Ako si urobiť firemné dane sám: Praktický sprievodca pre malých podnikateľov v USA

Podanie firemných daní na vlastnú päsť môže na prvý pohľad pôsobiť zastrašujúco, ale pre mnohých malých podnikateľov v USA je to pri správnom systéme úplne zvládnuteľné. Ak máte prehľadné záznamy, rozumiete svojej podnikateľskej štruktúre a viete, ktoré formuláre a termíny sa vás týkajú, môžete si dane pripraviť a podať bez toho, aby ste pri každom priznaní museli najímať daňového poradcu.

Robiť si vlastné firemné dane neznamená šetriť na úkor kvality. Ide o vytvorenie opakovateľného procesu, ktorý vám pomôže dodržať predpisy, znížiť počet zbytočných chýb a lepšie porozumieť tomu, ako dane ovplyvňujú cash flow a rast vašej firmy. Pre zakladateľov, freelancerov a podnikateľov v ranom štádiu je toto poznanie cenné počas celého roka.

Môžete si firemné dane naozaj podať sami?

Áno. V Spojených štátoch IRS vo väčšine prípadov nevyžaduje, aby si majitelia firiem najímali daňového odborníka. Mnohé firemné daňové priznania si môžete pripraviť a podať sami, ak rozumiete svojim daňovým povinnostiam a vyplníte požadované formuláre presne.

Proces sa však líši od podávania osobného daňového priznania. Firemné dane môžu zahŕňať viacero vrstiev, vrátane federálnej dane z príjmu, dane zo samostatnej zárobkovej činnosti, mzdových daní, spotrebných daní a štátnych alebo miestnych povinností. Správny postup závisí od toho, ako je vaša firma štruktúrovaná a či máte zamestnancov, spoločníkov alebo dodávateľov.

Ak zakladáte firmu alebo sa pripravujete na priebežné dodržiavanie predpisov, Zenind vám môže pomôcť udržať poriadok v oblasti založenia a compliance podpory, aby daňová sezóna bola menej chaotická.

Začnite s podnikateľskou štruktúrou

Typ vašej entity určuje, ako sa bude vaša firma zdaňovať a aké formuláre budete musieť podať. Skôr než niečo pripravíte, potvrďte si, či vaša spoločnosť funguje ako:

• živnostník
• partnerstvo
• spoločnosť s ručením obmedzeným (LLC)
• S korporácia
• C korporácia

Jednočlenná LLC môže byť zdaňovaná inak ako viacčlenná LLC. LLC si môže tiež zvoliť zdaňovanie ako S korporácia alebo C korporácia, čo mení povinnosti pri podávaní. Partnerstvá, živnosti a korporácie majú odlišné pravidlá vykazovania.

Ak si nie ste istí, ako je vaša entita zdaňovaná, skontrolujte zakladateľské dokumenty, daňové voľby a komunikáciu z IRS ešte pred prípravou priznania.

Pripravte si podklady pred podaním

Najdôležitejšou časťou podávania vlastných daní je príprava. Dobré záznamy znižujú stres a zvyšujú presnosť.

Pred začiatkom si pripravte:

• výkazy príjmov
• súvahy
• bankové a kartové výpisy
• účtenky za daňovo uznateľné výdavky
• mzdové záznamy
• záznamy o platbách dodávateľom
• daňové priznania z predchádzajúceho roka
• potvrdenie o pridelení EIN
• oznámenia o štátnych daniach a pripomienky k podaniu

Ak sú vaše účtovné knihy neúplné alebo rozhádzané, najprv ich usporiadajte. Daňový softvér funguje dobre len vtedy, keď sú vstupné údaje spoľahlivé.

Pochopte hlavné firemné dane

Mnohí podnikatelia neplatia každý typ dane. Napriek tomu väčšina firiem potrebuje rozumieť nižšie uvedeným hlavným kategóriám.

Daň z príjmu

Daň z príjmu sa odvíja od zisku firmy po odpočítaní povolených výdavkov. Presný formulár závisí od typu entity.

• živnostníci zvyčajne vykazujú firemné príjmy v Schedule C spolu s osobným priznaním
• partnerstvá zvyčajne podávajú Form 1065 a vydávajú partnerom formuláre Schedule K-1
• S korporácie podávajú Form 1120-S a vydávajú akcionárom formuláre Schedule K-1
• C korporácie podávajú Form 1120 a platia korporátnu daň na úrovni entity

Kľúčový bod je, že firemné príjmy sa pre každú štruktúru nezdaňujú rovnako. Pred začiatkom musíte vedieť, ktoré priznanie sa vás týka.

Daň zo samostatnej zárobkovej činnosti

Ak ste samostatne zárobkovo činná osoba, vaše príjmy môžu podliehať dani zo samostatnej zárobkovej činnosti, ktorá pomáha financovať sociálne zabezpečenie a Medicare. Táto daň sa zvyčajne vzťahuje na čistý zisk z práce vykonávanej ako nezávislý podnikateľ.

Mnohí živnostníci a niektorí majitelia LLC si musia túto daň vypočítať oddelene od dane z príjmu. Ak si nie ste istí, či váš príjem podlieha dani zo samostatnej zárobkovej činnosti, preštudujte si usmernenia IRS pre váš typ entity.

Odhadované daňové platby

Na rozdiel od zamestnancov mnohým podnikateľom počas roka nepostačuje zrážková daň. To znamená, že možno budete musieť platiť štvrťročné odhadované dane.

Odhadované platby môžete potrebovať, ak očakávate, že pri podaní budete dlžiť vyššiu sumu. Bežné termíny bývajú zvyčajne v apríli, júni, septembri a januári, ale aktuálny harmonogram IRS si vždy overte.

Vynechanie odhadovaných platieb môže viesť k sankciám za nedoplatok, preto si tieto termíny zadajte do finančného kalendára včas.

Mzdové dane

Ak máte zamestnancov, mzdové dane sa stávajú súčasťou vašich povinností v oblasti compliance. Môžu zahŕňať sociálne zabezpečenie, Medicare, dane z nezamestnanosti a požiadavky na zrážky.

Zamestnávatelia vo všeobecnosti musia:

• zrážať správne dane zo mzdy zamestnancov
• odvádzať zrazené dane podľa harmonogramu
• podávať štvrťročné a ročné mzdové formuláre
• poskytovať zamestnancom ročné potvrdenia o mzdách

Ak je pre vás mzdy nová oblasť, vnímajte ich ako samostatný systém compliance, nie ako rozšírenie účtovníctva.

Predajné a štátne dane

V závislosti od toho, čo predávate a kde pôsobíte, môže vaša firma dlžiť aj štátnu daň z predaja alebo iné štátne povinnosti. Niektoré firmy musia vyberať a odvádzať daň z predaja, iné nie.

Štátne a miestne daňové pravidlá sa môžu výrazne líšiť od federálnych pravidiel. Ak predávate fyzické produkty, digitálne produkty alebo zdaniteľné služby, preštudujte si pravidlá v každom štáte, kde máte daňovú väzbu alebo povinnosť výberu dane.

Vyberte správne formuláre

Presné formuláre, ktoré potrebujete, závisia od vašej podnikateľskej štruktúry a aktivít. Medzi bežné federálne formuláre patria:

• Schedule C pre mnohých živnostníkov a jednočlenné LLC
• Schedule SE pre výpočet dane zo samostatnej zárobkovej činnosti
• Form 1065 pre partnerstvá
• Form 1120-S pre S korporácie
• Form 1120 pre C korporácie
• Form 941 pre štvrťročné mzdové vykazovanie
• Form 940 pre federálnu daň z nezamestnanosti
• Form 720 pre niektoré spotrebné dane
• Form 1040-ES pre odhadované daňové platby

Nespoliehajte sa len na minulé priznania. Ak sa vo vašej firme zmenilo vlastníctvo, prijali ste nové daňové postavenie, zamestnali ste ľudí alebo ste začali predávať v nových štátoch, mohli sa zmeniť aj vaše daňové povinnosti.

Vytvorte si jednoduchý proces podávania

Najjednoduchší spôsob, ako si podať firemné dane sám, je používať každý rok rovnaký postup.

1. Usporiadajte účtovníctvo

Uistite sa, že vaše záznamy o príjmoch a výdavkoch sa zhodujú s bankovými a kartovými výpismi. Nevyrovnané účtovníctvo vedie k chybám vo vykazovaní a sťažuje preukázanie odpočtov.

2. Kategorizujte každý výdavok

Oddeľte bežné firemné výdavky od osobných nákupov. Daňovo uznateľné náklady môžu zahŕňať nájom, softvér, reklamu, poistenie, platby subdodávateľom a kancelárske potreby, v závislosti od vášho podnikania a skutkového stavu.

3. Starostlivo skontrolujte odpočítateľné položky

Niektoré výdavky sú zrejmé, iné si vyžadujú viac úsudku. Medzi bežné príklady patria firemné kilometre, náklady na domácu kanceláriu, profesionálne služby a nákup vybavenia.

4. Overte si odmeňovanie vlastníka a rozdelenie zisku

Ak si vyplácate mzdu alebo rozdeľujete zisk, uistite sa, že sú tieto sumy správne vykázané podľa daňových pravidiel vašej entity.

5. Pripravte priznanie

Použite daňový softvér alebo oficiálne formuláre na zadanie svojich údajov. Pred podaním skontrolujte každý rozvrh, prílohu aj podporné vyhlásenia.

6. Podejte a zaplaťte včas

Podanie priznania je len polovica práce. Ak je daň splatná, uhradte ju do termínu a ponechajte si potvrdenie.

Odpočty a úľavy sú dôležité

Jedným z hlavných dôvodov, prečo sa podnikatelia učia podávať dane sami, je lepšie porozumieť odpočtom a daňovým úľavám.

Medzi bežné kategórie odpočtov môžu patriť:

• reklama a marketing
• softvér a predplatné
• bankové poplatky a poplatky za spracovanie platieb
• poistenie firmy
• profesionálne služby
• cestovné náklady a stravovanie, ak sú povolené
• náklady na vozidlo, ak sú riadne zdokumentované
• náklady na domácu kanceláriu, ak spĺňate podmienky
• vybavenie a odpisy

Najlepší odpočet je legálny odpočet, ktorý viete preukázať. Uchovávajte účtenky, faktúry, záznamy o kilometroch a jasné dôkazy o používaní na podnikanie.

Nepreceňujte odpočty. Agresívne vykazovanie môže krátkodobo ušetriť peniaze, ale neskôr môže spôsobiť problémy, ak výdavok neviete podložiť.

Vyhnite sa najčastejším daňovým chybám

Aj skúsení podnikatelia robia daňové chyby, keď sa ponáhľajú. Dávajte si pozor na tieto bežné problémy:

• miešanie firemných a osobných výdavkov
• zmeškanie termínov odhadovaných platieb
• podanie nesprávneho formulára pre daný typ entity
• zabudnutie na štátne alebo miestne povinnosti
• nesprávne klasifikovanie zamestnancov ako dodávateľov
• neúplné vykázanie príjmov z viacerých platobných platforiem
• neuchovávanie dôkazov pre odpočty
• ignorovanie zmien vlastníctva alebo daňových volieb

Ak sa vo vašej firme počas roka odohrala zásadná zmena, zastavte sa a overte si, či táto zmena ovplyvňuje vaše povinnosti pri podaní.

Kedy sa oplatí najať odborníka

Robiť si firemné dane sám je pre mnohé malé firmy praktické, ale nie vždy je to najlepšia voľba.

Zvážte pomoc, ak:

• vaša firma má viacerých vlastníkov alebo investorov
• ste si zvolili zdaňovanie ako S korporácia a potrebujete pomoc s pravidlami odmeňovania
• ste zamestnali ľudí a teraz spracúvate mzdy
• pôsobíte vo viacerých štátoch
• predávate v jurisdikciách so zložitými pravidlami dane z predaja
• dostali ste oznámenia od IRS alebo je potrebné opraviť predchádzajúce chyby v podaní
• vaše účtovníctvo je príliš neprehľadné na prípravu spoľahlivého priznania

Cieľom nie je robiť všetko sám. Cieľom je vybudovať daňový proces, ktorý je presný, efektívny a dlhodobo udržateľný.

Udržiavajte compliance poriadok počas celého roka

Najjednoduchšie daňové priznanie je to, ktoré je počas celého roka podložené dobrými záznamami. Používajte mesačný systém na účtovníctvo, daňový kalendár a ukladanie dokumentov, aby ste na konci roka nemuseli všetko znovu skladať dokopy.

Silný compliance režim by mal zahŕňať:

• mesačné uzávierky účtovníctva
• štvrťročnú kontrolu odhadovaných daní
• sledovanie mzdových odvodov
• pripomienky štátnych podaní
• ročnú kontrolu entity
• bezpečné ukladanie daňových formulárov a účteniek

Zakladatelia, ktorí si počas roka udržiavajú poriadok, šetria čas, vyhýbajú sa pokutám na poslednú chvíľu a robia lepšie rozhodnutia o prijímaní ľudí, odmeňovaní a reinvestíciách.

Záverečné myšlienky

Firemné dane si môžete pokojne robiť sami, ak rozumiete svojej entity, vediete čisté záznamy a dodržiavate správne federálne aj štátne pravidlá podávania. Pre mnohých malých podnikateľov je správa daní osobne rozumný spôsob, ako ušetriť peniaze a zostať blízko číslam, ktoré poháňajú podnikanie.

Kľúčová je disciplína. Dobré účtovníctvo, včasné odhadované platby a presné formuláre sú dôležitejšie než zbytočná zložitosť. Ak potrebujete pomoc s organizáciou založenia firmy a compliance workflow, Zenind vám môže podporiť administratívnu stránku, aby vaša firma zostala počas roka na správnej ceste.

Často kladené otázky

Môžem si firemné dane podať online sám?

Áno. Mnohí malí podnikatelia používajú daňový softvér alebo nástroje schválené IRS na prípravu a podanie priznaní, pokiaľ majú presné záznamy a vedia, ktoré formuláre sa na nich vzťahujú.

Čo ak moja firma nemala zisk?

Aj vtedy môžete byť povinní podať určité priznania, hoci firma nemala zisk. Povinnosť podať závisí od štruktúry vašej firmy a od toho, či sa na ňu vzťahujú ďalšie povinnosti.

Musím platiť štvrťročné dane?

Ak očakávate, že budete dlžiť dostatočnú sumu a nemáte dostatočné zrážky, možno budete musieť platiť odhadované štvrťročné platby. Prah aj harmonogram platieb závisia od vašej situácie.

Aké záznamy by som si mal uchovávať?

Uchovávajte dôkazy o príjmoch, účtenky, bankové výpisy, faktúry, mzdové záznamy, záznamy o kilometroch a predchádzajúce daňové podania. Kvalitné záznamy podporujú odpočty a znižujú počet chýb pri podaní.