Miten jättää puhepostiviesti, johon oikeasti vastataan

Puheposti on yhä tärkeä osa liiketoimintaa, vaikka käytössä on tekstiviestejä, sähköposti ja pikaviestintä. Kun puheluun ei voida vastata heti, selkeä puhepostiviesti voi pitää kaupan etenemässä, suojata asiakassuhdetta tai auttaa toimittajaa reagoimaan nopeasti. Heikko viesti puolestaan on helppo jättää huomiotta tai mahdoton käsitellä.

Useimmat ajattelevat, että vastaamaton puheposti tarkoittaa, että vastaanottaja välttelee heitä. Joskus näin on, mutta useimmiten ongelma on yksinkertaisempi: viesti oli liian nopea, liian epämääräinen tai siitä puuttui tarvittavat tiedot takaisinsoittoa varten. Jos haluat enemmän takaisinsoittoja, tavoite ei ole puhua enemmän. Tavoite on tehdä takaisinsoitosta mahdollisimman vaivatonta.

Miksi puhepostiin ei usein vastata

On useita käytännön syitä siihen, ettei puhepostiin vastata, ja useimmissa niistä ei ole kyse vastaanottajan kiinnostuksen tasosta.

1. Viestiä oli vaikea kuulla

Heikko verkko, taustamelu, liikenne, tuuli tai liian lähellä kaiutinpuhelinta puhuminen voi vääristää puhepostin. Vaikka soittaja luulee tulleensa ymmärretyksi, tallenne voi olla katkonainen tai epäselvä. Jos vastaanottaja ei saa varmasti selvää nimestäsi tai takaisinsoittonumerostasi, hän saattaa yksinkertaisesti siirtyä eteenpäin.

2. Soittaja puhui liian nopeasti

Monet kiirehtivät puhepostissa kuin kilpailussa. He yrittävät mahduttaa nimeen, yrityksen, puhelinnumeron, soiton syyn ja takaisinsoittopyynnön yhteen hengenvetoon. Tulos on viesti, joka täytyy kuunnella monta kertaa, eikä sitä aina pysty litteroimaan oikein.

3. Viestistä puuttui konteksti

Puheposti, jossa sanotaan vain: “Soita minulle takaisin mahdollisimman pian”, on harvoin tehokas. Vastaanottaja ei välttämättä tiedä, kuka soittaa, miksi asialla on merkitystä tai onko asia kiireellinen. Ilman kontekstia takaisinsoitto tuntuu arvoitukselta, ja ihmiset lykkäävät sitä todennäköisemmin tai jättävät huomiotta.

4. Takaisinsoittonumero puuttui tai oli epäselvä

Tämä on yksi yleisimmistä puhepostin epäonnistumisista. Jos numero jätetään pois, se sanotaan liian nopeasti tai se annetaan vain kerran, vastaanottajalla ei ehkä ole luotettavaa tapaa soittaa takaisin. Jo yksi väärin lausuttu numero voi tehdä numerosta käyttökelvottoman.

5. Puheposti kuulosti myyntipuheelta

Ihmiset suhtautuvat varauksella puheluihin, jotka tuntuvat käsikirjoitetuilta, painostavilta tai geneerisiltä. Jos puheposti kuulostaa massamyyntiviestiltä, vastaanottaja saattaa päätellä, ettei siihen kannata käyttää aikaa. Selkeät, täsmälliset ja inhimilliset viestit toimivat paremmin kuin liian hiotut myyntipuheet.

Mikä tekee puhepostista vastauksen arvoisen

Hyvä puheposti tekee kolme asiaa:

• kertoo, kuka soittaa
• selittää, miksi puhelu on tärkeä
• tekee vastaamisesta helppoa

Jos yksikin näistä puuttuu, takaisinsoittojen määrä laskee. Parhaat puhepostiviestit ovat lyhyitä, täsmällisiä ja helppoja toimia.

Parhaat käytännöt puhepostin jättämiseen

Käytä näitä toimintatapoja parantaaksesi sitä, että puheposti saatetaan takaisinsoitolla.

Puhu hitaasti ja selkeästi

Tämä on yksinkertaisin parannus ja usein tärkein. Hidasta sen verran, että toinen henkilö ehtii kirjoittaa ylös nimesi, numerosi ja syyn soitolle. Pidä taukoja tärkeiden tietojen välissä.

Kerro nimesi heti alussa

Älä odota loppuun asti kertoaksesi, kuka olet. Aloita koko nimelläsi, jotta vastaanottaja tietää heti, kuka jätti viestin.

Mainitse yrityksen nimi, jos se on relevanttia

Jos soitat yrityksen puolesta, sano yrityksen nimi heti. Se auttaa vastaanottajaa sijoittamaan puhelun oikeaan kontekstiin ja arvioimaan, kuinka kiireellisesti siihen kannattaa reagoida.

Anna täydellinen takaisinsoittonumero

Sano koko numero selkeästi, mukaan lukien suuntanumero. Toista se sitten viestin lopussa. Toisto vähentää litterointivirheiden riskiä.

Kerro, miksi soitat

Kaikkea ei tarvitse selittää. Lyhyt syy riittää. Esimerkiksi: palaverin jatkotoimi, asiakirjapyyntö, aikataulukysymys tai toimittajan vahvistus.

Pyydä takaisinsoittoa

Älä oleta, että toinen osapuoli päättelee seuraavan askeleen itse. Suora pyyntö, kuten “Soita minulle takaisin”, tekee toiminnasta selkeän.

Kerro ajankohta, jolloin olet tavoitettavissa

Jos mahdollista, mainitse, milloin voit ottaa vastaan takaisinsoiton. Se vähentää puhelurallia ja auttaa vastaanottajaa valitsemaan sopivan ajan.

Tarjoa vaihtoehtoinen yhteydenottotapa

Sähköposti voi olla hyödyllinen, jos takaisinsoitto on hankala. Jos toinen yhteystapa on tarkoituksenmukainen, mainitse se lyhyesti.

Yksinkertainen puhepostikaava, joka toimii

Et tarvitse käsikirjoitusta, joka kuulostaa robottimaiselta. Tarvitset rakenteen, joka on helppo kuulla ja seurata.

Käytä tätä järjestystä:

1. Kerro nimesi.
2. Kerro yrityksesi, jos se on relevanttia.
3. Kerro puhelinnumerosi hitaasti.
4. Selitä yhdellä lyhyellä lauseella, miksi soitat.
5. Pyydä takaisinsoittoa.
6. Toista numerosi.

Esimerkki:

Hei, tässä on Jordan Lee North Point Servicesiltä. Numeroni on 555-014-8821. Soitan vahvistaakseni pyytämänne asiakirjan ja keskustellakseni seuraavasta vaiheesta. Soittaisitteko minulle takaisin, kun ehditte? Vielä kerran, numero on 555-014-8821.

Tämä viesti on lyhyt, täsmällinen ja helppo palauttaa.

Yleiset puhepostivirheet, joita kannattaa välttää

Myös ammattimaiset soittajat sortuvat tapoihin, jotka laskevat vastausprosenttia.

Ei nimeä lainkaan

Vastaanottaja on huomattavasti epätodennäköisempi soittamaan takaisin, jos hän ei tiedä, kuka soitti.

Useita numeroita ilman selkeyttä

Jos annat liian monta numeroa liian nopeasti, takaisinsoittonumero voi kadota. Anna yksi ensisijainen numero, ellei ole hyvä syy tarjota toista.

Kuulostaa ärtyneeltä tai vaativalta

Puheposti, joka kuulostaa kärsimättömältä, voi vähentää takaisinsoiton todennäköisyyttä. Pidä sävy rauhallisena ja ammattimaisena.

Käyttää ammattijargonia tai epämääräisiä ilmauksia

Vältä ilmauksia, jotka ymmärretään vain keskustelun sisällä olevien kesken. Puhepostin pitäisi toimia, vaikka vastaanottajalla ei olisi muuta kontekstia kuin itse viesti.

Yrittää sanoa liikaa

Puheposti ei ole paikka täydelle myyntiesitykselle tai pitkälle selitykselle. Pidä se keskittyneenä seuraavaan toimenpiteeseen.

Erityistilanteet: kun selkeys on vielä tärkeämpää

Joillakin soittajilla on lisäesteitä, kuten puheen aksenttieroja, heikko kenttä tai huono äänenlaatu matkustettaessa. Näissä tilanteissa selkeys on tavallistakin tärkeämpää.

Jos viesti voi olla vaikea ymmärtää, tee siitä vieläkin lyhyempi. Puhu tavallista rauhallisemmin ja pidä taukoja. Käytä mahdollista kiinteää yhteyttä tai hiljaisempaa paikkaa. Ja jos tiedät, että äänesi kuuluu huonosti mobiiliyhteydellä, harkitse sähköpostin lähettämistä myöhemmin, jotta nimesi ja takaisinsoittonumerosi näkyvät myös kirjallisesti.

Tämä on erityisen hyödyllistä liiketoimintaympäristöissä, joissa aikakriittiset puhelut voivat vaikuttaa aikatauluihin, sopimuksiin, asiakastukeen tai hallinnolliseen jatkokäsittelyyn.

Milloin puhepostin jälkeen kannattaa käyttää toista kanavaa

Puhepostin ei tarvitse olla yksinään riittävä. Monissa tilanteissa paras toimintatapa on puheposti ja toinen yhteydenotto samassa paketissa.

Harkitse seuraavia jatkotoimia:

• Lyhyt sähköposti
• Kalenterikutsu
• Tekstiviesti, jos se on tarkoituksenmukaista ja sallittua
• Asiakasportaalin viesti

Tämä on hyödyllistä silloin, kun asia on kiireellinen tai kun vastaanottaja voi olla poissa puhelimensa äärestä. Puheposti avaa asian, ja kirjallinen jatkoviesti vahvistaa sen.

Puhepostietiketti yrityksen omistajille

Yrityksen omistajille puheposti on osa brändiä. Jokainen viesti heijastaa sitä, kuinka organisoidulta, tavoitettavalta ja ammattimaiselta vaikutat. Tämä pätee riippumatta siitä, puhutko asiakkaille, toimittajille, kumppaneille vai viranomaisiin liittyville yhteyshenkilöille.

Vahva puhepostikäytäntö tukee myös toimintaa. Kun soittajat voivat jättää selkeitä viestejä, tiimisi voi priorisoida vastaukset tehokkaammin. Tämä on arvokasta kaiken kokoisille yrityksille, myös juuri perustetuille yhtiöille, jotka vielä rakentavat viestintäkäytäntöjään.

Jos johdat kasvavaa yritystä, harkitse puhepostitapojen yhdenmukaistamista koko tiimissä. Yhtenäinen toimintatapa auttaa työntekijöitä luomaan viimeistellymmän asiakaskokemuksen ja vähentää hukattuja mahdollisuuksia, joita epäselvät viestit aiheuttavat.

Lopputulos

Useimmat vastaamattomat puhepostit eivät ole arvoituksia. Ne ovat viestintäongelmia. Jos puhut selkeästi, pidät viestin lyhyenä, kerrot nimesi heti, selität puhelun tarkoituksen ja toistat takaisinsoittonumeron, parannat huomattavasti mahdollisuuksia saada vastaus.

Paras puheposti ei ole näyttävin. Se on se, jonka vastaanottaja ymmärtää heti, johon hän voi luottaa nopeasti ja johon on helppo reagoida.