Адамдар шынымен қайта хабарласатын дауыстық хабарлама қалай қалдыруға болады

Дауыстық хабарлама бүгін де іскерлік ортада маңызды, мәтіндік хабарламалар, электрондық пошта және жедел чат кең таралған заманда да. Қоңырауға бірден жауап берілмесе, анық қалдырылған дауыстық хабарлама келісімді алға жылжытуға, клиентпен қарым-қатынасты сақтауға немесе жеткізушінің тезірек жауап беруіне көмектеседі. Ал әлсіз хабарлама, керісінше, оңай еленбей қалады немесе оған әрекет ету қиын болады.

Көп адам жауап берілмеген дауыстық хабарлама алушы адам сізден қашып жүр деп ойлайды. Кейде солай болуы мүмкін, бірақ көбіне мәселе қарапайым: хабарлама тым жылдам, тым бұлыңғыр айтылған немесе қайта қоңырау шалуға қажет ақпарат жоқ. Егер қайта хабарласу санын арттырғыңыз келсе, мақсат көбірек сөйлеу емес. Мақсат - кері қоңырауды барынша жеңіл ету.

Неліктен дауыстық хабарламаға жиі жауап берілмейді

Дауыстық хабарламаға жауап берілмеуінің бірнеше практикалық себебі бар, және олардың көпшілігі алушы адамның қызығушылық деңгейіне байланысты емес.

1. Хабарлама нашар естілді

Нашар байланыс, фондық шу, көлік дыбысы, жел немесе динамикке тым жақын сөйлеу дауыстық хабарламаны бұрмалауы мүмкін. Хабар жіберуші өз ойын түсінікті жеткіздім деп ойлағанымен, жазба үзік-үзік немесе тұншыққан болып шығуы мүмкін. Егер алушы сіздің атыңызды немесе қайта қоңырау шалатын нөмірді анық ести алмаса, ол жай ғана хабарламаны өткізіп жібереді.

2. Хабарлама тым жылдам айтылды

Көп адам дауыстық хабарламаны жарысып жатқандай тез оқиды. Олар аты-жөнін, компаниясын, телефон нөмірін, қоңыраудың себебін және қайта қоңырау шалу өтінішін бір деммен айтып шығады. Нәтижесінде хабарламаны қайта-қайта тыңдау керек болады, ал кейде ол дұрыс түсірілмей де қалады.

3. Хабарламада контекст болмады

«Мүмкін болса, маған қайта хабарласыңыз» деген дауыстық хабарлама сирек тиімді болады. Алушы кім хабарласқанын, бұл не үшін маңызды екенін немесе мәселе қаншалықты шұғыл екенін білмеуі мүмкін. Контекст жоқ болса, қайта қоңырау шалу түсініксіз өтінішке айналады, сондықтан адамдар оны кейінге қалдыруы немесе мүлде елемеуі ықтимал.

4. Қайта қоңырау шалу нөмірі жоқ немесе анық естілмеді

Бұл дауыстық хабарламаның ең жиі кездесетін қателерінің бірі. Егер нөмір айтылмаса, тым жылдам айтылса немесе бір-ақ рет берілсе, алушының қайта қоңырау шалатын сенімді жолы қалмайды. Тіпті бір цифрдың қателігі де нөмірді жарамсыз етуі мүмкін.

5. Хабарлама сату қадамына ұқсап кетті

Адамдар сценарий бойынша оқылған, қысым жасайтын немесе тым жалпы қоңырауларға сақ қарайды. Егер дауыстық хабарлама жаппай жіберілген сатылым мәтініндей естілсе, алушы оны тыңдауға уақыт жұмсаудың қажеті жоқ деп ойлауы мүмкін. Анық, нақты және табиғи хабарламалар тым жылтыратылған ұсыныстардан жақсырақ нәтиже береді.

Қайтарылатын дауыстық хабарламаның белгілері

Жақсы дауыстық хабарлама үш нәрсені орындайды:

• Кім хабарласқанын айтады
• Қоңыраудың не үшін маңызды екенін түсіндіреді
• Жауап беруді жеңілдетеді

Осы үш бөліктің біреуі жетіспесе де, қайта қоңырау шалу ықтималдығы төмендейді. Ең жақсы дауыстық хабарламалар қысқа, нақты және әрекет етуге оңай.

Дауыстық хабарлама қалдырудың үздік тәсілдері

Хабарламаңызға жауап берілу ықтималдығын арттыру үшін мына әдеттерді қолданыңыз.

Баяу және анық сөйлеңіз

Бұл ең қарапайым әрі көбіне ең маңызды жақсарту. Атыңызды, нөміріңізді және қоңырау себебін екінші адам жазып үлгеретіндей баяу сөйлеңіз. Маңызды деректердің арасында кідіріс жасаңыз.

Атыңызды ерте айтыңыз

Кім екеніңізді соңына дейін күттірмеңіз. Толық атыңызды басында айтыңыз, сонда алушы бірден кім хабарласқанын біледі.

Қажет болса компания атауын қосыңыз

Егер сіз компания атынан қоңырау шалып жатсаңыз, ұйымның атауын бірден айтыңыз. Бұл алушыға қоңыраудың мәнмәтінін дұрыс түсініп, қаншалықты жедел жауап беру керегін бағалауға көмектеседі.

Толық қайта қоңырау шалу нөмірін беріңіз

Аймақ коды қоса отырып, толық нөмірді анық айтыңыз. Сосын оны хабарламаның соңына қарай қайталаңыз. Қайталау қате жазылып қалу қаупін азайтады.

Неге хабарласып жатқаныңызды айтыңыз

Барлық детальды түсіндірудің қажеті жоқ. Қысқа себеп жеткілікті. Мысалы: кездесуді нақтылау, құжат сұрау, кесте туралы сұрақ немесе жеткізушіні растау.

Қайта қоңырау шалуды сұраңыз

Екінші адам келесі қадамды өзі түсінеді деп ойламаңыз. «Маған қайта хабарласыңыз» сияқты тікелей өтініш әрекетті нақты етеді.

Қашан бос болатыныңызды айтыңыз

Мүмкін болса, кері қоңырау үшін қай уақытта қолжетімді болатыныңызды көрсетіңіз. Бұл телефон арқылы бір-бірін таба беруді азайтып, алушыға дұрыс уақыт таңдауға көмектеседі.

Балама байланыс жолын ұсыныңыз

Егер телефон арқылы қайту ыңғайсыз болса, электрондық пошта пайдалы болуы мүмкін. Егер екінші байланыс әдісі орынды болса, оны қысқаша қосыңыз.

Жұмыс істейтін қарапайым дауыстық хабарлама формуласы

Сценарийіңіз роботтікі сияқты естілуі шарт емес. Сізге тек естуге де, түсінуге де оңай құрылым керек.

Осы ретпен айтыңыз:

1. Атыңызды айтыңыз.
2. Қажет болса, компанияңызды айтыңыз.
3. Телефон нөміріңізді баяу айтыңыз.
4. Бір қысқа сөйлеммен не үшін хабарласқаныңызды түсіндіріңіз.
5. Қайта қоңырау шалуды сұраңыз.
6. Нөміріңізді қайта айтыңыз.

Мысал:

Сәлеметсіз бе, мен North Point Services компаниясынан Jordan Lee. Менің нөмірім 555-014-8821. Мен сіз сұраған құжатты нақтылап, келесі қадамды талқылау үшін хабарласып отырмын. Уақытыңыз болғанда маған қайта хабарласыңыз. Тағы да нөмірім: 555-014-8821.

Бұл хабарлама қысқа, нақты және кері қоңырау шалуға ыңғайлы.

Жиі жіберілетін дауыстық хабарлама қателері

Тіпті кәсіби қоңырау шалушылардың өздері де жауап беру ықтималдығын төмендететін әдеттерге жол береді.

Атын айтпау

Кім хабарласқанын білмеген адам қайта қоңырау шалу ықтималдығы әлдеқайда төмен.

Бірнеше нөмірді түсініксіз беру

Егер тым көп нөмірді тым жылдам айтсаңыз, кері қоңырау үшін қажет нөмір жоғалып кетуі мүмкін. Арнайы себеп болмаса, бір негізгі нөмір беріңіз.

Ашулы немесе талапшыл естілетін тон қолдану

Ынжық немесе ашулы естілген хабарлама қайта қоңырауды тежейді. Сабырлы және кәсіби тонды сақтаңыз.

Кәсіби жаргон немесе бұлыңғыр тіркестер қолдану

Тек ішкі ортаға түсінікті сөздерден аулақ болыңыз. Дауыстық хабарлама алушыда контекст болмаса да жұмыс істеуі керек.

Тым көп нәрсені қамтуға тырысу

Дауыстық хабарлама - толық сатылым таныстырылымының немесе ұзақ түсіндірменің орны емес. Назарды келесі әрекетке шоғырландырыңыз.

Ерекше жағдайлар: нақтылық одан да маңызды болғанда

Кейбір қоңырау шалушыларда қосымша кедергілер болады, мысалы, акцент айырмашылығы, әлсіз ұялы байланыс немесе сапар кезінде нашар аудио. Мұндай жағдайда нақтылық әдеттегіден де маңызды.

Егер хабарлама түсінуге қиын болуы мүмкін болса, оны одан әрі қысқартыңыз. Арасында көбірек кідіріс жасаңыз. Мүмкін болса, стационар телефонды немесе тыныш орынды пайдаланыңыз. Егер дауысыңыз ұялы байланыс арқылы нашар естілетінін білсеңіз, атыңыз бен қайта қоңырау шалу нөміріңіз жазылған қысқа электрондық хат жіберуді де қарастырыңыз.

Бұл әсіресе бизнес ортасында пайдалы, өйткені уақытқа сезімтал қоңыраулар кестеге, келісімшарттарға, клиенттерге қызмет көрсетуге немесе әкімшілік істердің жалғасуына әсер етуі мүмкін.

Қай кезде дауыстық хабарлама басқа арнамен толықтырылуы керек

Дауыстық хабарлама жеке өзі міндетті түрде жеткілікті болмауы мүмкін. Көп жағдайда ең тиімді тәсіл - дауыстық хабарламаға қоса тағы бір байланыс нүктесін пайдалану.

Мына тәсілдермен толықтыруды қарастырыңыз:

• Қысқа электрондық хат
• Күнтізбелік шақыру
• Рұқсат етілсе, мәтіндік хабарлама
• Клиенттік порталдағы ескерту

Бұл әсіресе мәселе шұғыл болғанда немесе алушы телефоннан тыс жерде болуы мүмкін кезде пайдалы. Дауыстық хабарлама мәселені таныстырады, ал жазбаша хабарлама оны бекітеді.

Бизнес иелері үшін дауыстық хабарлама әдебі

Бизнес иелері үшін дауыстық хабарлама - брендіңіздің бір бөлігі. Әр хабарлама сіздің қаншалықты ұйымдасқан, қолжетімді және кәсіби көрінетініңізді көрсетеді. Бұл клиенттерге, жеткізушілерге, серіктестерге немесе мемлекеттік құрылымдарға қатысты болса да маңызды.

Мықты дауыстық хабарлама жүйесі операциялық жұмысты да қолдайды. Қоңырау шалушылар түсінікті хабарлама қалдыра алса, сіздің команда жауап беруді тиімдірек басымдықтай алады. Бұл бизнес өмірінің кез келген кезеңінде маңызды, соның ішінде байланыс үдерістерін енді қалыптастырып жатқан жаңа құрылған компаниялар үшін де.

Егер өсіп келе жатқан бизнесті басқарсаңыз, командаңыз үшін дауыстық хабарлама әдеттерін стандарттауды қарастырыңыз. Бірізді тәсіл қызметкерлерге анағұрлым жинақы әсер қалдыруға көмектеседі және түсініксіз хабарламалардан туындайтын мүмкіндіктердің жоғалуын азайтады.

Қорытынды

Жауапсыз қалған дауыстық хабарламалардың көбі жұмбақ емес. Бұл - байланыс мәселесі. Егер сіз анық сөйлесеңіз, хабарламаны қысқа ұстасаңыз, атыңызды ерте айтсаңыз, қоңыраудың себебін түсіндірсеңіз және қайта қоңырау шалу нөміріңізді қайталасаңыз, жауап алу ықтималдығын айтарлықтай арттырасыз.

Ең жақсы дауыстық хабарлама - ең күрделісі емес. Ол алушы бірден түсініп, тез сеніп, еш қиындықсыз әрекет ете алатын хабарлама.