Tờ Ghi Nhớ Các Khoản Khấu Trừ Thuế cho Doanh Nghiệp Nhỏ: 15 Mục Có Thể Giúp Giảm Hóa Đơn Thuế

Thuế doanh nghiệp nhỏ sẽ dễ quản lý hơn khi bạn biết những khoản chi nào có thể được khấu trừ và những khoản nào không. IRS cho phép doanh nghiệp khấu trừ các chi phí thông thường và cần thiết gắn với việc vận hành công ty, nhưng các chi tiết rất quan trọng. Hồ sơ rõ ràng, sổ sách gọn gàng và cơ cấu doanh nghiệp phù hợp đều có thể tạo ra khác biệt thực sự vào thời điểm khai thuế.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc corporation, Zenind có thể giúp bạn thiết lập doanh nghiệp đúng ngay từ ngày đầu. Khi công ty đã được tổ chức, bước tiếp theo là học cách tách chi tiêu cá nhân khỏi chi tiêu kinh doanh để bạn có thể yêu cầu đúng những khoản khấu trừ mà mình thực sự được hưởng.

Dưới đây là một tờ ghi nhớ thực tế về các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ, kèm theo quy tắc áp dụng, mẹo lưu hồ sơ và một vài sai lầm thường gặp cần tránh.

1. Khấu Trừ Văn Phòng Tại Nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình một cách độc quyền và thường xuyên cho hoạt động kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để khấu trừ văn phòng tại nhà. Đây là một trong những khoản khấu trừ giá trị nhất đối với người làm tự do, người sáng lập làm việc từ xa, chuyên gia tư vấn và doanh nghiệp tại nhà.

Có hai cách tính:

• Phương pháp đơn giản hóa: khấu trừ 5 USD cho mỗi foot vuông diện tích kinh doanh, tối đa 300 foot vuông.
• Phương pháp thông thường: khấu trừ tỷ lệ phần trăm diện tích sử dụng cho kinh doanh trên tổng chi phí thực tế của ngôi nhà như tiền thuê, lãi vay thế chấp, tiện ích, bảo hiểm, sửa chữa và khấu hao khi được phép.

Không gian đó phải chỉ được dùng cho kinh doanh. Một chiếc bàn ăn trong bếp vừa dùng cho gia đình vừa dùng cho công việc thường sẽ không đủ điều kiện. Một phòng riêng, một góc làm việc hoặc một khu vực khép kín chỉ dùng cho công việc sẽ có cơ sở tốt hơn.

2. Văn Phòng Phẩm Và Các Chi Phí Kinh Doanh Hàng Ngày

Văn phòng phẩm là một trong những khoản khấu trừ dễ theo dõi nhất. Nếu bạn mua thứ gì đó thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của mình, khoản đó có thể đủ điều kiện.

Ví dụ gồm:

• Giấy, bút, bìa kẹp và tem thư
• Mực và toner máy in
• Sổ tay và nhãn dùng cho công việc
• Đồ vệ sinh dùng cho nơi làm việc
• Vật liệu vận chuyển và đóng gói
• Dụng cụ nhỏ và thiết bị dùng trong vận hành hằng ngày

Đối với nhiều startup, các chi phí này cộng dồn rất nhanh. Hãy giữ hóa đơn và phân loại từng khoản mua vào đúng danh mục kinh doanh trong hệ thống kế toán của bạn.

3. Máy Tính, Nội Thất Và Các Thiết Bị Khác

Các khoản mua lớn hơn cũng có thể được khấu trừ, nhưng cách xử lý thuế còn tùy vào món hàng và cách sử dụng. Máy tính, màn hình, bàn làm việc, ghế và các tài sản tương tự có thể được khấu trừ thông qua khấu hao, Section 179 hoặc một quy tắc chi phí hiện hành khác nếu tài sản đáp ứng điều kiện.

Điểm chính là không phải mọi khoản đều phải được ghi giảm theo cùng một cách. Một số khoản có thể được ghi chi phí ngay, trong khi những khoản khác phải phân bổ dần theo thời gian. Vì vậy, bạn nên theo dõi các món này tách biệt với văn phòng phẩm thông thường.

4. Chi Phí Xe Kinh Doanh Và Số Dặm

Nếu bạn lái xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ chi phí xe theo chi phí thực tế hoặc theo mức chuẩn mỗi dặm. Trong năm 2025, mức chuẩn mỗi dặm của IRS cho mục đích kinh doanh là 70 cent mỗi dặm.

Các chi phí liên quan đến xe thường có thể khấu trừ gồm:

• Số dặm đi gặp khách hàng hoặc đến địa điểm làm việc
• Phí đỗ xe và phí đường bộ cho các chuyến đi kinh doanh
• Xăng, bảo dưỡng và sửa chữa nếu bạn dùng phương pháp chi phí thực tế
• Tiền thuê xe, tùy theo quy tắc sử dụng cho kinh doanh

Bạn phải lưu sổ theo dõi số dặm hoặc một hồ sơ đáng tin cậy khác. Ghi ngày, điểm đến, mục đích và số dặm đã đi. Việc đi làm hằng ngày từ nhà đến nơi làm việc cố định nhìn chung không được khấu trừ.

5. Chi Phí Đi Công Tác

Đi công tác có thể tạo ra các khoản khấu trừ đáng kể nếu chuyến đi chủ yếu phục vụ công việc. Các chi phí đi lại thường có thể khấu trừ gồm vé máy bay, lưu trú, di chuyển mặt đất, xe thuê, phí hành lý và tiền tip liên quan đến công việc.

Bữa ăn trong lúc đi công tác thường chịu quy tắc về bữa ăn thay vì được khấu trừ toàn bộ. Chi phí giải trí nói chung không được khấu trừ, ngay cả khi có trao đổi công việc trong lúc tham gia hoạt động đó.

Cách an toàn nhất là tách phần công tác khỏi thời gian cá nhân và giữ hồ sơ chứng minh mục đích kinh doanh của chuyến đi.

6. Bữa Ăn Kinh Doanh

Bữa ăn kinh doanh thường bị hiểu sai. Nói chung, bạn có thể khấu trừ 50% chi phí bữa ăn kinh doanh đủ điều kiện khi bữa ăn đó liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của bạn và không xa xỉ hoặc phô trương quá mức.

Ví dụ có thể gồm:

• Ăn cùng khách hàng trong lúc trao đổi dự án
• Mua đồ ăn khi đang đi công tác
• Bữa ăn trong một số cuộc họp kinh doanh hoặc bữa trưa làm việc

Hãy giữ hóa đơn chi tiết và ghi rõ ai tham dự, đã thảo luận gì và vì sao bữa ăn liên quan đến kinh doanh. Nếu chi tiêu cá nhân và kinh doanh bị trộn lẫn, chỉ phần phục vụ kinh doanh mới được khấu trừ.

7. Điện Thoại Và Internet

Điện thoại và kết nối internet là thiết yếu đối với nhiều doanh nghiệp hiện đại, nhưng chỉ phần sử dụng cho mục đích kinh doanh mới được khấu trừ khi dịch vụ được dùng cho cả cá nhân và công việc.

Bạn có thể được khấu trừ:

• Một phần hóa đơn điện thoại di động
• Dịch vụ internet dùng cho công ty
• Đường dây hoặc thiết bị chỉ dùng cho kinh doanh
• Phần mềm VoIP, hội nghị và liên lạc gắn với hoạt động vận hành

Nếu điện thoại của bạn được dùng một phần cho cuộc gọi cá nhân, hãy theo dõi cẩn thận tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh. Một đường dây hoặc thiết bị riêng cho công việc có thể giúp việc này dễ hơn nhiều.

8. Tiền Thuê, Không Gian Làm Việc Chung Và Mặt Bằng Văn Phòng

Nếu bạn thuê văn phòng, chỗ làm việc chung, studio hoặc một địa điểm thương mại khác, các chi phí đó thường có thể được khấu trừ dưới dạng tiền thuê hoặc chi phí mặt bằng.

Danh mục này có thể bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng hằng tháng
• Phí thành viên không gian làm việc chung
• Phí lưu kho dùng cho hàng tồn kho hoặc thiết bị kinh doanh
• Phí thuê phòng họp

Nếu bạn làm việc tại nhà, thông thường bạn sẽ không được khấu trừ đồng thời toàn bộ tiền thuê văn phòng và khấu trừ văn phòng tại nhà cho cùng một mục đích kinh doanh. Khoản chi phải phù hợp với không gian và thực tế sử dụng.

9. Marketing Và Quảng Cáo

Marketing thường được khấu trừ khi nó gắn với việc quảng bá doanh nghiệp của bạn. Đây là một danh mục rộng và thường bao gồm cả hoạt động quảng bá kỹ thuật số lẫn truyền thống.

Ví dụ gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Quảng cáo tìm kiếm và quảng cáo mạng xã hội
• Danh thiếp và brochure
• Công cụ email marketing
• Tài trợ và vật liệu quảng bá
• Thiết kế logo và tài sản thương hiệu

Nếu khoản chi nhằm tăng nhận diện, tạo khách hàng tiềm năng hoặc thu hút khách hàng, nó thường là một khoản khấu trừ kinh doanh hợp lệ.

10. Phần Mềm, Gói Đăng Ký Và Công Cụ Trực Tuyến

Hầu hết doanh nghiệp hiện đại đều vận hành bằng phần mềm. Công cụ kế toán, nền tảng thiết kế, ứng dụng quản lý dự án, hệ thống CRM và các gói đăng ký chuyên ngành đều có thể được khấu trừ nếu dùng cho kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Phần mềm ghi sổ và kế toán
• Nền tảng trả lương
• Công cụ ký điện tử
• Lưu trữ đám mây và chia sẻ tệp
• Ấn phẩm chuyên ngành hoặc gói nghiên cứu
• Plugin website và công cụ an ninh mạng

Nếu một gói đăng ký vừa dùng cho cá nhân vừa dùng cho công việc, chỉ nên khấu trừ phần phục vụ kinh doanh.

11. Phí Dịch Vụ Chuyên Môn

Các khoản phí trả cho chuyên gia có thể được khấu trừ khi chúng là khoản chi thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Điều này có thể bao gồm:

• Dịch vụ ghi sổ và kế toán
• Phí khai thuế cho phần kinh doanh trong tờ khai của bạn
• Phí pháp lý liên quan đến vận hành doanh nghiệp
• Phí tư vấn
• Chi phí đại lý đăng ký hoặc hỗ trợ tuân thủ

Các khoản phí liên quan đến thành lập, duy trì hoặc bảo vệ doanh nghiệp thường cần được theo dõi cẩn thận. Một số chi phí khởi nghiệp và chi phí tổ chức có thể được khấu trừ, trong khi những khoản khác có thể cần được phân bổ dần hoặc vốn hóa.

12. Chi Phí Khởi Nghiệp Và Chi Phí Tổ Chức

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới, bạn có thể được khấu trừ một phần chi phí khởi nghiệp và chi phí tổ chức thay vì phải chờ nhiều năm mới thu hồi.

Các chi phí này có thể bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường
• Quảng cáo trước khi mở
• Chi phí đi lại ban đầu liên quan đến việc khởi động doanh nghiệp
• Phí chuyên môn gắn với việc thành lập
• Phí nộp hồ sơ tiểu bang và chi phí tổ chức

Nói chung, IRS cho phép một khoản khấu trừ giới hạn trong năm đầu đối với chi phí khởi nghiệp và chi phí tổ chức, với phần còn lại được khấu hao theo thời gian nếu đáp ứng các quy tắc. Đây là một lý do nữa cho thấy việc tách riêng chi tiêu trước khi khai trương khỏi chi phí vận hành hằng ngày là rất quan trọng.

13. Bảo Hiểm

Phí bảo hiểm kinh doanh thường được khấu trừ khi chúng bảo vệ công ty hoặc hoạt động của công ty.

Ví dụ gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp hoặc bảo hiểm sai sót và thiếu sót
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
• Phí bảo hiểm bồi thường cho người lao động, nếu áp dụng

Nếu một hợp đồng bảo hiểm bao gồm cả rủi ro kinh doanh và cá nhân, chỉ khấu trừ phần liên quan đến kinh doanh.

14. Lương Nhân Viên, Thanh Toán Cho Nhà Thầu Và Phúc Lợi Nhân Viên

Nếu bạn có lao động, chi phí trả công thường là một trong những khoản khấu trừ lớn nhất.

Các khoản có thể khấu trừ gồm:

• Tiền lương và tiền công
• Thanh toán cho nhà thầu độc lập
• Thuế lương do chủ sử dụng lao động đóng
• Tiền thưởng và hoa hồng
• Một số phúc lợi nhân viên nhất định
• Khoản đóng góp vào quỹ hưu trí khi được phép

Nhà thầu độc lập cần được theo dõi riêng với nhân viên. Sự phân biệt này quan trọng cho cả báo cáo thuế lẫn tuân thủ.

15. Sửa Chữa Và Bảo Trì

Các khoản sửa chữa và bảo trì giúp tài sản tiếp tục hoạt động thường có thể được khấu trừ. Chúng khác với các khoản cải tạo làm tăng giá trị, kéo dài tuổi thọ hữu ích hoặc chuyển tài sản sang mục đích sử dụng mới.

Ví dụ có thể gồm:

• Sửa ống nước hoặc đèn trong văn phòng
• Bảo trì thiết bị định kỳ
• Dọn dẹp và bảo dưỡng tài sản nhỏ
• Sửa chữa nhỏ cho máy tính, nội thất hoặc dụng cụ

Khi chưa chắc chắn, hãy tự hỏi liệu khoản chi đó chỉ khôi phục tình trạng ban đầu hay đã cải thiện đáng kể tài sản. Các khoản cải thiện thường được xử lý khác với sửa chữa.

16. Tiện Ích Và Chi Phí Vận Hành

Hóa đơn tiện ích cũng có thể được khấu trừ khi chúng gắn với việc sử dụng cho kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Điện
• Nước và thoát nước
• Dịch vụ thu gom rác
• Sưởi ấm và làm mát
• Internet và phí viễn thông cho doanh nghiệp

Nếu bạn làm việc tại nhà, chỉ phần chi phí phục vụ kinh doanh mới đủ điều kiện. Nếu bạn có địa điểm thương mại, toàn bộ phần chi phí kinh doanh thường có thể được khấu trừ.

17. Lãi Vay Và Phí Ngân Hàng

Chi phí vay vốn kinh doanh có thể được khấu trừ nếu chúng gắn với hoạt động của công ty.

Điều này có thể bao gồm:

• Lãi vay trên khoản vay kinh doanh
• Lãi thẻ tín dụng đối với các khoản mua cho doanh nghiệp
• Phí xử lý thanh toán của đơn vị chấp nhận thẻ
• Phí tài khoản ngân hàng
• Phí nền tảng thanh toán

Lãi vay cá nhân thường không đủ điều kiện. Hãy giữ tài khoản kinh doanh tách biệt để những khoản chi này dễ chứng minh.

18. Đào Tạo, Giáo Dục Và Phát Triển Ngành

Các chương trình đào tạo giúp bạn duy trì hoặc nâng cao kỹ năng cho doanh nghiệp hiện tại của mình có thể được khấu trừ. Điều này đặc biệt phù hợp với chuyên gia tư vấn, doanh nghiệp dịch vụ chuyên môn và các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực chuyên sâu.

Ví dụ gồm:

• Các khóa đào tạo tiếp tục
• Chứng chỉ nghề
• Hội thảo và buổi tập huấn
• Hội nghị ngành
• Sách và ấn phẩm liên quan đến kinh doanh

Giáo dục giúp bạn đủ điều kiện cho một nghề nghiệp hoặc ngành nghề mới có thể được xử lý khác, vì vậy mục đích của chương trình đào tạo là yếu tố rất quan trọng.

Những Khoản Thường Không Đủ Điều Kiện

Ngay cả doanh nghiệp tốt cũng gặp rắc rối khi cố khấu trừ chi phí cá nhân. Một vài khoản thường không được khấu trừ gồm:

• Quần áo cá nhân không phải đồng phục hoặc đồ bảo hộ
• Bữa ăn và hoạt động giải trí của gia đình
• Đi lại từ nhà đến nơi làm việc cố định
• Du lịch cá nhân gắn với chuyến đi công tác
• Các khoản mua dùng chung cá nhân và kinh doanh nhưng không tách bạch rõ ràng

Nếu một khoản chi vừa mang tính cá nhân vừa mang tính kinh doanh, chỉ phần phục vụ kinh doanh mới được khấu trừ.

Mẹo Lưu Hồ Sơ Giúp Bảo Vệ Khoản Khấu Trừ

Hồ sơ tốt là yếu tố quyết định giữa một khoản khấu trừ có thể sử dụng được và một rắc rối về thuế.

Hãy duy trì các thói quen sau:

• Dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng
• Lưu hóa đơn chi tiết, invoice và sao kê
• Ghi số dặm và mục đích chuyến đi theo thời gian thực
• Phân loại chi phí theo tháng thay vì đợi đến mùa khai thuế
• Giữ hồ sơ thành lập, bảng lương và hồ sơ nhà thầu được sắp xếp gọn gàng
• Lưu tài liệu trong hệ thống đám mây có sao lưu

Bạn càng liên kết rõ một khoản chi với mục đích kinh doanh, việc chứng minh khoản khấu trừ sẽ càng dễ dàng.

Cách Thông Minh Hơn Để Bắt Đầu Và Giữ Sổ Sách Gọn Gàng

Chiến lược thuế tốt nhất không chỉ là tìm khoản khấu trừ vào cuối năm. Nó bắt đầu từ việc thiết lập cơ cấu doanh nghiệp, duy trì sổ sách sạch sẽ và tách biệt hoạt động kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân ngay từ ngày đầu.

Đó là lúc Zenind phù hợp một cách tự nhiên với quy trình dành cho những người sáng lập đang thành lập LLC hoặc corporation tại Hoa Kỳ. Một cấu trúc doanh nghiệp rõ ràng giúp việc tuân thủ dễ hơn, sổ sách kế toán gọn hơn và lập kế hoạch thuế cũng dễ quản lý hơn.

Kết Luận

Các khoản khấu trừ dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể giảm thu nhập chịu thuế và giữ lại dòng tiền, nhưng chỉ khi bạn theo dõi đúng cách. Hãy tập trung vào các chi phí thông thường và cần thiết, tách chi tiêu cá nhân ra riêng, và rà soát quy định của IRS trước khi nộp hồ sơ.

Nếu bạn đang khởi động một công ty mới, hãy xây dựng hệ thống lưu hồ sơ ngay từ đầu. Sẽ dễ bảo vệ các khoản khấu trừ hơn nhiều khi sổ sách của bạn được tổ chức tốt ngay từ giai đoạn đầu.