Cách để lại voicemail mà người nghe thực sự gọi lại

Voicemail vẫn có vai trò quan trọng trong kinh doanh, ngay cả trong thời đại tin nhắn văn bản, email và trò chuyện tức thì. Khi cuộc gọi không thể được trả lời trực tiếp, một voicemail rõ ràng có thể giúp giao dịch tiếp tục, bảo vệ mối quan hệ với khách hàng hoặc giúp nhà cung cấp phản hồi nhanh hơn. Ngược lại, một lời nhắn yếu thường rất dễ bị bỏ qua hoặc không thể hành động theo.

Nhiều người cho rằng một voicemail không được trả lời nghĩa là người nhận đang tránh họ. Đôi khi điều đó đúng, nhưng thường vấn đề đơn giản hơn nhiều: lời nhắn quá nhanh, quá mơ hồ hoặc thiếu thông tin cần thiết để gọi lại. Nếu bạn muốn có nhiều cuộc gọi được phản hồi hơn, mục tiêu không phải là nói nhiều hơn. Mục tiêu là khiến việc gọi lại trở nên thật dễ dàng.

Vì sao voicemail thường không được trả lời

Có nhiều lý do thực tế khiến một voicemail không nhận được phản hồi, và phần lớn trong số đó không liên quan đến mức độ quan tâm của người nhận.

1. Lời nhắn khó nghe

Tín hiệu kém, tiếng ồn nền, xe cộ, gió hoặc việc nói quá gần loa ngoài đều có thể làm méo tiếng voicemail. Ngay cả khi người gọi nghĩ rằng mình đã nói rõ, bản ghi vẫn có thể bị ngắt quãng hoặc nghe không rõ. Nếu người nhận không thể chắc chắn nghe được tên hoặc số gọi lại của bạn, họ có thể chỉ bỏ qua.

2. Người gọi nói quá nhanh

Nhiều người vội vàng để lại voicemail như thể đang chạy đua. Họ nhét tên, công ty, số điện thoại, lý do gọi và yêu cầu gọi lại vào chỉ một hơi nói. Kết quả là một lời nhắn phải nghe lại nhiều lần, và đôi khi vẫn không thể ghi lại chính xác.

3. Lời nhắn thiếu bối cảnh

Một voicemail chỉ nói: “Gọi lại cho tôi càng sớm càng tốt” hiếm khi hiệu quả. Người nhận có thể không biết ai đang gọi, vì sao cuộc gọi quan trọng hoặc liệu vấn đề có khẩn cấp hay không. Khi thiếu bối cảnh, cuộc gọi lại trở thành điều bí ẩn, và người ta có xu hướng trì hoãn hoặc bỏ qua.

4. Số gọi lại bị thiếu hoặc không rõ ràng

Đây là một trong những lỗi voicemail phổ biến nhất. Nếu số điện thoại không được đọc, được nói quá nhanh hoặc chỉ nói một lần, người nhận có thể không có cách đáng tin cậy để gọi lại. Chỉ cần sai một chữ số nhỏ cũng có thể khiến số đó không dùng được.

5. Voicemail nghe giống quảng cáo bán hàng

Mọi người thường dè chừng việc gọi lại những cuộc gọi nghe có vẻ theo kịch bản, thúc ép hoặc chung chung. Nếu voicemail giống như một tin nhắn bán hàng hàng loạt, người nhận có thể cho rằng nó không đáng để dành thời gian. Những lời nhắn rõ ràng, cụ thể và tự nhiên thường hiệu quả hơn các bài chào hàng quá trau chuốt.

Điều gì làm cho một voicemail đáng để gọi lại

Một voicemail tốt làm được ba việc:

• Xác định người đang gọi
• Giải thích vì sao cuộc gọi quan trọng
• Làm cho việc phản hồi trở nên dễ dàng

Nếu thiếu bất kỳ một phần nào trong số đó, tỷ lệ gọi lại sẽ giảm. Những voicemail hiệu quả nhất là ngắn gọn, cụ thể và dễ hành động theo.

Cách để lại voicemail hiệu quả

Hãy áp dụng những thói quen sau để tăng khả năng voicemail của bạn được trả lời.

Nói chậm và rõ ràng

Đây là cải thiện đơn giản nhất và thường là quan trọng nhất. Hãy nói chậm đủ để người nghe có thể ghi lại tên, số điện thoại và lý do gọi của bạn. Dừng nhẹ giữa các thông tin quan trọng.

Nêu tên bạn sớm

Đừng đợi đến cuối mới nói mình là ai. Hãy bắt đầu bằng họ tên đầy đủ để người nhận biết ngay ai đã để lại lời nhắn.

Nêu tên công ty khi phù hợp

Nếu bạn gọi thay mặt cho doanh nghiệp, hãy nhắc đến tên công ty ngay từ đầu. Điều đó giúp người nhận đặt cuộc gọi vào đúng bối cảnh và quyết định mức độ cần phản hồi.

Cung cấp số gọi lại đầy đủ

Đọc rõ toàn bộ số điện thoại, bao gồm cả mã vùng. Sau đó nhắc lại một lần nữa ở gần cuối lời nhắn. Việc lặp lại giúp giảm rủi ro ghi sai số.

Nói rõ lý do bạn gọi

Bạn không cần giải thích mọi chi tiết. Chỉ cần một lý do ngắn gọn là đủ. Ví dụ: theo dõi một cuộc họp, yêu cầu tài liệu, câu hỏi về lịch hẹn hoặc xác nhận với nhà cung cấp.

Đề nghị được gọi lại

Đừng cho rằng người nghe sẽ tự hiểu bước tiếp theo. Một yêu cầu trực tiếp như “Vui lòng gọi lại cho tôi” sẽ làm rõ hành động cần thực hiện.

Cho biết khung thời gian bạn có thể nghe máy

Nếu có thể, hãy nói rõ khi nào bạn sẽ sẵn sàng nhận cuộc gọi lại. Điều đó giúp giảm tình trạng gọi qua gọi lại và giúp người nhận chọn thời điểm phù hợp.

Cung cấp cách liên hệ thay thế

Email có thể hữu ích khi việc gọi lại không thuận tiện. Nếu phù hợp, hãy nêu ngắn gọn một phương thức liên hệ phụ.

Một công thức voicemail đơn giản nhưng hiệu quả

Bạn không cần một kịch bản nghe như robot. Bạn cần một cấu trúc dễ nghe và dễ theo dõi.

Hãy dùng trình tự sau:

1. Nêu tên bạn.
2. Nêu tên công ty, nếu có liên quan.
3. Đọc số điện thoại thật chậm.
4. Giải thích lý do bạn gọi trong một câu ngắn.
5. Đề nghị được gọi lại.
6. Nhắc lại số điện thoại.

Ví dụ:

Xin chào, tôi là Jordan Lee từ North Point Services. Số của tôi là 555-014-8821. Tôi gọi để xác nhận tài liệu bạn đã yêu cầu và trao đổi về bước tiếp theo. Khi có thời gian, vui lòng gọi lại cho tôi. Một lần nữa, số của tôi là 555-014-8821.

Lời nhắn đó ngắn gọn, cụ thể và dễ gọi lại.

Những lỗi voicemail phổ biến cần tránh

Ngay cả người gọi chuyên nghiệp cũng dễ mắc những thói quen làm giảm tỷ lệ phản hồi.

Không để lại tên

Người nhận sẽ ít có khả năng gọi lại hơn nhiều nếu họ không biết ai đã gọi.

Để lại nhiều số mà không rõ ràng

Nếu bạn đọc quá nhiều số quá nhanh, số cần gọi lại có thể bị mất. Chỉ cung cấp một số chính, trừ khi có lý do rõ ràng để đưa thêm số khác.

Giọng điệu khó chịu hoặc đòi hỏi

Một voicemail nghe sốt ruột có thể khiến người nghe không muốn gọi lại. Hãy giữ giọng bình tĩnh và chuyên nghiệp.

Dùng thuật ngữ khó hiểu hoặc diễn đạt mơ hồ

Tránh những câu chỉ có ý nghĩa với người đã biết sẵn câu chuyện. Voicemail nên đủ rõ để hiểu được ngay cả khi người nghe chỉ có chính lời nhắn đó làm bối cảnh.

Cố gắng nói quá nhiều

Voicemail không phải là nơi để trình bày toàn bộ nội dung bán hàng hay giải thích dài dòng. Hãy tập trung vào hành động tiếp theo.

Trường hợp đặc biệt: khi sự rõ ràng còn quan trọng hơn

Một số người gọi gặp thêm rào cản như khác biệt giọng nói, tín hiệu di động yếu hoặc chất lượng âm thanh kém khi đang di chuyển. Trong những tình huống đó, sự rõ ràng còn quan trọng hơn bình thường.

Nếu lời nhắn có thể khó nghe, hãy làm nó ngắn hơn nữa. Nói chậm và ngắt nghỉ rõ ràng hơn. Nếu có thể, hãy dùng máy cố định hoặc đứng ở nơi yên tĩnh hơn. Và nếu bạn biết giọng mình khó nghe qua kết nối di động, hãy cân nhắc gửi thêm một email nêu rõ tên và số gọi lại bằng văn bản.

Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường kinh doanh, nơi những cuộc gọi có thời hạn có thể ảnh hưởng đến lịch hẹn, hợp đồng, hỗ trợ khách hàng hoặc việc theo dõi hành chính.

Khi nào nên theo sau voicemail bằng kênh khác

Voicemail không nhất thiết phải đứng một mình. Trong nhiều trường hợp, quy trình tốt nhất là voicemail kết hợp với một cách liên hệ khác.

Hãy cân nhắc theo sau bằng:

• Một email ngắn
• Một lời mời lịch
• Một tin nhắn văn bản, nếu phù hợp và được phép
• Một ghi chú trên cổng thông tin khách hàng

Cách này hữu ích khi vấn đề mang tính thời gian hoặc khi người nhận có thể đang không ở gần điện thoại. Voicemail giúp giới thiệu vấn đề, còn thông tin theo sau bằng văn bản giúp củng cố nó.

Nghi thức voicemail cho chủ doanh nghiệp

Với chủ doanh nghiệp, voicemail là một phần của thương hiệu. Mỗi lời nhắn đều phản ánh mức độ tổ chức, khả năng phản hồi và tính chuyên nghiệp của bạn. Điều đó đúng dù bạn đang nói chuyện với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác hay các liên hệ liên quan đến cơ quan nhà nước.

Một hệ thống voicemail tốt cũng hỗ trợ vận hành. Khi người gọi có thể để lại lời nhắn rõ ràng, nhóm của bạn sẽ ưu tiên phản hồi hiệu quả hơn. Điều đó có giá trị với mọi doanh nghiệp, bao gồm cả những công ty mới thành lập vẫn đang xây dựng quy trình liên lạc.

Nếu bạn quản lý một doanh nghiệp đang phát triển, hãy cân nhắc chuẩn hóa thói quen voicemail cho cả nhóm. Cách tiếp cận nhất quán giúp nhân viên tạo ra trải nghiệm chuyên nghiệp hơn và giảm cơ hội bị bỏ lỡ do lời nhắn không rõ ràng.

Kết luận

Hầu hết các voicemail không được trả lời đều không phải là bí ẩn. Đó là vấn đề giao tiếp. Nếu bạn nói rõ ràng, giữ lời nhắn ngắn gọn, nêu tên mình sớm, giải thích mục đích cuộc gọi và lặp lại số gọi lại, bạn sẽ tăng đáng kể khả năng nhận được phản hồi.

Voicemail tốt nhất không phải là voicemail cầu kỳ nhất. Đó là voicemail mà người nhận có thể hiểu ngay, tin nhanh và hành động mà không cần cố gắng.