Cách thành lập công ty tại New York: Hướng dẫn từng bước cho chủ doanh nghiệp mới

Thành lập một công ty cổ phần tại New York có thể giúp doanh nghiệp của bạn có một cấu trúc pháp lý chính thức, tách bạch trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm kinh doanh, đồng thời tạo điều kiện xây dựng uy tín với khách hàng, bên cho vay và nhà đầu tư. Cấu trúc này cũng tạo ra một khuôn khổ cho quyền sở hữu, quản lý và tăng trưởng trong tương lai.

Nếu bạn đang dự định khởi sự kinh doanh tại New York, quy trình thành lập sẽ khá đơn giản khi bạn hiểu rõ các bước cần thực hiện. Điều quan trọng là chuẩn bị đúng hồ sơ thành lập, chọn tên tuân thủ quy định, nộp hồ sơ với Sở Ngoại vụ bang New York, và theo dõi các nghĩa vụ báo cáo và thuế định kỳ.

Thông tin nhanh về việc thành lập công ty tại New York

Hạng mục	Yêu cầu của New York
Văn bản thành lập	Certificate of Incorporation
Phí nộp hồ sơ	125 USD đối với business corporation
Tống đạt giấy tờ	Secretary of State của New York đóng vai trò đại diện theo luật định cho hầu hết các công ty
Báo cáo định kỳ của bang	Biennial Statement mỗi hai năm
Phí Biennial Statement	9 USD
Khai thuế	Các công ty tại New York thường nộp báo cáo franchise tax hằng năm

Vì sao nên thành lập công ty tại New York?

Công ty là một pháp nhân độc lập, tách biệt với những người sở hữu nó. Sự tách biệt này là một trong những lý do lớn nhất khiến các doanh nhân chọn loại hình này.

Những lợi ích phổ biến của công ty tại New York

• Bảo vệ trách nhiệm hữu hạn cho chủ sở hữu, trong phạm vi pháp luật cho phép
• Cấu trúc rõ ràng hơn cho quyền sở hữu và quản lý
• Dễ tiếp cận vốn bên ngoài hơn thông qua việc phát hành cổ phần
• Hình ảnh chuyên nghiệp và vững chắc hơn đối với khách hàng, nhà cung cấp và nhà đầu tư
• Tính liên tục tốt hơn nếu quyền sở hữu thay đổi theo thời gian

Công ty không phải lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp, nhưng có thể là phương án mạnh cho những nhà sáng lập dự định huy động vốn, tuyển nhân viên, hoặc xây dựng một doanh nghiệp có khả năng mở rộng.

Bước 1: Chọn tên công ty hợp lệ

Tên công ty của bạn phải đáp ứng quy định đặt tên của New York trước khi nộp hồ sơ.

Yêu cầu về tên tại New York

Tên của một business corporation tại New York phải bao gồm một trong các từ hoặc viết tắt sau:

• Incorporated
• Corporation
• Limited
• Inc.
• Corp.
• Ltd.

Tên cũng phải có khả năng phân biệt với các thực thể khác đã được đăng ký tại Sở Ngoại vụ bang New York.

Ngoài ra, New York hạn chế hoặc quản lý một số từ và cụm từ nhất định, vì vậy bạn nên kiểm tra tính khả dụng sớm và tránh xây dựng thương hiệu dựa trên một cái tên không thể nộp được.

Mẹo đặt tên thực tế

• Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu doanh nghiệp của New York trước khi chốt tên
• Chuẩn bị sẵn một tên dự phòng nếu lựa chọn đầu tiên không khả dụng
• Đảm bảo tên dễ phát âm, dễ viết và dễ nhớ
• Kiểm tra xem tên miền tương ứng có còn trống nếu bạn dự định ra mắt website

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn hoạt động dưới một tên công khai khác, sau này bạn có thể cần nộp hồ sơ tên giả định.

Bước 2: Chuẩn bị cấu trúc công ty cơ bản

Trước khi nộp hồ sơ, hãy quyết định cách công ty của bạn sẽ được tổ chức.

Những mục chính cần chuẩn bị

• Tên pháp lý của công ty
• Địa chỉ kinh doanh và quận nơi đặt trụ sở
• Mục đích hoạt động của công ty
• Số lượng cổ phần được ủy quyền phát hành
• Tên và địa chỉ phục vụ việc tống đạt giấy tờ
• Các giám đốc ban đầu
• Người thành lập sẽ ký văn bản thành lập

Bạn không cần hoàn tất mọi chính sách nội bộ trước khi nộp hồ sơ, nhưng nên có đủ cấu trúc để điền chính xác Certificate of Incorporation.

Bước 3: Hiểu quy định về tống đạt giấy tờ tại New York

New York khác với nhiều bang khác ở chỗ Secretary of State của New York đóng vai trò đại diện theo luật định để nhận tống đạt giấy tờ cho hầu hết các công ty trong bang.

Điều đó có nghĩa là bang có thể nhận các thông báo pháp lý thay mặt cho công ty và chuyển tiếp đến địa chỉ bạn cung cấp.

Bạn cũng có thể chỉ định thêm một registered agent hoặc địa chỉ bổ sung để thuận tiện hơn, nhưng Secretary of State vẫn là đầu mối pháp lý chính cho việc tống đạt giấy tờ.

Đó là lý do vì sao việc cập nhật địa chỉ công ty với bang là rất quan trọng. Bỏ lỡ thông báo pháp lý hoặc thư từ thuế có thể tạo ra những vấn đề không cần thiết.

Bước 4: Nộp Certificate of Incorporation

Một công ty tại New York được thành lập bằng cách nộp Certificate of Incorporation cho Department of State.

Hồ sơ có thể nộp trực tuyến hoặc qua thư, và phí nộp cho một domestic business corporation là 125 USD.

Hồ sơ thường bao gồm

• Tên công ty
• Quận đặt trụ sở
• Tuyên bố mục đích
• Cấu trúc cổ phần
• Địa chỉ phục vụ tống đạt giấy tờ
• Thông tin người thành lập
• Các chữ ký bắt buộc

Sau khi Department of State chấp thuận hồ sơ, cơ quan này sẽ cấp biên nhận nộp hồ sơ chính thức. Hãy lưu biên nhận này cùng hồ sơ công ty.

Một số thực hành tốt khi nộp hồ sơ

• Đảm bảo tên công ty được ghi chính xác giống nhau ở mọi nơi
• Rà soát kỹ ngôn ngữ về cổ phần trước khi nộp
• Xác nhận địa chỉ phục vụ tống đạt giấy tờ là chính xác và đáng tin cậy
• Lưu lại bản sao của mọi tài liệu đã nộp

Nếu bạn chưa chắc nên diễn đạt mục đích công ty hoặc cấu trúc cổ phần thế nào, thường nên dành thêm thời gian ở bước này. Những sai sót nhỏ trong câu chữ có thể tạo ra thêm việc chỉnh sửa sau này.

Bước 5: Thông qua bylaws và tổ chức cuộc họp điều hành

Sau khi nộp hồ sơ, công ty nên thiết lập các quy tắc quản trị nội bộ.

Bylaws thường bao gồm

• Cách bổ nhiệm giám đốc và cán bộ điều hành
• Cách triệu tập và tiến hành các cuộc họp
• Quy trình biểu quyết
• Quyền và trách nhiệm của cổ đông
• Quy tắc phát hành và chuyển nhượng cổ phần
• Bất kỳ yêu cầu phê duyệt nội bộ nào cho các quyết định quan trọng

Công ty cũng nên tổ chức một cuộc họp điều hành để thông qua bylaws, bổ nhiệm cán bộ điều hành và xử lý các việc hành chính ban đầu.

Mặc dù bylaws không được nộp cho bang, đây vẫn là những tài liệu nội bộ quan trọng. Chúng giúp việc ra quyết định nhất quán hơn và cung cấp hồ sơ về cách doanh nghiệp được vận hành.

Bước 6: Bổ nhiệm giám đốc và cán bộ điều hành

Các công ty tại New York phải có ít nhất một giám đốc, và các giám đốc sẽ giám sát công việc của công ty.

Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đối với các quyết định quản trị quan trọng, trong khi các cán bộ điều hành xử lý hoạt động hằng ngày.

Nếu doanh nghiệp của bạn là professional corporation, có thể sẽ áp dụng thêm các quy định về cấp phép và quyền sở hữu tùy theo ngành nghề. Các professional corporation nên đặc biệt chú ý đến điều kiện đủ tư cách trước khi thành lập.

Bước 7: Phát hành cổ phần và ghi nhận quyền sở hữu

Công ty huy động vốn và phân bổ quyền sở hữu thông qua cổ phần.

Khi thành lập công ty, bạn sẽ ủy quyền một số lượng cổ phần nhất định. Sau đó, bạn có thể phát hành cổ phần trong phạm vi đã ủy quyền.

Vì sao hồ sơ cổ phần quan trọng

• Chúng ghi nhận ai là chủ sở hữu của công ty
• Chúng giúp theo dõi các thay đổi về vốn chủ sở hữu theo thời gian
• Chúng hỗ trợ việc huy động vốn hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu trong tương lai
• Chúng làm rõ hơn cơ chế quản trị nội bộ

Bạn nên lưu giữ cẩn thận hồ sơ phát hành cổ phần, chứng chỉ cổ phần nếu có sử dụng, và mọi thỏa thuận chuyển nhượng. Nếu có nhiều nhà sáng lập, một shareholder agreement cũng có thể giúp xác định kỳ vọng ngay từ đầu.

Bước 8: Xin EIN từ IRS

Sau khi công ty được thành lập, bạn nên nộp đơn xin Employer Identification Number, hay EIN, thông qua IRS.

Thông thường bạn cần EIN để:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Tuyển nhân viên
• Nộp một số tờ khai thuế nhất định
• Tách biệt tài chính doanh nghiệp với tài chính cá nhân

IRS cho phép các doanh nghiệp đủ điều kiện nộp đơn trực tuyến, và quy trình này miễn phí.

Nếu bạn thành lập pháp nhân trước rồi mới xin EIN, bạn sẽ giảm nguy cơ chậm trễ trong quá trình xử lý hồ sơ.

Bước 9: Thiết lập tuân thủ thuế tại New York

Các công ty tại New York nên lên kế hoạch cho các nghĩa vụ thuế thường xuyên ngay từ đầu.

Thuế franchise hằng năm

New York thường yêu cầu các công ty nộp báo cáo franchise tax hằng năm và nộp thuế franchise ngay cả khi công ty không hoạt động hoặc bị lỗ.

Điều đó khiến việc tuân thủ thuế trở thành trách nhiệm quanh năm, chứ không chỉ là việc của mùa khai thuế.

Lựa chọn S corporation

Nếu công ty của bạn đủ điều kiện để được công nhận là S corporation ở cấp liên bang và bạn muốn New York cũng xem công ty là S corporation, bang sẽ không tự động chấp nhận lựa chọn ở cấp liên bang.

Tại New York, việc lựa chọn này được thực hiện bằng cách nộp Form CT-6 và nhận phê duyệt.

Điều này quan trọng vì cách xử lý thuế ở cấp liên bang và cấp bang không phải lúc nào cũng giống nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn dự định áp dụng chế độ thuế S corporation, hãy xác nhận rằng cả hai cấp đều được xử lý đúng.

Giữ hồ sơ thuế gọn gàng

• Theo dõi doanh thu và chi phí ngay từ đầu
• Tách riêng tài khoản doanh nghiệp và cá nhân
• Lưu hồ sơ tiền lương nếu bạn tuyển nhân viên
• Rà soát các hạn nộp thuế của bang và liên bang mỗi năm

Bước 10: Xin các giấy phép và chứng nhận cần thiết cho doanh nghiệp

Việc thành lập công ty không tự động cho phép thực hiện mọi loại hình kinh doanh.

Tùy theo ngành, địa điểm và cách thức vận hành, bạn có thể cần giấy phép hoặc chứng nhận ở cấp liên bang, bang hoặc địa phương.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Giấy phép hành nghề chuyên môn
• Giấy phép liên quan đến bán hàng
• Giấy phép kinh doanh địa phương
• Chấp thuận về y tế hoặc an toàn

Các yêu cầu thay đổi rất nhiều, vì vậy tốt hơn là xác nhận trước khi bạn bắt đầu phục vụ khách hàng.

Bước 11: Theo dõi các hạn nộp hồ sơ định kỳ của New York

Các công ty tại New York phải nộp Biennial Statement mỗi hai năm.

Những điểm cơ bản về Biennial Statement

• Đến hạn trong tháng dương lịch mà Certificate of Incorporation ban đầu được nộp
• Nộp hai năm một lần
• Phí nộp: 9 USD
• Yêu cầu các thông tin như tên CEO và địa chỉ kinh doanh, địa chỉ văn phòng chính, địa chỉ tống đạt giấy tờ, số lượng thành viên hội đồng quản trị và số lượng nữ giám đốc

Hồ sơ này có vẻ nhỏ, nhưng nếu bỏ lỡ có thể dẫn đến các vấn đề tuân thủ không đáng có.

Chi phí thành lập công ty tại New York là bao nhiêu?

Phí nộp hồ sơ tối thiểu của bang cho một domestic business corporation là 125 USD.

Các chi phí bổ sung có thể bao gồm:

• Hỗ trợ pháp lý hoặc hỗ trợ nộp hồ sơ
• Dịch vụ registered agent hoặc dịch vụ tuân thủ
• Giấy phép và chứng nhận kinh doanh
• Thiết lập ngân hàng và kế toán
• Dịch vụ khai thuế hoặc tiền lương
• Phí nộp hằng năm và hai năm một lần

Tổng chi phí của bạn sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của doanh nghiệp và mức độ hỗ trợ bạn muốn trong quá trình thiết lập.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

1. Chọn tên mà không kiểm tra khả năng sử dụng

Một cái tên nghe hay vẫn chưa đủ. Tên phải còn khả dụng và tuân thủ luật của New York.

2. Nộp hồ sơ khi cấu trúc chưa sẵn sàng

Nếu bạn chưa biết ai là giám đốc ban đầu hoặc cách cổ phần sẽ được tổ chức, bạn có thể phải sửa đổi giấy tờ sau này.

3. Bỏ qua bylaws

Từ góc độ thực tế, bylaws không phải là tài liệu có thể xem nhẹ. Chúng giúp xác định cách công ty vận hành nội bộ.

4. Quên nghĩa vụ thuế sau khi thành lập

Các công ty tại New York vẫn có nghĩa vụ thuế liên tục, ngay cả khi hoạt động kinh doanh chậm.

5. Không theo dõi thời hạn

Việc bỏ lỡ Biennial Statement, tờ khai thuế hoặc hạn gia hạn giấy phép có thể trở thành những phiền toái tốn kém.

Khi nào công ty cổ phần là lựa chọn phù hợp nhất

Một công ty tại New York thường phù hợp nếu bạn muốn:

• Huy động vốn từ nhà đầu tư
• Phát hành cổ phần cho nhà sáng lập hoặc nhân viên
• Xây dựng doanh nghiệp có cấu trúc quản trị chính thức
• Tạo dựng một công ty dài hạn có thể tiếp tục hoạt động vượt ra ngoài các nhà sáng lập ban đầu

Nếu bạn đang bắt đầu một mô hình nhỏ hơn với quyền sở hữu và quản lý đơn giản, một loại hình pháp nhân khác có thể phù hợp hơn. Lựa chọn đúng còn phụ thuộc vào mục tiêu, nhu cầu thuế và kế hoạch tăng trưởng của bạn.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp với hỗ trợ thành lập và tuân thủ thực tế.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ sắp xếp trong giai đoạn khởi sự, Zenind có thể hỗ trợ:

• Hỗ trợ thành lập doanh nghiệp
• Chuẩn bị hồ sơ nộp
• Dịch vụ registered agent
• Theo dõi tuân thủ định kỳ

Điều đó có thể giúp tiết kiệm thời gian trong phần hành chính nhiều nhất của quá trình khởi nghiệp, để bạn tập trung vào việc xây dựng doanh nghiệp.

Kết luận

Thành lập công ty tại New York là một quy trình có thể quản lý được nếu bạn chia nó thành các bước rõ ràng: chọn tên hợp lệ, chuẩn bị cấu trúc công ty, nộp Certificate of Incorporation, thiết lập tài liệu quản trị, xin EIN và duy trì cập nhật về thuế cũng như các hồ sơ định kỳ.

Nếu bạn lập kế hoạch trước và giữ hồ sơ gọn gàng, bạn có thể khởi chạy một công ty tại New York với ít trở ngại và ít bất ngờ hơn nhiều.