Cách loại bỏ một thành viên LLC: Quy tắc, mua lại phần vốn góp và các bước nộp hồ sơ

Việc loại bỏ một thành viên khỏi LLC không chỉ là một quyết định quản trị nội bộ. Việc này có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ sở hữu, quyền biểu quyết, thuế, các hồ sơ tuân thủ và tương lai của chính doanh nghiệp. Quy trình phù hợp phụ thuộc vào thỏa thuận hoạt động của LLC, luật tiểu bang và việc thành viên đó rời đi là tự nguyện hay không tự nguyện.

Hướng dẫn này giải thích cách loại bỏ một thành viên LLC, những tài liệu cần xem xét, cách xử lý việc mua lại phần vốn góp và những hồ sơ cấp tiểu bang có thể cần cập nhật sau đó.

Loại bỏ một thành viên LLC nghĩa là gì?

Trong LLC, một “member” là một chủ sở hữu. Loại bỏ một thành viên nghĩa là chấm dứt quyền sở hữu của người đó và cập nhật hồ sơ công ty để các thành viên còn lại phản ánh đúng cơ cấu sở hữu mới.

Việc này có thể xảy ra theo một số cách:

• Thành viên tự nguyện rời khỏi doanh nghiệp.
• Các thành viên thỏa thuận mua lại phần sở hữu của người rời đi.
• Thỏa thuận hoạt động cho phép loại bỏ vì hành vi sai phạm hoặc một sự kiện cụ thể khác.
• Một lệnh của tòa án, thủ tục giải thể hoặc quy trình pháp lý khác buộc phải thay đổi.

Vì LLC chịu sự điều chỉnh đồng thời của hợp đồng và luật tiểu bang, không có một quy trình loại bỏ duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp. Thỏa thuận hoạt động thường là tài liệu chi phối đầu tiên.

Bước 1: Xem xét thỏa thuận hoạt động

Thỏa thuận hoạt động là tài liệu đầu tiên cần kiểm tra. Một thỏa thuận được soạn thảo tốt có thể đã trả lời các câu hỏi quan trọng:

• Có thể loại bỏ một thành viên hay không, và ai có quyền thực hiện?
• Có cần biểu quyết không, và nếu có thì ngưỡng là bao nhiêu?
• Có cần thông báo trước khi loại bỏ không?
• Phần sở hữu được định giá như thế nào?
• Điều gì xảy ra với lợi nhuận, quyền biểu quyết và quyền quản lý của thành viên đó?
• Có bắt buộc phải mua lại phần vốn góp không?
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên tự nguyện từ chức?

Nếu thỏa thuận không đề cập, LLC phải dựa vào các quy định mặc định của tiểu bang. Các quy định này có thể khác nhau đáng kể, vì vậy thường cần tư vấn pháp lý trước khi hành động.

Bước 2: Xác định lý do thay đổi

Các bước thực hiện có thể khác nhau tùy thuộc vào lý do thành viên rời đi.

Rút lui tự nguyện

Một thành viên có thể quyết định rời khỏi LLC theo ý mình. Trong nhiều trường hợp, thành viên nên gửi thông báo từ chức hoặc thông báo rút lui bằng văn bản. Sau đó, LLC nên tuân theo thỏa thuận hoạt động hoặc các điều khoản mua bán để xác định bước tiếp theo.

Loại bỏ không tự nguyện

Nếu các thành viên khác muốn loại bỏ ai đó, thỏa thuận phải nêu rõ căn cứ loại bỏ. Các lý do phổ biến bao gồm:

• Không thực hiện nghĩa vụ góp vốn
• Vi phạm nghiêm trọng thỏa thuận hoạt động
• Gian lận, hành vi sai trái hoặc hoạt động bất hợp pháp
• Mất giấy phép hoặc tư cách bắt buộc
• Liên tục không thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết

Nếu thỏa thuận không cho phép loại bỏ, LLC có thể cần đàm phán một thỏa thuận chấm dứt quan hệ hoặc xem xét một thay đổi cơ cấu rộng hơn.

Bước 3: Định giá phần sở hữu của thành viên rời đi

Việc loại bỏ thường đi kèm với yếu tố tiền bạc. Phần sở hữu của thành viên rời đi có thể cần được LLC, các thành viên còn lại hoặc một bên mua được chấp thuận khác mua lại.

Các phương pháp định giá phổ biến gồm:

• Công thức được quy định trong thỏa thuận hoạt động
• Lịch định giá cố định
• Định giá độc lập bởi bên thứ ba
• Thỏa thuận thương lượng
• Giá trị thị trường hợp lý dựa trên báo cáo tài chính

Phương pháp được chọn cần được ghi chép cẩn thận. Tranh chấp thường phát sinh khi thỏa thuận không xác định rõ giá trị, nên đây là một trong những phần quan trọng nhất của quy trình.

Bước 4: Có được các phê duyệt cần thiết

Tùy theo thỏa thuận hoạt động và luật tiểu bang, LLC có thể cần:

• Một cuộc bỏ phiếu của thành viên
• Sự chấp thuận bằng văn bản của tất cả thành viên
• Sự chấp thuận của đa số hoặc siêu đa số
• Phê duyệt của quản lý, nếu LLC do ban quản lý điều hành
• Một nghị quyết chính thức ghi nhận quyết định

Hãy lưu biên bản họp, văn bản đồng ý đã ký và mọi thông báo bằng văn bản. Nếu thay đổi bị tranh chấp sau này, các hồ sơ này có thể rất quan trọng.

Bước 5: Ghi nhận thỏa thuận mua lại hoặc tách ra

Một thỏa thuận tách ra hoặc thỏa thuận mua lại thường nên bao gồm:

• Ngày hiệu lực của việc loại bỏ
• Giá mua hoặc phương pháp định giá
• Điều khoản thanh toán
• Miễn trừ khiếu nại
• Nghĩa vụ không cạnh tranh hoặc bảo mật, nếu áp dụng và hợp pháp
• Chuyển nhượng phần vốn góp hoặc quyền thành viên
• Chấm dứt quyền của thành viên rời đi được thay mặt công ty hành động

Thỏa thuận này bảo vệ cả thành viên rời đi lẫn doanh nghiệp. Nó cũng giúp giảm khả năng phát sinh tranh chấp trong tương lai về quyền sở hữu hoặc thanh toán.

Bước 6: Cập nhật hồ sơ nội bộ của LLC

Sau khi việc loại bỏ hoàn tất, hãy cập nhật tất cả hồ sơ nội bộ của công ty, bao gồm:

• Thỏa thuận hoạt động
• Sổ thành viên hoặc sổ đăng ký quyền sở hữu
• Hồ sơ thẩm quyền ngân hàng
• Hồ sơ thuế và thông tin với IRS, nếu cần
• Nghị quyết công ty và biên bản họp
• Thẩm quyền ký kết với nhà cung cấp và tổ chức tài chính

Nếu LLC có cổng thông tin đại lý đăng ký, bảng điều khiển tuân thủ hoặc hệ thống quản trị tương tự, những hệ thống đó cũng nên được cập nhật. Zenind có thể giúp chủ doanh nghiệp tổ chức hồ sơ thành lập và hồ sơ tuân thủ định kỳ.

Bước 7: Nộp các thay đổi cấp tiểu bang bắt buộc

Một số thay đổi về thành viên cần nộp hồ sơ lên tiểu bang, trong khi những thay đổi khác thì không. Câu trả lời phụ thuộc vào từng tiểu bang và thông tin nào đã được nộp ban đầu.

Các hồ sơ có thể bao gồm:

• Điều lệ sửa đổi
• Báo cáo thường niên hoặc hai năm một lần đã cập nhật
• Bản kê khai thông tin mới hoặc cập nhật tương tự
• Các thông báo khác theo yêu cầu riêng của tiểu bang về quyền sở hữu hoặc quản lý

Không phải tiểu bang nào cũng yêu cầu nộp công khai khi thành viên thay đổi. Tuy nhiên, nếu các tài liệu thành lập đã nộp công khai của LLC có liệt kê thông tin về thành viên hoặc quản lý, các hồ sơ đó có thể cần được chỉnh sửa.

Bước 8: Xử lý cập nhật về thuế và ngân hàng

Thay đổi quyền sở hữu có thể ảnh hưởng đến báo cáo thuế và hoạt động hằng ngày. Sau khi một thành viên bị loại bỏ, hãy xem xét:

• Phân loại thuế và hồ sơ mã số thuế liên bang của IRS
• Cơ cấu tờ khai thuế liên bang và cấp tiểu bang của LLC
• Hồ sơ tiền lương, nếu thành viên rời đi từng được trả lương như nhân viên hoặc nhà thầu
• Người ký trên tài khoản ngân hàng
• Dịch vụ thương mại và nền tảng thanh toán
• Hợp đồng bảo hiểm
• Giấy phép và giấy phép con gắn với quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát

Những cập nhật này rất dễ bị bỏ sót, nhưng nếu không thực hiện có thể dẫn đến các vấn đề tuân thủ không cần thiết.

Nếu thỏa thuận hoạt động không đề cập đến việc loại bỏ thì sao?

Nếu thỏa thuận hoạt động không quy định về việc loại bỏ, LLC không nên tự suy đoán. Các thành viên nên xem luật LLC của tiểu bang và cân nhắc tham vấn luật sư trước khi hành động.

Trong một số trường hợp, các lựa chọn có thể bao gồm:

• Đàm phán để thành viên tự nguyện rời đi
• Sửa đổi thỏa thuận hoạt động bằng sự đồng ý của các bên
• Mua lại phần vốn góp thông qua thỏa thuận dàn xếp
• Giải thể và tái cấu trúc doanh nghiệp nếu nhóm sở hữu không thể tiếp tục cùng nhau

Việc thiếu điều khoản loại bỏ là lý do mạnh để xây dựng một thỏa thuận hoạt động tốt hơn cho tương lai.

LLC có thể buộc một thành viên rời đi không?

Đôi khi có, nhưng chỉ khi tài liệu quản trị hoặc luật tiểu bang cho phép. Việc buộc rời đi rất nhạy cảm vì nó ảnh hưởng đến quyền sở hữu. Quy trình này phải dựa trên thẩm quyền rõ ràng, trình tự được ghi nhận và thông báo phù hợp.

Nếu LLC không thể loại bỏ thành viên đó theo tài liệu hiện có, họ vẫn có thể thương lượng mua lại phần sở hữu hoặc theo đuổi một biện pháp pháp lý khác. Điều quan trọng là tránh hành động không chính thức đi ngược lại thỏa thuận hoạt động.

Các thực hành tốt để quy trình loại bỏ diễn ra suôn sẻ hơn

Để giảm rủi ro tranh chấp, hãy tuân thủ các thực hành sau:

• Ghi mọi thứ bằng văn bản.
• Tuân thủ chính xác thỏa thuận hoạt động.
• Sử dụng phương pháp định giá rõ ràng.
• Lưu biên bản họp và văn bản đồng ý đã ký.
• Cập nhật hồ sơ công ty ngay sau khi thay đổi.
• Rà soát hồ sơ thuế, ngân hàng và nộp cho tiểu bang.
• Nhận tư vấn pháp lý khi thay đổi quyền sở hữu đang tranh chấp hoặc có tính rủi ro cao.

Vì sao điều này quan trọng đối với LLC mới và hiện có

Phần lớn vấn đề liên quan đến việc loại bỏ thành viên bắt đầu từ rất lâu trước khi bất kỳ ai rời đi. Một thỏa thuận hoạt động chặt chẽ có thể xác định quy trình rút lui, loại trừ, hạn chế chuyển nhượng, định giá và điều khoản mua lại. Điều đó giúp doanh nghiệp dễ duy trì hoạt động hơn nếu một thành viên rời đi.

Nếu bạn đang thành lập LLC ngay bây giờ, việc thiết lập các quy tắc này từ sớm là rất nên làm. Nếu bạn đã có LLC, bạn nên xem lại thỏa thuận trước khi xảy ra tranh chấp.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì LLC với các tài liệu và hỗ trợ tuân thủ cần thiết để quản lý thay đổi quyền sở hữu một cách có tổ chức.

Kết luận

Loại bỏ một thành viên LLC là một sự kiện pháp lý và vận hành, không chỉ là thay đổi về quyền sở hữu. Cách an toàn nhất là bắt đầu từ thỏa thuận hoạt động, xác nhận các quy định tiểu bang áp dụng, ghi nhận quyết định cẩn thận và sau đó cập nhật toàn bộ hồ sơ công ty.

Khi tài liệu rõ ràng, quy trình sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Khi không rõ ràng, tư vấn pháp lý và các bước tuân thủ cẩn thận sẽ càng quan trọng hơn.