Cách chấm dứt quan hệ hợp tác kinh doanh: Dấu hiệu, các bước và lưu ý pháp lý

Quan hệ hợp tác kinh doanh thường bắt đầu bằng động lực, niềm tin và một kế hoạch chung. Hai nhà sáng lập kết hợp kỹ năng, phân chia trách nhiệm và cùng hướng tới một mục tiêu doanh thu. Khi mối quan hệ vận hành tốt, hình thức hợp tác này có thể là một cách hiệu quả và đáng giá để xây dựng doanh nghiệp.

Nhưng ngay cả những quan hệ hợp tác vững chắc cũng có thể rạn nứt. Khác biệt về phong cách lãnh đạo, chiến lược tăng trưởng, quản lý tài chính hoặc tinh thần làm việc có thể dần biến một sự sắp xếp hiệu quả thành nguồn xung đột. Trong một số trường hợp, quyết định tốt nhất không phải là tiếp tục tranh đấu. Đó là nhận ra rằng quan hệ hợp tác đã đi đến điểm kết thúc và tiến tới một lối ra rõ ràng, hợp pháp.

Chấm dứt quan hệ hợp tác kinh doanh không chỉ là một quyết định cá nhân. Đây là một quy trình pháp lý, tài chính và vận hành có thể ảnh hưởng đến hợp đồng, thuế, trách nhiệm pháp lý, giấy phép và khách hàng. Bạn càng chuẩn bị kỹ, việc bảo vệ doanh nghiệp và giảm rủi ro tranh chấp trong tương lai càng dễ dàng hơn.

Khi nào quan hệ hợp tác không còn hiệu quả

Không có một lý do duy nhất áp dụng cho mọi chủ sở hữu để quyết định rời đi. Thông thường, nhiều vấn đề tích tụ dần theo thời gian. Nếu một số vấn đề sau đây xảy ra đồng thời, có thể đã đến lúc cân nhắc một chiến lược rút lui.

Các bên không còn cùng chung tầm nhìn

Lúc ban đầu, các bên hợp tác thường đồng ý về mục đích của doanh nghiệp và hướng phát triển. Theo thời gian, một người có thể muốn mở rộng nhanh chóng trong khi người còn lại lại thích một lộ trình chậm hơn, thận trọng hơn. Một bên có thể muốn bán, mở rộng hoặc chuyển hướng, còn bên kia muốn giữ nguyên doanh nghiệp như hiện tại.

Một quan hệ hợp tác vẫn có thể tồn tại dù có bất đồng, nhưng sẽ rất khó vận hành khi các chủ sở hữu không thể thống nhất các ưu tiên cơ bản.

Giao tiếp bị đổ vỡ

Quan hệ hợp tác lành mạnh phụ thuộc vào giao tiếp trực tiếp và tôn trọng. Nếu mỗi cuộc thảo luận đều biến thành tranh cãi, nếu các quyết định quan trọng được đưa ra mà không tham khảo ý kiến, hoặc nếu một bên thường xuyên phớt lờ bên kia, mối quan hệ làm việc có thể đã đi quá xa để cứu vãn.

Các vấn đề giao tiếp kéo dài thường gây chậm trễ vận hành, tinh thần làm việc sa sút và tạo ra sự nhầm lẫn cho nhân viên cũng như khách hàng.

Niềm tin bị tổn hại

Niềm tin là yếu tố thiết yếu trong mọi mô hình sở hữu chung. Việc thiếu trung thực lặp đi lặp lại, quyết định bị che giấu, sử dụng sai tiền của công ty hoặc hành vi phi đạo đức có thể phá vỡ niềm tin đó. Trong các trường hợp nghiêm trọng, hậu quả có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro pháp lý, thuế hoặc uy tín.

Một số vấn đề nhỏ đôi khi có thể khắc phục bằng một cuộc trao đổi thẳng thắn hoặc hòa giải. Nhưng nếu hành vi lặp lại hoặc nghiêm trọng, chấm dứt quan hệ hợp tác có thể là lựa chọn an toàn nhất.

Công việc không được chia sẻ công bằng

Quan hệ hợp tác thường thất bại khi một chủ sở hữu gánh phần lớn khối lượng công việc trong khi bên kia đóng góp ít hơn nhiều so với thỏa thuận. Sự mất cân bằng đó có thể xuất hiện trong bán hàng, vận hành, kế toán, chăm sóc khách hàng hoặc lập kế hoạch chiến lược.

Nếu một bên thường xuyên vắng mặt, thiếu gắn kết hoặc không sẵn sàng hoàn thành trách nhiệm, sự bất mãn thường tích tụ rất nhanh.

Doanh nghiệp trở nên rủi ro về pháp lý hoặc tài chính

Một bên tự ý vay nợ mà không có sự đồng ý, chậm nộp hồ sơ thuế, vi phạm hợp đồng hoặc đưa ra quyết định liều lĩnh có thể tạo ra rủi ro cho tất cả mọi người liên quan. Nếu doanh nghiệp không còn có thể vận hành an toàn dưới cấu trúc sở hữu hiện tại, việc chia tay có thể là bước đi có trách nhiệm nhất.

Những lựa chọn tốt hơn trước khi giải thể

Không phải mọi quan hệ hợp tác gặp vấn đề đều phải kết thúc ngay lập tức. Tùy tình huống, một trong các phương án sau có thể bảo toàn giá trị và tránh gián đoạn không cần thiết.

Hòa giải

Một bên trung gian trung lập có thể giúp các bên thảo luận những xung đột lặp lại và hướng tới một giải pháp thực tế. Hòa giải thường hữu ích khi vấn đề nằm ở giao tiếp, chứ không phải mất niềm tin hoàn toàn.

Mua lại phần sở hữu

Nếu một bên muốn rời đi và bên kia muốn tiếp tục doanh nghiệp, mua lại phần sở hữu có thể là con đường gọn nhất. Chủ sở hữu rời đi nhận được khoản bồi hoàn cho phần lợi ích sở hữu của mình, còn bên ở lại tiếp tục nắm công ty.

Tái cấu trúc doanh nghiệp

Đôi khi vấn đề nằm ở mô hình hợp tác, chứ không phải ở chính doanh nghiệp. Trong một số trường hợp, các chủ sở hữu chọn chuyển sang cấu trúc mới, chẳng hạn như LLC hoặc corporation, với cơ chế quản trị rõ ràng hơn và mức bảo vệ trách nhiệm tốt hơn. Zenind hỗ trợ các doanh nhân thành lập các thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ và có thể là một phần của bước tiếp theo khi cấu trúc mới là giải pháp phù hợp.

Các bước để chấm dứt quan hệ hợp tác kinh doanh

Nếu chấm dứt quan hệ hợp tác là quyết định đúng đắn, quy trình nên được xử lý một cách có chủ đích. Việc chia tay vội vàng có thể tạo ra các vấn đề pháp lý và thuế không đáng có.

1. Xem lại thỏa thuận hợp tác

Thỏa thuận hợp tác nên là tài liệu đầu tiên bạn đọc. Một thỏa thuận được soạn tốt thường nêu rõ:

• Cách xử lý tranh chấp
• Có cho phép mua lại phần sở hữu hay không
• Điều gì xảy ra nếu một bên muốn rút lui
• Tài sản và nghĩa vụ được chia như thế nào
• Việc giải thể có cần sự đồng ý nhất trí hay biểu quyết hay không

Nếu thỏa thuận có điều khoản giải thể, hãy tuân thủ chặt chẽ. Nếu tài liệu không quy định rõ vấn đề này, luật của tiểu bang và tư vấn chuyên môn sẽ quan trọng hơn.

2. Ghi nhận quyết định bằng văn bản

Khi có thể, hãy đặt quyết định vào văn bản. Một thỏa thuận bằng văn bản giúp giảm nhầm lẫn về sau và tạo hồ sơ cho mọi người về các điều khoản. Văn bản nên nêu rõ ngày hiệu lực của việc tách ra, mọi điều khoản mua lại phần sở hữu và cách xử lý các nghĩa vụ còn lại.

3. Lập kế hoạch cho hoạt động vận hành

Trước khi doanh nghiệp thay đổi chủ hoặc đóng cửa, hãy xác định những việc vẫn cần diễn ra hằng ngày. Việc đó có thể bao gồm:

• Thông báo cho khách hàng và nhà cung cấp
• Phân công các dự án đang mở
• Cập nhật tài khoản trực tuyến và thông tin đăng nhập
• Lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp
• Thông báo cho nhân viên, nếu có

Một kế hoạch chuyển tiếp ngắn gọn có thể ngăn gián đoạn dịch vụ và tránh làm tổn hại mối quan hệ với khách hàng hoặc nhà cung cấp.

4. Giải quyết các vấn đề tiền bạc

Dọn dẹp tài chính là một trong những phần quan trọng nhất khi chấm dứt quan hệ hợp tác. Các bên nên xem xét:

• Các khoản nợ còn tồn đọng
• Các khoản phải thu
• Số dư với nhà cung cấp
• Nghĩa vụ trả lương
• Khoản hoàn tiền hoặc hợp đồng đã thanh toán trước
• Phân chia tài sản còn lại

Thông thường, nên lập báo cáo quyết toán cuối cùng để mỗi bên có thể thấy tiền đã được xử lý như thế nào và khoản nào còn phải thanh toán.

5. Đóng tài khoản chung và hủy các nghĩa vụ định kỳ

Rà soát tài khoản ngân hàng, tài khoản thanh toán, dịch vụ đăng ký, hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thuê và các hợp đồng dịch vụ. Hủy hoặc chuyển giao mọi thứ gắn với quan hệ hợp tác mà không nên tiếp tục sau khi chia tay.

Đừng để các tài khoản cũ mở nếu chúng vẫn có thể tạo ra trách nhiệm pháp lý hoặc gây nhầm lẫn.

6. Nộp các giấy tờ giải thể theo yêu cầu

Nếu doanh nghiệp của bạn đã được đăng ký với tiểu bang, có thể bạn sẽ cần nộp hồ sơ giải thể chính thức. Loại hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại hình thực thể và tiểu bang nơi doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký.

Một số doanh nghiệp cũng cần hủy đăng ký thuế, giấy phép kinh doanh, giấy phép con hoặc đăng ký tên giả định. Thiếu một hồ sơ có thể khiến các nghĩa vụ không mong muốn kéo dài lâu hơn mức cần thiết.

Các vấn đề thuế và trách nhiệm pháp lý cần lưu ý

Chấm dứt quan hệ hợp tác có thể kéo theo các hệ quả về thuế và pháp lý mà chủ sở hữu không nên bỏ qua.

Tờ khai thuế cuối cùng và báo cáo

Quan hệ hợp tác có thể cần nộp tờ khai cuối cùng và phát hành các chứng từ thuế phù hợp cho năm mà doanh nghiệp chấm dứt. Các bên cũng nên xác nhận cách ghi nhận thu nhập, lỗ và phân phối.

Nợ và bảo lãnh cá nhân

Nếu các bên đã ký bảo lãnh cá nhân, việc chấm dứt quan hệ hợp tác không tự động xóa các cam kết đó. Bên cho vay hoặc chủ nhà vẫn có thể yêu cầu người đã ký chịu trách nhiệm thanh toán trừ khi nghĩa vụ đó được giải phóng hoặc thay thế chính thức.

Các nghĩa vụ còn tiếp diễn

Một số nghĩa vụ vẫn tiếp tục ngay cả sau khi doanh nghiệp ngừng hoạt động. Những nghĩa vụ này có thể bao gồm yêu cầu hợp đồng, vấn đề thuế hoặc tranh chấp chưa được giải quyết với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên cũ. Hãy lưu giữ hồ sơ và bảo quản các tài liệu quan trọng phòng khi sau này phát sinh câu hỏi.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Việc chia tay trong quan hệ hợp tác sẽ dễ quản lý hơn nếu bạn tránh được những lỗi thường gặp nhất.

• Đừng chỉ dựa vào thỏa thuận miệng
• Đừng bỏ qua quyết toán cuối cùng
• Đừng bỏ sót các hồ sơ thuế
• Đừng để quyền truy cập vào tài khoản tài chính không được bảo mật
• Đừng cho rằng một bên có thể chỉ đơn giản rời đi mà không có hậu quả
• Đừng bỏ qua các yêu cầu nộp hồ sơ của tiểu bang

Một lối ra được xử lý cẩn thận thường ít tốn kém hơn nhiều so với việc sửa chữa một việc làm vội vàng sau đó.

Điều gì xảy ra sau khi quan hệ hợp tác kết thúc

Khi quan hệ hợp tác đã được giải thể hoặc một chủ sở hữu rời đi, bước tiếp theo thường là chọn cấu trúc tương lai của doanh nghiệp hoặc dự án tiếp theo của bạn.

Một số chủ sở hữu quyết định bắt đầu lại với vai trò rõ ràng hơn và mức bảo vệ trách nhiệm tốt hơn. Những người khác thành lập một LLC hoặc corporation mới để tách biệt quyền sở hữu, đơn giản hóa quản lý và tạo nền tảng bền vững hơn. Nếu bạn đang xây dựng lại sau khi quan hệ hợp tác tan rã, Zenind có thể giúp bạn thành lập một thực thể kinh doanh tại Hoa Kỳ và chuẩn bị các tài liệu thành lập cần thiết để tiến về phía trước.

Nếu doanh nghiệp sẽ đóng cửa thay vì tiếp tục hoạt động, hãy đảm bảo mọi thủ tục hành chính cuối cùng đã hoàn tất trước khi bạn coi quy trình là kết thúc.

Lời kết

Chấm dứt quan hệ hợp tác kinh doanh hiếm khi dễ dàng, nhưng tiếp tục ở lại trong một mối quan hệ đã hỏng có thể còn tốn kém hơn. Nếu niềm tin không còn, mục tiêu không còn khớp nhau, hoặc doanh nghiệp trở nên không thể vận hành, một lối ra được cân nhắc kỹ lưỡng có thể bảo vệ cả công ty lẫn những người đứng sau nó.

Điều quan trọng là tiếp cận quy trình với một kế hoạch: xem lại thỏa thuận, ghi nhận quyết định, giải quyết các nghĩa vụ tài chính, hoàn tất các hồ sơ bắt buộc và xử lý các vấn đề về thuế và trách nhiệm pháp lý trước khi chúng lớn hơn.

Nếu được xử lý đúng cách, việc chấm dứt quan hệ hợp tác có thể khép lại một chương một cách gọn gàng và tạo không gian cho bước tiếp theo vững chắc hơn.