Подготовка на бизнеса ви за бедствие: Практически план за непрекъсваемост за собственици на малък бизнес

Бедствията рядко идват с удобното предупреждение, на което бихме се надявали. Ураган може да затвори търговски обекти само за часове. Пожар може да наложи внезапна евакуация. Наводнения, торнада, зимни бури, прекъсвания на електрозахранването, киберинциденти и местни извънредни ситуации могат да нарушат работата на бизнеса в най-неподходящия момент.

За собствениците на малък бизнес подготовката за бедствия не е само въпрос на защита на имуществото. Тя е свързана със запазване на доверието на клиентите, защита на документите, осигуряване на заплатите и създаване на път към възстановяване, когато нормалната работа бъде прекъсната.

Ако управлявате LLC, корпорация или друг малък бизнес в Съединените щати, планът за бедствия трябва да се разглежда като основна част от операциите ви. Колкото по-добра е подготовката ви, толкова по-бързо ще можете да отворите отново, да комуникирате ясно и да намалите финансовите щети.

Защо планирането при бедствия е важно за малките фирми

Много собственици предполагат, че възстановяването след бедствие е нещо, за което трябва да се тревожат само големите компании. В действителност малките предприятия често са по-уязвими, защото имат по-малко локации, по-малко служители и по-малък финансов резерв.

Едно единствено събитие може да засегне:

• Обслужването на клиенти и продажбите
• Безопасността и наличността на служителите
• Достъпа до наличности или оборудване
• Заплатите и подаването на данъци
• Банковите операции и обработката на плащания
• Договорите, лицензите и правните документи
• Непрекъсваемостта на бизнеса и репутацията

Целта не е да се премахне всеки риск. Целта е да се намалят избегаемите щети и да се гарантира, че бизнесът ви може да продължи да работи или да стартира отново бързо след прекъсване.

Започнете с писмен план за бедствия

Планът за бедствия трябва да е достатъчно прост, за да може екипът ви да го използва под напрежение. Ако буря, пожар или местна извънредна ситуация удари, никой не бива да измисля процедури на момента.

Писменият ви план трябва да включва:

• Информация за контакт при спешни случаи за собственици, мениджъри, служители, доставчици и ключови клиенти
• Евакуационни маршрути и места за среща
• Комуникационна схема, която показва кой кого уведомява
• Инструкции за безопасно изключване на оборудването
• Резервни процедури за обработка на клиентски поръчки, срещи и плащания
• Списък на важните документи и къде се съхраняват копията им
• Стъпки за повторно отваряне или преминаване към дистанционна работа

Съхранявайте плана на повече от едно място. Хартиено копие в офиса е полезно, но той трябва да съществува и в цифров формат, за да могат мениджърите да имат достъп до него, ако физическият офис не е наличен.

Разпределете отговорностите преди да настъпи извънредна ситуация

Планирането при бедствия е най-ефективно, когато ролите са ясни. Дори много малък екип трябва да знае кой отговаря за всяка основна задача.

Помислете за разпределяне на следните отговорности:

• Един човек да ръководи спешната комуникация
• Един човек да обезопаси документите и устройствата
• Един човек да координира с доставчици, наемодатели или управлението на сградата
• Един човек да прегледа застраховката и стъпките за възстановяване
• Един човек да се свърже със служителите и да потвърди тяхната безопасност

Ако сте едноличен собственик на бизнес, запишете тези стъпки за себе си и включете външни контакти, които могат да помогнат, ако не сте на разположение.

Защитете критичните си бизнес документи

Бизнес документите често са по-ценни от офис мебелите или оборудването. Ако загубите документи за учредяване, данъчни записи, договори или данни за банков достъп, възстановяването може да стане много по-трудно.

Направете резервни копия и защитете:

• Документите за учредяване на LLC или корпорация
• Оперативния договор или устава
• Потвърждението за EIN
• Държавните декларации и годишните отчети
• Застрахователните полици
• Договорите за наем
• Записите за заплати
• Договорите с клиенти и доставчици
• Данъчните декларации и подкрепящите документи
• Данните за банкови сметки и записите на платежни процесори

Използвайте защитено облачно съхранение, криптирани резервни копия и поне едно копие извън офиса. Ако документите ви съществуват само на локален компютър, пожар или наводнение може да ги изтрие мигновено.

Поддържайте организирани документите за бизнес структурата

Ако компанията ви е учредена като LLC или корпорация, готовността за бедствия трябва да включва и правни документи и документи за съответствие. Бизнес, който загуби достъп до документите си за учредяване, може да срещне трудности с банкирането, лицензирането или държавното съответствие след прекъсване.

Създайте защитена папка с документи, която включва:

• Документи за учредяване
• Информация за регистрирания агент
• Документи за собственост и управление
• Протоколи от срещи, ако са приложими
• Кореспонденция с държавни органи
• Крайни срокове за подновяване и напомняния за подаване

Използването на услуга за учредяване като Zenind може да помогне на предприемачите да поддържат регистрацията на бизнеса и документите за съответствие организирани на едно място, което е особено полезно, когато трябва да действате бързо по време на криза.

Прегледайте внимателно застрахователното покритие

Застраховката е основна част от подготовката за бедствия, но много собственици не знаят точно какво покриват полиците им, докато не настъпи загуба.

Прегледайте полиците за:

• Щети по имуществото
• Обща гражданска отговорност
• Прекъсване на дейността
• Покритие при наводнение
• Покритие при вятър или градушка
• Повреда на оборудване
• Киберотговорност
• Обезщетения при трудови злополуки

Не предполагайте, че стандартното покритие включва всеки вид бедствие. Например щетите от наводнение често са изключени от основните полици за имущество, а покритието за прекъсване на дейността може да има условия или периоди на изчакване.

Попитайте застрахователя си директно какво е покрито, какво е изключено и как се подават щети. Съхранявайте копията на полиците заедно с останалите си важни документи.

Подгответе комуникационни инструменти, преди да ви потрябват

Клиентите, служителите и доставчиците се нуждаят от навременни актуализации по време на прекъсване. Объркването създава недоволство и бързо може да навреди на доверието.

Подгответе комуникационна система, която включва:

• Списък с телефонни номера или имейли за служителите
• Шаблон за уведомяване на клиенти при затваряне или забавяне
• Шаблони за актуализации в социалните мрежи
• Резервен телефонен номер или гласово съобщение
• Определен говорител за външна комуникация

Ако бизнесът ви разчита на срещи, доставки или повтарящи се поръчки, създайте процес за уведомяване на засегнатите клиенти възможно най-рано. Честната и ясна комуникация е по-добра от мълчанието.

Създайте план за дистанционна работа и резервни операции

Не всяко бедствие унищожава сграда. Понякога офисът е непокътнат, но пътищата са затворени, токът е спрян или служителите не могат да пътуват безопасно. Затова много бизнеси се нуждаят от стратегия за дистанционна работа или резервни операции.

Планът ви може да включва:

• Достъп до файлове в облака
• Дистанционна обработка на плащания
• Виртуални телефонни системи
• Преносими лаптопи и защитен достъп за вход
• Резервен интернет или мобилен хотспот
• Алтернативни локации за основна работа

Ако бизнесът ви зависи от специализирано оборудване или физически наличности, определете резервна локация или партньор-доставчик, който може да ви помогне да продължите с ограничени операции.

Защитете оборудването и физическите активи

Физическото имущество често може да бъде обезопасено преди буря или друга извънредна ситуация, ако планирате достатъчно рано.

В зависимост от вида на бизнеса, подготовката може да включва:

• Редовно архивиране на цифровите файлове
• Изключване и изваждане от контакта на оборудването преди тежки климатични условия
• Преместване на наличности на по-високо място
• Монтиране на защита от пренапрежение
• Използване на щори или защитни покрития за прозорци и врати
• Съхраняване на документи във водоустойчиви и огнеустойчиви контейнери
• Заснемане на оборудването и инвентара за застрахователни записи

Не чакайте да бъде издадено предупреждение, за да решите какво трябва да се премести, заключи или архивира.

Обучете служителите и тествайте плана

Планът за бедствия работи само ако хората го разбират. Прегледайте плана с екипа си и го упражнявайте периодично.

Обучението трябва да обхваща:

• Къде да се отиде при евакуация
• Как безопасно да се изключва оборудването
• Как да се контактува с отговорника при спешни случаи
• Как ще се обработват клиентските обаждания и съобщения
• Как да се достъпват дистанционни файлове или системи
• Какво да се прави, ако служител не може да стигне до офиса

Провеждайте tabletop упражнение поне веднъж годишно. Дори кратко преминаване през сценария може да разкрие слаби места, остаряла информация за контакти или неясни отговорности.

Подгответе комплект за бедствия

Бизнес комплектът за бедствия може да е съвсем базов, но трябва да е готов преди настъпване на извънредната ситуация.

Полезни предмети включват:

• Фенерче
• Допълнителни батерии
• Преносимо радио
• Комплект за първа помощ
• Бутилирана вода
• Нетрайни хранителни продукти
• Зарядни устройства за телефони и външни батерии
• Основен набор инструменти
• Пластмасови торбички или контейнери за съхранение
• Налично пари в брой за спешни покупки
• Копия на важни документи

Ако бизнесът ви работи в регион, склонен към урагани, снежни бури, пожари или земетресения, адаптирайте комплекта според местните рискове.

Знайте как да се възстановите след събитието

Възстановяването започва веднага след преминаване на извънредната ситуация и ясен списък със задачи ви помага да действате по-бързо.

Вашият следбедствен списък може да включва:

1. Потвърдете безопасността на служителите.
2. Свържете се със застрахователите.
3. Документирайте щетите със снимки и бележки.
4. Уведомете клиентите и доставчиците за текущото състояние.
5. Обезопасете имота, ако е безопасно да се направи това.
6. Възстановете достъпа до документите, банковите услуги и заплатите.
7. Първо приоритизирайте най-важните операции.
8. Прегледайте какво е работило и актуализирайте плана.

Бързото възстановяване зависи от подготовка, направена много преди бедствието.

Направете готовността част от рутината на бизнеса

Планирането при бедствия не трябва да бъде еднократен проект. То трябва да стане част от редовната поддръжка на бизнеса, точно както подновяването на лицензи, подаването на годишни отчети и прегледът на застраховките.

Преглеждайте плана си, когато:

• Наемате нови служители
• Премествате офиса
• Променяте доставчици или системи
• Актуализирате застраховката си
• Разширявате дейността си в нови щати
• Добавяте ново оборудване или наличности

Колкото повече расте бизнесът ви, толкова по-важно е да поддържате документите, отговорностите и плановете за извънредни ситуации актуални.

Заключителни мисли

Бедствието може да прекъсне операциите, да повреди имущество и да създаде сериозен стрес за собствениците на бизнес. Но подготовката прави осезаема разлика. С писмен план, защитени документи, подходяща застраховка и ясни комуникационни процедури можете да защитите бизнеса си и да реагирате по-уверено, когато настъпи извънредна ситуация.

За предприемачите, които учредяват и управляват бизнес в Съединените щати, организацията има значение много преди да започне криза. Поддържането на бизнес документите, записите за съответствие и информацията за собствеността в ред е една от най-практичните стъпки към устойчивост.

Подготвените бизнеси се възстановяват по-бързо. Времето да изградите тази устойчивост е сега.