Πώς να αφήνετε ένα voicemail που οι άνθρωποι επιστρέφουν πραγματικά

Το voicemail εξακολουθεί να έχει σημασία στις επιχειρήσεις, ακόμη και στην εποχή των μηνυμάτων κειμένου, του email και της άμεσης συνομιλίας. Όταν μια κλήση δεν μπορεί να απαντηθεί ζωντανά, ένα καθαρό voicemail μπορεί να κρατήσει μια συμφωνία σε κίνηση, να προστατεύσει μια σχέση με πελάτη ή να βοηθήσει έναν προμηθευτή να απαντήσει γρήγορα. Ένα αδύναμο μήνυμα, αντίθετα, είναι εύκολο να αγνοηθεί ή αδύνατο να αξιοποιηθεί.

Οι περισσότεροι θεωρούν ότι ένα voicemail που δεν απαντήθηκε σημαίνει πως ο παραλήπτης τους αποφεύγει. Μερικές φορές αυτό ισχύει, αλλά συχνά το πρόβλημα είναι πιο απλό: το μήνυμα ειπώθηκε πολύ γρήγορα, ήταν πολύ ασαφές ή δεν περιείχε τις πληροφορίες που χρειάζονται για να γίνει η επιστροφή κλήσης. Αν θέλετε περισσότερες επιστροφές κλήσεων, ο στόχος δεν είναι να μιλάτε περισσότερο. Ο στόχος είναι να κάνετε την επιστροφή κλήσης εύκολη.

Γιατί συχνά δεν απαντούν στο voicemail

Υπάρχουν αρκετοί πρακτικοί λόγοι για τους οποίους ένα voicemail δεν παίρνει απάντηση, και οι περισσότεροι δεν έχουν καμία σχέση με το πόσο ενδιαφέρεται ο παραλήπτης.

1. Το μήνυμα ακούστηκε δύσκολα

Κακό σήμα, θόρυβος στο φόντο, κίνηση, αέρας ή πολύ κοντινή χρήση του speakerphone μπορούν να παραμορφώσουν ένα voicemail. Ακόμη κι αν ο αποστολέας πιστεύει ότι έγινε κατανοητός, η ηχογράφηση μπορεί να είναι κομμένη ή μουντή. Αν ο παραλήπτης δεν μπορεί να διακρίνει με βεβαιότητα το όνομά σας ή τον αριθμό επιστροφής κλήσης, μπορεί απλώς να προχωρήσει παρακάτω.

2. Ο καλών μίλησε πολύ γρήγορα

Πολλοί άνθρωποι βιάζονται στο voicemail σαν να πρόκειται για αγώνα. Σφίγγουν στο ίδιο αναπνευστικό πέρασμα το όνομά τους, την εταιρεία, τον αριθμό τηλεφώνου, τον λόγο της κλήσης και το αίτημα για επιστροφή κλήσης. Το αποτέλεσμα είναι ένα μήνυμα που πρέπει να ακουστεί πολλές φορές και μερικές φορές δεν μπορεί ούτε να απομαγνητοφωνηθεί σωστά.

3. Το μήνυμα δεν είχε πλαίσιο

Ένα voicemail που λέει «Καλέστε με το συντομότερο δυνατό» σπάνια είναι αποτελεσματικό. Ο παραλήπτης μπορεί να μην ξέρει ποιος καλεί, γιατί έχει σημασία ή αν το ζήτημα είναι επείγον. Χωρίς πλαίσιο, η επιστροφή κλήσης μοιάζει με μυστήριο και οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να την καθυστερήσουν ή να την αγνοήσουν.

4. Ο αριθμός επιστροφής κλήσης έλειπε ή δεν ήταν σαφής

Αυτό είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη στο voicemail. Αν ο αριθμός παραλειφθεί, ειπωθεί πολύ γρήγορα ή δοθεί μόνο μία φορά, ο παραλήπτης μπορεί να μην έχει αξιόπιστο τρόπο να επιστρέψει την κλήση. Ακόμη και ένα μικρό λάθος σε ένα ψηφίο μπορεί να κάνει τον αριθμό άχρηστο.

5. Το voicemail έμοιαζε με προωθητική πώληση

Οι άνθρωποι είναι επιφυλακτικοί με τις κλήσεις που μοιάζουν με σενάριο, πιεστικές ή γενικές. Αν το voicemail ακούγεται σαν μαζικό μήνυμα πωλήσεων, ο παραλήπτης μπορεί να υποθέσει ότι δεν αξίζει τον χρόνο του. Τα καθαρά, συγκεκριμένα και ανθρώπινα μηνύματα αποδίδουν καλύτερα από τα υπερβολικά «γυαλισμένα» pitch.

Τι κάνει ένα voicemail άξιο επιστροφής

Ένα καλό voicemail κάνει τρία πράγματα:

• Λέει ποιος καλεί
• Εξηγεί γιατί έχει σημασία η κλήση
• Κάνει εύκολη την απάντηση

Αν λείπει έστω και ένα από αυτά τα στοιχεία, το ποσοστό επιστροφής κλήσεων μειώνεται. Τα καλύτερα voicemail είναι σύντομα, συγκεκριμένα και εύκολα στη διαχείριση.

Καλές πρακτικές για να αφήνετε voicemail

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συνήθειες για να αυξήσετε τις πιθανότητες να επιστραφεί το μήνυμά σας.

Μιλήστε αργά και καθαρά

Αυτή είναι η απλούστερη βελτίωση και συχνά η πιο σημαντική. Μιλήστε αρκετά αργά ώστε ο άλλος να μπορεί να σημειώσει το όνομα, τον αριθμό και τον λόγο της κλήσης σας. Κάντε παύσεις ανάμεσα στις βασικές πληροφορίες.

Πείτε το όνομά σας νωρίς

Μην περιμένετε μέχρι το τέλος για να πείτε ποιοι είστε. Ξεκινήστε με το πλήρες όνομά σας, ώστε ο παραλήπτης να ξέρει αμέσως ποιος άφησε το μήνυμα.

Συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας όταν χρειάζεται

Αν καλείτε εκ μέρους μιας επιχείρησης, αναφέρετε αμέσως το όνομα της εταιρείας. Αυτό βοηθά τον παραλήπτη να τοποθετήσει σωστά την κλήση και να αποφασίσει πόσο γρήγορα πρέπει να απαντήσει.

Δώστε πλήρη αριθμό επιστροφής κλήσης

Πείτε καθαρά ολόκληρο τον αριθμό, μαζί με τον κωδικό περιοχής. Έπειτα επαναλάβετε τον στο τέλος του μηνύματος. Η επανάληψη μειώνει τον κίνδυνο λαθών στην απομαγνητοφώνηση.

Πείτε γιατί καλείτε

Δεν χρειάζεται να εξηγήσετε κάθε λεπτομέρεια. Αρκεί ένας σύντομος λόγος. Για παράδειγμα: συνέχεια σε μια συνάντηση, αίτημα για έγγραφο, ερώτηση σχετικά με το πρόγραμμα ή επιβεβαίωση από προμηθευτή.

Ζητήστε επιστροφή κλήσης

Μην θεωρείτε ότι ο άλλος θα συμπεράνει από μόνος του το επόμενο βήμα. Ένα άμεσο αίτημα όπως «Παρακαλώ καλέστε με πίσω» κάνει την ενέργεια ξεκάθαρη.

Δώστε ένα χρονικό παράθυρο διαθεσιμότητας

Αν είναι εφικτό, αναφέρετε πότε θα είστε διαθέσιμοι για επιστροφή κλήσης. Αυτό μειώνει το ping-pong των κλήσεων και βοηθά τον παραλήπτη να επιλέξει τη σωστή στιγμή για απάντηση.

Προσφέρετε εναλλακτικό τρόπο επικοινωνίας

Το email μπορεί να είναι χρήσιμο όταν η κλήση δεν είναι βολική. Αν ένας δεύτερος τρόπος επικοινωνίας είναι κατάλληλος, αναφέρετέ τον σύντομα.

Ένας απλός τύπος voicemail που λειτουργεί

Δεν χρειάζεστε ένα σενάριο που ακούγεται ρομποτικό. Χρειάζεστε μια δομή που ακούγεται εύκολα και ακολουθείται εύκολα.

Χρησιμοποιήστε αυτή τη σειρά:

1. Πείτε το όνομά σας.
2. Πείτε την εταιρεία σας, αν χρειάζεται.
3. Πείτε τον αριθμό τηλεφώνου σας αργά.
4. Εξηγήστε γιατί καλείτε σε μία σύντομη πρόταση.
5. Ζητήστε επιστροφή κλήσης.
6. Επαναλάβετε τον αριθμό σας.

Παράδειγμα:

Γεια σας, είμαι ο Jordan Lee από τη North Point Services. Ο αριθμός μου είναι 555-014-8821. Σας καλώ για να επιβεβαιώσω το έγγραφο που ζητήσατε και να συζητήσουμε το επόμενο βήμα. Παρακαλώ καλέστε με όταν έχετε χρόνο. Και πάλι, ο αριθμός είναι 555-014-8821.

Αυτό το μήνυμα είναι σύντομο, συγκεκριμένο και εύκολο να επιστραφεί.

Συνηθισμένα λάθη voicemail που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και επαγγελματίες καλούντες πέφτουν σε συνήθειες που μειώνουν τα ποσοστά απάντησης.

Να μην αφήνετε όνομα

Ένας παραλήπτης είναι πολύ λιγότερο πιθανό να επιστρέψει την κλήση όταν δεν ξέρει ποιος κάλεσε.

Να αφήνετε πολλούς αριθμούς χωρίς σαφήνεια

Αν δώσετε πάρα πολλούς αριθμούς πολύ γρήγορα, ο σωστός αριθμός επιστροφής κλήσης μπορεί να χαθεί. Δώστε έναν βασικό αριθμό, εκτός αν υπάρχει σοβαρός λόγος να προσφέρετε άλλον.

Να ακούγεστε ενοχλημένοι ή απαιτητικοί

Ένα voicemail που ακούγεται ανυπόμονο μπορεί να αποθαρρύνει την επιστροφή κλήσης. Κρατήστε τον τόνο σας ήρεμο και επαγγελματικό.

Να χρησιμοποιείτε ορολογία ή αόριστες διατυπώσεις

Αποφύγετε φράσεις που βγάζουν νόημα μόνο σε ανθρώπους που ήδη γνωρίζουν το θέμα. Ένα voicemail πρέπει να λειτουργεί ακόμη κι αν ο παραλήπτης δεν έχει κανένα άλλο πλαίσιο πέρα από το ίδιο το μήνυμα.

Να προσπαθείτε να πείτε πάρα πολλά

Το voicemail δεν είναι το κατάλληλο μέρος για πλήρη παρουσίαση πωλήσεων ή για μακροσκελή εξήγηση. Κρατήστε το επικεντρωμένο στο επόμενο βήμα.

Ειδικές περιπτώσεις: όταν η σαφήνεια έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία

Ορισμένοι καλούντες αντιμετωπίζουν επιπλέον εμπόδια, όπως διαφορές στην προφορά, αδύναμη λήψη κινητού ή κακός ήχος όταν ταξιδεύουν. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η σαφήνεια έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία από το συνηθισμένο.

Αν το μήνυμα μπορεί να είναι δύσκολο να κατανοηθεί, κάντε το ακόμη πιο σύντομο. Μιλήστε με μεγαλύτερες παύσεις. Χρησιμοποιήστε σταθερή γραμμή ή πιο ήσυχο περιβάλλον όταν είναι δυνατό. Και αν ξέρετε ότι η φωνή σας ακούγεται δύσκολα μέσω κινητής σύνδεσης, σκεφτείτε να στείλετε ένα email παρακολούθησης που να περιλαμβάνει γραπτώς το όνομα και τον αριθμό επιστροφής κλήσης.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα όπου οι κλήσεις με χρονική ευαισθησία μπορούν να επηρεάσουν τον προγραμματισμό, τα συμβόλαια, την υποστήριξη πελατών ή την διοικητική παρακολούθηση.

Πότε το voicemail πρέπει να ακολουθείται από άλλο κανάλι

Το voicemail δεν χρειάζεται να λειτουργεί μόνο του. Σε πολλές περιπτώσεις, η καλύτερη ροή είναι voicemail συν ένα ακόμη σημείο επαφής.

Σκεφτείτε να ακολουθήσετε με:

• Ένα σύντομο email
• Μια πρόσκληση στο ημερολόγιο
• Ένα μήνυμα κειμένου, αν είναι κατάλληλο και επιτρέπεται
• Μια σημείωση σε portal πελάτη

Αυτό είναι χρήσιμο όταν το θέμα είναι επείγον ή όταν ο παραλήπτης μπορεί να είναι μακριά από το τηλέφωνό του. Το voicemail εισάγει το ζήτημα και το γραπτό follow-up το ενισχύει.

Εθιμοτυπία voicemail για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, το voicemail είναι μέρος του brand σας. Κάθε μήνυμα αντικατοπτρίζει πόσο οργανωμένοι, διαθέσιμοι και επαγγελματίες φαίνεστε. Αυτό ισχύει είτε μιλάτε με πελάτες, προμηθευτές, συνεργάτες ή επαφές που σχετίζονται με δημόσιες υπηρεσίες.

Ένα ισχυρό σύστημα voicemail υποστηρίζει επίσης τη λειτουργία της επιχείρησης. Όταν οι καλούντες μπορούν να αφήνουν καθαρά μηνύματα, η ομάδα σας μπορεί να ιεραρχεί τις απαντήσεις πιο αποτελεσματικά. Αυτό είναι πολύτιμο για επιχειρήσεις σε κάθε στάδιο, συμπεριλαμβανομένων των νεοσύστατων εταιρειών που χτίζουν ακόμη τις ροές επικοινωνίας τους.

Αν διαχειρίζεστε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, σκεφτείτε να τυποποιήσετε τις συνήθειες voicemail σε όλη την ομάδα. Μια συνεπής προσέγγιση βοηθά τους εργαζομένους να παρουσιάζουν μια πιο προσεγμένη εμπειρία και μειώνει τις χαμένες ευκαιρίες που προκαλούνται από ασαφή μηνύματα.

Τελικό συμπέρασμα

Τα περισσότερα voicemail που δεν απαντώνται δεν είναι μυστήριο. Είναι πρόβλημα επικοινωνίας. Αν μιλάτε καθαρά, κρατάτε το μήνυμα σύντομο, λέτε ποιοι είστε από νωρίς, εξηγείτε τον λόγο της κλήσης και επαναλαμβάνετε τον αριθμό επιστροφής κλήσης, αυξάνετε σημαντικά τις πιθανότητες να πάρετε απάντηση.

Το καλύτερο voicemail δεν είναι το πιο σύνθετο. Είναι εκείνο που ο παραλήπτης μπορεί να καταλάβει αμέσως, να εμπιστευτεί γρήγορα και να αξιοποιήσει χωρίς προσπάθεια.