Cách viết thỏa thuận hợp danh kinh doanh

Hợp tác kinh doanh có thể là một trong những cách nhanh nhất để khởi sự và phát triển một công ty. Khi hai hoặc nhiều người cùng góp vốn, kỹ năng, mối quan hệ và thời gian, tiềm năng tăng trưởng có thể rất lớn. Nhưng quyền sở hữu chung cũng tạo ra rủi ro chung. Nếu các kỳ vọng không được ghi chép rõ ràng, ngay cả một dự án đầy hứa hẹn cũng có thể vướng vào tranh chấp về tiền bạc, trách nhiệm, việc ra quyết định hoặc tương lai của doanh nghiệp.

Đó là lý do thỏa thuận hợp danh kinh doanh rất quan trọng. Văn bản này đặt ra các quy tắc trước khi tranh chấp phát sinh. Nó xác định vai trò của từng đối tác, tỷ lệ sở hữu, quyền tài chính, quyền biểu quyết và các phương án rút lui. Một thỏa thuận được soạn thảo tốt sẽ giảm sự nhầm lẫn và giúp doanh nghiệp có một khuôn khổ để xử lý thay đổi.

Hướng dẫn này giải thích thỏa thuận hợp danh là gì, cần bao gồm những gì và cách viết một thỏa thuận hỗ trợ sự ổn định lâu dài.

Thỏa thuận hợp danh kinh doanh là gì?

Thỏa thuận hợp danh kinh doanh là một hợp đồng bằng văn bản giữa các chủ sở hữu doanh nghiệp cùng hoạt động với tư cách là đối tác. Văn bản này mô tả cách hợp danh sẽ vận hành, lợi nhuận và thua lỗ sẽ được phân chia như thế nào, các quyết định sẽ được đưa ra ra sao và điều gì xảy ra nếu một đối tác rời đi, qua đời hoặc muốn bán phần sở hữu của mình.

Mặc dù trong một số trường hợp có thể tồn tại các thỏa thuận miệng, việc dựa vào trí nhớ hoặc các cuộc trò chuyện không chính thức là rất rủi ro. Một thỏa thuận bằng văn bản tạo ra hồ sơ rõ ràng và giúp ngăn ngừa hiểu lầm.

Thỏa thuận hợp danh đặc biệt quan trọng khi:

• Hai hoặc nhiều người cùng khởi sự một doanh nghiệp
• Các đối tác góp các khoản tiền hoặc công sức khác nhau
• Một đối tác mang đến kiến thức ngành trong khi đối tác khác quản lý vận hành
• Chủ sở hữu muốn lập kế hoạch cho kế nhiệm, mua lại phần vốn hoặc tranh chấp
• Doanh nghiệp dự kiến phát triển và cần một cơ cấu quản trị ổn định

Vì sao bạn cần một thỏa thuận

Nhiều nhà sáng lập mới trì hoãn việc chính thức hóa mối quan hệ của mình quá lâu. Điều đó có thể dẫn đến những vấn đề có thể tránh được về sau. Một thỏa thuận hợp danh bảo vệ doanh nghiệp theo nhiều cách.

1. Làm rõ kỳ vọng

Mỗi đối tác có thể cho rằng mình hiểu giống nhau về trách nhiệm, nhưng trên thực tế các giả định thường khác nhau. Một thỏa thuận bằng văn bản giúp xác định ai làm gì và ai kiểm soát quyết định nào.

2. Giảm tranh chấp

Khi xảy ra bất đồng, thỏa thuận trở thành điểm tham chiếu. Thay vì tranh cãi về ý định của ai đó, các đối tác có thể nhìn vào hợp đồng.

3. Bảo vệ quyền sở hữu

Một thỏa thuận rõ ràng giải thích cách quyền sở hữu được phân chia và cách quyền sở hữu bổ sung có thể được phát hành. Điều này rất quan trọng khi công ty huy động vốn, bổ sung đối tác mới hoặc thay đổi định hướng.

4. Hỗ trợ tính liên tục

Một doanh nghiệp có thể bị gián đoạn khi một đối tác rời đi đột ngột. Một thỏa thuận tốt bao gồm các quy trình cho việc nghỉ hưu, qua đời, mất năng lực hành vi hoặc bị loại bỏ, giúp quá trình chuyển tiếp diễn ra suôn sẻ hơn.

5. Hỗ trợ tài chính và tính chuyên nghiệp

Ngân hàng, nhà đầu tư, luật sư và kế toán thường xem tài liệu chính thức là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp được tổ chức tốt và đã sẵn sàng.

Thỏa thuận hợp danh và operating agreement

Chủ doanh nghiệp đôi khi nhầm lẫn giữa thỏa thuận hợp danh và operating agreement. Hai loại này có liên quan, nhưng không giống nhau.

• Thỏa thuận hợp danh thường được dùng khi hai hoặc nhiều người hoạt động theo mô hình hợp danh.
• Operating agreement thường được dùng cho LLC.

Nếu bạn đang thành lập LLC có nhiều chủ sở hữu, bạn thường cần operating agreement, không phải thỏa thuận hợp danh. Nếu bạn đang vận hành một công ty hợp danh thông thường hoặc một cấu trúc tương tự, thỏa thuận hợp danh có thể là văn bản phù hợp.

Zenind hỗ trợ doanh nhân thành lập LLC và công ty cổ phần, vì vậy việc lựa chọn đúng cấu trúc là bước đầu tiên rất quan trọng trước khi bạn soạn thảo các tài liệu về quyền sở hữu.

Thỏa thuận hợp danh kinh doanh nên bao gồm những gì

Một thỏa thuận mạnh là đủ chi tiết để ngăn nhầm lẫn nhưng vẫn đủ rõ ràng để thực tế áp dụng. Các điều khoản cụ thể sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp, nhưng hầu hết các thỏa thuận nên bao gồm các điểm sau.

1. Tên doanh nghiệp và mục đích

Xác định tên pháp lý hoặc tên hoạt động của doanh nghiệp và mô tả mục đích của công ty. Phần này nên giải thích doanh nghiệp làm gì và phạm vi hoạt động của hợp danh.

2. Thông tin các đối tác

Liệt kê từng đối tác bằng họ tên pháp lý đầy đủ và thông tin liên hệ. Nếu có đối tác nào đang đại diện thông qua một pháp nhân, hãy nêu rõ điều đó.

3. Tỷ lệ sở hữu

Nêu rõ quyền sở hữu được phân chia như thế nào. Sở hữu ngang bằng là phổ biến, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp. Nếu một đối tác đóng góp nhiều vốn hơn, tài sản trí tuệ nhiều hơn hoặc công sức vận hành lớn hơn, tỷ lệ có thể khác nhau.

4. Góp vốn

Ghi lại những gì mỗi đối tác đóng góp ban đầu. Khoản góp có thể bao gồm:

• Tiền mặt
• Thiết bị
• Tài sản trí tuệ
• Quan hệ khách hàng sẵn có
• Công sức lao động
• Bất động sản hoặc tài sản khác

Hãy nêu rõ một khoản đóng góp là khoản đầu tư một lần, khoản vay hay tài sản được chuyển giao cho doanh nghiệp.

5. Phân bổ lợi nhuận và thua lỗ

Giải thích cách lợi nhuận và thua lỗ sẽ được chia. Việc phân bổ có thể theo tỷ lệ sở hữu hoặc theo một công thức khác đã thỏa thuận. Nếu việc phân phối không hoàn toàn trùng với tỷ lệ sở hữu, điều đó phải được nêu rõ.

6. Vai trò và trách nhiệm

Xác định ai chịu trách nhiệm cho hoạt động hằng ngày, ghi chép sổ sách, bán hàng, tuyển dụng, tuân thủ, marketing hoặc công việc kỹ thuật. Trách nhiệm càng được phân công rõ ràng, việc yêu cầu từng đối tác chịu trách nhiệm càng dễ dàng.

7. Quyền ra quyết định

Phần này rất quan trọng. Nó nên giải thích những quyết định nào mỗi đối tác có thể tự đưa ra và những quyết định nào cần được phê duyệt.

Các nhóm phổ biến bao gồm:

• Quyết định vận hành thường ngày
• Phê duyệt chi tiêu vượt quá một mức nhất định
• Tuyển dụng và cho nghỉ việc nhân viên
• Vay nợ
• Ký kết hợp đồng
• Kết nạp đối tác mới
• Bán tài sản lớn
• Giải thể doanh nghiệp

Bạn có thể yêu cầu phải có sự đồng ý nhất trí cho các quyết định lớn, trong khi các quyết định vận hành hằng ngày được giao cho một đối tác hoặc người quản lý.

8. Quyền biểu quyết

Nếu các đối tác có tỷ lệ sở hữu khác nhau, quyền biểu quyết có thể đi theo tỷ lệ sở hữu hoặc được phân bổ theo cách khác. Hãy quy định rõ quy tắc biểu quyết để không có sự mơ hồ.

9. Tài khoản ngân hàng và lưu trữ hồ sơ

Nêu rõ ai có quyền truy cập tài khoản tài chính, ai lập báo cáo và cách lưu giữ hồ sơ. Lưu trữ hồ sơ tốt giúp việc khai thuế và kiểm toán dễ dàng hơn nhiều.

10. Thù lao và khoản rút vốn

Nếu các đối tác sẽ nhận lương, khoản thanh toán bảo đảm hoặc khoản rút vốn, thỏa thuận nên quy định cách thức hoạt động của các khoản thanh toán đó. Nhiều doanh nghiệp thất bại vì không xác định rõ vấn đề này từ đầu, dẫn đến bất mãn hoặc khó khăn dòng tiền về sau.

11. Vấn đề thuế

Xác định cách doanh nghiệp sẽ xử lý các tờ khai thuế và ai có thẩm quyền làm việc với kế toán hoặc chuyên gia thuế. Thỏa thuận cũng có thể chỉ định một đối tác phụ trách vấn đề thuế hoặc người liên hệ tương tự.

12. Hạn chế chuyển nhượng

Một đối tác không nên có thể tự do bán hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu cho bất kỳ ai mà không có quy định. Các hạn chế chuyển nhượng giúp duy trì quyền kiểm soát và bảo vệ hợp danh khỏi bên thứ ba không mong muốn.

13. Điều khoản mua lại

Bao gồm điều gì xảy ra nếu một đối tác muốn rời đi. Thỏa thuận nên xác định:

• Các đối tác còn lại có quyền ưu tiên mua hay không
• Phần sở hữu của đối tác rời đi sẽ được định giá như thế nào
• Việc thanh toán có được thực hiện theo nhiều đợt hay không
• Những sự kiện nào kích hoạt việc mua lại

14. Qua đời, mất năng lực hoặc không còn khả năng làm việc

Một doanh nghiệp không nên bị bỏ lại mà không có kế hoạch nếu một đối tác qua đời hoặc không còn khả năng làm việc. Thỏa thuận có thể nêu rõ phần sở hữu sẽ chuyển cho người thừa kế, được doanh nghiệp mua lại hoặc được xử lý theo cách khác.

15. Giải quyết tranh chấp

Ngay cả các đối tác đồng thuận tốt cũng đôi khi bất đồng. Một điều khoản giải quyết tranh chấp có thể yêu cầu thương lượng, hòa giải hoặc trọng tài trước khi kiện tụng. Điều này tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời mang lại cho các đối tác một quy trình có cấu trúc.

16. Thủ tục giải thể

Quy định cách doanh nghiệp sẽ được chấm dứt nếu các đối tác quyết định đóng cửa. Bao gồm các bước thanh toán nợ, bán tài sản và phân chia phần giá trị còn lại.

17. Quy trình sửa đổi

Thỏa thuận nên giải thích cách nó có thể được thay đổi. Yêu cầu sửa đổi bằng văn bản có chữ ký của tất cả các đối tác sẽ giúp ngăn tranh cãi về những thay đổi không chính thức.

Cách viết thỏa thuận từng bước

Việc viết thỏa thuận hợp danh sẽ dễ hơn nhiều khi bạn chia thành từng giai đoạn.

Bước 1: Xác định mối quan hệ kinh doanh

Bắt đầu bằng việc quyết định mối quan hệ giữa các đối tác là gì. Họ có phải là đồng sở hữu ngang bằng không? Có đối tác nào là người đầu tư thụ động không? Có người chịu trách nhiệm vận hành trong khi người khác tài trợ cho doanh nghiệp không? Thỏa thuận nên phản ánh cấu trúc thực tế, chứ không phải một phiên bản lý tưởng.

Bước 2: Thu thập các thông tin quan trọng

Trước khi soạn thảo, hãy thu thập thông tin cơ bản:

• Họ tên pháp lý đầy đủ
• Tỷ lệ sở hữu
• Số tiền góp vốn
• Mục đích kinh doanh
• Thẩm quyền ra quyết định
• Vai trò quản lý dự kiến
• Quy tắc thoái vốn và mua lại mong muốn

Nếu bạn chưa thống nhất các chi tiết này trước, quá trình soạn thảo sẽ bị đình trệ.

Bước 3: Quyết định những quyết định nào cần phê duyệt

Đây là một trong những lựa chọn quan trọng nhất. Doanh nghiệp thường thất bại khi một đối tác cho rằng mình có thể tự hành động còn đối tác kia lại kỳ vọng phải có sự đồng thuận chung. Hãy quy định rõ ngưỡng cho chi tiêu, vay mượn, tuyển dụng và ký kết hợp đồng.

Bước 4: Ghi các điều khoản tài chính bằng văn bản

Tiền bạc là nơi nhiều mối hợp tác đổ vỡ. Hãy bao quát góp vốn, chia lợi nhuận, phân phối, hoàn trả chi phí, trách nhiệm thuế và quy trình kế toán. Nếu các bên có ý định đặc biệt nào, hãy ghi rõ bằng văn bản.

Bước 5: Lập kế hoạch cho các tình huống rút lui

Không doanh nghiệp nào nên giả định rằng mọi đối tác sẽ ở lại mãi mãi. Một thỏa thuận tốt sẽ dự liệu việc từ chức, bán lại, nghỉ hưu, bệnh tật, qua đời và bế tắc. Kế hoạch thoái lui có thể là phần giá trị nhất của tài liệu.

Bước 6: Rà soát tính nhất quán

Kiểm tra thỏa thuận để phát hiện các mâu thuẫn. Ví dụ, một điều khoản có thể nói rằng cần có sự chấp thuận nhất trí, trong khi điều khoản khác lại trao quyền ký hợp đồng cho một đối tác duy nhất. Bản cuối cùng phải nhất quán về mặt nội bộ.

Bước 7: Nhờ rà soát

Thỏa thuận hợp danh có thể kéo theo hệ quả về thuế, trách nhiệm pháp lý và quản trị. Tốt nhất nên để luật sư xem bản dự thảo cuối cùng, đặc biệt nếu doanh nghiệp có tài sản đáng kể, nhiều chủ sở hữu hoặc các sắp xếp phức tạp.

Bước 8: Ký và lưu bản đã ký

Sau khi hoàn thiện thỏa thuận, mỗi đối tác nên ký tên. Hãy giữ một bản đã ký ở nơi an toàn và đảm bảo những người ra quyết định quan trọng có thể truy cập khi cần.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Một thỏa thuận hợp danh chỉ hữu ích nếu nó được soạn thảo cẩn thận. Những sai lầm sau thường gây ra vấn đề về sau.

Dùng ngôn ngữ mơ hồ

Các cụm như “nỗ lực hợp lý” hoặc “quyền kiểm soát chung” nghe có vẻ công bằng, nhưng khó thực thi. Ngôn ngữ cụ thể sẽ tốt hơn.

Bỏ qua tình trạng bế tắc

Nếu hai đối tác mỗi người sở hữu 50 phần trăm doanh nghiệp, tình trạng bế tắc là khả năng thực tế. Thỏa thuận nên bao gồm quy trình để phá vỡ thế cân bằng hoặc buộc phải giải quyết.

Không đề cập đến khoản góp vốn bằng tiền mặt

Một đối tác góp tiền có thể kỳ vọng lợi ích khác với đối tác góp thời gian. Nếu sự khác biệt này không được xử lý, mâu thuẫn có thể nhanh chóng gia tăng.

Bỏ qua quy tắc rời khỏi doanh nghiệp

Nhiều tranh chấp xảy ra khi một đối tác muốn rút lui. Không có quy tắc mua lại, các bên có thể không có lộ trình nào cho việc định giá hoặc thời điểm thanh toán.

Xem thỏa thuận như một việc làm một lần

Doanh nghiệp sẽ phát triển. Quyền sở hữu, trách nhiệm và doanh thu có thể thay đổi. Hãy rà soát thỏa thuận định kỳ và cập nhật khi công ty lớn lên hoặc thay đổi hướng đi.

Một số điều khoản mẫu cần cân nhắc

Một thỏa thuận đầy đủ nên được tùy chỉnh, nhưng các loại điều khoản sau khá phổ biến:

• Điều khoản quản lý xác định ai điều hành hoạt động hằng ngày
• Điều khoản góp vốn liệt kê các khoản đóng góp ban đầu
• Điều khoản phân phối quy định thời điểm chi trả lợi nhuận
• Điều khoản hạn chế chuyển nhượng giới hạn việc chuyển nhượng ra bên ngoài
• Điều khoản mua bán phần vốn điều chỉnh việc chuyển nhượng quyền sở hữu
• Điều khoản giải quyết tranh chấp đặt ra yêu cầu thương lượng hoặc hòa giải
• Điều khoản giải thể mô tả cách đóng doanh nghiệp

Những điều khoản này không cần quá phức tạp, nhưng phải rõ ràng và nhất quán.

Khi nào nên nhờ hỗ trợ pháp lý

Một số mối hợp tác khá đơn giản. Những mối khác liên quan đến nhà đầu tư, tài sản trí tuệ, bất động sản hoặc số vốn lớn. Doanh nghiệp càng phức tạp thì việc rà soát pháp lý càng quan trọng.

Hãy cân nhắc tìm hỗ trợ chuyên môn nếu:

• Các đối tác góp tài sản không đồng đều
• Một hoặc nhiều đối tác là nhà đầu tư thụ động
• Công ty sẽ sở hữu tài sản trí tuệ có giá trị
• Doanh nghiệp có khoản nợ hoặc nguồn tài trợ bên ngoài
• Hợp danh có thành viên là người thân trong gia đình hoặc bạn bè thân thiết
• Chủ sở hữu muốn các điều khoản phân bổ nhạy cảm về thuế

Một luật sư có thể giúp điều chỉnh thỏa thuận phù hợp với tình huống và pháp luật địa phương của bạn.

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp mới như thế nào

Hồ sơ pháp lý vững chắc bắt đầu từ cấu trúc doanh nghiệp phù hợp. Zenind giúp doanh nhân thành lập LLC và công ty cổ phần một cách hiệu quả để họ có thể chuyển từ ý tưởng sang doanh nghiệp có tổ chức với ít trở ngại hơn. Khi pháp nhân của bạn đã được thiết lập, bạn có thể tập trung vào quản trị nội bộ, quy tắc sở hữu và những thỏa thuận giúp doanh nghiệp ổn định.

Nếu bạn đang xây dựng công ty cùng một hoặc nhiều đối tác, dành thời gian chuẩn hóa cấu trúc từ sớm có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí về sau.

Kết luận

Thỏa thuận hợp danh kinh doanh không chỉ là một thủ tục hình thức. Đây là một công cụ thực tế giúp các chủ sở hữu thống nhất kỳ vọng, ngăn ngừa xung đột và bảo vệ công ty khi phát triển. Những thỏa thuận tốt nhất là cụ thể, cân bằng và được điều chỉnh theo những người tham gia.

Nếu bạn đang khởi sự doanh nghiệp với một đồng sở hữu, đừng để các vấn đề lớn phụ thuộc vào trí nhớ hoặc giả định. Hãy ghi lại các quy tắc ngay bây giờ, trước khi doanh nghiệp chịu áp lực. Một bước đơn giản như vậy có thể tạo ra khác biệt giữa một mối hợp tác phát triển bền vững và một mối hợp tác tan vỡ.