Khấu trừ thuế của LLC: Hướng dẫn thực tế cho chủ doanh nghiệp nhỏ

LLC có thể là một cấu trúc doanh nghiệp linh hoạt, nhưng quy tắc thuế phụ thuộc vào cách IRS phân loại thực thể đó. Mặc định, LLC một chủ sở hữu thường được xem là thực thể bị bỏ qua, LLC nhiều chủ sở hữu thường được xem là công ty hợp danh, và bất kỳ loại nào cũng có thể chọn cách bị đánh thuế như công ty. Phân loại đó rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến cách ghi nhận thu nhập, các mẫu biểu phải nộp và nơi các khoản khấu trừ xuất hiện trên tờ khai.

Điều tích cực là chủ LLC thường có thể tiếp cận nhiều khoản khấu trừ tương tự như các doanh nghiệp nhỏ khác. Mấu chốt là hiểu IRS xem khoản chi nào là khoản chi thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh, lưu hồ sơ rõ ràng và tách biệt chi tiêu kinh doanh với chi tiêu cá nhân ngay từ đầu.

Cách thuế của LLC ảnh hưởng đến khấu trừ

LLC là một cấu trúc pháp lý, chứ không phải bản thân là một phân loại thuế. Vì mục đích thuế liên bang, IRS có thể xem LLC là:

• Thực thể bị bỏ qua, nếu chỉ có một chủ sở hữu và không chọn trạng thái thuế công ty
• Công ty hợp danh, nếu có nhiều chủ sở hữu và không chọn trạng thái thuế công ty
• Công ty C, nếu nộp lựa chọn để bị đánh thuế như công ty
• Công ty S, nếu đủ điều kiện và nộp lựa chọn phù hợp

Vì sao điều này quan trọng: cùng một khoản chi vẫn có thể được khấu trừ, nhưng biểu mẫu, thời điểm và cách báo cáo có thể thay đổi. Ví dụ, chủ sở hữu duy nhất có thể báo cáo khấu trừ kinh doanh trên Schedule C, trong khi công ty hợp danh báo cáo các khoản mục trên Form 1065 và phân bổ chúng cho các thành viên.

Quy tắc cốt lõi: thông thường và cần thiết

IRS thường cho phép khấu trừ kinh doanh khi một khoản chi vừa thông thường vừa cần thiết cho ngành nghề hoặc hoạt động kinh doanh.

• Thông thường nghĩa là phổ biến và được chấp nhận trong lĩnh vực của bạn.
• Cần thiết nghĩa là hữu ích và phù hợp với doanh nghiệp.

Khoản chi không cần phải là yếu tố không thể thiếu. Nhưng nó phải gắn với doanh nghiệp, được ghi chép đầy đủ và có số tiền hợp lý.

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây là nơi nhiều chủ doanh nghiệp mắc lỗi. Một khoản mua có thể hữu ích cho doanh nghiệp nhưng vẫn không được khấu trừ nếu mang tính cá nhân, mang tính vốn hoặc không được chứng minh đầy đủ.

Các khoản khấu trừ thuế LLC phổ biến

Chi phí khởi nghiệp

Nếu bạn đã chi tiền trước khi LLC bắt đầu hoạt động, những khoản đó có thể đủ điều kiện là chi phí khởi nghiệp. Ví dụ thường gặp gồm:

• Nghiên cứu thị trường
• Quảng cáo trước khi ra mắt
• Chi phí đi lại gắn với việc khởi động doanh nghiệp
• Phí pháp lý và tư vấn liên quan đến việc mở doanh nghiệp
• Đào tạo cho nhân viên trước khi khai trương

Một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ ngay, trong khi các khoản khác phải được phân bổ dần theo thời gian. Theo quy định hiện hành của IRS, một số chi phí khởi nghiệp nhất định có thể đủ điều kiện nhận khoản khấu trừ ngay có giới hạn, phần còn lại thường được thu hồi trong 15 năm. Cách xử lý cụ thể phụ thuộc vào khoản chi và năm thuế.

Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà ở của mình một cách độc quyền và thường xuyên cho kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện khấu trừ văn phòng tại nhà. Khoản này có thể bao gồm một phần:

• Tiền thuê nhà
• Lãi thế chấp
• Tiện ích
• Bảo hiểm tài sản
• Sửa chữa và bảo trì
• Khấu hao, trong một số trường hợp

Khấu trừ văn phòng tại nhà là một trong những khoản bị xem xét kỹ nhất, vì vậy không gian đó phải được sử dụng nhất quán và chỉ cho mục đích kinh doanh. Một bàn ăn vừa là nơi làm việc của gia đình thường sẽ không đủ điều kiện.

Tiền thuê và không gian văn phòng

Nếu LLC của bạn thuê cửa hàng, kho, không gian làm việc chung hoặc văn phòng, tiền thuê nhìn chung được khấu trừ như một khoản chi kinh doanh. Điều này cũng có thể bao gồm thiết bị thuê hoặc chi phí thuê thiết bị dùng cho hoạt động kinh doanh.

Tiền lương nhân viên và thuế tiền lương

Nếu LLC có nhân viên, tiền lương của họ nhìn chung được khấu trừ. Phần thuế tiền lương do chủ sử dụng lao động đóng cũng thường được khấu trừ, cùng với nhiều phúc lợi cho nhân viên.

Các chi phí liên quan đến lao động thường có thể khấu trừ gồm:

• Tiền lương và công
• Thuế tiền lương do chủ sử dụng lao động đóng
• Khoản đóng góp hưu trí
• Phí bảo hiểm y tế do doanh nghiệp trả cho nhân viên
• Các phúc lợi nhân viên đủ điều kiện khác

Thanh toán cho nhà thầu độc lập

Các khoản thanh toán cho nhà thầu độc lập thường có thể được khấu trừ như chi phí kinh doanh. Điều này bao gồm freelancer, tư vấn viên, kế toán viên, nhà thiết kế, lập trình viên và các bên không phải nhân viên khác cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp.

Việc báo cáo đúng rất quan trọng ở đây. Nếu cần, LLC có thể phải phát hành Form 1099-NEC để báo cáo các khoản thanh toán cho nhà thầu.

Chi phí xe và số dặm

Nếu bạn sử dụng xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể khấu trừ phần chi phí tương ứng với hoạt động kinh doanh. IRS cho phép hai cách tính chung:

• Mức chuẩn theo số dặm
• Phương pháp chi phí thực tế

Phương pháp số dặm chuẩn thường đơn giản hơn. Mức chuẩn của IRS thay đổi hằng năm; cho năm 2026, mức kinh doanh là 72,5 cent mỗi dặm. Phương pháp chi phí thực tế có thể phù hợp hơn khi chi phí vận hành cao, nhưng đòi hỏi lưu hồ sơ chặt chẽ hơn.

Dù theo cách nào, bạn cũng cần nhật ký số dặm lập đồng thời hoặc các hồ sơ đáng tin cậy khác cho thấy mục đích kinh doanh, ngày, điểm đến và số dặm đã đi.

Chi phí đi công tác

Việc đi lại chủ yếu phục vụ kinh doanh thường có thể được khấu trừ. Ví dụ thường gặp gồm:

• Vé máy bay
• Khách sạn
• Xe thuê
• Taxi và dịch vụ gọi xe
• Phí hành lý
• Bữa ăn trong các tình huống đủ điều kiện
• Giặt khô và giặt ủi trong chuyến công tác

Chuyến đi phải thông thường, cần thiết và gắn với hoạt động kinh doanh. Một kỳ nghỉ gia đình có kèm một cuộc gặp khách hàng không phải là chuyến đi công tác.

Phí bảo hiểm

Phí bảo hiểm kinh doanh thường có thể được khấu trừ khi chúng bảo vệ hoạt động của LLC. Ví dụ có thể gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm bồi thường lao động
• Bảo hiểm tài sản
• Bảo hiểm an ninh mạng

Phí bảo hiểm cá nhân là vấn đề khác và thường không được khấu trừ như chi phí kinh doanh.

Vật tư, phần mềm và gói dịch vụ

Nhiều khoản chi nhỏ định kỳ dễ bị bỏ sót, nhưng chúng cộng dồn rất nhanh. Những khoản này thường bao gồm:

• Vật tư văn phòng
• Phí gửi thư
• Mực máy in
• Phần mềm máy tính
• Lưu trữ đám mây
• Gói SaaS
• Lưu trữ web
• Đăng ký tên miền
• Phí xử lý thanh toán
• Phí dịch vụ ngân hàng

Đây thường là những khoản khấu trừ sạch nhất vì chúng gắn trực tiếp với hoạt động hằng ngày.

Phí dịch vụ chuyên môn

Phí trả cho hỗ trợ chuyên môn nhìn chung được khấu trừ nếu chúng thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm:

• Phí kế toán
• Dịch vụ ghi sổ
• Phí pháp lý
• Phí dịch vụ payroll
• Phí chuẩn bị tờ khai thuế cho doanh nghiệp
• Phí tư vấn

Nếu dịch vụ liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp hoặc xử lý hoạt động thường xuyên, nó có thể đủ điều kiện. Nếu mang tính cá nhân, thường là không.

Giáo dục và đào tạo

Đào tạo có thể được khấu trừ khi nó giúp bạn duy trì hoặc nâng cao kỹ năng dùng trong doanh nghiệp hiện tại. Ví dụ:

• Hội nghị ngành
• Chứng chỉ
• Hội thảo
• Ấn phẩm nghề nghiệp
• Sách và khóa học liên quan đến kinh doanh

Đào tạo nhằm chuẩn bị cho một ngành nghề hoặc doanh nghiệp mới sẽ được xử lý khác, vì vậy mục đích của việc học rất quan trọng.

Thuế và giấy phép

Một số loại thuế và phí giấy phép gắn với doanh nghiệp có thể được khấu trừ. Tùy trường hợp, điều này có thể bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh cấp bang và địa phương
• Thuế tài sản đối với tài sản kinh doanh
• Thuế bán hàng đã trả cho một số khoản mua phục vụ kinh doanh trong một số trường hợp
• Một số loại thuế kinh doanh địa phương

Không phải loại thuế nào cũng được khấu trừ, và cách xử lý có thể thay đổi theo bang và loại thực thể.

Khấu trừ thuế tự doanh

Nếu thu nhập từ LLC của bạn chịu thuế tự doanh, bạn có thể khấu trừ một nửa số thuế đó trên tờ khai cá nhân. Đây không phải là khấu trừ kinh doanh theo cách như tiền thuê hay vật tư, nhưng là một khoản giảm thuế quan trọng đối với nhiều chủ LLC bị đánh thuế như chủ sở hữu duy nhất hoặc thành viên công ty hợp danh.

Quà tặng kinh doanh

Quà tặng kinh doanh đôi khi có thể được khấu trừ, nhưng quy tắc bị giới hạn. IRS nhìn chung giới hạn mức khấu trừ ở 25 USD cho mỗi người nhận mỗi năm thuế, và một số chi phí phụ trợ có thể không tính vào giới hạn này nếu chúng không làm tăng đáng kể giá trị món quà.

Khoản đóng góp từ thiện

Nếu LLC của bạn thực hiện các khoản tặng từ thiện, khoản khấu trừ phụ thuộc vào cách LLC bị đánh thuế và bản chất của khoản đóng góp. Các khoản đóng góp do LLC dạng pass-through thực hiện có thể chuyển qua cho chủ sở hữu, trong khi cách đánh thuế như công ty có thể thay đổi quy tắc. Hãy lưu hồ sơ cho các khoản tặng bằng tiền và tài sản quyên góp.

Các khoản khấu trừ mà chủ LLC thường bỏ sót

Nhiều chủ doanh nghiệp tập trung vào các khoản chi rõ ràng và bỏ qua những khoản nhỏ hơn nhưng vẫn có thể khấu trừ. Hãy chú ý đến:

• Phí xử lý giao dịch của cổng thanh toán
• Phí ngân hàng
• Phí đỗ xe khi đi công tác
• Chi phí bữa ăn kinh doanh trong các tình huống đủ điều kiện
• Chi phí quảng cáo
• Hội phí cho tổ chức nghề nghiệp
• Chi phí điện thoại và internet dùng cho kinh doanh
• Sửa chữa và bảo trì tài sản kinh doanh
• Nhân công thuê ngoài
• Tiền thuê văn phòng chia sẻ với người dùng kinh doanh khác

Bài học thực tế rất đơn giản: nếu khoản chi phát sinh vì bạn đang vận hành doanh nghiệp, đáng để xem xét.

Tín dụng thuế khác với khấu trừ

Khấu trừ làm giảm thu nhập chịu thuế. Tín dụng thuế làm giảm trực tiếp số thuế phải nộp, theo từng đô la. Tín dụng thường có giá trị hơn khấu trừ, nhưng điều kiện đủ điều kiện thường hẹp hơn.

Tùy vào doanh nghiệp, LLC của bạn có thể đủ điều kiện cho các tín dụng như:

• Tín dụng khởi động kế hoạch hưu trí cho chủ lao động nhỏ và tự động ghi danh
• Tín dụng chăm sóc trẻ em do chủ lao động cung cấp
• Tín dụng thuế nhiên liệu trong các tình huống hạn chế
• Tín dụng FICA tip cho các doanh nghiệp ăn uống và đồ uống đủ điều kiện

Một số tín dụng chỉ có sẵn khi bạn đáp ứng các yêu cầu cụ thể về quy mô, ngành hoặc tiền lương. Các tín dụng khác gắn với kế hoạch hưu trí hoặc phúc lợi cho nhân viên. Điều quan trọng là bạn nên xem xét cả khấu trừ lẫn tín dụng trước khi nộp.

Những khoản thường không được khấu trừ

Không phải mọi khoản chi liên quan đến doanh nghiệp đều được khấu trừ. Những lỗi thường gặp gồm:

• Chi phí sinh hoạt cá nhân
• Chi phí đi lại từ nhà đến nơi làm việc thường xuyên
• Rút tiền của chủ sở hữu hoặc phân phối cho thành viên
• Chi phí giải trí mang tính cá nhân
• Các khoản mua tài sản vốn phải khấu hao hoặc phân bổ thay vì khấu trừ ngay
• Tiền phạt và chế tài
• Chi phí không có tài liệu chứng minh đầy đủ

Nếu một khoản chi vừa phục vụ doanh nghiệp vừa phục vụ cá nhân của chủ sở hữu, chỉ phần kinh doanh mới có thể được khấu trừ, và ngay cả phần đó cũng có thể cần phân bổ cẩn thận.

Lưu hồ sơ để bảo vệ các khoản khấu trừ

Hồ sơ tốt là sự khác biệt giữa một khoản khấu trừ hợp lệ và một vấn đề khi bị kiểm toán. Hãy xây dựng một hệ thống đơn giản và sử dụng nhất quán.

Tối thiểu, hãy giữ:

• Hóa đơn và biên lai
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký số dặm
• Hồ sơ bảng lương
• Hợp đồng nhà thầu và hồ sơ thanh toán
• Séc đã hủy hoặc xác nhận thanh toán
• Kích thước văn phòng tại nhà và hồ sơ tiện ích, nếu áp dụng
• Bản sao các mẫu thuế đã nộp và các lựa chọn thuế

Một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng và thẻ tín dụng kinh doanh sẽ giúp việc này dễ hơn rất nhiều. Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh sẽ tạo ra nhầm lẫn và có thể làm yếu các khoản khấu trừ.

Danh sách kiểm tra thực tế trước khi nộp

Trước khi yêu cầu các khoản khấu trừ của LLC, hãy tự hỏi:

• Khoản chi đó có thông thường và cần thiết không?
• Khoản đó được thanh toán hoặc phát sinh cho doanh nghiệp, không phải cho mục đích cá nhân chứ?
• Tôi có tài liệu chứng minh không?
• Khoản chi đó có cần được vốn hóa, khấu hao hoặc phân bổ thay vì khấu trừ ngay không?
• Phân loại thuế của LLC có làm thay đổi cách báo cáo khoản này không?
• Có tín dụng nào tốt hơn khấu trừ không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào chưa rõ, nên xem lại giao dịch trước khi nộp.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế của LLC có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn, nhưng chỉ khi khoản chi là hợp lệ, có hồ sơ đầy đủ và được báo cáo đúng theo quy tắc thuế. Cách tốt nhất là tách riêng chi tiêu kinh doanh và cá nhân, theo dõi mọi khoản chi đáng kể trong suốt năm và xem lại quy tắc trước khi nộp.

Nếu LLC của bạn còn mới, bắt đầu với sổ sách rõ ràng và một hệ thống lưu hồ sơ nhất quán sẽ giúp mùa thuế dễ hơn nhiều và giúp bạn bảo toàn các khoản khấu trừ mà mình có quyền yêu cầu.