Бизнесті апатқа дайындау: шағын бизнес иелеріне арналған практикалық үздіксіздік жоспары

Апаттар сирек жағдайда алдын ала ыңғайлы ескерту береді. Дауыл дүкендердің жұмысын бірнеше сағаттың ішінде тоқтатуы мүмкін. Орман өрті шұғыл эвакуацияға мәжбүр етуі мүмкін. Су тасқыны, торнадо, қысқы борандар, электр қуатының үзілуі, киберинциденттер және жергілікті төтенше жағдайлар бизнесті ең қолайсыз сәтте бұза алады.

Шағын бизнес иелері үшін апатқа дайындық тек мүлікті қорғау ғана емес. Бұл клиенттердің сенімін сақтау, құжаттарды қорғау, жалақыны қамтамасыз ету және қалыпты жұмыс үзіліп қалған кезде қалпына келу жолын дайындау деген сөз.

Егер сіз АҚШ-та LLC, корпорация немесе өзге де шағын бизнес жүргізсеңіз, апат жоспары операцияларыңыздың негізгі бөлігі ретінде қарастырылуы тиіс. Дайындығыңыз неғұрлым мықты болса, соғұрлым тезірек жұмысты қайта бастай аласыз, анық хабарласа аласыз және қаржылық залалды азайта аласыз.

Шағын бизнес үшін апаттық жоспарлаудың маңызы

Көптеген иелер апаттан кейін қалпына келу тек ірі компанияларға қатысты деп ойлайды. Шын мәнінде, шағын бизнес көбіне әлсіздеу болады, өйткені оның орналасқан жері аз, қызметкері аз және қаржылық қоры шектеулі.

Бір ғана оқиға мына салаларға әсер етуі мүмкін:

• Клиенттерге қызмет көрсету және сату
• Қызметкерлердің қауіпсіздігі және қолжетімділігі
• Қорларға немесе жабдыққа қол жеткізу
• Жалақы төлеу және салық есептілігі
• Банк операциялары және төлемдерді өңдеу
• Шарттар, лицензиялар және құқықтық жазбалар
• Бизнестің үздіксіздігі және беделі

Мақсат - барлық тәуекелді жою емес. Мақсат - алдын алуға болатын залалды азайту және үзілістен кейін бизнесіңіздің жұмысын жалғастыра алуын немесе тез қайта іске қосылуын қамтамасыз ету.

Жазбаша апат жоспарын жасаңыз

Апат жоспары қысым жағдайында командаңыз пайдалана алатындай қарапайым болуы керек. Дауыл, өрт немесе жергілікті төтенше жағдай туындаса, ешкім сол сәтте тәртіп ойлап табуға тырыспауы тиіс.

Жазбаша жоспарыңыз мыналарды қамтуы керек:

• Иелердің, менеджерлердің, қызметкерлердің, жеткізушілердің және негізгі клиенттердің төтенше байланыс ақпараты
• Эвакуация бағыттары және жиналу орындары
• Кім кімді хабарландыратынын көрсететін байланыс тізбегі
• Жабдықты қауіпсіз өшіру нұсқаулары
• Клиент тапсырыстарын, кездесулерді және төлемдерді өңдеу үшін резервтік рәсімдер
• Маңызды құжаттардың тізімі және олардың көшірмелері қайда сақталатыны
• Қайта ашу немесе қашықтан жұмысқа көшу қадамдары

Жоспарды бір ғана жерде сақтамаңыз. Кеңседегі қағаз нұсқасы пайдалы, бірақ физикалық кеңсе қолжетімсіз болса да менеджерлер оған қол жеткізе алатындай цифрлық нұсқасы да болуы керек.

Төтенше жағдайға дейін міндеттерді бөліп беріңіз

Апаттық жоспарлау рөлдер анық болғанда жақсы жұмыс істейді. Тіпті өте шағын команда да әрбір негізгі міндетке кім жауапты екенін білуі тиіс.

Төмендегі жауапкершіліктерді бөлуді қарастырыңыз:

• Төтенше байланыстарды басқару үшін бір адам
• Құжаттар мен құрылғыларды қорғау үшін бір адам
• Жеткізушілермен, үй иелерімен немесе ғимарат әкімшілігімен үйлестіру үшін бір адам
• Сақтандыруды және қалпына келу қадамдарын қарау үшін бір адам
• Қызметкерлерге хабарласып, олардың қауіпсіздігін растау үшін бір адам

Егер сіз жеке кәсіп иесі болсаңыз, бұл қадамдарды өзіңіз үшін жазып қойыңыз және сіз қолжетімсіз болған жағдайда көмектесе алатын сыртқы байланыстарды қосыңыз.

Маңызды бизнес құжаттарын қорғаңыз

Бизнестің құжаттары көбіне кеңсе жиһазынан немесе жабдықтан да құндырақ болады. Егер сіз ұйым құжаттарын, салық жазбаларын, шарттарды немесе банкке кіру деректерін жоғалтсаңыз, қалпына келтіру әлдеқайда қиынға соғады.

Көшірмесін жасап, қорғаңыз:

• Ұйымдастыру немесе тіркеу құжаттары
• Жарғы немесе ережелер
• EIN растау хаты
• Штаттық өтінімдер және жылдық есептер
• Сақтандыру полистері
• Жалға алу шарттары
• Еңбекақы жазбалары
• Клиент және жеткізуші шарттары
• Салық декларациялары және растайтын құжаттар
• Банктік деректер және төлем өңдегіш жазбалары

Қауіпсіз бұлттық сақтау, шифрланған сақтық көшірмелер және кемінде бір офсайт көшірме пайдаланыңыз. Егер құжаттарыңыз тек жергілікті компьютерде ғана болса, өрт немесе су тасқыны оларды бір сәтте жойып жіберуі мүмкін.

Бизнес құрылымына қатысты құжаттарды ретке келтіріңіз

Егер компанияңыз LLC немесе корпорация ретінде құрылған болса, апатқа дайындық заңдық және сәйкестік құжаттарын да қамтуы керек. Тіркеу құжаттарына қол жеткізе алмай қалған бизнес банктік қызмет, лицензиялау немесе штаттық сәйкестік мәселелеріне тап болуы мүмкін.

Қауіпсіз құжаттар қалтасын жасаңыз, оған мыналар кірсін:

• Тіркеу құжаттары
• Тіркелген агент туралы ақпарат
• Меншік және басқару жазбалары
• Қажет болған жағдайда жиналыс хаттамалары
• Штатпен хат алмасу
• Жаңарту мерзімдері және тапсыру еске салғыштары

Zenind сияқты тіркеу қызметін пайдалану кәсіпкерлерге бизнесті тіркеу және сәйкестік құжаттарын бір жерде реттеуге көмектеседі, бұл әсіресе дағдарыс кезінде жылдам әрекет ету қажет болғанда пайдалы.

Сақтандыру қамтылуын мұқият тексеріңіз

Сақтандыру апатқа дайындықтың маңызды бөлігі, бірақ көптеген иелер қандай жағдайлар қамтылатынын шығын болғаннан кейін ғана түсінеді.

Полистерді мына бағыттар бойынша тексеріңіз:

• Мүлікке келтірілген зиян
• Жалпы азаматтық жауапкершілік
• Бизнес үзілісі
• Су тасқынына қарсы қамту
• Жел немесе бұршақтан қорғаныс
• Жабдықтың істен шығуы
• Кибержауапкершілік
• Қызметкерлер өтемақысы

Кәдімгі қамту әрбір апат түрін автоматты түрде қамтиды деп ойламаңыз. Мысалы, су тасқынынан болатын шығындар көбіне негізгі мүліктік полистерден тыс қалады, ал бизнес үзілісі қамтуында шектеулер немесе күту мерзімдері болуы мүмкін.

Сақтандыру жеткізушіңізден нақты нені қамтитынын, нені қамтымайтынын және талап қою қалай берілетінін тікелей сұраңыз. Полис көшірмелерін басқа маңызды құжаттармен бірге сақтаңыз.

Қажет болғанға дейін байланыс құралдарын дайындаңыз

Клиенттерге, қызметкерлерге және жеткізушілерге үзіліс кезінде уақтылы ақпарат қажет. Баяу немесе түсініксіз байланыс наразылық тудырып, сенімді тез әлсірете алады.

Мына элементтерден тұратын байланыс жүйесін дайындаңыз:

• Қызметкерлерге арналған мәтіндік хабарлама немесе электрондық пошта тізімі
• Жабылу немесе кешігу туралы клиент хабарламасының үлгісі
• Әлеуметтік желілерге арналған жаңарту үлгілері
• Резервтік телефон нөмірі немесе дауыстық поштаға арналған хабарлама
• Сыртқы байланысқа жауапты белгіленген өкіл

Егер сіздің бизнесіңіз кездесулерге, жеткізілімдерге немесе қайталанатын тапсырыстарға тәуелді болса, зардап шеккен клиенттерге мүмкіндігінше тезірек хабарлау процесін жасаңыз. Адал әрі анық коммуникация үнсіздіктен жақсы.

Қашықтан жұмыс және резервтік операциялар жоспарын жасаңыз

Әр апат ғимаратты қиратпайды. Кейде кеңсе бүтін қалады, бірақ жолдар жабылады, электр жоқ болады немесе қызметкерлер қауіпсіз жүріп-тұра алмайды. Сондықтан көптеген бизнеске қашықтан жұмыс істеу немесе резервтік операциялар стратегиясы қажет.

Жоспарыңыз мыналарды қамтуы мүмкін:

• Бұлт арқылы файлдарға қол жеткізу
• Қашықтан төлемдерді өңдеу
• Виртуалды телефон жүйелері
• Портативті ноутбуктер және қауіпсіз кіру деректері
• Резервтік интернет немесе мобильді хотспот нұсқалары
• Маңызды жұмыс үшін балама орындар

Егер сіздің бизнесіңіз арнайы жабдыққа немесе физикалық қорларға тәуелді болса, шектеулі операцияларды жалғастыруға көмектесетін резервтік орын немесе жеткізуші байланысын анықтаңыз.

Жабдық пен физикалық активтерді қорғаңыз

Көп жағдайда физикалық мүлікті дауылға немесе басқа төтенше жағдайға дейін, егер ерте жоспарласаңыз, қорғауға болады.

Бизнестің түріне қарай дайындық мыналарды қамтуы мүмкін:

• Сандық файлдардың тұрақты сақтық көшірмесін жасау
• Қатты ауа райы алдында жабдықты өшіріп, токтан ажырату
• Қорларды биік жерге көшіру
• Асқын кернеуден қорғау құралдарын орнату
• Терезелер мен есіктерге жалюзи немесе қорғаныс жабындарын пайдалану
• Құжаттарды су өткізбейтін және отқа төзімді контейнерлерде сақтау
• Сақтандыру жазбалары үшін жабдық пен қорларды суретке түсіру

Ескерту берілген сәтті күтіп, не көшіру, не құлыптау, не резервтік көшіру керегін шешпеңіз.

Қызметкерлерді оқытып, жоспарды тексеріңіз

Апат жоспары тек адамдар оны түсінгенде ғана жұмыс істейді. Жоспарды командаңызбен талқылап, оны кезең-кезеңімен тәжірибеден өткізіңіз.

Оқыту мыналарды қамтуы керек:

• Эвакуация кезінде қайда бару керек
• Жабдықты қауіпсіз қалай өшіру керек
• Төтенше жағдай жетекшісіне қалай хабарласу керек
• Клиент қоңыраулары мен хабарламалары қалай өңделеді
• Қашықтағы файлдар мен жүйелерге қалай кіруге болады
• Қызметкер кеңсеге жете алмаса не істеу керек

Жылына кемінде бір рет ойша жаттығу өткізіңіз. Тіпті қысқа талқылаудың өзі әлсіз тұстарды, ескірген байланыс деректерін немесе түсініксіз жауапкершілікті анықтауы мүмкін.

Апаттық қор жиынтығын дайындаңыз

Бизнеске арналған апаттық жиынтық өте қарапайым болуы мүмкін, бірақ ол төтенше жағдай басталғанға дейін дайын тұруы керек.

Пайдалы заттар:

• Шам
• Қосымша батареялар
• Портативті радио
• Алғашқы көмек қобдишасы
• Бөтелкедегі су
• Бұзылмайтын тағам
• Телефон зарядтағыштары және қуат банктері
• Негізгі құралдар жиынтығы
• Пластик пакеттер немесе сақтау контейнерлері
• Шұғыл сатып алуларға арналған қолма-қол ақша
• Маңызды құжаттардың көшірмелері

Егер бизнесіңіз дауыл, қарлы боран, орман өрті немесе жер сілкінісі жиі болатын өңірде орналасса, жиынтықты жергілікті қауіп-қатерге бейімдеңіз.

Оқиғадан кейін қалай қалпына келу керек

Қалпына келу төтенше жағдай аяқтала салысымен басталады, ал анық чек-лист сізге жылдамырақ қимылдауға көмектеседі.

Төтенше жағдайдан кейінгі чек-листіңіз мыналарды қамтуы мүмкін:

1. Қызметкерлердің қауіпсіздігін растаңыз.
2. Сақтандыру компанияларына хабарласыңыз.
3. Зиянды фото және жазбалар арқылы құжаттаңыз.
4. Клиенттер мен жеткізушілерге статус жаңартуларын жіберіңіз.
5. Егер қауіпсіз болса, мүлікті қорғаңыз.
6. Құжаттарға, банк жүйесіне және жалақыға қолжетімділікті қалпына келтіріңіз.
7. Ең маңызды операцияларды алдымен іске қосыңыз.
8. Не сәтті болғанын қарап шығып, жоспарды жаңартыңыз.

Жылдам қалпына келу апатқа дейін жасалған дайындыққа байланысты.

Дайындықты бизнес тәртібінің бір бөлігіне айналдырыңыз

Апаттық жоспарлау бір рет жасалып қана қалатын жоба болмауы керек. Ол лицензияларды жаңарту, жылдық есептерді тапсыру және сақтандыруды қарау сияқты тұрақты бизнес күтімінің бөлігіне айналуы тиіс.

Жоспарды мына жағдайларда қайта қарап шығыңыз:

• Жаңа қызметкерлер қабылдағанда
• Орналасқан жеріңізді ауыстырғанда
• Жеткізушілерді немесе жүйелерді өзгерткенде
• Сақтандыруды жаңартқанда
• Жаңа штаттарға кеңейгенде
• Жаңа жабдық немесе қор қосқанда

Бизнесіңіз өскен сайын, жазбаларды, жауапкершіліктерді және төтенше жағдайға арналған жоспарларды жаңартып отырудың маңызы арта түседі.

Қорытынды ойлар

Апат операцияларды тоқтатуы, мүлікке зиян келтіруі және бизнес иелеріне үлкен стресс әкелуі мүмкін. Бірақ дайындық айқын айырмашылық жасайды. Жазбаша жоспар, қауіпсіз құжаттар, тиісті сақтандыру және нақты байланыс рәсімдері арқылы сіз бизнесіңізді қорғай аласыз және төтенше жағдай туындағанда сенімдірек әрекет ете аласыз.

АҚШ-та бизнес құрып, оны басқаратын кәсіпкерлер үшін тәртіп дағдарыс басталғанға дейін-ақ маңызды. Бизнес құжаттарын, сәйкестік жазбаларын және меншік ақпаратын реттеулі ұстау - төзімділікке қарай жасай алатын ең практикалық қадамдардың бірі.

Дайын бизнес тезірек қалпына келеді. Мұндай төзімділікті қазір құру керек.