Cách trả lương cho con từ doanh nghiệp của bạn một cách hợp pháp

Thuê con bạn làm việc trong doanh nghiệp có thể là một cách thực tế để dạy trách nhiệm, tạo hệ thống trả lương cho gia đình và chuyển một phần thu nhập sang nhóm thuế suất thấp hơn khi các dữ kiện và hồ sơ hỗ trợ điều đó. Nếu thực hiện đúng, cách này cũng có thể giúp con bạn có thu nhập hợp pháp, tích lũy tiền tiết kiệm và học cách công việc gắn với các mục tiêu tài chính dài hạn.

Nếu làm không đúng, nó có thể gây ra vấn đề về thuế tiền lương, bị IRS soi xét hoặc khiến các khoản khấu trừ bị từ chối. Điều cốt lõi không chỉ là trả tiền cho con bạn. Điều cốt lõi là trả cho con bạn vì công việc thực sự, với mức lương hợp lý, có hồ sơ đầy đủ và áp dụng đúng quy định thuế cho loại hình doanh nghiệp của bạn.

Hướng dẫn này giải thích cách trả lương cho con từ doanh nghiệp, những gì IRS thường yêu cầu, cách các quy tắc thay đổi theo loại thực thể và độ tuổi, và cách thiết lập quy trình đúng ngay từ đầu.

Vì sao chủ doanh nghiệp thuê con cái

Có những lý do chính đáng về kinh doanh và gia đình để đưa con vào bảng lương khi công việc là có thật.

Một đứa trẻ có thể hỗ trợ các công việc phù hợp với lứa tuổi như:

• Sắp xếp và lưu trữ giấy tờ
• Dọn dẹp khu vực làm việc hoặc thiết bị
• Quét tài liệu và hủy các hồ sơ cũ
• Hỗ trợ soạn thảo nội dung mạng xã hội hoặc xem xét nội dung cơ bản
• Đóng gói tài liệu, dán nhãn vật liệu hoặc chuẩn bị lô hàng
• Hỗ trợ hành chính nhẹ dưới sự giám sát phù hợp

Khi công việc là thực tế, việc thuê con có thể:

• Tạo ra một khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ
• Giúp con kiếm thu nhập trong một môi trường có kiểm soát và mang tính giáo dục
• Tạo hồ sơ về thu nhập lao động để phục vụ tiết kiệm hoặc đóng góp hưu trí khi phù hợp
• Tăng sự gắn kết của gia đình với doanh nghiệp

Thỏa thuận này luôn nên dựa trên nhu cầu kinh doanh, không chỉ nhằm mục đích tránh thuế. IRS thường xem xét các dịch vụ thực tế, mức lương hợp lý và việc khai báo đúng.

Loại hình doanh nghiệp nào được ưu đãi nhất?

Việc xử lý thuế tiền lương ở cấp liên bang phụ thuộc rất nhiều vào cấu trúc doanh nghiệp của bạn.

Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh do cha mẹ sở hữu

Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp tư nhân, hoặc là công ty hợp danh mà mỗi thành viên hợp danh đều là cha hoặc mẹ của đứa trẻ, IRS dành ưu đãi cho tiền lương trả cho con dưới 18 tuổi.

Theo hướng dẫn hiện hành của IRS:

• Các khoản trả cho con dưới 18 tuổi không phải chịu thuế An sinh Xã hội và Medicare trong các cấu trúc này
• Các khoản trả cho con dưới 21 tuổi không phải chịu thuế FUTA trong các cấu trúc này
• Việc khấu trừ thuế thu nhập vẫn có thể áp dụng bất kể độ tuổi

Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp vẫn có thể cần chạy bảng lương đúng cách, ngay cả khi một số loại thuế việc làm không áp dụng.

Công ty và hầu hết các công ty hợp danh khác

Nếu doanh nghiệp của bạn là công ty, bao gồm S corporation hoặc C corporation, ưu đãi thuế tiền lương đặc biệt dành cho con cái nhìn chung không áp dụng.

Trong các trường hợp đó:

• Tiền lương trả cho con bạn nhìn chung phải khấu trừ thuế thu nhập
• Thuế An sinh Xã hội và Medicare nhìn chung áp dụng
• Thuế FUTA nhìn chung áp dụng

Quy tắc tổng quát tương tự cũng áp dụng cho các công ty hợp danh, trừ khi mỗi thành viên hợp danh đều là cha hoặc mẹ của đứa trẻ.

Vì sao sự khác biệt này quan trọng

Cấu trúc doanh nghiệp quyết định liệu khoản trả lương có được xem như bù đắp lao động trong gia đình với một phần ưu đãi thuế hay như bảng lương thông thường của nhân viên. Trước khi bắt đầu trả lương cho con, hãy xác nhận cách doanh nghiệp của bạn được phân loại cho mục đích thuế liên bang.

Nếu bạn vẫn đang thành lập công ty, chọn đúng cấu trúc từ sớm có thể giúp đơn giản hóa tiền lương, báo cáo thuế và việc tuân thủ trong tương lai. Zenind có thể hỗ trợ các nhà sáng lập xây dựng trên một nền tảng rõ ràng với dịch vụ thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ tuân thủ.

Độ tuổi ảnh hưởng thế nào đến thuế tiền lương

Độ tuổi có ý nghĩa, nhưng không phải là yếu tố duy nhất.

Trẻ dưới 18 tuổi

Đối với trẻ dưới 18 tuổi, lợi thế lớn nhất về thuế tiền lương nhìn chung chỉ áp dụng trong doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh chỉ gồm cha mẹ. Trong những trường hợp đó, không phải nộp thuế An sinh Xã hội và Medicare trên tiền lương của đứa trẻ.

Trẻ dưới 21 tuổi

Đối với trẻ dưới 21 tuổi, tiền lương nhìn chung được miễn thuế FUTA trong các cấu trúc doanh nghiệp đủ điều kiện tương tự.

Trẻ từ 18 tuổi trở lên

Khi con bạn đủ 18 tuổi, miễn trừ đặc biệt về thuế An sinh Xã hội và Medicare không còn áp dụng trong bối cảnh doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh chỉ gồm cha mẹ. Tại thời điểm đó, tiền lương nhìn chung sẽ phải chịu các loại thuế này.

Kết luận thực tiễn

Độ tuổi của con ảnh hưởng đến cách xử lý thuế tiền lương, nhưng loại hình doanh nghiệp vẫn là điểm xuất phát. Một đứa trẻ có thể đủ lớn để làm việc, nhưng quy tắc thuế vẫn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp được tổ chức.

Thế nào là công việc hợp lệ?

Con bạn phải thực hiện các dịch vụ thực sự cho doanh nghiệp.

Một hồ sơ mạnh nên thể hiện:

• Công việc là bình thường và cần thiết cho doanh nghiệp
• Nhiệm vụ phù hợp với độ tuổi và năng lực của con
• Con bạn thực sự đã hoàn thành công việc
• Khoản trả công hợp lý so với dịch vụ được cung cấp
• Doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ để chứng minh khoản thanh toán

Các ví dụ về cách làm yếu bao gồm mô tả công việc mơ hồ, mức lương bị thổi phồng, hoặc các khoản chi trông giống chuyển tiền hơn là trả công lao động.

Nếu bạn không thấy thoải mái khi bảo vệ thỏa thuận này trong một cuộc kiểm tra thuế, thì cấu trúc đó có lẽ quá lỏng lẻo.

Bạn có thể trả con mình bao nhiêu?

Mức lương nên hợp lý với công việc đã thực hiện.

Một mức lương hợp lý thường dựa trên các yếu tố như:

• Loại công việc được thực hiện
• Độ tuổi và kỹ năng của con
• Mức thị trường địa phương cho công việc tương tự
• Thời gian thực tế dành cho công việc
• Việc con có làm công việc tương đương với một nhân viên khác hay không

Trả cao hơn nhiều so với giá thị trường có thể gây ra vấn đề. Ngược lại, trả quá thấp có thể khiến thỏa thuận trông giả tạo hoặc không đầy đủ.

Một mốc tham chiếu hữu ích là so sánh nhiệm vụ của con với mức lương bạn sẽ trả cho một người không có quan hệ họ hàng làm cùng công việc đó. Nếu con chỉ làm những việc văn phòng đơn giản, mức lương nên phản ánh đúng cấp độ công việc đó, chứ không phải mức lương chuyên môn.

Cách thiết lập việc trả lương đúng cách

Để trả lương cho con đúng cách, hãy xem thỏa thuận này như một quan hệ lao động thực sự.

1. Tạo mô tả công việc

Ghi rõ nhiệm vụ, số giờ, người giám sát và mức lương của con. Giữ mô tả đơn giản và gắn với nhu cầu kinh doanh thực tế.

2. Theo dõi công việc đã thực hiện

Lưu bảng chấm công, nhật ký công việc hoặc hồ sơ dự án. Điều này đặc biệt hữu ích nếu con làm bán thời gian hoặc chỉ làm vào một số mùa nhất định.

3. Chạy bảng lương đúng cách

Nếu con là nhân viên, hãy xử lý tiền lương thông qua hệ thống bảng lương thay vì trả tiền mặt không chính thức. Việc xử lý bảng lương đúng cách giúp hỗ trợ khoản khấu trừ và giữ hồ sơ nhất quán.

4. Khấu trừ và khai báo thuế khi cần

Tùy theo loại thực thể và độ tuổi của con, bạn có thể cần khấu trừ thuế thu nhập và nộp các loại thuế việc làm. Hồ sơ bảng lương có thể bao gồm các biểu mẫu như W-2 và W-3 vào cuối năm, cùng với các tờ khai bảng lương hàng quý hoặc hàng năm nếu cần.

5. Giữ bằng chứng thanh toán

Nếu có thể, hãy trả bằng séc hoặc chuyển khoản trực tiếp và lưu lại sao kê ngân hàng. Hồ sơ thanh toán rõ ràng giúp giảm tranh chấp về việc tiền lương đã thực sự được trả hay chưa.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều vấn đề về bảng lương trong gia đình bắt nguồn từ vài sai lầm giống nhau.

• Trả cho con khi không có công việc thực sự được thực hiện
• Không ghi lại số giờ hoặc nhiệm vụ
• Đặt mức lương không hợp lý
• Trả bằng tiền mặt mà không có hồ sơ
• Cho rằng mọi loại hình doanh nghiệp đều được xử lý thuế giống nhau
• Quên rằng khấu trừ thuế thu nhập vẫn có thể áp dụng
• Trộn lẫn các khoản hỗ trợ cá nhân với tiền lương nhân viên

Thỏa thuận càng giống tiền tiêu vặt của gia đình, nó càng yếu khi được xem như một khoản khấu trừ kinh doanh.

Con bạn vẫn có thể là người phụ thuộc không?

Trong nhiều trường hợp, có. Việc trả cho con vì công việc hợp pháp không tự động thay đổi việc con có thể được khai là người phụ thuộc hay không.

Quy tắc về người phụ thuộc và quy tắc bảng lương là hai vấn đề tách biệt. Một đứa trẻ có thể vừa là người phụ thuộc vừa là nhân viên thực thụ nếu các dữ kiện ủng hộ cả hai vị trí.

Bảng lương gia đình có thể phù hợp thế nào với kế hoạch dài hạn

Khi thực hiện đúng, việc trả lương cho con có thể hỗ trợ nhiều hơn là chỉ kế hoạch thuế ngắn hạn.

Nó cũng có thể giúp gia đình bạn:

• Dạy quản lý tiền từ sớm
• Tạo thu nhập lao động cho các mục tiêu tiết kiệm
• Giới thiệu những nguyên tắc vận hành doanh nghiệp cơ bản
• Xây dựng dấu vết hồ sơ hỗ trợ cho sự độc lập tài chính trong tương lai

Một số chủ doanh nghiệp dùng chiến lược này để hỗ trợ quỹ tiết kiệm hoặc tài khoản hưu trí của con khi con có thu nhập lao động đủ điều kiện. Việc đó cần được thực hiện cẩn trọng và phối hợp với chuyên gia thuế.

Khi Zenind có thể hỗ trợ

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp rồi sau này sẽ thuê các thành viên trong gia đình, việc bắt đầu với cấu trúc và thói quen tuân thủ đúng là rất quan trọng.

Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập với dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Mỹ và hỗ trợ tuân thủ liên tục để bạn có thể tập trung vận hành một công ty hợp pháp, có hồ sơ đầy đủ ngay từ ngày đầu. Điều đó đặc biệt quan trọng khi bạn muốn bảng lương, hồ sơ thuế và cơ cấu thực thể vận hành cùng nhau một cách trơn tru.

Nếu bạn vẫn đang quyết định cách tổ chức công ty, thành lập đúng ngay từ đầu có thể giúp việc trả lương cho người thân trong gia đình dễ dàng hơn về sau.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần khấu trừ thuế khi trả lương cho con không?

Điều đó phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp và độ tuổi của con. Trong doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh chỉ gồm cha mẹ, một số loại thuế việc làm có thể không áp dụng với trẻ ở một số độ tuổi nhất định, nhưng khấu trừ thuế thu nhập vẫn có thể áp dụng. Trong công ty, các loại thuế tiền lương thông thường nhìn chung sẽ áp dụng.

Tôi có thể trả cho con dưới dạng nhà thầu độc lập thay vì nhân viên không?

Chỉ khi các dữ kiện thực sự ủng hộ việc phân loại là nhà thầu. Trong nhiều tình huống kinh doanh gia đình, con bạn thường phù hợp hơn với tư cách nhân viên nếu bạn kiểm soát công việc và lịch làm việc.

Tôi có thể trả lương cho con cho các việc quanh nhà thông qua doanh nghiệp không?

Không. Chỉ những dịch vụ liên quan đến kinh doanh mới thuộc bảng lương của doanh nghiệp. Việc nhà cá nhân không tạo ra chi phí kinh doanh được khấu trừ.

Tôi nên giữ những hồ sơ gì?

Hãy giữ mô tả công việc, bảng chấm công, bằng chứng thanh toán, hồ sơ bảng lương và bất kỳ biểu mẫu nào cần thiết cho loại hình doanh nghiệp của bạn.

Chiến lược này có đáng cho mọi chủ doanh nghiệp không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Thỏa thuận chỉ có ý nghĩa nếu công việc là thật, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ và hệ thống bảng lương xứng đáng với nỗ lực hành chính.

Kết luận

Trả lương cho con từ doanh nghiệp của bạn có thể là hợp pháp, hữu ích và tiết kiệm thuế khi công việc là thật và hồ sơ đầy đủ. Những yếu tố quan trọng nhất là loại hình doanh nghiệp, độ tuổi của con, mức lương hợp lý và việc bạn có tuân thủ đúng quy tắc thuế tiền lương của IRS hay không.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp có thể sẽ thuê người thân trong tương lai, hãy thiết lập thực thể, bảng lương và hệ thống lưu trữ hồ sơ đúng ngay từ đầu. Đó là cách dễ nhất để giữ chiến lược này tuân thủ và có thể bảo vệ được.