều bang
• Được miễn đăng ký ở bang này nhưng không ở bang khác
• Phải đăng ký ở một số bang và nộp thông báo miễn trừ ở những bang khác
• Có nghĩa vụ nộp báo cáo tài chính hằng năm dù không đăng ký đầy đủ

Đây là một trong những sai sót phổ biến nhất của các nhóm phát triển và các nhóm gây quỹ do tình nguyện viên dẫn dắt.

Gây quỹ trực tuyến làm thay đổi cách đánh giá

Quyên góp trực tuyến khiến việc tuân thủ ở cấp bang trở nên phức tạp hơn. Một trang quyên góp trên website của trường đại học có thể tiếp cận nhà tài trợ trên toàn quốc, ngay cả khi trường chỉ đặt tại một bang.

Điều đó có nghĩa là quy định chào mời quyên góp có thể được kích hoạt ở những bang mà cơ sở chưa từng tổ chức sự kiện gây quỹ trực tiếp.

Các tổ chức nên xem xét:

• Trang quyên góp có thể truy cập bởi cư dân trên toàn quốc hay không
• Trường có chủ động tiếp thị tới nhà tài trợ ngoài bang hay không
• Các chiến dịch email định kỳ có nhắm tới cựu sinh viên ở nhiều khu vực pháp lý hay không
• Các liên kết gây quỹ trên mạng xã hội có được chia sẻ rộng rãi hay không
• Nền tảng bên thứ ba có thu tiền quyên góp thay mặt cho cơ sở hay không

Một chiến dịch số rộng có thể làm mất hiệu lực một miễn trừ vốn chỉ áp dụng cho nhóm đối tượng được nhắm tới hẹp.

Trường đại học cần xác minh gì trước khi kêu gọi quyên góp

Trước khi triển khai chiến dịch, các nhóm trong trường nên xác nhận:

• Tên pháp lý chính xác của cơ sở
• Pháp nhân sẽ nhận khoản quyên góp
• Tổ chức gây quỹ là chính trường đại học hay một quỹ liên kết
• Cơ sở đã có hồ sơ đăng ký hay chưa
• Bang nào yêu cầu đăng ký, hồ sơ miễn trừ, hoặc gia hạn hằng năm
• Chiến dịch có bị giới hạn trong một nhóm nhà tài trợ được miễn trừ hay không
• Có sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba trong quy trình kêu gọi hay không

Việc rà soát này đặc biệt quan trọng đối với các chiến dịch đa bang, chiến dịch gây quỹ học bổng, chiến dịch vốn, và các đợt kêu gọi thường niên cho cựu sinh viên.

Thực hành tốt để tuân thủ

Các trường đại học có thể giảm rủi ro bằng cách xây dựng một quy trình tuân thủ có thể lặp lại.

Xây dựng bảng theo từng bang

Theo dõi tình trạng đăng ký, điều kiện miễn trừ, thời hạn nộp và yêu cầu gia hạn cho từng bang nơi cơ sở kêu gọi quyên góp.

Tách riêng đánh giá theo pháp nhân và chiến dịch

Không phải chiến dịch nào cũng do cùng một pháp nhân pháp lý điều hành. Các quỹ, hội cựu sinh viên, nhóm hỗ trợ thể thao và trung tâm nghiên cứu có thể có nghĩa vụ riêng.

Lưu trữ căn cứ miễn trừ

Nếu một trường đại học dựa vào miễn trừ, hãy lưu hồ sơ cho thấy vì sao miễn trừ đó áp dụng và chiến dịch nhắm tới nhóm nhà tài trợ nào.

Rà soát việc sử dụng nhà cung cấp

Nếu có nền tảng gây quỹ bên thứ ba, nhà cung cấp gọi điện tiếp thị, hoặc đơn vị tư vấn chiến dịch tham gia, hãy xác nhận liệu điều đó có làm thay đổi phân tích hồ sơ hay không.

Theo dõi thay đổi quy định

Luật chào mời quyên góp từ thiện của các bang thay đổi theo thời gian. Một chiến dịch được miễn trừ vào năm ngoái có thể cần nộp hồ sơ vào hôm nay.

Hậu quả khi bỏ sót một hồ sơ

Không tuân thủ quy định chào mời quyên góp có thể gây ra các vấn đề thực tế và pháp lý như:

• Trì hoãn triển khai chiến dịch
• Thông báo hoặc thư yêu cầu từ bang
• Phạt hoặc phí nộp muộn
• Mất quyền kêu gọi quyên góp tại một bang
• Gánh nặng hành chính trong quá trình kiểm toán hoặc rà soát tài trợ
• Ảnh hưởng đến niềm tin của nhà tài trợ

Đối với các trường đại học phụ thuộc vào niềm tin của nhà tài trợ, tuân thủ không chỉ là vấn đề thủ tục. Nó góp phần xây dựng uy tín.

Zenind có thể hỗ trợ các tổ chức giáo dục phi lợi nhuận và các tổ chức mới như thế nào

Zenind hỗ trợ những người sáng lập, tổ chức phi lợi nhuận và các tổ chức đang phát triển cần hạ tầng thành lập và tuân thủ đáng tin cậy tại Hoa Kỳ.

Nếu sứ mệnh giáo dục của bạn đang được xây dựng thông qua một tổ chức phi lợi nhuận mới hoặc một pháp nhân liên quan, Zenind có thể hỗ trợ:

• Thành lập doanh nghiệp và thiết lập pháp nhân
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Hỗ trợ EIN
• Hỗ trợ báo cáo thường niên
• Công cụ quản lý tuân thủ

Đối với các tổ chức phi lợi nhuận liên kết với trường đại học, các tổ chức học bổng và quỹ giáo dục, việc có một cấu trúc pháp lý rõ ràng giúp việc quản lý tuân thủ gây quỹ dễ dàng hơn.

Kết luận thực tiễn

Các trường đại học không tự động được miễn đăng ký chào mời quyên góp từ thiện. Một số cơ sở công lập đủ điều kiện được miễn rộng, trong khi nhiều cơ sở tư thục và quỹ liên kết vẫn cần đăng ký, nộp hồ sơ miễn trừ, hoặc đáp ứng các điều kiện riêng theo từng bang.

Cách an toàn nhất là rà soát từng bang trước khi khởi chạy chiến dịch, ghi chép căn cứ cho bất kỳ miễn trừ nào, và duy trì lịch tuân thủ liên tục cho việc gia hạn và nộp hồ sơ.

Khi gây quỹ vượt qua ranh giới bang, tuân thủ cần được đưa vào quy trình chiến dịch ngay từ đầu, chứ không phải bổ sung sau khi trang quyên góp đã đi vào hoạt động.