Cách tự khai thuế doanh nghiệp của bạn: Hướng dẫn thực tế cho chủ doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ

Tự nộp thuế doanh nghiệp có thể khiến bạn thấy e ngại lúc đầu, nhưng với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ tại Mỹ, việc này hoàn toàn có thể tự thực hiện nếu bạn có một hệ thống phù hợp. Khi bạn lưu trữ hồ sơ gọn gàng, hiểu cấu trúc doanh nghiệp của mình và biết những biểu mẫu cùng thời hạn áp dụng, bạn có thể chuẩn bị và nộp thuế mà không cần thuê người khai thuế cho mọi tờ khai.

Tự khai thuế doanh nghiệp không phải là cắt xén quy trình. Đó là xây dựng một quy trình lặp lại giúp bạn tuân thủ quy định, giảm lỗi có thể tránh được, và hiểu thuế ảnh hưởng như thế nào đến dòng tiền cũng như tăng trưởng của công ty. Đối với nhà sáng lập, freelancer và chủ doanh nghiệp giai đoạn đầu, kiến thức đó rất có giá trị trong suốt cả năm.

Bạn thực sự có thể tự nộp thuế doanh nghiệp không?

Có. Tại Hoa Kỳ, IRS không yêu cầu hầu hết chủ doanh nghiệp phải thuê chuyên gia thuế. Bạn được phép tự chuẩn bị và nộp nhiều tờ khai thuế doanh nghiệp, miễn là bạn hiểu nghĩa vụ thuế của mình và hoàn thành chính xác các biểu mẫu cần thiết.

Tuy nhiên, quy trình này khác với việc nộp tờ khai thuế cá nhân. Thuế doanh nghiệp có thể liên quan đến nhiều lớp nghĩa vụ, bao gồm thuế thu nhập liên bang, thuế tự doanh, thuế lương, thuế tiêu thụ đặc biệt và các yêu cầu của tiểu bang hoặc địa phương. Cách tiếp cận phù hợp phụ thuộc vào cơ cấu doanh nghiệp và việc bạn có nhân viên, đối tác hay nhà thầu độc lập hay không.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp hoặc chuẩn bị cho việc tuân thủ thường xuyên, Zenind có thể giúp bạn sắp xếp mọi thứ với hỗ trợ thành lập và tuân thủ để mùa thuế bớt rối hơn.

Bắt đầu từ cấu trúc doanh nghiệp của bạn

Loại hình pháp nhân quyết định doanh nghiệp của bạn bị đánh thuế như thế nào và cần nộp những biểu mẫu nào. Trước khi chuẩn bị bất cứ thứ gì, hãy xác nhận công ty của bạn đang hoạt động theo một trong các hình thức sau:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty hợp danh
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)
• Công ty S
• Công ty C

Một LLC một thành viên có thể bị đánh thuế khác với LLC nhiều thành viên. LLC cũng có thể chọn bị đánh thuế như một công ty S hoặc công ty C, và điều đó sẽ làm thay đổi yêu cầu kê khai. Công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân và các loại công ty đều có quy tắc báo cáo riêng.

Nếu bạn chưa chắc pháp nhân của mình bị đánh thuế như thế nào, hãy kiểm tra hồ sơ thành lập, các hồ sơ bầu chọn thuế và thư từ của IRS trước khi chuẩn bị tờ khai.

Thu thập hồ sơ trước khi nộp

Phần quan trọng nhất khi tự khai thuế là khâu chuẩn bị. Hồ sơ tốt giúp giảm căng thẳng và tăng độ chính xác.

Trước khi bắt đầu, hãy thu thập:

• Báo cáo thu nhập
• Bảng cân đối kế toán
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Biên lai cho các khoản chi được khấu trừ
• Hồ sơ tiền lương
• Hồ sơ thanh toán cho nhà thầu
• Tờ khai thuế năm trước
• Tài liệu xác nhận EIN
• Thông báo thuế tiểu bang và nhắc nhở nộp hồ sơ

Nếu sổ sách của bạn chưa đầy đủ hoặc đang rời rạc, hãy dừng lại và sắp xếp chúng trước. Phần mềm thuế chỉ hoạt động tốt khi các con số nền tảng đáng tin cậy.

Hiểu các loại thuế doanh nghiệp cốt lõi

Nhiều chủ doanh nghiệp không phải nộp tất cả các loại thuế. Tuy vậy, hầu hết các công ty vẫn cần hiểu các nhóm chính dưới đây.

Thuế thu nhập

Thuế thu nhập được tính dựa trên lợi nhuận doanh nghiệp sau khi trừ các chi phí được phép. Biểu mẫu nộp cụ thể phụ thuộc vào loại hình pháp nhân.

• Chủ doanh nghiệp tư nhân thường báo cáo thu nhập kinh doanh trên Schedule C cùng với tờ khai cá nhân
• Công ty hợp danh thường nộp Form 1065 và cấp Schedule K-1 cho các thành viên hợp danh
• Công ty S nộp Form 1120-S và cấp Schedule K-1 cho cổ đông
• Công ty C nộp Form 1120 và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp ở cấp pháp nhân

Điểm mấu chốt là thu nhập doanh nghiệp không bị đánh thuế giống nhau cho mọi cấu trúc. Hãy biết biểu mẫu nào áp dụng trước khi bắt đầu.

Thuế tự doanh

Nếu bạn tự làm chủ, thu nhập của bạn có thể chịu thuế tự doanh, khoản thuế này giúp tài trợ cho An sinh Xã hội và Medicare. Loại thuế này thường áp dụng cho thu nhập ròng từ công việc do bạn thực hiện với tư cách là chủ doanh nghiệp độc lập.

Nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân và một số chủ sở hữu LLC cần tính riêng loại thuế này so với thuế thu nhập. Nếu bạn chưa chắc thu nhập của mình có chịu thuế tự doanh hay không, hãy xem hướng dẫn của IRS cho loại hình pháp nhân của bạn.

Các khoản thanh toán thuế ước tính

Không giống người làm công ăn lương, nhiều chủ doanh nghiệp không bị khấu trừ đủ trong năm. Điều đó có nghĩa là bạn có thể cần nộp thuế ước tính theo quý.

Bạn có thể cần các khoản thanh toán ước tính nếu dự kiến sẽ nợ một khoản thuế đáng kể khi nộp tờ khai. Các ngày đến hạn phổ biến thường là tháng 4, tháng 6, tháng 9 và tháng 1, nhưng bạn nên luôn xác nhận lịch hiện hành của IRS.

Bỏ qua các khoản thanh toán ước tính có thể dẫn đến phạt do nộp thiếu, vì vậy hãy đưa các thời hạn này vào lịch tài chính của bạn sớm.

Thuế tiền lương

Nếu bạn có nhân viên, thuế tiền lương sẽ trở thành một phần trong nghĩa vụ tuân thủ của bạn. Các khoản này có thể bao gồm An sinh Xã hội, Medicare, thuế thất nghiệp và các yêu cầu khấu trừ.

Nhà tuyển dụng thường phải:

• Khấu trừ đúng các loại thuế từ tiền lương của nhân viên
• Nộp các khoản thuế đã khấu trừ đúng lịch
• Nộp các mẫu tiền lương hàng quý và hàng năm
• Cung cấp cho nhân viên bảng kê thu nhập cuối năm

Nếu trả lương là điều mới với bạn, hãy xem nó như một hệ thống tuân thủ riêng chứ không chỉ là phần mở rộng của kế toán.

Thuế bán hàng và thuế cấp tiểu bang

Tùy vào mặt hàng bạn bán và nơi bạn hoạt động, doanh nghiệp của bạn cũng có thể phải nộp thuế bán hàng cấp tiểu bang hoặc các nghĩa vụ cấp tiểu bang khác. Một số doanh nghiệp phải thu và nộp lại thuế bán hàng, trong khi số khác thì không.

Quy tắc thuế của tiểu bang và địa phương có thể khác rất nhiều so với quy tắc liên bang. Nếu bạn bán hàng hóa hữu hình, sản phẩm số hoặc dịch vụ chịu thuế, hãy xem xét quy định ở mọi tiểu bang nơi bạn có nexus hoặc trách nhiệm thu thuế.

Chọn đúng biểu mẫu

Các biểu mẫu bạn cần phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp và hoạt động của bạn. Những biểu mẫu liên bang phổ biến bao gồm:

• Schedule C cho nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân và LLC một thành viên
• Schedule SE cho việc tính thuế tự doanh
• Form 1065 cho công ty hợp danh
• Form 1120-S cho công ty S
• Form 1120 cho công ty C
• Form 941 cho báo cáo tiền lương hàng quý
• Form 940 cho thuế thất nghiệp liên bang
• Form 720 cho một số loại thuế tiêu thụ đặc biệt
• Form 1040-ES cho các khoản thanh toán thuế ước tính

Đừng đoán dựa trên hồ sơ năm trước. Nếu doanh nghiệp của bạn đã thay đổi quyền sở hữu, chọn trạng thái thuế mới, thuê nhân viên hoặc bắt đầu bán vào các tiểu bang mới, nghĩa vụ kê khai của bạn cũng có thể đã thay đổi.

Xây dựng một quy trình nộp hồ sơ đơn giản

Cách dễ nhất để tự nộp thuế doanh nghiệp là sử dụng cùng một quy trình mỗi năm.

1. Đối soát sổ sách

Đảm bảo hồ sơ thu nhập và chi phí của bạn khớp với sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng. Sổ sách chưa đối soát sẽ tạo ra lỗi báo cáo và khiến việc chứng minh khoản khấu trừ khó hơn.

2. Phân loại mọi khoản chi

Tách chi phí kinh doanh thông thường khỏi chi tiêu cá nhân. Các khoản có thể được khấu trừ có thể bao gồm tiền thuê, phần mềm, quảng cáo, bảo hiểm, thanh toán cho nhà thầu phụ và văn phòng phẩm, tùy vào doanh nghiệp và tình huống thực tế.

3. Xem xét kỹ các khoản được khấu trừ

Một số chi phí khá rõ ràng, trong khi những khoản khác cần cân nhắc nhiều hơn. Ví dụ phổ biến gồm chi phí đi lại phục vụ kinh doanh, chi phí văn phòng tại nhà, dịch vụ chuyên môn và mua sắm thiết bị.

4. Xác nhận tiền thù lao của chủ sở hữu và các khoản phân phối

Nếu bạn tự trả lương cho mình hoặc phân phối lợi nhuận, hãy đảm bảo các khoản đó được phản ánh chính xác theo quy tắc thuế của pháp nhân.

5. Chuẩn bị tờ khai

Dùng phần mềm thuế hoặc các mẫu chính thức để nhập số liệu. Rà soát từng lịch biểu, phụ lục và tài liệu hỗ trợ trước khi nộp.

6. Nộp và thanh toán đúng hạn

Gửi tờ khai chỉ là một nửa công việc. Nếu có thuế phải nộp, hãy thanh toán trước hạn và lưu lại bản xác nhận.

Khấu trừ và tín thuế rất quan trọng

Một lý do lớn khiến chủ doanh nghiệp học cách tự khai thuế là để hiểu rõ hơn về các khoản khấu trừ và tín thuế.

Các nhóm chi phí được khấu trừ phổ biến có thể bao gồm:

• Quảng cáo và marketing
• Phần mềm và gói thuê bao
• Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Dịch vụ chuyên môn
• Đi lại và bữa ăn, khi được phép
• Chi phí xe cộ, khi có hồ sơ đầy đủ
• Chi phí văn phòng tại nhà, nếu đủ điều kiện
• Thiết bị và khấu hao

Khoản khấu trừ tốt nhất là khoản khấu trừ hợp lệ mà bạn có thể chứng minh. Hãy giữ biên lai, hóa đơn, nhật ký số dặm và hồ sơ sử dụng cho mục đích kinh doanh rõ ràng.

Đừng khai khống các khoản khấu trừ. Việc báo cáo quá mức có thể giúp tiết kiệm tiền trong ngắn hạn nhưng có thể gây rắc rối về sau nếu bạn không thể chứng minh khoản chi đó.

Tránh những lỗi thuế phổ biến nhất

Ngay cả những chủ doanh nghiệp có kinh nghiệm cũng mắc lỗi thuế khi làm gấp. Hãy chú ý các vấn đề phổ biến sau:

• Trộn lẫn chi phí kinh doanh và cá nhân
• Bỏ lỡ thời hạn thanh toán thuế ước tính
• Nộp sai biểu mẫu cho loại hình pháp nhân
• Quên nghĩa vụ cấp tiểu bang hoặc địa phương
• Phân loại sai nhân viên thành nhà thầu độc lập
• Báo thiếu thu nhập từ nhiều nền tảng thanh toán
• Không lưu bằng chứng cho các khoản khấu trừ
• Bỏ qua thay đổi về quyền sở hữu hoặc bầu chọn thuế

Nếu doanh nghiệp của bạn có thay đổi lớn trong năm, hãy dừng lại và xác nhận xem thay đổi đó có ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai của bạn hay không.

Khi nào nên thuê chuyên gia

Tự khai thuế doanh nghiệp là lựa chọn thực tế cho nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất.

Hãy cân nhắc tìm sự hỗ trợ nếu:

• Doanh nghiệp của bạn có nhiều chủ sở hữu hoặc nhà đầu tư
• Bạn đã chọn hình thức đánh thuế công ty S và cần hỗ trợ về quy tắc tiền thù lao
• Bạn đã thuê nhân viên và đang vận hành bảng lương
• Bạn hoạt động ở nhiều tiểu bang
• Bạn bán hàng tại các khu vực pháp lý có quy tắc thuế bán hàng phức tạp
• Bạn nhận được thông báo từ IRS hoặc cần sửa các lỗi khai trước đó
• Sổ sách của bạn quá rối để chuẩn bị một tờ khai đáng tin cậy

Mục tiêu không phải là tự làm mọi thứ. Mục tiêu là xây dựng một quy trình thuế chính xác, hiệu quả và bền vững.

Duy trì tuân thủ có tổ chức quanh năm

Tờ khai thuế dễ nhất là tờ khai được hỗ trợ bằng hồ sơ tốt trong suốt cả năm. Hãy dùng một hệ thống hàng tháng cho kế toán, lịch thuế và lưu trữ tài liệu để bạn không phải dựng lại mọi thứ vào cuối năm.

Một quy trình tuân thủ vững chắc nên bao gồm:

• Đối soát kế toán hàng tháng
• Rà soát nghĩa vụ tạm tính theo quý
• Theo dõi các khoản nộp thuế tiền lương
• Nhắc nhở nộp hồ sơ cấp tiểu bang
• Rà soát pháp nhân hàng năm
• Lưu trữ an toàn các mẫu thuế và biên lai

Các nhà sáng lập duy trì tổ chức trong năm sẽ tiết kiệm thời gian, tránh các khoản phạt vào phút chót và đưa ra quyết định tốt hơn về tuyển dụng, thù lao và tái đầu tư.

Lời kết

Bạn hoàn toàn có thể tự khai thuế doanh nghiệp nếu bạn hiểu loại hình pháp nhân của mình, giữ hồ sơ sạch sẽ và tuân theo đúng các quy định nộp thuế liên bang và tiểu bang. Với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, tự quản lý thuế là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí và bám sát các con số thúc đẩy doanh nghiệp.

Điều quan trọng là tính kỷ luật. Sổ sách tốt, thanh toán thuế ước tính đúng hạn và biểu mẫu chính xác quan trọng hơn sự phức tạp vì chính sự phức tạp. Nếu bạn cần hỗ trợ để giữ cho quy trình thành lập và tuân thủ của mình được tổ chức tốt, Zenind có thể hỗ trợ phần hành chính để doanh nghiệp của bạn luôn đi đúng hướng trong suốt cả năm.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tự nộp thuế doanh nghiệp trực tuyến không?

Có. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm thuế hoặc công cụ nộp hồ sơ được IRS chấp thuận để chuẩn bị và gửi tờ khai, miễn là họ có hồ sơ chính xác và biết biểu mẫu nào áp dụng.

Nếu doanh nghiệp của tôi không có lãi thì sao?

Bạn vẫn có thể phải nộp một số tờ khai nhất định ngay cả khi doanh nghiệp không có lợi nhuận. Nghĩa vụ kê khai phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp và việc các nghĩa vụ khác có còn áp dụng hay không.

Tôi có cần nộp thuế hàng quý không?

Nếu bạn dự kiến sẽ nợ đủ thuế và không có mức khấu trừ tại nguồn đủ, bạn có thể cần nộp các khoản tạm tính hàng quý. Ngưỡng áp dụng và lịch thanh toán phụ thuộc vào tình huống của bạn.

Tôi nên giữ những hồ sơ nào?

Hãy giữ bằng chứng về thu nhập, biên lai, sao kê ngân hàng, hóa đơn, hồ sơ tiền lương, nhật ký số dặm và các tờ khai thuế trước đó. Hồ sơ tốt giúp hỗ trợ các khoản khấu trừ và giảm lỗi khi khai.