Cách chọn trạng thái S-Corp cho công ty Delaware: yêu cầu, thời hạn và các bước nộp hồ sơ

Công ty Delaware và S corporation không phải là một.

Công ty Delaware là một thực thể kinh doanh được thành lập theo luật của bang Delaware. Ngược lại, S corporation là một phân loại thuế liên bang theo Bộ luật Thuế Nội địa. Doanh nghiệp có thể thành lập một công ty Delaware trước, sau đó lựa chọn xem có muốn bị đánh thuế như một S corporation hay không, nếu đáp ứng các quy định của IRS.

Đối với nhiều nhà sáng lập, việc chọn S-corp có ý nghĩa vì nó có thể thay đổi cách lợi nhuận bị đánh thuế. Thay vì bị đánh thuế ở cấp công ty như C corporation, S corporation thường chuyển thu nhập, lỗ, khấu trừ và tín thuế sang các cổ đông. Cấu trúc này có thể hấp dẫn với một số doanh nghiệp nhỏ, nhưng không phải là lựa chọn phù hợp cho mọi trường hợp.

Trước khi thực hiện lựa chọn này, điều quan trọng là phải hiểu các quy tắc đủ điều kiện, thời hạn nộp hồ sơ và các bước thực tế cần thiết để hoàn tất quy trình đúng cách.

Công ty Delaware so với phân loại thuế liên bang

Một trong những điểm gây nhầm lẫn phổ biến nhất là cho rằng việc thành lập tại Delaware tự động tạo ra một S corporation. Điều đó không đúng.

Khi thành lập một công ty Delaware, bạn đang tạo ra một pháp nhân theo luật bang. Việc chọn S-corp được thực hiện riêng với IRS. Điều đó có nghĩa là một doanh nghiệp có thể là:

• Một công ty Delaware bị đánh thuế như C corporation
• Một công ty Delaware bị đánh thuế như S corporation
• Một công ty không đủ điều kiện để có trạng thái S-corp

Sự tách biệt này quan trọng vì hồ sơ thành lập ở cấp bang và lựa chọn thuế liên bang phục vụ các mục đích khác nhau. Hồ sơ thành lập tại Delaware tạo ra công ty. Mẫu IRS Form 2553 quyết định việc công ty có bị đánh thuế như S corporation hay không.

Vì sao một số nhà sáng lập chọn trạng thái S-Corp

Trạng thái S-corp có thể hấp dẫn đối với các công ty nhỏ và đang phát triển vì nó thường áp dụng cơ chế đánh thuế chuyển tiếp. Về mặt thực tiễn, bản thân công ty thường không phải nộp thuế thu nhập liên bang đối với các khoản mục chuyển tiếp. Thay vào đó, các khoản này được các cổ đông khai báo trên tờ khai thuế cá nhân của họ.

Điều đó có thể tạo ra cơ hội hoạch định cho một số doanh nghiệp do ít người sở hữu, đặc biệt khi các chủ sở hữu trực tiếp tham gia điều hành công ty. Nó cũng có thể giúp các doanh nghiệp giai đoạn đầu chuyển lỗ sang, tùy thuộc vào cơ sở vốn của cổ đông và các quy tắc thuế khác.

Tuy nhiên, trạng thái S-corp không tự động là lựa chọn tốt nhất. Nó có thể kém phù hợp hơn nếu bạn dự định thu hút một số nhà đầu tư nhất định, phát hành nhiều loại cổ phần khác nhau hoặc sử dụng một cấu trúc sở hữu không phù hợp với quy định của IRS.

Một chuyên gia thuế nên xem xét tình huống trước khi bạn chọn S-corp, đặc biệt nếu doanh nghiệp sẽ có nhân viên, tiền lương của chủ sở hữu hoặc vốn đầu tư bên ngoài.

Các yêu cầu của IRS để chọn S-Corp

Để đủ điều kiện có trạng thái S-corp, một công ty phải đáp ứng các quy tắc đủ điều kiện của IRS. Nhìn chung, công ty phải:

• Là một công ty trong nước
• Có không quá 100 cổ đông
• Chỉ có các cổ đông đủ điều kiện
• Chỉ có một loại cổ phần
• Có sự đồng ý nhất trí của tất cả cổ đông cho việc chọn này

Công ty trong nước

Thực thể phải là công ty trong nước. Một công ty Delaware thường đáp ứng yêu cầu này vì nó được thành lập theo luật của một bang thuộc Hoa Kỳ.

Giới hạn cổ đông

Một S corporation không được có quá 100 cổ đông. Một số thành viên gia đình và vợ chồng có thể được xem như một cổ đông duy nhất cho mục đích này theo quy định của IRS, nhưng doanh nghiệp không nên cho rằng mình có thể nới rộng giới hạn này. Cấu trúc sở hữu cần được xem xét kỹ trước khi nộp hồ sơ.

Cổ đông đủ điều kiện

Không phải mọi cá nhân hay tổ chức đều có thể sở hữu cổ phần trong một S corporation. Nhìn chung, cổ đông phải đủ điều kiện theo quy định của IRS. Một số quỹ tín thác và di sản có thể đủ điều kiện, nhưng các công ty, công ty hợp danh và cổ đông là người nước ngoài không thường trú nói chung thì không.

Một loại cổ phần

Một S corporation chỉ được có một loại cổ phần. Điều này không phải lúc nào cũng có nghĩa là mọi chi tiết kinh tế đều giống hệt nhau trong cách nói thông thường, nhưng có nghĩa là công ty không thể có các quyền phân phối hoặc thanh lý khác nhau giữa các lớp cổ phần theo cách vi phạm quy tắc S-corp.

Đây là một lý do khiến việc lập kế hoạch S-corp phải được thực hiện trước khi thêm các điều khoản vốn hóa phức tạp.

Sự đồng ý của cổ đông

Tất cả cổ đông phải đồng ý với việc chọn này và ký vào mẫu của IRS.

Khi nào cần nộp Form 2553

Việc chọn S-corp được thực hiện bằng cách nộp mẫu IRS Form 2553, Election by a Small Business Corporation.

Thời hạn là yếu tố rất quan trọng. Nhìn chung, Form 2553 phải được nộp không muộn hơn 2 tháng và 15 ngày kể từ đầu năm thuế mà việc chọn này dự kiến có hiệu lực.

Đối với một công ty Delaware mới thành lập, thời hạn đó thường bắt đầu từ năm thuế đầu tiên của công ty. Nếu việc chọn này nhằm áp dụng từ ngày đầu của năm đầu tiên, nên nộp mẫu càng sớm càng tốt sau khi thành lập.

Nếu bỏ lỡ thời hạn nộp, IRS có thể cho phép nộp trễ trong một số trường hợp nhất định, nhưng không nên trông chờ vào điều đó một cách tùy tiện. Việc được chấp thuận nộp muộn thường đòi hỏi phải có lý do hợp lệ và quy trình nộp đúng.

Hướng dẫn từng bước: Cách chọn trạng thái S-Corp cho công ty Delaware

1. Thành lập công ty Delaware

Trước tiên, hãy thành lập công ty theo luật Delaware bằng cách nộp hồ sơ thành lập lên Delaware Division of Corporations.

Việc chọn S-corp không thay thế cho việc thành lập công ty. Nó được thực hiện sau khi công ty đã tồn tại.

2. Xin mã EIN

Bạn sẽ cần một Mã số Nhận dạng Nhà tuyển dụng trước khi nộp Form 2553. IRS dùng EIN để nhận diện công ty cho mục đích thuế, khai báo lương và các báo cáo liên bang khác.

3. Xác nhận công ty đủ điều kiện

Trước khi nộp, hãy rà soát cấu trúc sở hữu, quyền của cổ phần và danh sách cổ đông dự kiến. Nếu công ty sẽ phát hành cổ phần ưu đãi, cấp quyền phân phối đặc biệt hoặc tiếp nhận cổ đông không đủ điều kiện, việc chọn S-corp có thể không thực hiện được.

4. Chuẩn bị Form 2553

Điền Form 2553 với tên pháp lý của công ty, EIN, ngày hiệu lực, năm thuế, thông tin viên chức và thông tin đồng ý của cổ đông.

Độ chính xác là rất quan trọng. Những lỗi đơn giản, chữ ký thiếu hoặc ngày hiệu lực sai có thể làm chậm quá trình chấp thuận.

5. Để tất cả cổ đông ký

Mỗi cổ đông phải đồng ý theo yêu cầu đều phải ký vào mẫu. Nếu công ty có nhiều hơn một cổ đông, đừng cho rằng chỉ cần chữ ký của một viên chức là đủ.

6. Nộp đúng hạn cho IRS

Gửi mẫu đã hoàn chỉnh tới trung tâm xử lý hoặc số fax được liệt kê trong hướng dẫn hiện hành của IRS cho Form 2553. Hướng dẫn của IRS sẽ quyết định nơi nộp, và điểm nộp phụ thuộc vào nơi đặt trụ sở kinh doanh chính của công ty.

Hãy giữ lại bản sao của mọi tài liệu đã nộp.

7. Lưu hồ sơ và xác nhận việc chấp thuận

Sau khi nộp, hãy lưu giữ mẫu đã ký, bằng chứng gửi thư hoặc xác nhận fax, và mọi thư từ từ IRS. IRS có thể gửi thông báo chấp thuận sau khi xử lý việc chọn này.

Những lỗi phổ biến làm chậm hoặc làm rủi ro việc chọn S-Corp

Nghĩ rằng chỉ cần nộp hồ sơ Delaware là đủ

Thành lập công ty ở Delaware không tạo ra trạng thái thuế S-corp. Việc chọn với IRS là một bước riêng biệt.

Bỏ lỡ thời hạn

Thời hạn chọn là rất nhạy về thời gian. Chậm trễ có thể tạo ra các vấn đề tuân thủ không cần thiết.

Quên sự đồng ý nhất trí

Nếu một cổ đông bắt buộc không ký, việc chọn có thể không hợp lệ.

Vi phạm quy tắc một loại cổ phần

Một số cấu trúc sở hữu có thể vô tình làm công ty không còn đủ điều kiện.

Bỏ qua quy tắc tiền lương

Các cổ đông của S-corp làm việc cho doanh nghiệp có thể cần nhận mức lương hợp lý thông qua hệ thống payroll. Việc chọn thuế không xóa bỏ nghĩa vụ về tiền lương.

Chọn S-corp mà không tính đến nhu cầu huy động vốn trong tương lai

Nếu doanh nghiệp dự kiến gọi vốn từ quỹ đầu tư mạo hiểm hoặc cần cấu trúc vốn có nhiều loại cổ phần, S-corp có thể không phải là lựa chọn dài hạn phù hợp.

Trạng thái S-Corp không làm thay đổi điều gì

Việc chọn S-corp không làm thay đổi thực tế rằng công ty của bạn vẫn là một công ty theo luật bang.

Công ty Delaware của bạn vẫn phải tuân thủ các thủ tục nội bộ của công ty, lưu giữ hồ sơ và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ liên tục. Việc chọn thuế cũng không loại bỏ nghĩa vụ tuân thủ thuế việc làm, nộp hồ sơ doanh nghiệp hoặc duy trì kế toán tốt.

Nên xem lựa chọn này như một quyết định về cách đánh thuế, chứ không phải là sự thay thế cho quản trị doanh nghiệp.

Delaware S-Corp có phù hợp không?

Một công ty Delaware bị đánh thuế như S corporation có thể rất phù hợp khi:

• Doanh nghiệp có cơ cấu sở hữu hạn chế
• Nhóm chủ sở hữu nhỏ và đủ điều kiện
• Công ty muốn áp dụng thuế chuyển tiếp
• Bảng cổ đông sẽ vẫn đơn giản
• Các nhà sáng lập muốn một cấu trúc hỗ trợ sự tham gia tích cực của chủ sở hữu

Nó có thể kém phù hợp hơn khi:

• Doanh nghiệp dự định tiếp nhận cổ đông không đủ điều kiện
• Công ty muốn có nhiều loại vốn chủ sở hữu khác nhau
• Chủ sở hữu dự kiến các vòng đầu tư phức tạp
• Mô hình kinh doanh phụ thuộc vào một cấu trúc thuế khác với thuế chuyển tiếp

Vì lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào quyền sở hữu, tiền lương và kế hoạch tăng trưởng, nhà sáng lập nên xem xét quyết định này với CPA hoặc luật sư trước khi nộp hồ sơ.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập công ty Delaware một cách hiệu quả và duy trì sự tổ chức trong giai đoạn đầu xây dựng doanh nghiệp.

Điều đó quan trọng vì việc chọn S-corp sẽ dễ quản lý hơn khi hồ sơ thành lập, EIN, hồ sơ sở hữu và lịch trình tuân thủ đã được sắp xếp đầy đủ. Zenind có thể hỗ trợ quy trình thành lập và hỗ trợ phần hành chính để chuẩn bị cho công ty Delaware đối với các quyết định về thuế và tuân thủ.

Kết luận

Một công ty Delaware có thể chọn trạng thái thuế S-corp nếu đáp ứng các yêu cầu của IRS và nộp Form 2553 đúng hạn với sự đồng ý nhất trí của tất cả cổ đông.

Các điểm chính rất đơn giản:

• Thành lập công ty trước
• Xin EIN
• Xác nhận đủ điều kiện S-corp
• Nộp Form 2553 trong thời hạn của IRS
• Giữ cấu trúc sở hữu phù hợp với quy tắc S-corp

Nếu bạn đang thành lập một công ty Delaware mới, nên lên kế hoạch cho lựa chọn thuế từ sớm để cấu trúc của bạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh ngay từ đầu.