Πώς να κάνετε μόνοι σας τους επιχειρηματικούς φόρους: Ένας πρακτικός οδηγός για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων στις ΗΠΑ

Η υποβολή των επιχειρηματικών φόρων μόνοι σας μπορεί να φαίνεται αρχικά αποθαρρυντική, αλλά για πολλούς ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων στις ΗΠΑ είναι απολύτως διαχειρίσιμη με το σωστό σύστημα. Αν κρατάτε οργανωμένα αρχεία, κατανοείτε τη νομική μορφή της επιχείρησής σας και γνωρίζετε ποια έντυπα και προθεσμίες ισχύουν, μπορείτε να προετοιμάσετε και να υποβάλετε τους φόρους σας χωρίς να χρειάζεστε επαγγελματία για κάθε δήλωση.

Το να κάνετε μόνοι σας τους επιχειρηματικούς φόρους δεν σημαίνει ότι κάνετε εκπτώσεις στην ποιότητα. Σημαίνει ότι δημιουργείτε μια επαναλαμβανόμενη διαδικασία που σας βοηθά να παραμένετε συνεπείς με τις υποχρεώσεις σας, να μειώνετε τα αποφεύξιμα λάθη και να κατανοείτε πώς οι φόροι επηρεάζουν τις ταμειακές ροές και την ανάπτυξη της εταιρείας σας. Για ιδρυτές, ελεύθερους επαγγελματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στα πρώτα στάδια, αυτή η γνώση είναι πολύτιμη όλο τον χρόνο.

Μπορείτε πραγματικά να υποβάλετε μόνοι σας τους επιχειρηματικούς φόρους;

Ναι. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, η IRS δεν απαιτεί από τους περισσότερους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να προσλάβουν φοροτεχνικό. Μπορείτε να προετοιμάσετε και να υποβάλετε μόνοι σας πολλές επιχειρηματικές φορολογικές δηλώσεις, αρκεί να κατανοείτε τις φορολογικές σας υποχρεώσεις και να συμπληρώνετε σωστά τα απαιτούμενα έντυπα.

Ωστόσο, η διαδικασία διαφέρει από την υποβολή μιας προσωπικής φορολογικής δήλωσης. Οι επιχειρηματικοί φόροι μπορεί να περιλαμβάνουν πολλαπλά επίπεδα, όπως ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος, φόρο αυτοαπασχόλησης, φόρο μισθοδοσίας, ειδικό φόρο κατανάλωσης και κρατικές ή τοπικές απαιτήσεις. Η σωστή προσέγγιση εξαρτάται από το πώς είναι δομημένη η επιχείρησή σας και από το αν έχετε εργαζομένους, εταίρους ή ανεξάρτητους συνεργάτες.

Αν ιδρύετε επιχείρηση ή προετοιμάζεστε για συνεχή συμμόρφωση, το Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να παραμένετε οργανωμένοι με υποστήριξη στη σύσταση και στη συμμόρφωση, ώστε η περίοδος των φόρων να είναι λιγότερο χαοτική.

Ξεκινήστε από τη νομική μορφή της επιχείρησής σας

Ο τύπος της οντότητάς σας καθορίζει τον τρόπο φορολόγησης της επιχείρησής σας και τα έντυπα που πρέπει να υποβάλετε. Πριν ετοιμάσετε οτιδήποτε, επιβεβαιώστε αν η εταιρεία σας λειτουργεί ως:

• Ατομική επιχείρηση
• Εταιρική σχέση
• Εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (LLC)
• S corporation
• C corporation

Μια LLC με έναν μόνο μέτοχο μπορεί να φορολογείται διαφορετικά από μια LLC με περισσότερα μέλη. Μια LLC μπορεί επίσης να επιλέξει να φορολογείται ως S corporation ή C corporation, κάτι που αλλάζει τις υποχρεώσεις υποβολής. Οι εταιρικές σχέσεις, οι ατομικές επιχειρήσεις και οι εταιρείες έχουν όλες διαφορετικούς κανόνες αναφοράς.

Αν δεν είστε σίγουροι για τον τρόπο φορολόγησης της οντότητάς σας, ελέγξτε τα έγγραφα σύστασης, τις δηλώσεις φορολογικής επιλογής και την αλληλογραφία της IRS πριν προετοιμάσετε μια δήλωση.

Συγκεντρώστε τα αρχεία σας πριν υποβάλετε δήλωση

Το πιο σημαντικό μέρος της υποβολής των δικών σας φόρων είναι η προετοιμασία. Τα καλά αρχεία μειώνουν το άγχος και βελτιώνουν την ακρίβεια.

Πριν ξεκινήσετε, συγκεντρώστε:

• Καταστάσεις εσόδων
• Ισολογισμούς
• Αναλυτικές κινήσεις τραπεζικών λογαριασμών και πιστωτικών καρτών
• Αποδείξεις για εκπιπτόμενες δαπάνες
• Μισθοδοτικά αρχεία
• Αρχεία πληρωμών προς ανεξάρτητους συνεργάτες
• Φορολογικές δηλώσεις προηγούμενου έτους
• Έγγραφα επιβεβαίωσης EIN
• Φορολογικές ειδοποιήσεις της πολιτείας και υπενθυμίσεις υποβολής

Αν τα λογιστικά σας βιβλία είναι ελλιπή ή διάσπαρτα, σταματήστε και οργανώστε τα πρώτα. Το φορολογικό λογισμικό μπορεί να λειτουργήσει σωστά μόνο αν οι υποκείμενοι αριθμοί είναι αξιόπιστοι.

Κατανοήστε τους βασικούς επιχειρηματικούς φόρους

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν οφείλουν κάθε είδος φόρου. Παρ’ όλα αυτά, οι περισσότερες εταιρείες χρειάζεται να κατανοούν τις βασικές κατηγορίες παρακάτω.

Φόρος εισοδήματος

Ο φόρος εισοδήματος βασίζεται στα κέρδη της επιχείρησης μετά τις επιτρεπόμενες δαπάνες. Το ακριβές έντυπο υποβολής εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας.

• Οι ατομικές επιχειρήσεις συνήθως δηλώνουν το επιχειρηματικό εισόδημα στο Schedule C με την προσωπική τους δήλωση
• Οι εταιρικές σχέσεις συνήθως υποβάλλουν το Form 1065 και εκδίδουν Schedule K-1 στους εταίρους
• Οι S corporations υποβάλλουν το Form 1120-S και εκδίδουν Schedule K-1 στους μετόχους
• Οι C corporations υποβάλλουν το Form 1120 και πληρώνουν φόρο εισοδήματος εταιρειών σε επίπεδο οντότητας

Το βασικό σημείο είναι ότι το επιχειρηματικό εισόδημα δεν φορολογείται με τον ίδιο τρόπο για κάθε δομή. Γνωρίζετε ποια δήλωση ισχύει πριν ξεκινήσετε.

Φόρος αυτοαπασχόλησης

Αν είστε αυτοαπασχολούμενος, τα κέρδη σας μπορεί να υπόκεινται σε φόρο αυτοαπασχόλησης, ο οποίος βοηθά στη χρηματοδότηση της Κοινωνικής Ασφάλισης και του Medicare. Αυτός ο φόρος εφαρμόζεται γενικά στα καθαρά κέρδη από εργασία που γίνεται ως ανεξάρτητος ιδιοκτήτης επιχείρησης.

Πολλοί ατομικοί επιχειρηματίες και ορισμένοι ιδιοκτήτες LLC χρειάζεται να υπολογίζουν αυτόν τον φόρο ξεχωριστά από τον φόρο εισοδήματος. Αν δεν είστε βέβαιοι αν το εισόδημά σας υπόκειται σε φόρο αυτοαπασχόλησης, ελέγξτε τις οδηγίες της IRS για τον τύπο της οντότητάς σας.

Προκαταβολές φόρου

Σε αντίθεση με τους μισθωτούς, πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν έχουν αρκετή παρακράτηση κατά τη διάρκεια του έτους. Αυτό σημαίνει ότι ίσως χρειάζεται να κάνετε τριμηνιαίες προκαταβολές φόρου.

Μπορεί να χρειάζεστε προκαταβολές αν αναμένετε να οφείλετε σημαντικό ποσό κατά την υποβολή. Οι συνηθισμένες προθεσμίες είναι συνήθως τον Απρίλιο, τον Ιούνιο, τον Σεπτέμβριο και τον Ιανουάριο, αλλά πρέπει πάντα να επιβεβαιώνετε το τρέχον πρόγραμμα της IRS.

Η παράλειψη των προκαταβολών μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα για ανεπαρκή πληρωμή, οπότε εντάξτε αυτές τις προθεσμίες νωρίς στο οικονομικό σας ημερολόγιο.

Φόροι μισθοδοσίας

Αν έχετε εργαζομένους, οι φόροι μισθοδοσίας αποτελούν μέρος των υποχρεώσεών σας για συμμόρφωση. Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν Social Security, Medicare, φόρους ανεργίας και υποχρεώσεις παρακράτησης.

Οι εργοδότες συνήθως πρέπει να:

• Παρακρατούν τους σωστούς φόρους από τους μισθούς των εργαζομένων
• Καταθέτουν τους παρακρατηθέντες φόρους σύμφωνα με το πρόγραμμα
• Υποβάλλουν τριμηνιαία και ετήσια έντυπα μισθοδοσίας
• Παρέχουν στους εργαζομένους ετήσιες βεβαιώσεις αποδοχών στο τέλος του έτους

Αν η μισθοδοσία είναι κάτι καινούριο για εσάς, αντιμετωπίστε το ως ξεχωριστό σύστημα συμμόρφωσης και όχι ως επέκταση της λογιστικής.

Φόροι πωλήσεων και πολιτειακοί φόροι

Ανάλογα με το τι πουλάτε και το πού δραστηριοποιείστε, η επιχείρησή σας μπορεί επίσης να οφείλει φόρο πωλήσεων της πολιτείας ή άλλες υποχρεώσεις σε επίπεδο πολιτείας. Ορισμένες επιχειρήσεις χρειάζεται να εισπράττουν και να αποδίδουν φόρο πωλήσεων, ενώ άλλες όχι.

Οι κανόνες πολιτειακής και τοπικής φορολογίας μπορεί να διαφέρουν σημαντικά από τους ομοσπονδιακούς. Αν πουλάτε φυσικά προϊόντα, ψηφιακά προϊόντα ή φορολογητέες υπηρεσίες, ελέγξτε τους κανόνες σε κάθε πολιτεία όπου έχετε nexus ή υποχρεώσεις είσπραξης φόρου.

Επιλέξτε τα σωστά έντυπα

Τα ακριβή έντυπα που χρειάζεστε εξαρτώνται από τη δομή και τις δραστηριότητες της επιχείρησής σας. Συνηθισμένα ομοσπονδιακά έντυπα περιλαμβάνουν:

• Schedule C για πολλούς ατομικούς επιχειρηματίες και μονοπρόσωπες LLC
• Schedule SE για υπολογισμό του φόρου αυτοαπασχόλησης
• Form 1065 για εταιρικές σχέσεις
• Form 1120-S για S corporations
• Form 1120 για C corporations
• Form 941 για τριμηνιαία αναφορά μισθοδοσίας
• Form 940 για τον ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας
• Form 720 για ορισμένους ειδικούς φόρους κατανάλωσης
• Form 1040-ES για προκαταβολές φόρου

Μην μαντεύετε με βάση μόνο τις περσινές δηλώσεις. Αν η επιχείρησή σας άλλαξε ιδιοκτησία, επέλεξε νέο φορολογικό καθεστώς, προσέλαβε εργαζομένους ή άρχισε να πουλά σε νέες πολιτείες, οι υποχρεώσεις υποβολής μπορεί να έχουν αλλάξει επίσης.

Δημιουργήστε μια απλή ροή εργασίας υποβολής

Ο πιο εύκολος τρόπος να υποβάλετε μόνοι σας τους επιχειρηματικούς φόρους είναι να χρησιμοποιείτε την ίδια διαδικασία κάθε χρόνο.

1. Συμφωνήστε τα βιβλία σας

Βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία εσόδων και εξόδων συμφωνούν με τις τραπεζικές και πιστωτικές σας καταστάσεις. Τα βιβλία που δεν έχουν συμφωνηθεί δημιουργούν σφάλματα αναφοράς και δυσκολεύουν την τεκμηρίωση εκπτώσεων.

2. Κατηγοριοποιήστε κάθε δαπάνη

Χωρίστε τις συνήθεις επιχειρηματικές δαπάνες από τα προσωπικά έξοδα. Οι εκπιπτόμενες δαπάνες μπορεί να περιλαμβάνουν ενοίκιο, λογισμικό, διαφήμιση, ασφάλιση, πληρωμές σε υπεργολάβους και είδη γραφείου, ανάλογα με την επιχείρησή σας και τα πραγματικά δεδομένα.

3. Ελέγξτε προσεκτικά τις εκπιπτόμενες δαπάνες

Ορισμένες δαπάνες είναι προφανείς, ενώ άλλες απαιτούν περισσότερη κρίση. Συνηθισμένα παραδείγματα είναι τα χιλιόμετρα για επαγγελματικές μετακινήσεις, τα έξοδα για το home office, οι επαγγελματικές υπηρεσίες και οι αγορές εξοπλισμού.

4. Επιβεβαιώστε την αμοιβή και τις διανομές του ιδιοκτήτη

Αν πληρώνετε τον εαυτό σας ή διανέμετε κέρδη, βεβαιωθείτε ότι αυτά τα ποσά αποτυπώνονται σωστά σύμφωνα με τους φορολογικούς κανόνες της οντότητάς σας.

5. Προετοιμάστε τη δήλωση

Χρησιμοποιήστε φορολογικό λογισμικό ή τα επίσημα έντυπα για να καταχωρίσετε τα στοιχεία σας. Ελέγξτε προσεκτικά κάθε παράρτημα, πρόγραμμα και συνοδευτική δήλωση πριν την υποβολή.

6. Υποβάλετε και πληρώστε εγκαίρως

Η υποβολή της δήλωσης είναι μόνο η μισή δουλειά. Αν οφείλεται φόρος, κάντε την πληρωμή μέχρι την προθεσμία και κρατήστε αντίγραφο της επιβεβαίωσης.

Οι εκπτώσεις και οι πιστώσεις έχουν σημασία

Ένας βασικός λόγος που οι ιδιοκτήτες μαθαίνουν να υποβάλλουν μόνοι τους τους φόρους είναι για να κατανοούν καλύτερα τις εκπτώσεις και τις πιστώσεις.

Οι συνήθεις εκπιπτόμενες κατηγορίες μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Διαφήμιση και μάρκετινγκ
• Λογισμικό και συνδρομές
• Τραπεζικά τέλη και προμήθειες επεξεργασίας πληρωμών
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Επαγγελματικές υπηρεσίες
• Ταξίδια και γεύματα, όταν επιτρέπονται
• Έξοδα οχήματος, όταν τεκμηριώνονται σωστά
• Έξοδα home office, αν πληρούνται οι προϋποθέσεις
• Εξοπλισμός και αποσβέσεις

Η καλύτερη έκπτωση είναι μια νόμιμη έκπτωση που μπορείτε να τεκμηριώσετε. Κρατήστε αποδείξεις, τιμολόγια, καταγραφές χιλιομέτρων και σαφή αρχεία επιχειρηματικής χρήσης.

Μην υπερβάλλετε στις εκπτώσεις. Η επιθετική αναφορά μπορεί να σας εξοικονομήσει χρήματα βραχυπρόθεσμα, αλλά μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αργότερα αν δεν μπορείτε να υποστηρίξετε τη δαπάνη.

Αποφύγετε τα πιο συνηθισμένα φορολογικά λάθη

Ακόμη και έμπειροι ιδιοκτήτες κάνουν φορολογικά λάθη όταν βιάζονται. Προσέξτε τα παρακάτω συνηθισμένα προβλήματα:

• Ανάμειξη επιχειρηματικών και προσωπικών εξόδων
• Παράλειψη προθεσμιών για προκαταβολές φόρου
• Υποβολή λάθος εντύπου για τον τύπο της οντότητας
• Παράλειψη κρατικών ή τοπικών υποχρεώσεων
• Λανθασμένος χαρακτηρισμός εργαζομένων ως ανεξάρτητων συνεργατών
• Υποδήλωση εισοδήματος από πολλαπλές πλατφόρμες πληρωμών
• Μη διατήρηση αποδεικτικών για τις εκπτώσεις
• Αγνόηση αλλαγών στην ιδιοκτησία ή στις φορολογικές επιλογές

Αν η επιχείρησή σας είχε κάποια σημαντική αλλαγή μέσα στο έτος, σταματήστε και επιβεβαιώστε αν αυτή η αλλαγή επηρεάζει τις υποχρεώσεις υποβολής.

Πότε αξίζει να προσλάβετε επαγγελματία

Το να κάνετε μόνοι σας τους επιχειρηματικούς φόρους είναι πρακτικό για πολλές μικρές επιχειρήσεις, αλλά δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή.

Σκεφτείτε να ζητήσετε βοήθεια αν:

• Η επιχείρησή σας έχει πολλούς ιδιοκτήτες ή επενδυτές
• Επιλέξατε φορολόγηση ως S corporation και χρειάζεστε βοήθεια με τους κανόνες αμοιβής
• Προσλάβατε εργαζομένους και πλέον διαχειρίζεστε μισθοδοσία
• Δραστηριοποιείστε σε πολλές πολιτείες
• Πουλάτε σε δικαιοδοσίες με σύνθετους κανόνες φόρου πωλήσεων
• Λάβατε ειδοποιήσεις από την IRS ή χρειάζεται να διορθωθούν προηγούμενα λάθη υποβολής
• Τα βιβλία σας είναι πολύ ακατάστατα για να ετοιμάσετε αξιόπιστη δήλωση

Ο στόχος δεν είναι να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Ο στόχος είναι να δημιουργήσετε μια φορολογική διαδικασία που είναι ακριβής, αποδοτική και βιώσιμη.

Διατηρήστε οργανωμένη τη συμμόρφωση όλο τον χρόνο

Η πιο εύκολη φορολογική δήλωση είναι εκείνη που υποστηρίζεται από καλά αρχεία καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Χρησιμοποιήστε ένα μηνιαίο σύστημα για λογιστική παρακολούθηση, φορολογικά ημερολόγια και αποθήκευση εγγράφων, ώστε να μην χρειάζεται να τα ξαναφτιάχνετε όλα στο τέλος του έτους.

Μια ισχυρή ρουτίνα συμμόρφωσης πρέπει να περιλαμβάνει:

• Μηνιαία συμφωνία λογιστικών βιβλίων
• Τριμηνιαίο έλεγχο φορολογικών προκαταβολών
• Παρακολούθηση καταθέσεων μισθοδοσίας
• Υπενθυμίσεις για δηλώσεις της πολιτείας
• Ετήσια ανασκόπηση της οντότητας
• Ασφαλή αποθήκευση φορολογικών εντύπων και αποδείξεων

Οι ιδρυτές που παραμένουν οργανωμένοι μέσα στη χρονιά εξοικονομούν χρόνο, αποφεύγουν τα πρόστιμα της τελευταίας στιγμής και παίρνουν καλύτερες αποφάσεις για προσλήψεις, αμοιβές και επανεπένδυση.

Τελικές σκέψεις

Μπορείτε απολύτως να κάνετε μόνοι σας τους επιχειρηματικούς φόρους, αν κατανοείτε τη νομική μορφή της οντότητάς σας, κρατάτε καθαρά αρχεία και ακολουθείτε τους σωστούς ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς κανόνες υποβολής. Για πολλούς ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η προσωπική διαχείριση των φόρων είναι ένας έξυπνος τρόπος να εξοικονομούν χρήματα και να παραμένουν κοντά στα οικονομικά στοιχεία που κινούν την επιχείρηση.

Το κλειδί είναι η πειθαρχία. Η καλή λογιστική παρακολούθηση, οι έγκαιρες προκαταβολές φόρου και τα σωστά έντυπα έχουν μεγαλύτερη σημασία από την πολυπλοκότητα για χάρη της πολυπλοκότητας. Αν χρειάζεστε βοήθεια για να διατηρήσετε οργανωμένη τη ροή εργασίας σύστασης και συμμόρφωσής σας, το Zenind μπορεί να υποστηρίξει το διοικητικό κομμάτι ώστε η επιχείρησή σας να παραμένει σε σωστή πορεία όλο το έτος.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να υποβάλω μόνος μου τους επιχειρηματικούς φόρους μου online;

Ναι. Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν φορολογικό λογισμικό ή εργαλεία υποβολής εγκεκριμένα από την IRS για να προετοιμάσουν και να υποβάλουν τις δηλώσεις τους, αρκεί να έχουν ακριβή αρχεία και να γνωρίζουν ποια έντυπα ισχύουν.

Τι γίνεται αν η επιχείρησή μου δεν είχε έσοδα;

Ενδέχεται να χρειάζεται να υποβάλετε ορισμένες δηλώσεις ακόμη και αν η επιχείρηση δεν είχε κέρδος. Οι υποχρεώσεις υποβολής εξαρτώνται από τη νομική μορφή της επιχείρησής σας και από το αν ισχύουν άλλες υποχρεώσεις.

Χρειάζεται να πληρώνω τριμηνιαίους φόρους;

Αν αναμένετε να οφείλετε αρκετό φόρο και δεν έχετε επαρκή παρακράτηση, μπορεί να χρειαστεί να κάνετε εκτιμώμενες τριμηνιαίες πληρωμές. Το όριο και το πρόγραμμα πληρωμών εξαρτώνται από τη δική σας κατάσταση.

Ποια αρχεία πρέπει να κρατάω;

Κρατήστε αποδεικτικά εισοδήματος, αποδείξεις, τραπεζικές καταστάσεις, τιμολόγια, μισθοδοτικά αρχεία, καταγραφές χιλιομέτρων και προηγούμενες φορολογικές δηλώσεις. Τα ισχυρά αρχεία υποστηρίζουν τις εκπτώσεις και μειώνουν τα σφάλματα υποβολής.