Chuẩn bị doanh nghiệp của bạn trước thảm họa: Kế hoạch duy trì hoạt động thực tế cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Thảm họa hiếm khi xuất hiện với một lời cảnh báo thuận tiện. Một cơn bão có thể buộc cửa hàng phải đóng cửa chỉ trong vài giờ. Cháy rừng có thể khiến việc sơ tán diễn ra đột ngột. Lũ lụt, lốc xoáy, bão tuyết, mất điện, sự cố an ninh mạng và các tình huống khẩn cấp tại địa phương đều có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh vào thời điểm tệ nhất.

Đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, chuẩn bị ứng phó thảm họa không chỉ là bảo vệ tài sản. Đó còn là bảo vệ niềm tin của khách hàng, giữ an toàn cho hồ sơ, đảm bảo trả lương và tạo ra một lộ trình phục hồi khi hoạt động bình thường bị gián đoạn.

Nếu bạn điều hành một LLC, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp nhỏ khác tại Hoa Kỳ, kế hoạch ứng phó thảm họa nên được xem là một phần cốt lõi trong hoạt động của bạn. Việc chuẩn bị càng tốt, bạn càng có thể mở cửa trở lại nhanh hơn, giao tiếp rõ ràng hơn và giảm thiểu thiệt hại tài chính.

Vì sao lập kế hoạch ứng phó thảm họa lại quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng phục hồi sau thảm họa chỉ là vấn đề của các công ty lớn. Trên thực tế, doanh nghiệp nhỏ thường dễ bị tổn thương hơn vì có ít địa điểm hơn, ít nhân viên hơn và ít nguồn lực dự phòng hơn.

Một sự cố đơn lẻ có thể ảnh hưởng đến:

• Dịch vụ khách hàng và doanh số
• An toàn và khả năng có mặt của nhân viên
• Khả năng tiếp cận hàng tồn kho hoặc thiết bị
• Việc trả lương và nộp thuế
• Xử lý ngân hàng và thanh toán
• Hợp đồng, giấy phép và hồ sơ pháp lý
• Duy trì hoạt động kinh doanh và danh tiếng

Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi rủi ro. Mục tiêu là giảm thiểu thiệt hại có thể tránh được và bảo đảm doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục hoạt động hoặc khởi động lại nhanh chóng sau một gián đoạn.

Bắt đầu bằng một kế hoạch ứng phó thảm họa bằng văn bản

Kế hoạch ứng phó thảm họa nên đủ đơn giản để nhóm của bạn có thể sử dụng dưới áp lực. Nếu bão, hỏa hoạn hoặc tình huống khẩn cấp tại địa phương xảy ra, không ai nên phải tự nghĩ ra quy trình ngay tại chỗ.

Kế hoạch bằng văn bản của bạn nên bao gồm:

• Thông tin liên hệ khẩn cấp của chủ sở hữu, quản lý, nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng quan trọng
• Lối thoát hiểm và điểm tập trung
• Sơ đồ liên lạc cho biết ai sẽ liên hệ với ai
• Hướng dẫn tắt thiết bị an toàn
• Quy trình dự phòng để xử lý đơn hàng, lịch hẹn và thanh toán của khách hàng
• Danh sách các tài liệu quan trọng và nơi lưu bản sao
• Các bước để mở lại hoặc chuyển sang hoạt động từ xa

Hãy lưu kế hoạch ở nhiều nơi. Một bản in tại văn phòng là hữu ích, nhưng nó cũng nên tồn tại ở dạng kỹ thuật số để quản lý có thể truy cập nếu văn phòng vật lý không sử dụng được.

Phân công trách nhiệm trước khi khẩn cấp xảy ra

Lập kế hoạch ứng phó thảm họa hiệu quả nhất khi vai trò được xác định rõ ràng. Ngay cả một nhóm rất nhỏ cũng nên biết ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ chính.

Hãy cân nhắc phân công các trách nhiệm sau:

• Một người phụ trách truyền thông khẩn cấp
• Một người phụ trách bảo vệ hồ sơ và thiết bị
• Một người phụ trách liên hệ với nhà cung cấp, chủ nhà hoặc ban quản lý tòa nhà
• Một người phụ trách xem xét bảo hiểm và các bước phục hồi
• Một người phụ trách liên hệ nhân viên và xác nhận tình trạng an toàn

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đơn lẻ, hãy ghi lại những bước này cho chính mình và bao gồm các đầu mối bên ngoài có thể hỗ trợ nếu bạn không thể thực hiện.

Bảo vệ hồ sơ kinh doanh quan trọng của bạn

Hồ sơ kinh doanh thường có giá trị hơn cả đồ nội thất hoặc thiết bị văn phòng. Nếu bạn mất tài liệu thành lập, hồ sơ thuế, hợp đồng hoặc thông tin truy cập ngân hàng, việc phục hồi có thể khó khăn hơn rất nhiều.

Hãy sao lưu và bảo vệ:

• Điều lệ tổ chức hoặc điều lệ thành lập
• Thỏa thuận vận hành hoặc điều lệ công ty
• Thư xác nhận EIN
• Hồ sơ nộp cho tiểu bang và báo cáo thường niên
• Hợp đồng bảo hiểm
• Hợp đồng thuê mặt bằng
• Hồ sơ bảng lương
• Hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp
• Tờ khai thuế và tài liệu hỗ trợ
• Thông tin đăng nhập ngân hàng và hồ sơ của bộ xử lý thanh toán

Sử dụng lưu trữ đám mây an toàn, bản sao lưu mã hóa và ít nhất một bản sao lưu ở ngoài địa điểm. Nếu hồ sơ của bạn chỉ tồn tại trên một máy tính cục bộ, hỏa hoạn hoặc lũ lụt có thể xóa sạch chúng ngay lập tức.

Sắp xếp gọn gàng các tài liệu về cấu trúc doanh nghiệp

Nếu công ty của bạn được thành lập dưới dạng LLC hoặc công ty cổ phần, mức độ sẵn sàng trước thảm họa cũng nên bao gồm cả tài liệu pháp lý và tuân thủ. Một doanh nghiệp không thể truy cập hồ sơ thành lập có thể gặp khó khăn với ngân hàng, giấy phép hoặc việc tuân thủ của tiểu bang sau một gián đoạn.

Hãy tạo một thư mục hồ sơ an toàn bao gồm:

• Tài liệu thành lập
• Thông tin đại diện đăng ký
• Hồ sơ sở hữu và quản lý
• Biên bản họp, nếu có
• Thư từ với tiểu bang
• Hạn gia hạn và lời nhắc nộp hồ sơ

Sử dụng dịch vụ thành lập như Zenind có thể giúp doanh nhân giữ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ tuân thủ ở một nơi, điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần hành động nhanh trong khủng hoảng.

Xem xét kỹ phạm vi bảo hiểm

Bảo hiểm là một phần quan trọng của chuẩn bị ứng phó thảm họa, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp không biết chính xác hợp đồng của mình chi trả những gì cho đến khi tổn thất xảy ra.

Hãy xem xét các chính sách về:

• Thiệt hại tài sản
• Trách nhiệm chung
• Gián đoạn kinh doanh
• Bảo hiểm lũ lụt
• Bảo hiểm gió hoặc mưa đá
• Hỏng hóc thiết bị
• Trách nhiệm an ninh mạng
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Đừng cho rằng phạm vi bảo hiểm tiêu chuẩn bao gồm mọi loại thảm họa. Ví dụ, thiệt hại do lũ lụt thường bị loại trừ khỏi các chính sách tài sản cơ bản, và bảo hiểm gián đoạn kinh doanh có thể có điều kiện hoặc thời gian chờ.

Hãy hỏi nhà cung cấp bảo hiểm những câu hỏi trực tiếp về phạm vi được bảo hiểm, các trường hợp loại trừ và cách nộp yêu cầu bồi thường. Giữ bản sao hợp đồng cùng với các hồ sơ quan trọng khác.

Xây dựng công cụ liên lạc trước khi cần dùng đến

Khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp cần được cập nhật kịp thời trong thời gian gián đoạn. Sự mơ hồ tạo ra bực bội và có thể nhanh chóng làm tổn hại niềm tin.

Hãy chuẩn bị một hệ thống liên lạc bao gồm:

• Danh sách nhắn tin hoặc email cho nhân viên
• Mẫu thông báo cho khách hàng về việc đóng cửa hoặc chậm trễ
• Mẫu cập nhật mạng xã hội
• Một số điện thoại dự phòng hoặc lời chào hộp thư thoại
• Một người phát ngôn được chỉ định cho giao tiếp bên ngoài

Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào lịch hẹn, giao hàng hoặc đơn hàng định kỳ, hãy tạo quy trình thông báo cho khách hàng bị ảnh hưởng càng sớm càng tốt. Giao tiếp trung thực và rõ ràng tốt hơn là im lặng.

Tạo kế hoạch làm việc từ xa và vận hành dự phòng

Không phải thảm họa nào cũng phá hủy tòa nhà. Đôi khi văn phòng vẫn còn nguyên, nhưng đường sá bị phong tỏa, mất điện hoặc nhân viên không thể đi lại an toàn. Đó là lý do nhiều doanh nghiệp cần chiến lược làm việc từ xa hoặc vận hành dự phòng.

Kế hoạch của bạn có thể bao gồm:

• Truy cập tệp trên đám mây
• Xử lý thanh toán từ xa
• Hệ thống điện thoại ảo
• Máy tính xách tay di động và quyền truy cập đăng nhập an toàn
• Tùy chọn internet dự phòng hoặc điểm phát sóng di động
• Địa điểm thay thế cho các công việc thiết yếu

Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào thiết bị chuyên dụng hoặc hàng tồn kho vật lý, hãy xác định một địa điểm dự phòng hoặc mối quan hệ với nhà cung cấp có thể giúp bạn duy trì hoạt động ở quy mô hạn chế.

Bảo vệ thiết bị và tài sản vật chất

Tài sản vật chất thường có thể được bảo vệ trước bão hoặc tình huống khẩn cấp khác nếu bạn lên kế hoạch đủ sớm.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, việc chuẩn bị có thể bao gồm:

• Sao lưu tệp số thường xuyên
• Tắt và rút phích cắm thiết bị trước thời tiết khắc nghiệt
• Chuyển hàng tồn kho lên vị trí cao hơn
• Lắp thiết bị chống sét lan truyền
• Dùng cửa chớp hoặc lớp che bảo vệ cho cửa sổ và cửa ra vào
• Cất giữ tài liệu trong vật liệu chống nước và chống cháy
• Chụp ảnh thiết bị và hàng tồn kho để làm hồ sơ bảo hiểm

Đừng đợi đến khi có cảnh báo mới quyết định thứ gì cần chuyển đi, khóa lại hoặc sao lưu.

Đào tạo nhân viên và kiểm tra kế hoạch

Một kế hoạch ứng phó thảm họa chỉ có hiệu quả nếu mọi người hiểu nó. Hãy xem lại kế hoạch với đội ngũ của bạn và diễn tập định kỳ.

Việc đào tạo nên bao gồm:

• Nơi cần đến khi sơ tán
• Cách tắt thiết bị an toàn
• Cách liên hệ với người phụ trách khẩn cấp
• Cách xử lý cuộc gọi và tin nhắn của khách hàng
• Cách truy cập tệp hoặc hệ thống từ xa
• Phải làm gì nếu một nhân viên không thể đến văn phòng

Hãy tổ chức một buổi diễn tập mô phỏng ít nhất mỗi năm một lần. Ngay cả một buổi rà soát ngắn cũng có thể phát hiện điểm yếu, thông tin liên hệ lỗi thời hoặc trách nhiệm chưa rõ ràng.

Chuẩn bị bộ đồ dùng ứng phó thảm họa

Một bộ đồ dùng ứng phó thảm họa cho doanh nghiệp có thể rất cơ bản, nhưng nên sẵn sàng trước khi tình huống khẩn cấp xảy ra.

Các vật dụng hữu ích bao gồm:

• Đèn pin
• Pin dự phòng
• Đài radio cầm tay
• Bộ sơ cứu
• Nước đóng chai
• Thực phẩm không dễ hỏng
• Bộ sạc điện thoại và pin dự phòng
• Bộ dụng cụ cơ bản
• Túi nhựa hoặc hộp đựng
• Tiền mặt cho các khoản chi khẩn cấp
• Bản sao các tài liệu quan trọng

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động ở khu vực dễ có bão, bão tuyết, cháy rừng hoặc động đất, hãy điều chỉnh bộ đồ dùng theo rủi ro địa phương.

Biết cách phục hồi sau sự cố

Phục hồi bắt đầu ngay khi tình trạng khẩn cấp kết thúc, và một danh sách kiểm tra rõ ràng sẽ giúp bạn tiến nhanh hơn.

Danh sách sau thảm họa của bạn có thể bao gồm:

1. Xác nhận an toàn cho nhân viên.
2. Liên hệ với nhà cung cấp bảo hiểm.
3. Ghi lại thiệt hại bằng ảnh và ghi chú.
4. Thông báo cập nhật tình trạng cho khách hàng và nhà cung cấp.
5. Bảo vệ tài sản nếu điều đó an toàn để thực hiện.
6. Khôi phục quyền truy cập vào hồ sơ, ngân hàng và bảng lương.
7. Ưu tiên trước các hoạt động thiết yếu nhất.
8. Xem lại những gì hiệu quả và cập nhật kế hoạch.

Phục hồi nhanh phụ thuộc vào sự chuẩn bị đã diễn ra từ rất lâu trước thảm họa.

Biến việc chuẩn bị thành một phần trong thói quen kinh doanh

Lập kế hoạch ứng phó thảm họa không nên là một dự án làm một lần. Nó nên trở thành một phần của việc duy trì doanh nghiệp thường xuyên, giống như gia hạn giấy phép, nộp báo cáo thường niên và xem xét bảo hiểm.

Hãy xem lại kế hoạch của bạn khi:

• Bạn tuyển thêm nhân viên
• Bạn chuyển địa điểm
• Bạn thay đổi nhà cung cấp hoặc hệ thống
• Bạn cập nhật bảo hiểm
• Bạn mở rộng sang các tiểu bang mới
• Bạn bổ sung thiết bị hoặc hàng tồn kho mới

Doanh nghiệp của bạn càng phát triển, việc giữ cho hồ sơ, trách nhiệm và kế hoạch dự phòng luôn cập nhật càng trở nên quan trọng.

Kết luận

Một thảm họa có thể làm gián đoạn hoạt động, gây thiệt hại tài sản và tạo ra căng thẳng lớn cho chủ doanh nghiệp. Nhưng sự chuẩn bị tạo ra khác biệt có thể đo lường được. Với một kế hoạch bằng văn bản, hồ sơ an toàn, bảo hiểm phù hợp và quy trình liên lạc rõ ràng, bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của mình và phản ứng tự tin hơn khi có tình huống khẩn cấp.

Đối với các doanh nhân đang thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, tổ chức hồ sơ quan trọng hơn rất nhiều trước khi khủng hoảng xảy ra. Giữ gọn gàng các tài liệu doanh nghiệp, hồ sơ tuân thủ và thông tin sở hữu là một trong những bước thực tế nhất bạn có thể thực hiện để tăng khả năng chống chịu.

Doanh nghiệp được chuẩn bị tốt sẽ phục hồi nhanh hơn. Thời điểm để xây dựng khả năng chống chịu đó là ngay bây giờ.