Cách đóng một LLC tại Illinois: Các bước, biểu mẫu, phí và danh sách kiểm tra thuế

Đóng một LLC ở Illinois không chỉ đơn giản là ngừng hoạt động hoặc nộp tờ khai thuế cuối cùng. Để chấm dứt công ty đúng cách, bạn cần tuân theo quy trình giải thể, thanh toán các khoản nợ, xử lý nghĩa vụ thuế của tiểu bang, thông báo cho các bên liên quan và nộp đúng giấy tờ cho Illinois Secretary of State.

Nếu bỏ qua những bước đó, LLC vẫn có thể còn trong hồ sơ của tiểu bang, tiếp tục phát sinh nghĩa vụ nộp hồ sơ và tạo ra công việc xử lý bổ sung không cần thiết sau này. Một quy trình đóng công ty gọn gàng giúp bảo vệ các thành viên, giảm rủi ro tuân thủ và mang lại một kết thúc chính thức cho doanh nghiệp.

Hướng dẫn này sẽ trình bày cách đóng một LLC tại Illinois, những biểu mẫu bạn có thể cần, chi phí nộp hồ sơ là bao nhiêu, và cần làm gì trước và sau khi chấm dứt.

Giải thể LLC tại Illinois có nghĩa là gì

Giải thể LLC là quy trình pháp lý chấm dứt sự tồn tại của công ty. Điều này khác với việc chỉ ngừng kinh doanh. Một công ty đã giải thể là công ty đã được phê duyệt theo yêu cầu, nộp tài liệu chấm dứt phù hợp, thanh toán các nghĩa vụ còn tồn đọng và hoàn tất việc thanh lý hoạt động kinh doanh.

Tại Illinois, một LLC nhìn chung phải ở trạng thái tốt mới có thể tự nguyện chấm dứt. Hướng dẫn của Illinois Secretary of State nêu rằng một LLC không thể chấm dứt hoặc rút lui nếu đã bị giải thể hành chính, thu hồi, sáp nhập, chuyển đổi, nội địa hóa hoặc hết hạn.

Điều đó có nghĩa là bước đầu tiên không phải là nộp hồ sơ. Bước đầu tiên là xác nhận rằng LLC đủ điều kiện để đóng theo cách bạn dự định.

Khi nào một LLC ở Illinois có thể cần đóng

Có nhiều lý do khiến một LLC không còn phù hợp:

• Chủ sở hữu nghỉ hưu hoặc chuyển sang dự án khác.
• Doanh nghiệp không bao giờ có lãi.
• Các thành viên muốn thành lập một cấu trúc pháp nhân khác.
• Chủ sở hữu không còn đồng thuận về cách điều hành công ty.
• LLC đã hoàn thành dự án hoặc mục đích mà nó được thành lập.

Dù lý do là gì, quá trình đóng nên được xử lý một cách có chủ đích. Việc chấm dứt chính thức gần như luôn tốt hơn là để doanh nghiệp rơi vào trạng thái ngừng hoạt động tự phát.

Bước 1: Xem lại thỏa thuận điều hành

Hãy bắt đầu với thỏa thuận điều hành của LLC.

Nhiều thỏa thuận điều hành quy định:

• Ai có thể đề xuất giải thể
• Cần mức biểu quyết nào
• Có cho phép chấp thuận bằng văn bản hay không
• Phân chia tài sản còn lại như thế nào
• Xử lý các khoản nợ hoặc nghĩa vụ chưa giải quyết ra sao

Nếu thỏa thuận không đề cập, các thành viên vẫn nên ghi nhận quyết định một cách cẩn thận. Hồ sơ tốt giúp chứng minh rằng LLC đã phê duyệt việc đóng đúng cách và có thể giảm tranh chấp về sau.

Nếu không có thỏa thuận điều hành, luật tiểu bang và quy trình chấp thuận của thành viên có thể điều chỉnh quy trình. Trong trường hợp đó, nên ghi nhận mọi hành động bằng văn bản.

Bước 2: Phê duyệt quyết định giải thể

Khi các thành viên đồng ý rằng LLC nên đóng, hãy ghi lại việc phê duyệt trong hồ sơ chính thức của công ty.

Hãy sử dụng nghị quyết cuộc họp, chấp thuận bằng văn bản hoặc biểu quyết của thành viên, tùy theo cách công ty được tổ chức. Hồ sơ nên thể hiện:

• Ngày phê duyệt
• Tên của các thành viên hoặc nhà quản lý đã chấp thuận
• Tỷ lệ hoặc số phiếu tán thành
• Ngày hiệu lực của việc giải thể, nếu có

Tài liệu này rất quan trọng vì công ty đang chuyển từ hoạt động bình thường sang giai đoạn thanh lý. Ngân hàng, nhà cung cấp, chủ nhà và cơ quan thuế có thể yêu cầu bằng chứng rằng việc đóng công ty đã được ủy quyền.

Bước 3: Ngừng kinh doanh mới và bắt đầu thanh lý

Sau khi được phê duyệt, LLC nên ngừng ký kết các nghĩa vụ mới, trừ khi chúng cần thiết để hoàn tất thanh lý.

Thanh lý thường bao gồm:

• Hoàn thành công việc còn dang dở, nếu cần
• Thu các khoản tiền còn nợ công ty
• Thanh toán cho nhà cung cấp và chủ nợ
• Hủy các gói đăng ký và khoản phí định kỳ
• Đóng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sau khi đối chiếu cuối cùng
• Kết thúc hợp đồng thuê, hợp đồng dịch vụ và hợp đồng bảo hiểm khi có thể
• Hủy giấy phép, giấy phép con và tên thương mại giả không còn cần thiết

Mục tiêu là chuyển công ty từ một doanh nghiệp đang hoạt động sang một khối tài sản và nghĩa vụ đã đóng. Không phân phối tiền còn lại cho các thành viên cho đến khi nợ và thuế đã được xử lý.

Bước 4: Xử lý nghĩa vụ thuế tại Illinois

Tuân thủ thuế là một trong những phần quan trọng nhất khi đóng LLC.

Illinois Department of Revenue cho biết rằng khi bạn quyết định đóng doanh nghiệp, bạn phải liên hệ với cơ quan này về các nghĩa vụ thuế của mình. Cơ quan cũng nêu rằng khi nộp tờ khai thuế cuối cùng cho từng loại thuế, bạn nên đánh dấu đó là tờ khai cuối cùng khi biểu mẫu cho phép.

Tùy thuộc vào cách LLC hoạt động, bạn có thể cần xử lý:

• Tài khoản thuế khấu trừ của Illinois
• Tài khoản thuế bán hàng của Illinois
• Hồ sơ thuế thu nhập doanh nghiệp nếu LLC chọn bị đánh thuế như một công ty
• Tờ khai cuối cùng của liên bang và các hồ sơ chấm dứt liên quan

Nếu LLC có nhân viên, hồ sơ khấu trừ của Illinois có thể cần một tờ khai cuối cùng. Nếu doanh nghiệp thu thuế bán hàng, tài khoản thuế bán hàng nên được đóng sau khi kỳ tính thuế cuối cùng được báo cáo. Nếu LLC bị đánh thuế như một công ty, pháp nhân nên nộp đúng tờ khai thuế doanh nghiệp cuối cùng của Illinois.

Nếu LLC của bạn dùng MyTax Illinois, bạn có thể quản lý một phần quy trình đóng tài khoản tại đó. Với nhiều doanh nghiệp, làm việc cùng một chuyên gia thuế cũng rất hữu ích để đảm bảo mọi tài khoản được đóng đúng cách và không bỏ sót kỳ báo cáo nào.

Bước 5: Nộp đúng biểu mẫu chấm dứt của Illinois

Biểu mẫu bạn sử dụng phụ thuộc vào loại LLC và cách nó được đăng ký tại Illinois.

Đối với LLC trong nước tại Illinois, Secretary of State sử dụng Form LLC-35.15, Statement of Termination. Danh mục biểu mẫu LLC của Illinois cho thấy phí nộp hồ sơ là 5 USD cho biểu mẫu này.

Đối với LLC nước ngoài rút khỏi Illinois, công ty thường sử dụng hồ sơ rút lui thay vì biểu mẫu chấm dứt cho LLC trong nước. Hướng dẫn chấm dứt LLC của Secretary of State phân biệt giữa chấm dứt và rút lui, và công ty phải dùng đúng loại hồ sơ theo tình trạng của mình.

Hồ sơ có thể được hoàn thành trực tuyến hoặc bằng giấy, tùy theo cách bạn chọn. Hướng dẫn trực tuyến cho biết có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng và phí của bên xử lý thanh toán sẽ áp dụng cho giao dịch trực tuyến. Biểu mẫu giấy cho biết có thể thanh toán bằng séc và ghi chi trả cho Secretary of State.

Trước khi nộp, hãy bảo đảm người ký có thẩm quyền. Illinois quy định rằng việc chấm dứt phải do một nhà quản lý hoặc người khác được công ty ủy quyền thực hiện.

Bước 6: Thông báo cho chủ nợ, nhà cung cấp và các bên liên quan khác

Một LLC không nên biến mất trong im lặng. Thông báo giúp chủ nợ và đối tác có cơ hội nộp yêu cầu hoặc đóng tài khoản.

Các bên thường cần được thông báo gồm:

• Nhà cung cấp và đơn vị cung ứng
• Chủ nhà và đơn vị quản lý bất động sản
• Bên cho vay và công ty tài chính
• Công ty bảo hiểm
• Nhân viên và nhà thầu độc lập
• Khách hàng có số dư trả trước, bảo hành hoặc thỏa thuận dịch vụ đang diễn ra

Nếu LLC còn nợ tiền, hãy thanh toán các yêu cầu hợp lệ hoặc lập dự phòng hợp lý trước khi phân phối cho các thành viên. Điều đó giúp tránh tranh chấp và bảo vệ khỏi các khoản phân phối thanh lý không đúng.

Bước 7: Đóng tài khoản và hủy đăng ký

Sau khi các nghĩa vụ tài chính cốt lõi đã được xử lý, hãy hoàn tất phần dọn dẹp hành chính.

Việc này thường bao gồm:

• Đóng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Hủy thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng gắn với LLC
• Chấm dứt dịch vụ tiền lương
• Loại bỏ công ty khỏi các tài khoản thuế không còn hoạt động
• Hủy giấy phép và giấy phép kinh doanh địa phương
• Chấm dứt đăng ký tên giả định, nếu không còn cần thiết

Hãy giữ bản sao của sao kê cuối cùng, xác nhận và các biểu mẫu đã nộp. Ngay cả sau khi giải thể, bạn vẫn có thể cần hồ sơ cho mục đích thuế, ngân hàng hoặc pháp lý.

Bước 8: Phân phối tài sản còn lại

Sau khi nợ, thuế và các nghĩa vụ cuối cùng đã được xử lý, mọi tài sản còn lại có thể được phân phối cho các thành viên.

Thỏa thuận điều hành nên kiểm soát quy trình phân phối khi có thể. Nếu không có thỏa thuận hoặc nếu thỏa thuận không rõ ràng, các thành viên nên ghi lại cách tính số tiền phân phối và lý do mỗi người nhận được phần của mình.

Đừng vội thực hiện bước này. Việc phân phối quá sớm có thể gây ra vấn đề nếu sau đó phát sinh một yêu cầu hoặc hóa đơn thuế.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Đóng LLC sẽ khá đơn giản nếu làm theo đúng thứ tự, nhưng có một số sai lầm thường gặp:

• Nộp biểu mẫu chấm dứt trước khi giải quyết thuế và nợ
• Quên đánh dấu tờ khai thuế cuối cùng là tờ khai cuối cùng
• Cho rằng LLC chỉ cần ngừng hoạt động mà không cần nộp hồ sơ chính thức
• Dùng sai biểu mẫu cho LLC nước ngoài thay vì LLC trong nước
• Phân phối tài sản trước khi giải quyết hết nghĩa vụ
• Không lưu giữ hồ sơ chấp thuận của thành viên và hồ sơ đóng cuối cùng

Một danh sách kiểm tra cẩn thận sẽ ngăn ngừa hầu hết các vấn đề này.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Đóng một công ty là công việc hành chính vào thời điểm vốn đã khó khăn. Nếu bạn muốn được hỗ trợ để giữ mọi thứ có tổ chức, một dịch vụ như Zenind có thể hỗ trợ giấy tờ, quy trình nộp hồ sơ và các bước tuân thủ đi kèm với việc chấm dứt một LLC.

Đối với những người sáng lập muốn dành ít thời gian hơn cho các biểu mẫu của tiểu bang và nhiều thời gian hơn cho chặng đường tiếp theo, loại hỗ trợ này có thể giúp giảm bớt ma sát trong quá trình thanh lý.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể chỉ cần ngừng kinh doanh và bỏ qua việc nộp hồ sơ không?

Không. Nếu bạn muốn LLC chấm dứt một cách chính thức, bạn nên tuân theo quy trình giải thể hoặc rút lui của Illinois. Nếu không, pháp nhân có thể vẫn còn trong hồ sơ của tiểu bang và tiếp tục có nghĩa vụ nộp hồ sơ hoặc tuân thủ.

Chi phí giải thể một LLC tại Illinois là bao nhiêu?

Đối với LLC trong nước tại Illinois, danh mục biểu mẫu của Secretary of State cho thấy phí nộp hồ sơ là 5 USD cho Statement of Termination. Nộp hồ sơ trực tuyến cũng có thể bao gồm phí xử lý thanh toán.

Tôi có cần ở trạng thái tốt không?

Có, đối với việc chấm dứt hoặc rút lui tự nguyện, Illinois yêu cầu LLC phải ở trạng thái tốt. Một LLC đã bị giải thể hành chính hoặc bị thu hồi nhìn chung không thể sử dụng hồ sơ chấm dứt tự nguyện.

Nếu LLC của tôi có nhân viên hoặc đã thu thuế bán hàng thì sao?

Bạn nên đóng các tài khoản thuế đó đúng cách và nộp mọi tờ khai Illinois cuối cùng áp dụng cho doanh nghiệp. Department of Revenue cho biết nên liên hệ với cơ quan khi đóng doanh nghiệp và đánh dấu tờ khai cuối cùng khi biểu mẫu cho phép.

Tôi có nên giữ hồ sơ sau khi LLC đã đóng không?

Có. Hãy giữ bản sao hồ sơ giải thể, hồ sơ thuế, sao kê ngân hàng cuối cùng, chấp thuận của thành viên và thông báo cho chủ nợ. Những hồ sơ này có thể quan trọng rất lâu sau khi công ty đã đóng.

Danh sách kiểm tra cuối cùng để đóng một LLC tại Illinois

Trước khi coi LLC đã đóng, hãy bảo đảm bạn đã:

• Xem lại thỏa thuận điều hành
• Phê duyệt giải thể bằng văn bản hoặc bằng biểu quyết
• Ngừng hoạt động kinh doanh mới
• Thanh toán hoặc xử lý các khoản nợ và nghĩa vụ
• Nộp mọi tờ khai thuế cuối cùng của tiểu bang và liên bang
• Gửi đúng hồ sơ chấm dứt hoặc rút lui của Illinois
• Thông báo cho chủ nợ và các bên liên quan
• Đóng tài khoản doanh nghiệp và giấy phép
• Chỉ phân phối tài sản còn lại sau khi mọi nghĩa vụ đã được đáp ứng

Một quy trình đóng có phương pháp giúp bảo vệ các thành viên và để doanh nghiệp rời thị trường trong tình trạng pháp lý rõ ràng.