18 cách nhà sáng lập chống lại sự thay đổi và cách xây dựng một doanh nghiệp Mỹ linh hoạt hơn

Thay đổi là một trong số ít điều chắc chắn trong kinh doanh khởi nghiệp. Thị trường dịch chuyển, kỳ vọng của khách hàng thay đổi, quy định pháp lý biến động và những giả định ban đầu hiếm khi tồn tại nguyên vẹn trước thực tế. Với các nhà sáng lập tại Mỹ, khả năng thích ứng không phải là một kỹ năng mềm. Đó là một lợi thế kinh doanh.

Vấn đề là nhiều doanh nghiệp không thất bại vì chưa từng có tiềm năng. Họ thất bại vì những người điều hành tiếp tục bảo vệ sai thói quen quá lâu. Họ bám lấy những gì quen thuộc, nhầm lẫn giữa sự bận rộn và tiến bộ, rồi biến những ma sát tạm thời thành sự trì trệ kéo dài.

Nếu bạn đang bắt đầu hoặc phát triển một doanh nghiệp, mục tiêu không phải là chạy theo mọi xu hướng mới. Mục tiêu là xây dựng một công ty có thể phản ứng một cách thông minh khi môi trường thay đổi. Điều đó bắt đầu từ việc nhận ra những cách phổ biến nhất mà nhà sáng lập chống lại sự thay đổi.

Vì sao khả năng thích ứng quan trọng đối với các nhà sáng lập tại Mỹ

Một doanh nghiệp ở Hoa Kỳ phải xử lý nhiều hơn sản phẩm và bán hàng. Doanh nghiệp còn phải điều hướng các yêu cầu thành lập, hồ sơ nộp theo bang, nghĩa vụ thuế, hợp đồng, hạn tuân thủ, quyết định tuyển dụng và các thay đổi vận hành. Một cấu trúc công ty cứng nhắc có thể khiến tất cả những việc đó khó hơn.

Khả năng thích ứng giúp nhà sáng lập:

• Phản ứng nhanh hơn trước nhu cầu của khách hàng
• Sửa các giả định sai từ sớm
• Duy trì tuân thủ khi nghĩa vụ thay đổi
• Phân bổ lại nguồn lực mà không mất đà
• Bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro có thể tránh được
• Xây dựng một công ty bền vững hơn theo thời gian

Với nhiều doanh nhân, bước đầu tiên để trở nên linh hoạt là chọn nền tảng pháp lý và vận hành phù hợp. Đó là một trong những lý do các dịch vụ như Zenind quan trọng: chúng giúp nhà sáng lập thành lập pháp nhân kinh doanh, quản lý các nhiệm vụ tuân thủ và tập trung vào việc xây dựng thay vì chạy theo giấy tờ.

18 cách nhà sáng lập chống lại sự thay đổi

1. Họ xem sự khó chịu là lý do để dừng lại

Thay đổi thường gây bất tiện trước khi trở nên hữu ích. Những nhà sáng lập chống lại thay đổi thường diễn giải cảm giác khó chịu như một tín hiệu cho thấy ý tưởng đó sai.

Cách tiếp cận tốt hơn là tự hỏi liệu sự khó chịu đó đến từ sự bất định hay từ điểm yếu thực sự trong kế hoạch. Nhiều thay đổi đáng giá lúc đầu đều gây lúng túng vì chúng đòi hỏi thói quen mới.

2. Họ nhầm lẫn giữa sự quen thuộc và hiệu quả

Một quy trình có thể tạo cảm giác hiệu quả đơn giản vì ai cũng biết cách làm. Điều đó không có nghĩa nó là quy trình tốt nhất.

Nhà sáng lập nên thường xuyên tự hỏi liệu một quy trình làm việc tồn tại vì nó thực sự hiệu quả hay vì nó chỉ đơn giản đã tồn tại từ trước. Điều này áp dụng cho kịch bản bán hàng, quy trình tuyển dụng, thực hành thanh toán và theo dõi tuân thủ.

3. Họ tiếp tục sửa triệu chứng thay vì nguyên nhân gốc rễ

Nếu phàn nàn của khách hàng cứ lặp lại, vấn đề có lẽ mang tính cấu trúc. Nếu một nhà sáng lập cứ liên tục dập cùng một đám cháy vận hành, nghĩa là công ty chưa giải quyết được vấn đề cốt lõi.

Ví dụ, việc trễ hạn có thể không phải là vấn đề quản lý thời gian. Nó có thể là vấn đề hệ thống. Hệ thống tốt hơn sẽ giảm nhu cầu xử lý khẩn cấp.

4. Họ đánh giá quá cao lý thuyết và xem nhẹ việc thực thi

Một số nhà sáng lập dành quá nhiều thời gian bàn về điều nên xảy ra mà không đủ thời gian kiểm tra điều thực sự hiệu quả. Lý thuyết hữu ích, nhưng phải dẫn đến hành động.

Những thử nghiệm nhỏ thường có giá trị hơn những cuộc tranh luận lớn. Hãy thử, đo lường, điều chỉnh và lặp lại.

5. Họ chờ cho đến khi khẩn cấp buộc phải quyết định

Một doanh nghiệp chỉ hành động khi bị áp lực là một doanh nghiệp đã tự đánh mất quyền kiểm soát.

Chờ đến phút cuối sẽ dẫn đến việc nộp hồ sơ vội vàng, bỏ lỡ thời hạn gia hạn, lựa chọn tuyển dụng kém và các quyết định giá mang tính phản ứng. Lập kế hoạch sớm giúp bạn có không gian để chọn phản ứng đúng thay vì phản ứng nhanh nhất.

6. Họ thêm nhiều quy tắc hơn thay vì phán đoán tốt hơn

Khi một vấn đề xuất hiện, phản ứng mặc định thường là tạo thêm một chính sách. Nhiều quy tắc có thể hữu ích, nhưng quá nhiều quy tắc có thể che lấp khả năng phán đoán.

Câu hỏi tốt hơn là liệu đội ngũ có hiểu nguyên tắc đằng sau quy tắc hay không. Nguyên tắc rõ ràng tạo ra sự linh hoạt. Quy tắc quá mức tạo ra nút thắt.

7. Họ tranh luận về những điều gây xao nhãng thay vì ra quyết định

Đôi khi nhà sáng lập dành năng lượng cho câu hỏi kịch tính nhất thay vì câu hỏi quan trọng nhất. Điều đó có thể giống như tranh luận bất tận về thương hiệu, công cụ hoặc sở thích nhỏ trong khi vấn đề cốt lõi vẫn chưa được giải quyết.

Lãnh đạo tốt tập trung vào những quyết định đưa doanh nghiệp tiến lên. Sự rõ ràng hiệu quả hơn tranh cãi.

8. Họ xem lời khuyên từ bên ngoài như chân lý tuyệt đối

Ý kiến chuyên gia rất quan trọng, nhưng không chuyên gia nào hiểu doanh nghiệp của bạn chính xác như bạn. Lời khuyên cần được lọc qua thực tế của thị trường, khách hàng và nguồn lực của bạn.

Những nhà sáng lập mạnh mẽ lắng nghe cẩn thận rồi đưa ra quyết định dựa trên bối cảnh. Họ không giao phó toàn bộ phán đoán của mình cho người khác.

9. Họ tránh xây dựng hiểu biết vận hành của riêng mình

Một nhà sáng lập phụ thuộc hoàn toàn vào người khác để giải thích doanh nghiệp sẽ luôn ở trạng thái phản ứng bị động.

Bạn không cần trở thành chuyên gia ở mọi lĩnh vực, nhưng bạn cần đủ hiểu biết để đặt câu hỏi đúng. Điều đó bao gồm việc hiểu cấu trúc pháp nhân, các nguyên tắc tuân thủ cơ bản, phối hợp thuế và tác động thực tế của các lựa chọn của bạn.

10. Họ khăng khăng chỉ có một nguyên nhân bên ngoài

Rất dễ đổ lỗi cho một đối thủ, một biến động thị trường hoặc một nhân sự kém cho mọi vấn đề. Đôi khi lời giải thích đó đúng một phần. Thường thì nó chưa đầy đủ.

Hầu hết các vấn đề kinh doanh đều có nhiều nguyên nhân. Định giá, định vị, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng và thiết kế quy trình đều có thể cùng góp phần. Chẩn đoán tốt hơn dẫn đến hành động tốt hơn.

11. Họ lặp lại cùng một chiến lược và mong đợi kết quả khác

Đây là một trong những dạng chống thay đổi tốn kém nhất. Một nhà sáng lập có thể tiếp tục dùng cùng kênh tiếp thị, cùng đề nghị hoặc cùng phong cách quản lý rất lâu sau khi dữ liệu đã cho thấy nó không còn hiệu quả.

Sự kiên trì rất quan trọng, nhưng chỉ khi nó đi cùng việc học hỏi. Nếu kết quả không thay đổi, cách làm có lẽ cần thay đổi.

12. Họ mặc định không tin ý tưởng mới

Ý tưởng mới không tự động là tốt, nhưng từ chối chúng theo phản xạ cũng rủi ro không kém việc chấp nhận mọi thứ.

Doanh nghiệp lành mạnh tạo ra không gian để thử nghiệm. Một quy trình làm việc mới, mô hình dịch vụ mới hoặc công nghệ mới có thể cải thiện hiệu suất, giảm lỗi hoặc mở ra một nguồn doanh thu mới.

13. Họ bảo vệ hệ thống cũ vì nó đem lại cảm giác an toàn

Những thói quen đã được thiết lập có thể trở nên thiêng liêng ngay cả khi chúng không còn phục vụ doanh nghiệp. Điều này thường gặp ở các startup đã vượt quá cấu trúc ban đầu và ở các doanh nghiệp trưởng thành chưa cập nhật mô hình vận hành.

Một hệ thống nên tồn tại để hỗ trợ tăng trưởng, không phải để giữ nguyên sự thoải mái. Nếu công ty đã thay đổi, hệ thống cũng có thể cần thay đổi theo.

14. Họ nhầm lẫn sự hoàn hảo với sự sẵn sàng

Chủ nghĩa hoàn hảo thường chỉ là nỗi sợ được ngụy trang một cách có vẻ tích cực. Những nhà sáng lập chờ đợi bản ra mắt hoàn hảo, quy trình hoàn hảo hoặc quyết định hoàn hảo thường sẽ tiến quá chậm.

Sẵn sàng không giống như hoàn hảo. Mục tiêu là đủ sẵn sàng để hành động, rồi cải thiện khi doanh nghiệp học hỏi.

15. Họ tập trung quá nhiều vào thất bại

Nỗi sợ thất bại có thể khiến nhà sáng lập trở nên quá thận trọng. Họ có thể tránh những bước đi cần thiết vì lo mình sẽ chọn sai.

Không thể loại bỏ rủi ro, nhưng có thể quản lý nó. Câu hỏi tốt hơn là liệu một rủi ro có hợp lý, đo lường được và đủ khả năng đảo ngược để thử hay không.

16. Họ tiếp tục đầu tư vào cách làm hiện tại sau khi nó không còn hiệu quả

Có sự khác biệt giữa cam kết và ngoan cố. Cam kết giúp doanh nghiệp tạo đà. Ngoan cố khiến doanh nghiệp không thể thích ứng.

Nếu một chiến lược đã ngừng tạo ra kết quả, thêm nỗ lực thôi sẽ không khắc phục được. Doanh nghiệp có thể cần một kênh khác, đề nghị khác, mô hình nhân sự khác hoặc cấu trúc vận hành khác.

17. Họ ám ảnh về sai lầm thay vì học từ sai lầm

Sai lầm chỉ hữu ích nếu chúng tạo ra nhận thức mới. Nếu một nhà sáng lập cứ mãi sống lại lỗi cũ mà không thay đổi quy trình, sai lầm đó sẽ trở thành sự xao nhãng thay vì bài học.

Hãy tạo một quy trình rà soát. Xác định điều gì đã xảy ra, vì sao nó xảy ra, cần thay đổi gì và ai chịu trách nhiệm sửa.

18. Họ bám vào định kiến và giả định

Những giả định chưa được xem xét kỹ có thể âm thầm định hình việc tuyển dụng, chăm sóc khách hàng, định giá và các quyết định chiến lược. Khi những giả định đó không được kiểm tra, chúng sẽ hạn chế tăng trưởng.

Nhà sáng lập nên thường xuyên thách thức thiên kiến của chính mình. Hãy tự hỏi liệu quyết định đó dựa trên bằng chứng hay dựa trên thói quen.

Khả năng thích ứng thể hiện trong thực tế như thế nào

Khả năng thích ứng không phải là hỗn loạn. Đó là sự đáp ứng có kỷ luật.

Một doanh nghiệp linh hoạt hơn thường:

• Xem xét dữ liệu hiệu suất theo lịch đều đặn
• Tài liệu hóa quy trình để có thể cải tiến
• Duy trì lịch tuân thủ và nhắc nhở nộp hồ sơ
• Xem xét lại định giá và định vị khi thị trường thay đổi
• Đào tạo nhân sự ra quyết định, không chỉ làm theo chỉ dẫn
• Sử dụng công cụ giúp giảm công việc thủ công và bỏ sót hạn chót

Điều này quan trọng ngay từ ngày đầu. Một doanh nghiệp bắt đầu với nền tảng thành lập và tuân thủ vững chắc sẽ có vị thế tốt hơn để mở rộng sau này.

Cách Zenind hỗ trợ một doanh nghiệp linh hoạt hơn

Zenind giúp các nhà sáng lập tại Mỹ xây dựng một điểm khởi đầu vững chắc hơn bằng cách hỗ trợ các nhu cầu thiết yếu về thành lập và tuân thủ. Nền tảng đó giúp doanh nhân có thêm thời gian tập trung vào chiến lược, khách hàng và tăng trưởng.

Tùy vào cấu trúc và giai đoạn doanh nghiệp của bạn, điều đó có thể bao gồm:

• Thành lập LLC hoặc công ty cổ phần
• Giữ tổ chức tốt với các yêu cầu tuân thủ theo bang
• Quản lý nhu cầu đại diện đăng ký
• Theo dõi rõ ràng và hành động với các nghĩa vụ nộp hồ sơ
• Giảm ma sát hành chính để doanh nghiệp có thể di chuyển nhanh hơn

Mục tiêu không phải là loại bỏ thay đổi. Mục tiêu là làm cho thay đổi dễ xử lý hơn khi nó đến.

Xây dựng một doanh nghiệp có thể thay đổi mà không gãy đổ

Mọi nhà sáng lập đều có lúc phải đối mặt với khoảnh khắc khi kế hoạch ban đầu không còn phù hợp với thực tế. Những doanh nghiệp tồn tại lâu dài không phải là những doanh nghiệp tránh thay đổi hoàn toàn. Đó là những doanh nghiệp có thể nhận ra thay đổi sớm, phản ứng thông minh và thích ứng mà không đánh mất sứ mệnh cốt lõi.

Nếu bạn muốn một công ty bền bỉ hơn, hãy bắt đầu bằng việc loại bỏ những thói quen khiến bạn mắc kẹt. Thay thế suy đoán bằng hệ thống, phản ứng tức thời bằng kế hoạch, và nỗi sợ bằng hành động có thông tin. Sau đó xây dựng trên nền tảng thành lập và tuân thủ hỗ trợ tăng trưởng thay vì làm chậm nó lại.

Đó là cách một doanh nghiệp trở nên đủ linh hoạt để vượt qua bất định và đủ mạnh để phát triển qua nó.