Cách bắt đầu kinh doanh dịch vụ viết tại Hoa Kỳ

Khởi nghiệp một doanh nghiệp dịch vụ viết có thể là cách thực tế để biến kỹ năng giao tiếp mạnh thành một công ty sinh lợi. Thị trường bao gồm nhiều dịch vụ hợp pháp, chẳng hạn như viết blog, viết nội dung quảng cáo cho doanh nghiệp, viết hồ sơ xin tài trợ, biên tập, hiệu đính, viết hồ sơ xin việc và hỗ trợ học thuật trong phạm vi đạo đức và pháp lý.

Nếu bạn lập kế hoạch cẩn thận, chọn đúng cấu trúc doanh nghiệp và xây dựng trải nghiệm khách hàng rõ ràng, bạn có thể tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt, có khả năng mở rộng và chi phí vận hành thấp. Hướng dẫn này sẽ trình bày các bước thiết yếu để bắt đầu kinh doanh dịch vụ viết tại Hoa Kỳ, từ việc xác định ngách đến đăng ký công ty và tìm khách hàng.

Một doanh nghiệp dịch vụ viết có thể cung cấp gì

Doanh nghiệp dịch vụ viết có thể phục vụ cá nhân, doanh nghiệp nhỏ, tổ chức phi lợi nhuận và các thương hiệu trực tuyến. Dịch vụ cụ thể phụ thuộc vào kỹ năng và thị trường mục tiêu của bạn, nhưng các dịch vụ phổ biến bao gồm:

• Bài viết blog và nội dung website
• Viết nội dung quảng cáo cho quảng cáo, chiến dịch email và trang đích
• Biên tập và hiệu đính
• Viết hồ sơ xin việc và thư xin việc
• Viết đề xuất xin tài trợ
• Ghostwriting sách hoặc bài viết
• Biên tập học thuật và hỗ trợ gia sư
• Hỗ trợ nghiên cứu và tổ chức nội dung

Danh mục dịch vụ càng tập trung, bạn càng dễ tiếp thị. Một doanh nghiệp cố gắng làm tất cả mọi thứ thường khó giải thích giá trị của mình. Một doanh nghiệp giải quyết một vấn đề rõ ràng có thể tính phí cao hơn và giành được niềm tin nhanh hơn.

Chọn mô hình kinh doanh

Trước khi thành lập công ty, hãy quyết định cách bạn muốn doanh nghiệp vận hành.

Mô hình tự do cá nhân

Đây là mô hình đơn giản nhất. Bạn tự viết, tự quản lý quan hệ khách hàng và giữ chi phí vận hành thấp. Đây là điểm khởi đầu tốt nếu bạn muốn kiểm thử dịch vụ trước khi thuê người khác.

Mô hình agency

Trong mô hình agency, bạn có thể tự viết một phần nội dung và thuê ngoài phần việc khác cho biên tập viên, người viết hoặc nhà nghiên cứu. Cách này có thể giúp bạn phục vụ nhiều khách hàng hơn, nhưng cũng đòi hỏi hệ thống tốt hơn cho kiểm soát chất lượng, tiến độ và thanh toán.

Doanh nghiệp ngách chuyên biệt

Một số doanh nghiệp viết tập trung vào một lĩnh vực, chẳng hạn như:

• Nội dung y tế
• Nội dung marketing pháp lý
• Nội dung cho SaaS và công nghệ
• Viết hồ sơ xin tài trợ cho tổ chức phi lợi nhuận
• Biên tập học thuật
• Hồ sơ nghề nghiệp cho người tìm việc

Chuyên môn hóa thường cải thiện khả năng định giá vì khách hàng đánh giá cao chuyên môn và thời gian hoàn thành nhanh hơn.

Xác thực thị trường

Một doanh nghiệp viết tốt được xây dựng từ bằng chứng, không phải giả định. Trước khi chi nhiều cho thương hiệu hoặc quảng cáo, hãy xác nhận rằng có nhu cầu thực sự đối với dịch vụ bạn dự định cung cấp.

Bạn có thể xác thực nhu cầu bằng cách:

• Xem xét xu hướng tìm kiếm và các dịch vụ đối thủ
• Kiểm tra các nền tảng freelancer và website agency
• Trao đổi với khách hàng tiềm năng trong ngách của bạn
• Xem các câu hỏi phổ biến trong diễn đàn ngành và mạng xã hội
• Thử một trang dịch vụ đơn giản hoặc website portfolio

Hãy tìm những vấn đề khách hàng nhắc đến lặp đi lặp lại. Nếu mọi người thường xuyên cần hỗ trợ về thời hạn, giọng điệu, độ rõ ràng, SEO hoặc tốc độ hoàn thành, đó có thể là nền tảng cho một đề xuất dịch vụ mạnh.

Xây dựng danh mục dịch vụ rõ ràng

Khách hàng mua nhanh hơn khi họ hiểu chính xác bạn làm gì. Một danh mục dịch vụ rõ ràng nên mô tả phạm vi, đầu ra và thời gian hoàn thành điển hình.

Ví dụ:

• Gói nội dung website
• Gói viết blog hàng tháng theo retainer
• Gói biên tập và hiệu đính
• Làm mới hồ sơ xin việc và viết lại LinkedIn
• Tư vấn viết hồ sơ xin tài trợ
• Gói biên tập học thuật

Nếu bạn dự định phục vụ sinh viên hoặc khách hàng trong giáo dục, hãy giữ dịch vụ của mình có đạo đức. Hãy cung cấp biên tập, gia sư, phát triển dàn ý và phản hồi thay vì ghostwriting những công việc vi phạm chính sách của trường.

Chọn tên doanh nghiệp

Hãy chọn một cái tên dễ nhớ, dễ viết và còn khả dụng tại bang của bạn. Kiểm tra:

• Tên doanh nghiệp còn khả dụng theo bang
• Tên miền còn khả dụng
• Tài khoản mạng xã hội còn khả dụng
• Xung đột nhãn hiệu

Một cái tên tốt nên phù hợp với kế hoạch dài hạn của bạn. Nếu sau này bạn có thể mở rộng sang biên tập, viết nội dung quảng cáo hoặc dịch vụ marketing, hãy tránh một cái tên quá hẹp.

Chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp

Đối với nhiều doanh nghiệp viết mới, LLC là lựa chọn thực tế. Nó có thể giúp tách tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp, đồng thời mang lại cấu trúc chuyên nghiệp hơn.

Tùy theo mục tiêu, bạn cũng có thể cân nhắc:

• Sole proprietorship
• LLC
• Lựa chọn S corporation cho kế hoạch thuế sau này
• Corporation cho doanh nghiệp lớn hơn có nhiều chủ sở hữu

Loại hình phù hợp phụ thuộc vào mức độ rủi ro, kế hoạch tăng trưởng và tình hình thuế của bạn. Nhiều nhà sáng lập bắt đầu với LLC vì nó linh hoạt và dễ quản lý.

Với Zenind, bạn có thể tinh gọn quy trình thành lập doanh nghiệp và tập trung xây dựng khách hàng thay vì sa lầy vào giấy tờ.

Đăng ký doanh nghiệp

Sau khi đã chọn tên và loại hình doanh nghiệp, hãy hoàn tất các bước đăng ký theo yêu cầu của bang. Nhìn chung, việc này bao gồm:

1. Nộp hồ sơ thành lập với bang
2. Soạn operating agreement nếu bạn có LLC
3. Xin EIN từ IRS nếu cần
4. Đăng ký bất kỳ tài khoản thuế cấp bang hoặc địa phương nào
5. Xin các giấy phép hoặc chứng nhận kinh doanh địa phương bắt buộc

Yêu cầu thay đổi theo địa điểm và mô hình kinh doanh. Nếu bạn làm việc tại nhà, bạn vẫn có thể cần phê duyệt của địa phương, đặc biệt nếu bạn treo biển hiệu, gặp khách hàng trực tiếp hoặc thuê nhân viên.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Hãy tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp ngay từ đầu. Mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và dùng nó cho toàn bộ doanh thu và chi phí của công ty.

Bạn cũng có thể muốn:

• Thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng doanh nghiệp
• Phần mềm kế toán
• Hệ thống ghi sổ đơn giản
• Theo dõi hóa đơn để khấu trừ chi phí

Hồ sơ rõ ràng giúp bạn quản lý thuế, đo lường lợi nhuận và chuẩn bị cho tăng trưởng trong tương lai.

Đặt giá dịch vụ

Định giá là một trong những quyết định quan trọng nhất bạn sẽ đưa ra. Nếu giá quá thấp, bạn có thể thu hút những khách hàng khó tính và khó phát triển. Nếu giá quá cao mà chưa có bằng chứng rõ ràng về giá trị, bạn có thể khó khởi đầu.

Các mô hình định giá phổ biến bao gồm:

• Theo từ
• Theo trang
• Theo dự án
• Theo giờ
• Theo retainer hàng tháng

Hãy chọn mô hình phù hợp với dịch vụ của bạn và giúp việc thanh toán đơn giản. Ví dụ, biên tập và hiệu đính thường phù hợp với mô hình theo dự án, trong khi viết blog định kỳ có thể phù hợp với retainer hàng tháng.

Khi đặt giá, hãy cân nhắc:

• Thời gian nghiên cứu
• Thời gian soạn thảo
• Chỉnh sửa
• Thời gian hành chính
• Chi phí phần mềm
• Thuế
• Chi phí tiếp thị

Một mô hình định giá bền vững nên đủ bù chi phí và còn dư địa lợi nhuận.

Soạn hợp đồng và chính sách

Thỏa thuận bằng văn bản bảo vệ cả bạn và khách hàng. Mọi doanh nghiệp viết nên có một hợp đồng tiêu chuẩn nêu rõ:

• Phạm vi công việc
• Đầu ra
• Hạn chót
• Điều khoản thanh toán
• Chính sách chỉnh sửa
• Nghĩa vụ bảo mật
• Quyền sở hữu và quyền sử dụng
• Điều khoản hủy bỏ

Nếu bạn xử lý thông tin nhạy cảm của khách hàng, điều khoản bảo mật đặc biệt quan trọng. Một hợp đồng rõ ràng cũng giúp ngăn hiểu lầm về những gì được bao gồm trong mỗi dự án.

Thiết lập quy trình làm việc

Một doanh nghiệp viết có lợi nhuận cần một quy trình lặp lại được. Ngay cả khi bắt đầu với vai trò người vận hành độc lập, bạn cũng nên sớm ghi lại quy trình của mình.

Một quy trình cơ bản có thể bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu
• Cuộc gọi khám phá hoặc biểu mẫu thu thập thông tin
• Đề xuất và hợp đồng
• Xuất hóa đơn và nhận thanh toán
• Nghiên cứu và lập dàn ý
• Viết bản nháp
• Chỉnh sửa
• Bàn giao cuối cùng
• Theo dõi và xin lời chứng thực

Các công cụ có thể hữu ích gồm phần mềm quản lý dự án, lưu trữ đám mây, công cụ ngữ pháp, lịch hẹn và nền tảng ký điện tử.

Xây dựng portfolio

Khách hàng tiềm năng muốn có bằng chứng rằng bạn có thể cung cấp công việc chất lượng. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy tạo một portfolio với:

• Mẫu viết theo ngách của bạn
• Ví dụ biên tập trước và sau
• Case study mô tả kết quả
• Tiểu sử ngắn hoặc mô tả dịch vụ
• Lời chứng thực từ khách hàng hoặc cộng tác viên ban đầu

Nếu bạn chưa có công việc từ khách hàng, hãy tạo các bài mẫu phản ánh loại công việc bạn muốn bán.

Tìm những khách hàng đầu tiên

Những khách hàng đầu tiên thường là khó tìm nhất, nhưng khi bạn đã có vài dự án và lời chứng thực, việc tăng trưởng sẽ dễ hơn.

Bạn có thể tìm khách hàng qua:

• Mạng lưới cá nhân
• Tiếp cận trên LinkedIn
• Nhóm doanh nghiệp địa phương
• Tiếp thị nội dung trên website của riêng bạn
• Nền tảng freelancer
• Gửi email cho các doanh nghiệp thường xuyên đăng nội dung
• Hợp tác với nhà thiết kế, marketer và nhà phát triển web

Sự nhất quán rất quan trọng. Nhiều doanh nghiệp viết phát triển nhờ lặp lại: xuất bản nội dung hữu ích, duy trì sự hiện diện và theo dõi một cách chuyên nghiệp.

Tiếp thị doanh nghiệp của bạn

Tiếp thị hiệu quả nhất khi cụ thể. Thay vì nói bạn là một người viết chung chung, hãy nêu rõ bạn giúp một nhóm đối tượng cụ thể như thế nào.

Ví dụ:

• “Tôi viết bài blog cho các doanh nghiệp dịch vụ địa phương.”
• “Tôi biên tập hồ sơ xin tài trợ cho các tổ chức phi lợi nhuận.”
• “Tôi giúp người tìm việc tạo ra hồ sơ xin việc mạnh hơn.”
• “Tôi cung cấp dịch vụ biên tập học thuật và hỗ trợ gia sư cho sinh viên.”

Thông điệp tập trung giúp khách hàng dễ hiểu giá trị của bạn hơn. Bạn có thể củng cố thông điệp đó bằng website, hồ sơ mạng xã hội, nội dung mẫu và tiếp cận qua email.

Quản lý chất lượng và danh tiếng

Trong kinh doanh dịch vụ viết, danh tiếng là tài sản lớn nhất của bạn. Vấn đề chất lượng có thể làm giảm niềm tin rất nhanh, đặc biệt nếu bạn làm việc trong một ngách phụ thuộc vào độ chính xác hoặc bảo mật.

Để bảo vệ danh tiếng của mình:

• Dùng quy trình tiếp nhận rõ ràng
• Xác nhận phạm vi trước mỗi dự án
• Theo dõi hạn chót cẩn thận
• Rà soát lại công việc trước khi bàn giao
• Giữ giao tiếp chuyên nghiệp
• Xin phản hồi sau khi hoàn thành

Nếu bạn phục vụ khách hàng trong môi trường giáo dục, hãy đặc biệt cẩn trọng để luôn nằm trong giới hạn đạo đức. Hãy cung cấp hỗ trợ giúp khách hàng học và cải thiện, không phải những cách tắt làm ảnh hưởng đến tính trung thực.

Hiểu các rủi ro

Giống như bất kỳ doanh nghiệp nào, dịch vụ viết cũng có thách thức. Các rủi ro phổ biến gồm:

• Dòng tiền không đều
• Phạm vi công việc bị mở rộng ngoài kế hoạch
• Thanh toán chậm
• Chỉnh sửa kéo dài hơn dự kiến
• Cạnh tranh từ các nhà cung cấp giá rẻ
• Danh tiếng bị ảnh hưởng do trễ hạn hoặc chất lượng kém

Bạn có thể giảm các rủi ro này bằng hợp đồng, đặt cọc, ranh giới dịch vụ rõ ràng và quy trình làm việc kỷ luật.

Lập kế hoạch tăng trưởng

Khi doanh nghiệp đã ổn định, bạn có thể mở rộng thông qua:

• Tuyển thêm người viết hoặc biên tập viên tự do
• Bổ sung retainer định kỳ
• Tăng giá khi nhu cầu tăng lên
• Phục vụ các ngách liên quan
• Cung cấp chiến lược, lập kế hoạch nội dung hoặc đào tạo
• Tạo nguồn khách hàng thụ động thông qua SEO và email marketing

Tăng trưởng nên có chủ đích. Hệ thống vững chắc quan trọng hơn mở rộng quá nhanh.

Kết luận

Một doanh nghiệp dịch vụ viết có thể là một công ty tinh gọn, linh hoạt và sinh lợi nếu bạn xây dựng nó dựa trên một ngách rõ ràng, quy trình mạnh và khả năng giao hàng đáng tin cậy. Những chủ doanh nghiệp thành công nhất xem viết lách vừa là tay nghề vừa là kinh doanh: họ bảo vệ chất lượng, giữ tổ chức tốt và giúp khách hàng dễ dàng đồng ý.

Nếu bạn muốn chính thức hóa công ty ngay từ đầu, Zenind có thể giúp bạn thành lập đúng cấu trúc doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và tiến lên với sự tự tin.