Cách thêm hoặc xóa thành viên khỏi Delaware LLC

Việc thay đổi cơ cấu sở hữu của một Delaware LLC là một sự kiện phổ biến khi doanh nghiệp phát triển, tiếp nhận nhà đầu tư mới hoặc một thành viên sáng lập rời đi. Quy trình thường khá đơn giản, nhưng cần được xử lý cẩn thận để hồ sơ nội bộ, operating agreement và quyền sở hữu của LLC luôn nhất quán.

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp, điểm quan trọng là: các thay đổi thành viên trong một Delaware LLC thường được ghi nhận nội bộ, chứ không thông qua hồ sơ nộp lên tiểu bang. Vì vậy, operating agreement và các văn bản chấp thuận bằng văn bản đặc biệt quan trọng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích cách thay đổi tư cách thành viên diễn ra như thế nào, những tài liệu bạn nên cập nhật và các bước thực tế cần làm khi thêm hoặc xóa một thành viên khỏi Delaware LLC.

Thành viên trong Delaware LLC là gì?

Thành viên là chủ sở hữu của LLC. Tùy vào cách doanh nghiệp được cấu trúc, một thành viên cũng có thể có quyền biểu quyết, quyền quản lý và quyền hưởng lợi nhuận. Trong một số LLC, tất cả thành viên đều trực tiếp tham gia hoạt động kinh doanh. Ở những LLC khác, chỉ một số thành viên quản lý hoạt động còn những người khác giữ vai trò nhà đầu tư thụ động.

Vì một Delaware LLC chủ yếu được điều chỉnh bởi operating agreement, quyền của từng thành viên thường xuất phát từ thỏa thuận này hơn là từ một biểu mẫu của tiểu bang. Đó là lý do mọi thay đổi về sở hữu nên được xử lý theo các tài liệu quản trị của công ty.

Thay đổi thành viên Delaware LLC có phải nộp cho tiểu bang không?

Trong hầu hết các trường hợp, không. Delaware Division of Corporations thường không yêu cầu nộp hồ sơ chỉ vì LLC thêm hoặc xóa một thành viên.

Thay vào đó, thay đổi này thường được thể hiện trong hồ sơ nội bộ của công ty, đặc biệt là operating agreement và các văn bản chấp thuận, nghị quyết hoặc tài liệu chuyển nhượng liên quan. Nếu LLC của bạn có hợp đồng bên ngoài, quan hệ ngân hàng, đăng ký thuế hoặc nghĩa vụ tuân thủ gắn với cơ cấu sở hữu, những hồ sơ đó cũng có thể cần được cập nhật.

Đây là một lý do nhiều chủ doanh nghiệp duy trì đầy đủ LLC record book. Một dấu vết giấy tờ rõ ràng sẽ giúp tránh tranh chấp về sau.

Cách thêm một thành viên vào Delaware LLC

Thêm một thành viên mới không chỉ đơn giản là ghi tên người đó là chủ sở hữu. Bạn cần bảo đảm các thành viên hiện tại chấp thuận thay đổi và các tài liệu pháp lý phản ánh đúng cơ cấu sở hữu mới.

1. Xem lại operating agreement

Bắt đầu bằng operating agreement. Tài liệu này nên nêu rõ liệu LLC có cho phép tiếp nhận thành viên mới hay không, ai phải chấp thuận việc tiếp nhận và liệu công ty có cần sửa đổi chính thức hay không.

Một số operating agreement yêu cầu sự đồng ý của tất cả thành viên. Một số khác cho phép tiếp nhận bằng biểu quyết đa số hoặc phê duyệt của quản lý viên. Nếu agreement không đề cập, các thành viên vẫn nên ban hành nghị quyết bằng văn bản để ghi nhận thay đổi.

2. Lấy chấp thuận bằng văn bản

Sau khi xác nhận yêu cầu phê duyệt, hãy ghi nhận sự đồng ý bằng văn bản. Việc này có thể ở dạng:

• member consent,
• written resolution,
• thỏa thuận tiếp nhận thành viên mới, hoặc
• amended and restated operating agreement.

Chấp thuận bằng văn bản rất quan trọng vì nó chứng minh nhóm chủ sở hữu hiện tại đã đồng ý với thay đổi.

3. Xác định quyền của thành viên mới

Trước khi thành viên mới gia nhập, LLC nên nêu rõ người đó đóng góp gì và nhận những quyền nào.

Các điểm thường cần làm rõ gồm:

• khoản góp vốn hoặc tài sản góp vào,
• tỷ lệ sở hữu hoặc số đơn vị thành viên,
• quyền biểu quyết,
• phân chia lợi nhuận và lỗ,
• quyền quản lý,
• hạn chế chuyển nhượng, và
• điều khoản mua lại hoặc rút lui.

Những chi tiết này nên được viết rõ ràng để tránh nhầm lẫn về sau.

4. Cập nhật operating agreement

Sau khi được chấp thuận, hãy sửa đổi operating agreement để phản ánh cơ cấu sở hữu mới. Trong nhiều trường hợp, cách an toàn nhất là chuẩn bị một first amended and restated operating agreement để công ty có một văn bản quản trị hoàn chỉnh, thống nhất.

Phiên bản cập nhật này nên liệt kê thành viên mới, tỷ lệ sở hữu đã điều chỉnh và mọi quy tắc mới mà các thành viên đã thống nhất.

5. Cập nhật hồ sơ nội bộ

LLC cũng nên cập nhật sổ ghi nhận quyền sở hữu nội bộ, member register và mọi hồ sơ công ty xác định chủ sở hữu hiện tại. Nếu LLC sử dụng banking resolution, ownership certificate hoặc capitalization table, các hồ sơ đó cũng cần được cập nhật.

6. Rà soát các hồ sơ và tài khoản bên ngoài

Việc thay đổi thành viên có thể ảnh hưởng đến các hồ sơ kinh doanh khác, ngay cả khi không cần nộp cho tiểu bang Delaware. Hãy rà soát các mục như:

• quyền ký trên tài khoản ngân hàng,
• đăng ký thuế,
• giấy phép và giấy phép con,
• hợp đồng bảo hiểm,
• thông báo cho nhà đầu tư hoặc bên cho vay, và
• nghĩa vụ báo cáo quyền sở hữu thực tế, nếu áp dụng.

Tốt hơn là rà soát sớm những mục này hơn là phát hiện sự không nhất quán sau đó.

Cách xóa một thành viên khỏi Delaware LLC

Xóa một thành viên tương tự như thêm một thành viên, nhưng thường nhạy cảm hơn vì nó thường liên quan đến từ chức, chuyển nhượng, mua lại hoặc mua phần sở hữu.

1. Kiểm tra operating agreement trước

Operating agreement nên giải thích cách một thành viên rời công ty và điều gì xảy ra với phần lợi ích của thành viên đó. Một số agreement quy định riêng về rút lui tự nguyện, buộc rút lui, qua đời, mất năng lực và phá sản.

Nếu agreement không quy định rõ tình huống, các thành viên nên ghi nhận việc chấm dứt tư cách cẩn thận và cân nhắc tìm hỗ trợ pháp lý trước khi tiến hành.

2. Ghi nhận việc rời đi bằng văn bản

Thành viên rời đi nên ký tài liệu bằng văn bản xác nhận việc chuyển nhượng hoặc từ chức. Hồ sơ nên đề cập:

• ngày hiệu lực rời đi,
• phần lợi ích được chuyển nhượng hoặc mua lại,
• khoản đối giá, nếu có,
• liệu thành viên rời đi có còn giữ quyền nào hay không,
• việc quyền biểu quyết và quyền quản lý chấm dứt ngay hay không, và
• mọi nghĩa vụ tiếp tục như bảo mật hoặc không cạnh tranh, nếu hợp lệ và áp dụng.

Tài liệu này bảo vệ cả thành viên rời đi lẫn các thành viên còn lại.

3. Xác định ai nhận phần lợi ích của thành viên rời đi

LLC phải quyết định điều gì xảy ra với phần lợi ích sau khi thành viên rời đi. Các kết quả phổ biến gồm:

• chuyển cho các thành viên còn lại,
• chuyển cho thành viên mới gia nhập,
• LLC mua lại,
• hủy phần lợi ích, hoặc
• mua lại theo lộ trình từng phần.

Các tài liệu quản trị nên giải thích cách xử lý phần lợi ích này.

4. Sửa đổi operating agreement

Sau khi việc rời đi được ghi nhận, LLC nên cập nhật operating agreement để xóa tên thành viên cũ và phản ánh cơ cấu sở hữu đã điều chỉnh.

Nếu tỷ lệ sở hữu thay đổi, việc phân chia lợi nhuận và quyền biểu quyết cũng պետք được cập nhật. Operating agreement phải nhất quán với cách doanh nghiệp thực sự vận hành.

5. Cập nhật hồ sơ công ty và các tài khoản bên ngoài

Cũng giống như khi tiếp nhận thành viên mới, việc xóa thành viên có thể ảnh hưởng nhiều hơn operating agreement. Hãy rà soát và cập nhật:

• danh sách thành viên và quản lý viên,
• người ký trên tài khoản ngân hàng doanh nghiệp,
• hồ sơ thuế,
• giấy phép và đăng ký,
• hồ sơ quyền sở hữu cho bên cho vay hoặc bảo hiểm, và
• mọi tài liệu nội bộ dựa trên cơ cấu sở hữu hiện tại.

Vì sao tài liệu rõ ràng lại quan trọng

Thay đổi thành viên có thể gây tranh chấp nếu giấy tờ không đầy đủ. Một Delaware LLC là cấu trúc doanh nghiệp linh hoạt, nhưng sự linh hoạt đó phụ thuộc vào việc ghi chép gọn gàng.

Hồ sơ được chuẩn bị tốt giúp bạn:

• chứng minh ai sở hữu công ty,
• cho thấy việc sở hữu đã thay đổi như thế nào,
• tránh tranh chấp về quyền biểu quyết và quyền hưởng lợi nhuận,
• bảo vệ LLC khi huy động vốn hoặc thẩm định pháp lý,
• hỗ trợ các lần chuyển nhượng hoặc rút lui trong tương lai, và
• giữ cho quản trị doanh nghiệp nhất quán.

Nếu LLC của bạn từng tìm kiếm vốn, bán tài sản hoặc thực hiện một giao dịch lớn, nhà đầu tư và luật sư thường sẽ xem xét kỹ các hồ sơ này.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà chủ LLC mắc phải khi thay đổi thành viên:

• không kiểm tra operating agreement trước,
• chỉ dùng email không chính thức thay vì văn bản chấp thuận đã ký,
• quên cập nhật tỷ lệ sở hữu,
• giữ tên thành viên rời đi trên hồ sơ ngân hàng,
• không làm rõ quyền biểu quyết và quyền chia lợi nhuận,
• bỏ sót cập nhật về thuế và tuân thủ, và
• lưu nhiều phiên bản operating agreement mâu thuẫn nhau.

Cách đơn giản nhất để tránh những vấn đề này là lập một hồ sơ bằng văn bản rõ ràng cho thay đổi và cập nhật tất cả tài liệu liên quan cùng lúc.

Có nên dùng amended and restated operating agreement không?

Thường là có. Nếu LLC đã có nhiều thay đổi theo thời gian, một amended and restated operating agreement sẽ gọn gàng hơn nhiều so với một chồng sửa đổi rời rạc.

Cách này giúp LLC có một tài liệu hiện hành duy nhất phản ánh tất cả các điều khoản hiện có, bao gồm cả cơ cấu sở hữu mới. Nó cũng giúp việc rà soát sau này dễ dàng hơn cho thành viên, luật sư, ngân hàng và nhà đầu tư tiềm năng.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Bạn nên cân nhắc hỗ trợ pháp lý hoặc hỗ trợ thành lập doanh nghiệp khi:

• operating agreement đã lỗi thời hoặc bị thiếu,
• việc chuyển nhượng có tranh chấp,
• LLC có nhiều thành viên với quyền không đồng đều,
• thay đổi ảnh hưởng đến quyền kiểm soát doanh nghiệp,
• việc mua lại phức tạp, hoặc
• bạn muốn bảo đảm hồ sơ được sắp xếp đầy đủ.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp thành lập và duy trì công ty với hỗ trợ tuân thủ rõ ràng, đáng tin cậy. Nếu bạn cần hỗ trợ giữ hồ sơ LLC ngăn nắp khi quyền sở hữu thay đổi, làm việc với một dịch vụ chuyên nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Kết luận

Thêm hoặc xóa một thành viên khỏi Delaware LLC thường là một quy trình nội bộ, nhưng vẫn cần được xử lý cẩn trọng. Operating agreement, văn bản chấp thuận bằng văn bản, tài liệu chuyển nhượng và hồ sơ công ty phải kể cùng một câu chuyện.

Nếu bạn tuân theo một quy trình nhất quán, bạn có thể bảo vệ LLC, giảm rủi ro tranh chấp và giữ cho doanh nghiệp sẵn sàng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần nộp hồ sơ với Delaware khi thành viên LLC thay đổi không?

Thường là không. Các thay đổi thành viên thường được ghi nhận trong hồ sơ nội bộ và operating agreement của LLC thay vì thông qua hồ sơ nộp cho tiểu bang.

Có thể xóa thành viên LLC mà không cần sự đồng ý không?

Điều đó phụ thuộc vào operating agreement và tình huống thực tế. Một số agreement cho phép buộc rút lui trong những điều kiện cụ thể, trong khi những agreement khác yêu cầu chấp thuận của thành viên.

Thành viên mới có tự động có quyền biểu quyết không?

Không tự động. Quyền biểu quyết nên được nêu rõ trong operating agreement hoặc tài liệu tiếp nhận.

Cách tốt nhất để ghi nhận thay đổi thành viên là gì?

Hãy dùng văn bản chấp thuận, thỏa thuận chuyển nhượng hoặc từ chức, và amended and restated operating agreement khi phù hợp.

Tôi có nên cập nhật tài khoản ngân hàng của LLC sau khi thay đổi thành viên không?

Có, nếu người ký hoặc chủ sở hữu được ủy quyền trên tài khoản đã thay đổi.