Cách thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Wisconsin: Hướng dẫn từng bước

Thành lập một tổ chức phi lợi nhuận tại Wisconsin là một quy trình pháp lý, nhưng cũng là một quy trình tổ chức. Nộp đúng mẫu cho tiểu bang chỉ là bước khởi đầu. Nếu mục tiêu của bạn là xây dựng một tổ chức bền vững, có sứ mệnh rõ ràng, bạn còn cần một cơ cấu quản trị vững chắc, chiến lược miễn thuế liên bang và hệ thống tuân thủ để giữ cho công ty của bạn ở trạng thái tốt.

Hướng dẫn này sẽ đi qua các bước chính để thành lập một công ty phi lợi nhuận tại Wisconsin, xin EIN, theo đuổi trạng thái 501(c)(3) và xử lý các hồ sơ tiếp theo sau khi thành lập.

Tổ chức phi lợi nhuận Wisconsin là gì?

Tại Wisconsin, phần lớn các tổ chức phi lợi nhuận mới được thành lập dưới dạng công ty không cổ phần. Công ty không cổ phần được thiết kế cho các mục đích không phải phân phối lợi nhuận cho chủ sở hữu hoặc cổ đông. Thay vì hoạt động vì lợi ích tư nhân, tổ chức tồn tại để phục vụ các sứ mệnh từ thiện, giáo dục, tôn giáo, dân sự hoặc tương tự.

Một công ty phi lợi nhuận tại Wisconsin có thể làm công việc quan trọng, nhưng phải được cấu trúc đúng ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là chọn đúng loại thực thể, nộp đúng tài liệu thành lập, chỉ định đại diện đăng ký, thông qua điều lệ nội bộ và lập kế hoạch cho các nghĩa vụ thuế và báo cáo.

Bước 1: Xác định sứ mệnh và cấu trúc của bạn

Trước khi nộp bất kỳ giấy tờ nào cho tiểu bang, hãy xác định mục đích của tổ chức càng rõ ràng càng tốt.

Hãy tự hỏi:

• Tổ chức đang giải quyết vấn đề gì?
• Ai sẽ được hưởng lợi từ hoạt động của tổ chức phi lợi nhuận?
• Tổ chức có nộp đơn xin trạng thái 501(c)(3) không?
• Tổ chức sẽ có thành viên hay hoạt động không có thành viên?
• Ai sẽ phục vụ trong hội đồng quản trị?
• Tổ chức sẽ hoạt động ở đâu và nhận thư từ đâu?

Một tuyên bố sứ mệnh rõ ràng giúp bạn xây dựng các phần còn lại của tổ chức. Nó cũng hữu ích khi soạn thảo điều lệ thành lập, điều lệ nội bộ và đơn xin miễn thuế của IRS.

Bước 2: Chọn tên cho tổ chức phi lợi nhuận

Tên tổ chức phi lợi nhuận của bạn phải có khả năng phân biệt với các thực thể kinh doanh khác đã được ghi nhận với Sở Tài chính các định chế tài chính Wisconsin. Tên cũng պետք phải tuân thủ các quy tắc đặt tên của Wisconsin dành cho công ty.

Trước khi chốt tên, hãy kiểm tra rằng tên đó:

• Có sẵn trong hồ sơ Wisconsin
• Dễ nhận diện và dễ nhớ
• Phù hợp với sứ mệnh của bạn
• Phù hợp cho thương hiệu và gây quỹ trong tương lai

Nếu tổ chức của bạn dự định xây dựng sự hiện diện trước công chúng, bạn cũng nên kiểm tra khả năng đăng ký tên miền và các tài khoản mạng xã hội cùng lúc.

Bước 3: Nộp Điều lệ thành lập của Wisconsin

Để tạo một công ty phi lợi nhuận tại Wisconsin, bạn phải nộp Articles of Incorporation cho một công ty không cổ phần với Sở Tài chính các định chế tài chính Wisconsin.

Đây là tài liệu thành lập tạo ra thực thể pháp lý khi tiểu bang chấp thuận hồ sơ.

Thông tin thường được yêu cầu bao gồm:

• Tên của tổ chức phi lợi nhuận
• Địa chỉ nhận thư của văn phòng chính ban đầu
• Địa chỉ đường phố của văn phòng đăng ký
• Tên và địa chỉ email của đại diện đăng ký
• Việc công ty có thành viên hay không
• Việc công ty có được phép thực hiện phân phối hay không
• Tên và địa chỉ của các nhà sáng lập
• Bất kỳ điều khoản tùy chọn nào bạn muốn đưa vào

Form 102 của Wisconsin là mẫu nộp tiêu chuẩn cho một công ty không cổ phần trong nước. Phí nộp hiện tại là 35 đô la.

Nếu tổ chức của bạn cần xử lý nhanh hơn, hãy kiểm tra xem phương thức nộp bạn chọn có hỗ trợ xử lý khẩn cấp hay không và dịch vụ đó hiện có chi phí bao nhiêu.

Vì sao Điều lệ thành lập quan trọng

Điều lệ không chỉ là thủ tục. Chúng tạo ra công ty phi lợi nhuận và thiết lập khuôn khổ pháp lý điều chỉnh tổ chức. Nếu bạn dự định xin miễn thuế liên bang, điều lệ cũng nên được soạn thảo phù hợp với yêu cầu của IRS.

Điều đó thường có nghĩa là bao gồm ngôn ngữ về mục đích và giải thể phù hợp với việc công nhận 501(c)(3).

Bước 4: Chỉ định đại diện đăng ký tại Wisconsin

Mọi tổ chức phi lợi nhuận tại Wisconsin đều cần một đại diện đăng ký.

Đại diện đăng ký là cá nhân hoặc pháp nhân được ủy quyền nhận giấy tờ tống đạt và các thông báo pháp lý chính thức cho tổ chức phi lợi nhuận. Văn phòng đăng ký phải là địa chỉ đường phố tại Wisconsin và được công khai.

Bạn có thể tự làm đại diện đăng ký nếu đáp ứng yêu cầu, nhưng nhiều người sáng lập thích sử dụng dịch vụ đại diện đăng ký chuyên nghiệp để không phải gắn với một địa chỉ công khai trong giờ làm việc.

Đại diện đăng ký có thể hỗ trợ:

• Nhận thông báo chính thức
• Giúp tổ chức luôn có thể liên hệ được
• Giảm nguy cơ bỏ lỡ thời hạn hoặc giấy tờ tống đạt
• Bảo vệ quyền riêng tư của người sáng lập và giám đốc

Đối với một tổ chức phi lợi nhuận mới, điều này đặc biệt hữu ích nếu tổ chức được vận hành bởi tình nguyện viên hoặc nếu lãnh đạo không làm việc tại một văn phòng cố định.

Bước 5: Xin EIN từ IRS

Tổ chức phi lợi nhuận của bạn nên xin số nhận dạng người sử dụng lao động liên bang, thường gọi là EIN, ngay cả khi không có nhân viên.

Bạn sẽ cần EIN để:

• Mở tài khoản ngân hàng
• Nộp đơn xin miễn thuế liên bang
• Xử lý các vấn đề thuế và báo cáo với IRS
• Thiết lập bảng lương nếu sau này tổ chức thuê nhân sự

Bạn có thể nộp đơn xin EIN trực tiếp với IRS mà không mất phí. Khi hồ sơ tiểu bang của bạn được chấp thuận, bạn thường có thể nhanh chóng chuyển sang bước này.

Bước 6: Thông qua điều lệ nội bộ và tổ chức cuộc họp ban đầu

Điều lệ nội bộ là các quy tắc vận hành của tổ chức phi lợi nhuận. Chúng giải thích cách tổ chức hoạt động, cách bầu giám đốc, cách bổ nhiệm cán bộ, cách điều hành các cuộc họp và cách đưa ra các quyết định quan trọng.

Một công ty không cổ phần tại Wisconsin nên thông qua điều lệ nội bộ sớm trong quá trình thành lập. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là tổ chức một cuộc họp ban đầu ngay sau khi công ty được thành lập.

Tại cuộc họp đó, ban quản trị thường:

• Thông qua điều lệ nội bộ
• Bầu giám đốc hoặc xác nhận cơ cấu ban đầu của hội đồng
• Bổ nhiệm cán bộ
• Phê duyệt các hành động thành lập quan trọng
• Ủy quyền mở tài khoản ngân hàng

Điều lệ nội bộ vững chắc không chỉ là giấy tờ. Chúng giúp ngăn ngừa tranh chấp, làm rõ trách nhiệm và tạo ra một cơ cấu quản trị ổn định hỗ trợ gây quỹ và tuân thủ.

Bước 7: Quyết định có nộp đơn xin trạng thái 501(c)(3) hay không

Thành lập một công ty phi lợi nhuận ở Wisconsin không tự động khiến tổ chức được miễn thuế.

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn muốn được miễn thuế liên bang, tổ chức phải nộp đơn xin công nhận với IRS theo Mục 501(c)(3) hoặc một nhóm miễn thuế phù hợp khác.

Hầu hết các tổ chức từ thiện công cộng và nhiều quỹ đều xin trạng thái 501(c)(3) vì điều này có thể mang lại một số lợi ích:

• Miễn thuế thu nhập liên bang
• Có thể đủ điều kiện để các khoản đóng góp từ thiện được khấu trừ thuế đối với nhà tài trợ
• Tăng uy tín công chúng cho hoạt động gây quỹ
• Tiếp cận các cơ hội tài trợ yêu cầu trạng thái miễn thuế

Để nộp đơn, hầu hết các tổ chức nộp Form 1023. Một số tổ chức nhỏ hơn có thể đủ điều kiện nộp Form 1023-EZ theo quy trình rút gọn. Phí nộp hiện tại của IRS là 600 đô la cho Form 1023 và 275 đô la cho Form 1023-EZ.

Đưa hồ sơ IRS vào kế hoạch thành lập của bạn

Nếu bạn dự định nộp đơn xin trạng thái 501(c)(3), hãy soạn thảo điều lệ thành lập và điều lệ nội bộ với đơn xin IRS trong đầu. IRS sẽ xem xét mục đích, cấu trúc và chi tiết hoạt động của bạn. Tài liệu thiếu sót hoặc không nhất quán có thể làm chậm việc phê duyệt.

Bước 8: Hiểu các vấn đề về thuế và đăng ký cấp tiểu bang tại Wisconsin

Sau khi chiến lược miễn thuế liên bang của bạn được thiết lập, hãy xem xét các nghĩa vụ cấp Wisconsin có thể áp dụng.

Tùy thuộc vào hoạt động của tổ chức, bạn có thể cần xem xét:

• Miễn thuế cấp tiểu bang
• Các vấn đề đăng ký liên quan đến thuế bán hàng
• Yêu cầu giấy phép hoặc cấp phép địa phương
• Yêu cầu đăng ký gây quỹ từ thiện

Các tổ chức từ thiện tại Wisconsin gây quỹ trong tiểu bang có thể cần đăng ký với cơ quan tiểu bang có thẩm quyền trước khi vận động quyên góp.

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn dự kiến bán hàng hóa, thuê nhân viên hoặc hoạt động ở nhiều thành phố hoặc quận, hãy xác nhận các đăng ký bổ sung có thể áp dụng trước khi ra mắt.

Bước 9: Mở tài khoản ngân hàng

Một tổ chức phi lợi nhuận nên tách biệt tài chính của mình khỏi tài chính cá nhân của người sáng lập hoặc thành viên hội đồng quản trị.

Để mở tài khoản ngân hàng cho tổ chức phi lợi nhuận, ngân hàng thường sẽ yêu cầu:

• Bản sao điều lệ thành lập
• Thư xác nhận EIN
• Bản sao điều lệ nội bộ
• Nghị quyết của hội đồng quản trị cho phép mở tài khoản, nếu cần

Hãy gọi ngân hàng trước để xác nhận chính xác họ cần gì. Yêu cầu của ngân hàng có thể khác nhau, và một số tổ chức yêu cầu thêm tài liệu khi tổ chức có nhiều cán bộ hoặc một hội đồng lớn hơn.

Bước 10: Thiết lập hồ sơ, chính sách và hệ thống tuân thủ

Một tổ chức phi lợi nhuận sẽ dễ vận hành hơn khi giấy tờ được tổ chức ngay từ đầu.

Hãy thiết lập một hệ thống cho:

• Biên bản họp hội đồng
• Hồ sơ tài chính
• Theo dõi khoản đóng góp
• Chính sách xung đột lợi ích
• Nhắc nhở nộp hồ sơ hằng năm
• Thời hạn gia hạn và báo cáo

Đây là một lĩnh vực mà hỗ trợ thành lập và tuân thủ chuyên nghiệp có thể tiết kiệm thời gian. Zenind có thể giúp người sáng lập tổ chức quy trình thiết lập thực thể và giữ cho các nhiệm vụ tuân thủ quan trọng luôn được theo dõi sau khi thành lập.

Bước 11: Nộp báo cáo thường niên của Wisconsin

Các tổ chức phi lợi nhuận tại Wisconsin phải nộp báo cáo thường niên để giữ cho thông tin của họ được cập nhật với tiểu bang.

Báo cáo thường niên cập nhật hoặc xác nhận thông tin hồ sơ của tổ chức phi lợi nhuận và đến hạn hằng năm theo quý kỷ niệm của tổ chức. Phí nộp hiện tại là 10 đô la.

Bỏ lỡ hạn nộp báo cáo có thể gây ra những vấn đề không cần thiết, vì vậy hãy đưa việc này vào lịch tuân thủ định kỳ của bạn ngay từ ngày đầu.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhiều người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận lần đầu gặp phải những vấn đề có thể tránh được.

Hãy tránh các sai lầm sau:

• Nộp sai loại thực thể
• Bỏ qua yêu cầu về đại diện đăng ký
• Soạn thảo điều lệ không hỗ trợ ngôn ngữ 501(c)(3)
• Quên thông qua điều lệ nội bộ
• Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền của tổ chức phi lợi nhuận
• Cho rằng việc thành lập ở cấp tiểu bang tự động tạo ra miễn thuế
• Bỏ lỡ hạn nộp báo cáo thường niên
• Bắt đầu gây quỹ trước khi rà soát các nghĩa vụ đăng ký

Dành thời gian để làm đúng những bước cơ bản sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với việc sửa một hồ sơ thất bại sau này.

Danh sách kiểm tra khởi nghiệp tổ chức phi lợi nhuận Wisconsin

Hãy dùng danh sách này như một lộ trình ra mắt thực tế:

• Xác định sứ mệnh và mục đích của tổ chức phi lợi nhuận
• Chọn một tên còn khả dụng
• Nộp Form 102 của Wisconsin
• Chỉ định đại diện đăng ký
• Xin EIN
• Thông qua điều lệ nội bộ
• Tổ chức cuộc họp ban đầu
• Chuẩn bị và nộp đơn xin miễn thuế của IRS nếu cần
• Rà soát yêu cầu đăng ký và thuế cấp tiểu bang
• Mở tài khoản ngân hàng
• Thiết lập kế toán và nhắc nhở tuân thủ
• Nộp báo cáo thường niên mỗi năm

Kết luận

Thành lập một tổ chức phi lợi nhuận tại Wisconsin đòi hỏi nhiều hơn một hồ sơ nộp cho tiểu bang. Bạn cần một cơ cấu quản trị khả thi, chiến lược thuế liên bang phù hợp và quy trình tuân thủ đáng tin cậy để giữ cho tổ chức được tổ chức sau khi ra mắt.

Nếu mục tiêu của bạn là chuyển từ ý tưởng sang một tổ chức phi lợi nhuận đang hoạt động một cách hiệu quả, hãy tập trung vào nền tảng trước: sứ mệnh rõ ràng, thành lập đúng cách, điều lệ nội bộ được cân nhắc kỹ và một hệ thống tuân thủ không phụ thuộc vào trí nhớ.

Với thiết lập phù hợp, tổ chức phi lợi nhuận của bạn có thể dành ít thời gian hơn cho các vấn đề hành chính và nhiều thời gian hơn cho việc phục vụ cộng đồng mà tổ chức được tạo ra để hỗ trợ.