Giải thích về mã NAICS: Chúng là gì và cách tìm mã của bạn

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp, xin giấy phép, mở tài khoản ngân hàng hoặc chuẩn bị tham gia đấu thầu chính phủ, bạn có thể được yêu cầu cung cấp mã NAICS. Nhiều doanh nhân nhìn thấy thuật ngữ này và cho rằng đó chỉ là một chi tiết hành chính khác. Trên thực tế, mã NAICS phù hợp có thể ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp của bạn được phân loại trong hồ sơ chính thức, cách cơ quan đánh giá công ty của bạn và mức độ dễ dàng khi bạn tìm được các cơ hội phù hợp.

Mã NAICS không phải là một hoạt động xây dựng thương hiệu hay một loại hình pháp nhân. Đây là một hệ thống phân loại ngành tiêu chuẩn giúp cơ quan nhà nước và tổ chức tư nhân hiểu doanh nghiệp của bạn làm gì. Việc chọn đúng mã là rất quan trọng, đặc biệt khi bạn đang khởi sự một công ty mới và muốn hồ sơ của mình chính xác ngay từ đầu.

Mã NAICS là gì?

NAICS là viết tắt của North American Industry Classification System. Đây là mã gồm sáu chữ số dùng để phân loại doanh nghiệp theo hoạt động kinh tế chính của họ.

Hệ thống này được phát triển cho mục đích thống kê và hành chính, và được sử dụng trên khắp Hoa Kỳ, Canada và Mexico. Tại Hoa Kỳ, các cơ quan liên bang, cơ quan tiểu bang, bên cho vay, công ty bảo hiểm và nhà thầu thường tham chiếu hệ thống này để nhóm doanh nghiệp vào các danh mục ngành nhất quán.

Mã NAICS không xác định duy nhất một công ty. Thay vào đó, nó xác định loại hoạt động mà công ty thực hiện. Hai doanh nghiệp trong cùng một lĩnh vực có thể dùng chung mã nếu hoạt động chính của họ tương tự nhau.

Vì sao mã NAICS quan trọng

Mã NAICS có thể ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong quá trình thiết lập và vận hành doanh nghiệp của bạn:

• Đấu thầu chính phủ: Nhiều hồ sơ dự thầu và đăng ký yêu cầu mã ngành để các cơ quan có thể tìm nhà cung cấp theo danh mục.
• Giấy phép và phê duyệt: Một số tiểu bang, quận và thành phố sử dụng mã ngành trong quá trình nộp hồ sơ.
• Ngân hàng và bảo hiểm: Các tổ chức tài chính và công ty bảo hiểm có thể dùng mã này để hiểu rủi ro và hoạt động kinh doanh.
• Nghiên cứu thị trường: Mã ngành giúp so sánh doanh nghiệp của bạn với đối thủ, xác định quy mô thị trường và tìm chuẩn tham chiếu.
• Hồ sơ hành chính: Một số biểu mẫu yêu cầu mã NAICS như một phần của đăng ký doanh nghiệp hoặc báo cáo tuân thủ.

Đối với doanh nghiệp mới, độ chính xác là rất quan trọng. Một mã không khớp có thể gây nhầm lẫn, làm chậm quá trình xử lý hồ sơ hoặc khiến công ty của bạn khó xuất hiện trong các tìm kiếm và cơ sở dữ liệu phù hợp.

Cấu trúc của mã NAICS

Mã NAICS gồm sáu chữ số, và mỗi chữ số bổ sung thêm mức độ cụ thể.

• Hai chữ số đầu xác định khu vực kinh tế rộng.
• Chữ số thứ ba thu hẹp thành phân khu.
• Chữ số thứ tư xác định nhóm ngành.
• Chữ số thứ năm xác định ngành NAICS cụ thể.
• Chữ số thứ sáu cung cấp phân loại ngành quốc gia chi tiết nhất.

Cấu trúc này cho phép hệ thống đi từ danh mục rộng đến các hoạt động kinh doanh rất cụ thể. Ví dụ, một công ty xây dựng, một công ty dịch vụ chuyên nghiệp và một cửa hàng bán lẻ sẽ nằm ở các phần khác nhau trong hệ thống phân loại.

Cách tìm mã NAICS của bạn

Mã NAICS tốt nhất là mã khớp gần nhất với hoạt động tạo doanh thu chính của doanh nghiệp bạn. Nếu công ty của bạn cung cấp nhiều dịch vụ hoặc sản phẩm, hãy chọn hoạt động chiếm tỷ trọng lớn nhất trong công việc của bạn.

1. Bắt đầu từ việc doanh nghiệp của bạn thực sự làm gì

Hãy liệt kê các hoạt động cốt lõi tạo ra doanh thu. Cần cụ thể. Một doanh nghiệp có thể tự mô tả rộng là công ty tư vấn, nhưng công việc thực tế có thể là chiến lược tiếp thị, hỗ trợ CNTT, dịch vụ tư vấn tài chính hoặc tư vấn quản lý.

2. Tra cứu trong hệ thống phân loại chính thức

Sử dụng các công cụ tìm kiếm NAICS có sẵn thông qua Cục Thống kê Dân số Hoa Kỳ hoặc các nguồn tài nguyên chính phủ liên quan. Tìm theo từ khóa, mô tả ngành hoặc loại sản phẩm.

Nếu doanh nghiệp của bạn bán nhiều thứ, hãy bắt đầu với hoạt động quan trọng nhất. Đừng tìm dựa trên một dịch vụ tương lai mà bạn dự định cung cấp sau này nếu hoạt động đó chưa phải là hoạt động chính hiện tại.

3. So sánh mô tả, không chỉ số mã

Số mã quan trọng, nhưng mô tả còn quan trọng hơn. Hãy đọc kỹ mô tả chính thức và đối chiếu với hoạt động kinh doanh hằng ngày của bạn.

Một mã khớp gần thường tốt hơn một mã quá rộng. Hãy chọn mã phản ánh chính xác nhất cách bạn tạo doanh thu, phục vụ khách hàng và vận hành doanh nghiệp.

4. Kiểm tra các biểu mẫu và đăng ký đã tham chiếu loại hình doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn đang nộp đơn xin EIN, giấy phép kinh doanh, giấy phép con, đăng ký nhà cung cấp hoặc cổng thông tin chính phủ, hãy xem các tùy chọn ngành trên những biểu mẫu đó. Một số sẽ gợi ý mã NAICS, trong khi số khác yêu cầu bạn nhập trực tiếp.

5. Xem lại mã nếu doanh nghiệp thay đổi

Mã NAICS của bạn nên phản ánh những gì doanh nghiệp hiện đang làm. Nếu bạn thay đổi hướng đi, mở rộng sang lĩnh vực mới hoặc thay đổi nguồn doanh thu chính, hãy xem lại cách phân loại.

Ví dụ về cách doanh nghiệp chọn mã NAICS

Dưới đây là một vài cách phổ biến mà chủ doanh nghiệp cân nhắc khi lựa chọn:

• Một tiệm bánh chủ yếu bán bánh mì và bánh ngọt sẽ tìm danh mục thuộc bán lẻ thực phẩm hoặc sản xuất, tùy theo cách vận hành.
• Một công ty tiếp thị số sẽ chọn danh mục dịch vụ gắn với quảng cáo, tiếp thị hoặc tư vấn liên quan.
• Một nhà thầu làm cải tạo nhà ở sẽ tìm danh mục xây dựng phản ánh công việc cải tạo hoặc hạng mục chuyên môn.
• Một công ty phần mềm sẽ chọn mã phù hợp với xuất bản phần mềm, phát triển phần mềm hoặc các dịch vụ công nghệ liên quan.

Điểm mấu chốt là tập trung vào hoạt động chủ đạo, không phải nhãn gọi nghe ấn tượng nhất.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chọn sai mã NAICS thường bắt nguồn từ một vài sai lầm có thể tránh được:

Chọn mã vì mô tả nghe có vẻ rộng

Một danh mục rộng có thể trông an toàn hơn, nhưng lại kém chính xác hơn. Cơ quan và cơ sở dữ liệu dựa vào mức độ cụ thể khi sắp xếp doanh nghiệp.

Chọn theo một dịch vụ phụ

Nếu doanh nghiệp của bạn thỉnh thoảng cung cấp một dịch vụ thứ yếu, điều đó thường không quyết định mã. Mã nên phản ánh hoạt động tạo ra phần lớn doanh thu.

Dùng phân loại đã lỗi thời

Nếu công ty của bạn đã đổi hướng, mã cũ có thể không còn phù hợp. Hãy xem lại phân loại định kỳ để hồ sơ luôn cập nhật.

Đoán thay vì đọc mô tả chính thức

Chỉ nhìn số mã là chưa đủ. Luôn xác minh mô tả và phạm vi của danh mục trước khi chốt.

NAICS so với SIC: Khác nhau như thế nào?

Trước NAICS, doanh nghiệp thường được phân loại theo SIC, tức Standard Industrial Classification.

Khác biệt chính là NAICS hiện đại hơn và chi tiết hơn. SIC dùng bốn chữ số, trong khi NAICS dùng sáu chữ số. NAICS cũng phản ánh tốt hơn các ngành và mô hình kinh doanh mới.

Nếu bạn thấy cả hai hệ thống được nhắc đến, hãy nhớ rằng NAICS là tiêu chuẩn hiện hành được sử dụng trong hầu hết hồ sơ và cơ sở dữ liệu doanh nghiệp hiện đại.

Khi nào nên xem lại mã NAICS?

Hãy xem lại mã NAICS mỗi khi có thay đổi đáng kể trong doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như:

• Thay đổi lớn về sản phẩm hoặc dịch vụ chính
• Một nguồn doanh thu mới trở thành hoạt động kinh doanh chủ đạo
• Thay đổi yêu cầu cấp phép hoặc đăng ký
• Hồ sơ đấu thầu chính phủ yêu cầu cập nhật thông tin ngành
• Biểu mẫu của ngân hàng, công ty bảo hiểm hoặc tuân thủ yêu cầu phân loại chính xác hơn

Nếu doanh nghiệp của bạn còn ở giai đoạn đầu, việc chọn đúng mã ngay khi thành lập là rất đáng làm để không phải xử lý lại các hồ sơ thiếu nhất quán sau này.

Mã NAICS gắn với việc thành lập doanh nghiệp như thế nào

Đối với các doanh nhân mới, mã NAICS là một phần của quy trình thiết lập doanh nghiệp rộng hơn. Cùng với loại hình pháp nhân, EIN, đại diện đăng ký, tài liệu điều hành và giấy phép, phân loại ngành giúp xác định cách doanh nghiệp của bạn được cơ quan và nhà cung cấp ghi nhận.

Zenind giúp các nhà sáng lập đi qua quá trình thành lập doanh nghiệp một cách rõ ràng bằng cách hỗ trợ các nhu cầu khởi nghiệp quan trọng như thành lập công ty, dịch vụ đại diện đăng ký, hỗ trợ EIN và các giải pháp tuân thủ liên tục. Việc đồng bộ phân loại ngành từ sớm có thể giúp những bước sau này diễn ra suôn sẻ hơn.

Kết luận

Mã NAICS đơn giản về mặt khái niệm nhưng rất quan trọng trong thực tế. Chúng giúp các cơ quan chính phủ, bên cho vay, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác hiểu doanh nghiệp của bạn làm gì và nên được phân loại như thế nào.

Nếu bạn đang khởi nghiệp, hãy dành thời gian chọn mã phù hợp nhất với hoạt động chính của mình. Đọc kỹ mô tả, so sánh vài lựa chọn gần nhất và cập nhật phân loại nếu doanh nghiệp thay đổi theo thời gian. Một mã NAICS chính xác sẽ hỗ trợ hồ sơ gọn gàng hơn, tuân thủ tốt hơn và tạo nền tảng vững chắc hơn cho tăng trưởng.