Cách bắt đầu hành nghề luật sư độc lập tại Hoa Kỳ: Thành lập doanh nghiệp, tuân thủ và tăng trưởng

Bắt đầu hành nghề luật sư độc lập là một cột mốc quan trọng. Điều này có thể giúp luật sư kiểm soát tốt hơn lịch làm việc, lựa chọn vụ việc, mức phí và định hướng kinh doanh dài hạn. Tuy nhiên, nó cũng chuyển nhiều trách nhiệm vốn do một công ty luật đảm nhiệm sang chính luật sư, bao gồm thành lập doanh nghiệp, tuân thủ, kế toán, tiếp thị và tiếp nhận khách hàng.

Với nhiều luật sư, việc chuyển sang hành nghề độc lập không đơn thuần là rời khỏi nghề luật, mà là xây dựng một doanh nghiệp pháp lý phù hợp với mục tiêu của mình. Điều đó đòi hỏi nhiều hơn kỹ năng chuyên môn. Nó cần một cơ cấu hỗ trợ uy tín, bảo vệ doanh nghiệp và giữ cho hoạt động được tổ chức ngay từ đầu.

Hướng dẫn này trình bày các bước chính để khởi sự một văn phòng luật sư độc lập tại Hoa Kỳ, bao gồm lựa chọn pháp nhân, đăng ký, tuân thủ, vận hành và tăng trưởng giai đoạn đầu.

Xác định liệu hành nghề độc lập có phù hợp hay không

Trước khi nộp giấy tờ hay thiết lập website, bạn nên đánh giá xem hành nghề độc lập có thực tế với hoàn cảnh hiện tại của mình hay không.

Một luật sư độc lập thành công thường có một số yếu tố sau:

• Có lĩnh vực hành nghề hoặc thị trường ngách rõ ràng
• Có đủ kinh nghiệm chuyên môn để tự xử lý vụ việc
• Có nguồn tài chính dự phòng cho chi phí khởi nghiệp và doanh thu không ổn định
• Có mạng lưới nguồn giới thiệu hoặc khách hàng tiềm năng
• Tự tin về phát triển kinh doanh và giao tiếp với khách hàng

Hành nghề độc lập có thể mang lại nhiều giá trị, nhưng đó không chỉ là một vai trò pháp lý. Bạn trở thành chủ một doanh nghiệp dịch vụ. Điều đó có nghĩa là mọi quyết định đều có hệ quả kinh doanh, từ định giá và nhân sự đến công nghệ và lưu trữ hồ sơ.

Nếu bạn đang rời một công ty luật, hãy cân nhắc liệu bạn đã có sẵn tệp khách hàng có thể tiếp tục theo bạn hay chưa, liệu đoàn luật sư tiểu bang của bạn có giới hạn nào về việc chào mời khách hàng hoặc chuyển đổi khách hàng hay không, và liệu tài chính cá nhân có đủ để hỗ trợ một năm đầu chậm hơn hay không.

Chọn đúng loại hình doanh nghiệp

Một trong những quyết định đầu tiên của luật sư độc lập mới là cách cấu trúc doanh nghiệp. Lựa chọn phù hợp nhất phụ thuộc vào tiểu bang, lĩnh vực hành nghề, mục tiêu lập kế hoạch thuế và các cân nhắc về trách nhiệm pháp lý.

Các cấu trúc phổ biến gồm:

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là cấu trúc đơn giản nhất, nhưng mức độ tách biệt giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu rất thấp. Ở nhiều tiểu bang, luật sư thường ưu tiên một pháp nhân chính thức thay vì vận hành theo cách này vì các cân nhắc về trách nhiệm pháp lý và tính chuyên nghiệp.

Công ty trách nhiệm hữu hạn

LLC là lựa chọn phổ biến của nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ vì có thể tạo ra một pháp nhân riêng với cách quản lý đơn giản hơn so với công ty cổ phần. Việc luật sư có thể hành nghề thông qua LLC hay không phụ thuộc vào luật tiểu bang và quy định của đoàn luật sư, vì một số khu vực có các yêu cầu đặc biệt đối với hoạt động hành nghề luật.

Công ty chuyên nghiệp hoặc LLC chuyên nghiệp

Một số tiểu bang cho phép luật sư thành lập công ty chuyên nghiệp, LLC chuyên nghiệp hoặc pháp nhân tương tự dành cho người hành nghề được cấp phép. Những cấu trúc này có thể hữu ích cho việc sở hữu hoạt động hành nghề và tổ chức doanh nghiệp một cách chính thức, nhưng quy định cụ thể sẽ khác nhau theo từng tiểu bang.

Lựa chọn pháp nhân là rất quan trọng

Cấu trúc phù hợp có thể ảnh hưởng đến:

• Bảo vệ trách nhiệm pháp lý
• Cách xử lý thuế
• Quy định về quyền sở hữu
• Yêu cầu nộp hồ sơ với tiểu bang
• Cách khách hàng và đối tác nhìn nhận văn phòng

Vì quy tắc sở hữu của luật sư phụ thuộc vào từng tiểu bang, bạn nên xác nhận cấu trúc phù hợp với một cố vấn đủ năng lực trước khi nộp hồ sơ. Zenind có thể hỗ trợ phần thành lập doanh nghiệp, bao gồm thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, chỉ định đại diện đăng ký và giữ cho việc tuân thủ định kỳ được tổ chức tốt.

Đăng ký doanh nghiệp đúng quy định

Sau khi chọn cấu trúc, bước tiếp theo là thành lập và đăng ký hoạt động hành nghề theo yêu cầu của tiểu bang.

Các bước thiết lập điển hình gồm:

• Chọn tên doanh nghiệp phù hợp với quy định đặt tên của tiểu bang
• Nộp hồ sơ thành lập với tiểu bang
• Chỉ định đại diện đăng ký khi được yêu cầu
• Xin mã EIN từ IRS
• Đăng ký các tài khoản thuế cấp tiểu bang nếu cần
• Xin giấy phép hoặc giấy phép địa phương nếu khu vực của bạn yêu cầu

Nếu bạn dự định hoạt động dưới một tên doanh nghiệp khác với tên cá nhân, hãy kiểm tra xem có cần nộp hồ sơ tên giả hoặc DBA hay không.

Đại diện đăng ký đặc biệt quan trọng vì đây là đầu mối liên hệ đáng tin cậy cho các thông báo chính thức và việc tống đạt hồ sơ. Đối với một văn phòng luật, độ tin cậy đó rất cần thiết. Việc bỏ lỡ thông báo có thể dẫn đến các vấn đề hành chính và tuân thủ làm bạn mất tập trung vào công việc với khách hàng.

Tách biệt tài chính doanh nghiệp với tài chính cá nhân

Một trong những sai lầm sớm nhất của người hành nghề độc lập là trộn lẫn tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân. Ngay cả khi bạn là người duy nhất trong văn phòng, doanh nghiệp vẫn nên được xem là một hoạt động riêng biệt.

Hãy thiết lập:

• Một tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng
• Một tài khoản riêng cho tiền ký quỹ nếu khu vực pháp lý và lĩnh vực hành nghề của bạn yêu cầu
• Một hệ thống kế toán ngay từ ngày đầu
• Quy trình phát hành hóa đơn và theo dõi khoản giữ chỗ

Việc tách biệt nguồn tiền giúp việc khai thuế dễ hơn, hỗ trợ kế toán rõ ràng hơn và giúp văn phòng trông chuyên nghiệp hơn. Điều này cũng có thể giảm rủi ro vi phạm tuân thủ nếu bạn xử lý tiền của khách hàng.

Hiểu các yêu cầu tuân thủ đối với hoạt động hành nghề luật

Một văn phòng luật sư độc lập phải tuân thủ nhiều hơn các quy tắc thành lập doanh nghiệp. Luật sư còn có nghĩa vụ nghề nghiệp liên quan đến tiền của khách hàng, bảo mật, quảng cáo, xung đột lợi ích và lưu trữ hồ sơ.

Tùy theo khu vực pháp lý và loại hình hành nghề, bạn có thể cần giải quyết:

• Quy tắc kế toán tiền ký quỹ của khách hàng
• Yêu cầu xử lý tiền giữ chỗ
• Hạn chế về quảng cáo và chào mời khách hàng
• Kỳ vọng về bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Chính sách lưu giữ và tiêu hủy hồ sơ
• Quy trình kiểm tra xung đột lợi ích
• Kiểm soát an ninh dữ liệu và bảo mật

Những trách nhiệm này có thể khác nhau đáng kể giữa các tiểu bang và lĩnh vực hành nghề. Vì vậy, danh sách kiểm tra khởi sự nên bao gồm không chỉ hồ sơ kinh doanh mà còn cả việc rà soát các quy định của đoàn luật sư ảnh hưởng đến cách vận hành văn phòng.

Xây dựng một hệ thống vận hành cơ bản

Một văn phòng độc lập hoạt động tốt nhất khi các tác vụ thường ngày có quy trình lặp lại được. Mục tiêu không phải là tạo ra bộ máy quan liêu. Mục tiêu là giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.

Tối thiểu, hãy thiết lập các hệ thống cho:

Tiếp nhận và sàng lọc

Quy định cách khách hàng tiềm năng liên hệ với bạn, cách bạn sàng lọc vụ việc và cách bạn tránh xung đột trước khi buổi tư vấn trở thành quan hệ đại diện.

Ký hợp đồng và lập hóa đơn

Sử dụng thư mời dịch vụ rõ ràng, xác định trước cấu trúc phí và làm cho điều khoản thanh toán dễ hiểu.

Quản lý lịch và hạn chót

Sử dụng hệ thống lịch đáng tin cậy cho ngày ra tòa, hạn nộp hồ sơ, cuộc hẹn và ngày gia hạn.

Quản lý tài liệu

Giữ hồ sơ khách hàng có tổ chức bằng lưu trữ an toàn, kiểm soát phiên bản và quy trình sao lưu.

Giao tiếp

Thiết lập email chuyên nghiệp, thư thoại và kỳ vọng về thời gian phản hồi để khách hàng biết khi nào và bằng cách nào có thể liên hệ với bạn.

Quản lý nhà cung cấp

Xác định sớm các nhà cung cấp bạn cần, chẳng hạn như hỗ trợ kế toán, phần mềm quản lý hành nghề, dịch vụ lưu trữ website và dịch vụ văn phòng.

Một hệ thống vận hành mạnh giúp văn phòng mới trông như đã được thiết lập vững vàng ngay cả khi đội ngũ còn rất nhỏ.

Chọn bộ công cụ công nghệ phù hợp

Công nghệ có thể làm cho hành nghề độc lập hiệu quả hơn, nhưng chỉ khi được lựa chọn có chủ đích. Những công cụ tốt nhất là những công cụ bạn sẽ sử dụng đều đặn.

Các công cụ phổ biến cho một văn phòng luật sư độc lập gồm:

• Phần mềm quản lý hành nghề
• Lưu trữ tài liệu an toàn
• Công cụ ký điện tử
• Phần mềm theo dõi thời gian và lập hóa đơn
• Phần mềm họp trực tuyến
• Hệ thống email và lịch
• Quản lý mật khẩu và xác thực đa yếu tố
• Phân tích website và theo dõi khách hàng tiềm năng

Đừng dựa vào thói quen dùng cho cá nhân để xử lý dữ liệu chuyên nghiệp. Thông tin khách hàng cần bảo mật mạnh hơn, kiểm soát truy cập tốt hơn và có kế hoạch sao lưu.

Nếu bạn làm việc từ xa hoặc vận hành văn phòng kết hợp, hãy bảo đảm hệ thống của bạn vẫn bảo vệ thông tin mật bên ngoài môi trường văn phòng truyền thống.

Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp

Một luật sư độc lập không chỉ bán kiến thức pháp lý. Bạn còn đang bán niềm tin, sự rõ ràng và độ tin cậy.

Thương hiệu của bạn nên được thể hiện xuyên suốt ở:

• Tên văn phòng
• Website
• Địa chỉ email
• Tài liệu tiếp nhận khách hàng
• Cách giao tiếp với khách hàng
• Cách trình bày văn phòng

Một lĩnh vực chuyên môn rõ ràng có thể giúp ích. Khách hàng thường chọn luật sư có vẻ hiểu đúng vấn đề cụ thể của họ. Một lĩnh vực hành nghề tập trung có thể làm tiếp thị hiệu quả hơn và giúp các nguồn giới thiệu đến từ những chuyên gia hiểu rõ công việc bạn xử lý.

Xây dựng thương hiệu phải luôn chuyên nghiệp và tuân thủ quy định. Tránh những cam kết quá mức. Bảo đảm mọi tuyên bố về kết quả, kinh nghiệm hoặc chuyên môn hóa đều chính xác và phù hợp với quy tắc tại khu vực pháp lý của bạn.

Xây dựng kế hoạch thu hút khách hàng

Nhiều luật sư độc lập mới cho rằng khách hàng sẽ tự tìm đến chỉ vì văn phòng đã tồn tại. Trên thực tế, bạn cần một kế hoạch phát triển kinh doanh có thể lặp lại.

Các phương pháp thu hút khách hàng hiệu quả thường bao gồm:

• Giới thiệu từ các luật sư khác
• Giới thiệu từ kế toán, cố vấn tài chính và chuyên gia tư vấn
• Một website tối ưu cho tìm kiếm
• Nội dung giáo dục trả lời các câu hỏi phổ biến của khách hàng
• Kết nối địa phương và hiệp hội nghề nghiệp
• Tham gia cộng đồng
• Thuyết trình hoặc tổ chức hội thảo

Đối với nhiều văn phòng nhỏ, tiếp thị tốt nhất là sự kết hợp giữa xây dựng niềm tin và tăng khả năng hiện diện. Mọi người thuê luật sư khi họ tin rằng luật sư hiểu vấn đề của họ và có thể giao tiếp rõ ràng.

Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm có thể đặc biệt hữu ích cho một văn phòng độc lập. Một website được xây dựng tốt với nội dung hữu ích có thể thu hút khách hàng đang chủ động tìm kiếm hỗ trợ.

Xác định phí và kỳ vọng dòng tiền từ sớm

Mô hình tài chính của văn phòng nên được lên kế hoạch trước khi khách hàng đầu tiên ký hợp đồng.

Hãy cân nhắc:

• Bạn sẽ tính phí theo giờ, phí cố định hay tiền giữ chỗ
• Những dịch vụ nào có lợi nhuận ở khối lượng công việc dự kiến của bạn
• Mỗi tháng bạn cần bao nhiêu doanh thu để trang trải chi phí chung
• Có thể mất bao lâu để việc thu tiền trở nên ổn định
• Khoản chi nào cố định và khoản nào sẽ thay đổi

Các văn phòng độc lập thường thất bại không phải vì thiếu kỹ năng pháp lý, mà vì định giá và chi phí chung chưa từng được cân đối. Một ngân sách cẩn thận nên bao gồm chi phí thành lập, bảo hiểm, phần mềm, văn phòng, tiếp thị, thuế và phí chuyên môn.

Nếu bạn đang rời công ty cũ, đừng cho rằng mức lương trước đây sẽ chuyển trực tiếp thành doanh thu solo trong giai đoạn đầu. Phần lớn các văn phòng mới cần một khoảng thời gian tăng tốc.

Bảo vệ văn phòng bằng bảo hiểm và kiểm soát rủi ro

Rủi ro trách nhiệm nghề nghiệp là một phần của hoạt động hành nghề luật. Quản trị rủi ro nên được xây dựng ngay từ đầu.

Hãy cân nhắc:

• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Thư mời dịch vụ bằng văn bản
• Quy trình kiểm tra xung đột lợi ích
• Danh sách kiểm tra mở vụ việc
• Chính sách giao tiếp an toàn
• Hệ thống lập hóa đơn và theo dõi kịp thời

Kiểm soát rủi ro không chỉ là tránh khiếu nại. Nó còn giúp văn phòng đáng tin cậy hơn và dễ vận hành hơn.

Lên kế hoạch tăng trưởng, ngay cả khi bắt đầu nhỏ

Một văn phòng độc lập không nhất thiết phải mãi là độc lập. Theo thời gian, nó có thể phát triển thành một công ty luật nhỏ, một văn phòng chuyên môn hóa hoặc một mô hình nhiều luật sư.

Nếu tăng trưởng là một phần trong tầm nhìn dài hạn của bạn, hãy xây dựng với sự linh hoạt:

• Chọn cấu trúc doanh nghiệp có thể mở rộng
• Giữ sổ sách rõ ràng ngay từ đầu
• Ghi chép quy trình để người khác có thể làm theo sau này
• Dùng phần mềm có thể hỗ trợ thêm người dùng khi cần
• Theo dõi những dịch vụ nào tạo ra giá trị lớn nhất

Việc tăng trưởng sẽ dễ dàng hơn khi nền tảng được tổ chức tốt. Đó là lý do việc thành lập, tuân thủ và quản trị hành chính lại quan trọng đến vậy ở giai đoạn đầu.

Zenind có thể hỗ trợ nền tảng đó bằng cách giúp luật sư thiết lập phần doanh nghiệp của hoạt động hành nghề với dịch vụ thành lập, hỗ trợ đại diện đăng ký và các công cụ tuân thủ được thiết kế để giữ cho công ty luôn gọn gàng.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Có một số sai lầm lặp đi lặp lại ở các văn phòng luật sư độc lập mới:

• Ra mắt mà không có kế hoạch tài chính
• Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp
• Bỏ qua thời hạn nộp hồ sơ của tiểu bang
• Dùng mức phí hoặc thỏa thuận phí không rõ ràng
• Xây dựng website nhưng không có chiến lược thu hút khách hàng
• Không kiểm tra quy tắc của đoàn luật sư trước khi quảng cáo
• Vận hành mà không có hệ thống dự phòng cho hồ sơ và hạn chót

Đây là những vấn đề có thể tránh được. Một kế hoạch khởi sự tốt có thể giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tránh tổn hại uy tín về sau.

Lời kết

Bắt đầu hành nghề luật sư độc lập vừa là quyết định nghề nghiệp vừa là quyết định khởi nghiệp. Công việc pháp lý có thể là điều bạn được đào tạo để làm, nhưng cấu trúc doanh nghiệp phía sau sẽ quyết định liệu hoạt động đó có bền vững hay không.

Những luật sư độc lập thành công nhất coi việc khởi sự như bắt đầu một công ty thực thụ: họ chọn đúng pháp nhân, đăng ký đúng quy định, tách biệt tài chính, thiết lập hệ thống, quản lý tuân thủ và tiếp thị có kỷ luật. Với nền tảng phù hợp, hành nghề độc lập có thể mang lại nhiều tự do hơn, quan hệ khách hàng tốt hơn và quyền kiểm soát lớn hơn đối với tương lai của bạn.

Nếu bạn đã sẵn sàng thành lập phần doanh nghiệp cho hoạt động hành nghề của mình, Zenind có thể giúp bạn bắt đầu với những bước nền tảng hỗ trợ một văn phòng luật tuân thủ, có tổ chức và sẵn sàng tăng trưởng.