Paano Mag-iwan ng Voicemail na Talagang Tinatawagan Balik ng mga Tao

Mahalaga pa rin ang voicemail sa negosyo, kahit sa panahon ng mga text message, email, at instant chat. Kapag hindi nasagot ang tawag nang live, ang malinaw na voicemail ay makakatulong na mapanatili ang takbo ng isang deal, maprotektahan ang ugnayan sa customer, o matulungan ang vendor na makaresponde agad. Sa kabilang banda, ang mahinang mensahe ay madaling balewalain o mahirap aksyunan.

Karamihan sa mga tao ay ipinapalagay na kapag walang tumugon sa voicemail, iniiwasan sila ng nakatanggap. Minsan totoo iyon, pero madalas mas simple ang problema: masyadong mabilis ang mensahe, masyadong malabo, o kulang ang impormasyong kailangan para makatawag pabalik. Kung gusto mo ng mas maraming callback, hindi ang magsalita nang mas mahaba ang layunin. Ang layunin ay gawing madali ang pagtawag pabalik.

Bakit Madalas Hindi Sinusuklian ang Voicemail

May ilang praktikal na dahilan kung bakit hindi nasasagot ang isang voicemail, at karamihan sa mga ito ay walang kinalaman sa antas ng interes ng nakatanggap.

1. Mahirap marinig ang mensahe

Ang mahinang signal, ingay sa paligid, trapiko, hangin, o pagsasalita nang masyadong malapit sa speakerphone ay maaaring makasira sa voicemail. Kahit akala ng tumawag ay malinaw ang pagkakasabi niya, maaaring putol-putol o malabo ang recording. Kung hindi malinaw na makuha ng nakatanggap ang iyong pangalan o callback number, maaari lang nila itong balewalain.

2. Masyadong mabilis magsalita ang tumawag

Maraming tao ang nagmamadaling mag-iwan ng voicemail na para bang karera ito. Pinagsasama nila ang pangalan, kumpanya, numero ng telepono, dahilan ng pagtawag, at pakiusap na tumawag pabalik sa iisang hininga. Ang resulta ay mensaheng kailangang ulit-ulitin nang ilang beses, at minsan ay hindi pa rin maayos na ma-transcribe.

3. Kulang ang konteksto ng mensahe

Ang voicemail na nagsasabing, “Tumawag ka agad pabalik” ay bihirang maging epektibo. Maaaring hindi alam ng nakatanggap kung sino ang tumatawag, bakit mahalaga ito, o kung apurahan ba ang usapin. Kapag walang konteksto, nagiging palaisipan ang callback, at mas malamang na ipagpaliban o balewalain ito ng mga tao.

4. Nawawala o malabo ang callback number

Ito ang isa sa mga pinakakaraniwang pagkukulang sa voicemail. Kapag hindi binanggit ang numero, masyadong mabilis sinabi, o minsang nabanggit lang, maaaring walang maaasahang paraan ang nakatanggap para tumawag pabalik. Kahit maliit na pagkakamali sa isang digit ay puwedeng maging dahilan para hindi magamit ang numero.

5. Mukhang sales pitch ang voicemail

Nagiging maingat ang mga tao sa pagtawag pabalik kapag ang voicemail ay parang script, mapilit, o pangkaraniwan lang. Kung ang mensahe ay tunog mass sales message, iisipin ng nakatanggap na hindi ito sulit sa oras nila. Mas mahusay ang malinaw, partikular, at makataong mensahe kaysa sa sobrang pulidong pitch.

Ano ang Gumagawa sa Isang Voicemail na Sulit Tawagan Balik

Ang magandang voicemail ay gumagawa ng tatlong bagay:

• Inilalahad kung sino ang tumatawag
• Ipinapaliwanag kung bakit mahalaga ang tawag
• Ginagawang madali ang pagtugon

Kapag may nawawalang isa sa mga ito, bumababa ang callback rate. Ang pinakamahusay na voicemail ay maikli, tiyak, at madaling aksyunan.

Pinakamahuhusay na Gawi sa Pag-iwan ng Voicemail

Gamitin ang mga gawi na ito para mas tumaas ang posibilidad na tawagan balik ang iyong voicemail.

Magsalita nang dahan-dahan at malinaw

Ito ang pinakasimpleng pagbuti at madalas ang pinakamahalaga. Bagalan mo nang sapat para maisulat ng kausap ang iyong pangalan, numero, at dahilan ng pagtawag. Huminto sa pagitan ng mahahalagang detalye.

Banggitin agad ang iyong pangalan

Huwag hintaying sa dulo mo pa sasabihin kung sino ka. Unahin ang iyong buong pangalan para alam agad ng nakatanggap kung sino ang nag-iwan ng mensahe.

Isama ang pangalan ng kumpanya kapag angkop

Kung tumatawag ka para sa isang negosyo, banggitin agad ang pangalan ng kumpanya. Nakakatulong iyon para mailagay ng nakatanggap ang tawag sa tamang konteksto at mas madaling matukoy kung gaano kaapurahan ang pagtugon.

Magbigay ng kumpletong callback number

Sabihin nang malinaw ang buong numero, kasama ang area code. Pagkatapos, ulitin ito malapit sa dulo ng mensahe. Ang pag-uulit ay nagpapababa ng panganib ng maling pag-transcribe.

Sabihin kung bakit ka tumatawag

Hindi mo kailangang ipaliwanag ang lahat ng detalye. Sapat na ang maikling dahilan. Halimbawa: follow-up sa meeting, kahilingan sa dokumento, tanong sa iskedyul, o kumpirmasyon mula sa vendor.

Humingi ng callback

Huwag ipagpalagay na mauunawaan ng kausap ang susunod na hakbang. Ang direktang pakiusap tulad ng “Paki-tawagan mo ako pabalik” ay nagiging malinaw ang aksyon.

Magbigay ng oras kung kailan ka available

Kung maaari, sabihin kung kailan ka puwedeng tawagan pabalik. Nakababawas ito ng phone tag at nakakatulong sa nakatanggap na piliin ang tamang oras para sumagot.

Mag-alok ng alternatibong paraan ng pakikipag-ugnayan

Maaaring maging kapaki-pakinabang ang email kapag hindi praktikal ang pagtawag pabalik. Kung angkop ang pangalawang contact method, isama ito nang maikli.

Isang Simpleng Formula ng Voicemail na Gumagana

Hindi mo kailangan ng script na tunog robot. Kailangan mo ng istrukturang madaling marinig at madaling sundan.

Gamitin ang pagkakasunod-sunod na ito:

1. Sabihin ang iyong pangalan.
2. Sabihin ang iyong kumpanya, kung angkop.
3. Sabihin nang dahan-dahan ang iyong numero ng telepono.
4. Ipaliwanag kung bakit ka tumatawag sa isang maikling pangungusap.
5. Humingi ng callback.
6. Ulitin ang iyong numero.

Halimbawa:

Hi, ako si Jordan Lee mula sa North Point Services. Ang numero ko ay 555-014-8821. Tumatawag ako para kumpirmahin ang dokumentong hiniling ninyo at talakayin ang susunod na hakbang. Paki-tawagan ninyo ako pabalik kapag may pagkakataon kayo. Muli, ang numero ay 555-014-8821.

Maikli, tiyak, at madaling balikan ang mensaheng iyan.

Mga Karaniwang Pagkakamali sa Voicemail na Dapat Iwasan

Maging ang mga propesyonal na tumatawag ay nahuhulog sa mga gawi na nagpapababa ng response rate.

Walang binanggit na pangalan

Mas maliit ang tsansang tawagan pabalik ng nakatanggap ang isang tawag kung hindi nila alam kung sino ang tumawag.

Maraming numero ang ibinigay nang walang linaw

Kung masyadong maraming numero ang ibibigay mo nang mabilis, maaaring mawala ang tamang callback number. Magbigay ng isang pangunahing numero maliban na lang kung may magandang dahilan para mag-alok ng iba.

Tunog iritado o mapilit

Ang voicemail na tunog mainipin ay maaaring magpahina ng loob sa pagtawag pabalik. Panatilihing kalmado at propesyonal ang tono.

Paggamit ng jargon o malabong pananalita

Iwasan ang mga pahayag na naiintindihan lang ng mga taong nasa loob na ng usapan. Dapat gumana ang voicemail kahit walang ibang konteksto ang nakatanggap maliban sa mismong mensahe.

Pagsubok na isama ang masyadong marami

Hindi lugar ang voicemail para sa buong sales presentation o mahabang paliwanag. Panatilihin itong nakatuon sa susunod na aksyon.

Espesyal na Sitwasyon: Kapag Mas Mahalaga ang Linaw

May ilang tumatawag na may dagdag na hadlang, tulad ng pagkakaiba sa accent, mahinang cell reception, o mahinang audio habang naglalakbay. Sa mga ganitong sitwasyon, mas mahalaga pa ang linaw kaysa karaniwan.

Kung mahirap maintindihan ang mensahe, gawing mas maikli pa ito. Magsalita nang may dagdag na paghinto. Gumamit ng landline o mas tahimik na lugar kapag posible. At kung alam mong mahirap marinig ang iyong boses sa mobile connection, isaalang-alang ang pagpapadala ng follow-up email na may nakasulat na pangalan at callback number.

Lalo itong nakakatulong sa mga sitwasyong pangnegosyo kung saan ang mga tawag na sensitibo sa oras ay maaaring makaapekto sa iskedyul, kontrata, customer support, o administrative follow-up.

Kapag Dapat Sundan ng Ibang Channel ang Voicemail

Hindi kailangang mag-isa ang voicemail. Sa maraming sitwasyon, ang pinakamahusay na workflow ay voicemail kasama ang isa pang touchpoint.

Isaalang-alang ang pag-follow up gamit ang:

• Isang maikling email
• Isang calendar invitation
• Isang text message, kung angkop at pinahihintulutan
• Isang note sa customer portal

Kapaki-pakinabang ito kapag apurahan ang usapin o kapag maaaring wala sa telepono ang nakatanggap. Ipinapakilala ng voicemail ang isyu, at pinatitibay naman ito ng nakasulat na follow-up.

Etiketa ng Voicemail para sa mga May-ari ng Negosyo

Para sa mga may-ari ng negosyo, bahagi ng iyong brand ang voicemail. Ang bawat mensahe ay sumasalamin sa kung gaano ka-organisado, madaling maabot, at propesyonal kang tingnan. Totoo ito kahit nakikipag-usap ka sa mga customer, vendor, partner, o mga contact na may kaugnayan sa gobyerno.

Sinusuportahan din ng isang matibay na voicemail system ang operasyon. Kapag malinaw ang mga mensaheng naiiwan ng tumatawag, mas mahusay na naipaprioritize ng iyong team ang mga tugon. Mahalaga ito para sa mga negosyo sa iba’t ibang yugto, kabilang ang mga bagong tatag na kumpanya na bumubuo pa lamang ng kanilang workflow sa komunikasyon.

Kung namamahala ka ng lumalaking negosyo, isaalang-alang ang pag-standardize ng mga gawi sa voicemail sa buong team. Nakakatulong ang pare-parehong paraan para mas maging pulido ang karanasan at mabawasan ang mga napapalampas na oportunidad dahil sa malabong mensahe.

Pangwakas na Punto

Karamihan sa mga voicemail na hindi nasasagot ay hindi misteryo. Mga problema ito sa komunikasyon. Kung malinaw kang magsasalita, panatilihing maikli ang mensahe, banggitin agad kung sino ka, ipaliwanag ang layunin ng tawag, at ulitin ang iyong callback number, malaki ang itataas ng tsansang makakuha ka ng tugon.

Ang pinakamahusay na voicemail ay hindi ang pinaka-detalyado. Ito ang madaling maunawaan agad, mapagkatiwalaan nang mabilis, at magawang aksyunan nang walang hirap.