Các khoản khấu trừ thuế cho người kinh doanh độc lập: Hướng dẫn thực tế cho freelancer, người sáng tạo và tư vấn viên

Kinh doanh một mình đồng nghĩa với việc phải đảm nhiệm rất nhiều vai trò: tiếp thị, bán hàng, ghi sổ kế toán và chuẩn bị thuế. Điều đó cũng có nghĩa là bạn cần theo dõi chặt chẽ mọi khoản chi đủ điều kiện. Những khoản khấu trừ phù hợp có thể giảm thu nhập chịu thuế, cải thiện dòng tiền và khiến mùa khai thuế bớt căng thẳng hơn rất nhiều.

Nhưng một khoản khấu trừ thuế không phải là lối tắt hay kẽ hở. Một khoản khấu trừ hợp lệ nhìn chung phải là chi phí thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, đồng thời phải có chứng từ hỗ trợ. Nếu bạn trộn lẫn chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp mà không có hệ thống, bạn rất dễ bỏ sót khấu trừ hoặc tạo ra vấn đề về sau.

Hướng dẫn này phân tích những khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất dành cho người kinh doanh độc lập và freelancer, cách ghi nhận chúng, và cách thành lập doanh nghiệp đúng cách có thể giúp bạn tổ chức ngay từ ngày đầu.

Khoản khấu trừ thuế thực sự có nghĩa là gì

Khoản khấu trừ thuế là một chi phí kinh doanh mà bạn có thể trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Nói đơn giản, nếu bạn có thu nhập và đồng thời chi tiền để vận hành doanh nghiệp, một số khoản chi đó có thể làm giảm phần thu nhập bị đánh thuế.

Điều đó không có nghĩa mọi khoản mua cho doanh nghiệp đều được khấu trừ. Chi phí thường phải có mục đích kinh doanh rõ ràng, và việc chi tiêu cá nhân không trở thành khoản khấu trừ chỉ vì bạn làm việc cho chính mình. Khi một khoản chi được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thông thường chỉ phần phục vụ kinh doanh mới được khấu trừ.

Vì sao người kinh doanh độc lập cần một hệ thống tốt hơn “giữ biên lai rồi hy vọng”

Freelancer và nhà thầu độc lập thường có thu nhập không đều, nhiều nhóm khách hàng khác nhau, và một danh sách dài các khoản chi nhỏ. Điều đó khiến việc tổ chức càng quan trọng hơn, không phải ít quan trọng hơn.

Một cấu trúc đơn giản có thể giúp bạn:

• Tách riêng chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp
• Theo dõi các khoản chi đủ điều kiện khấu trừ trong suốt cả năm
• Không bỏ sót chi phí đi lại, phần mềm hoặc dịch vụ chuyên môn
• Chuẩn bị sổ sách sạch hơn cho CPA hoặc người làm thuế
• Giảm rủi ro phân loại sai ngoài ý muốn

Nếu bạn هنوز chưa thành lập một pháp nhân kinh doanh chính thức, việc tạo LLC hoặc một cấu trúc khác có thể giúp bạn tách hoạt động kinh doanh khỏi tài chính cá nhân dễ dàng hơn. Bản thân LLC không tạo ra khấu trừ thuế, nhưng có thể hỗ trợ ghi chép tốt hơn và hồ sơ rõ ràng hơn.

Các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho freelancer và người kinh doanh độc lập

1. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn làm việc từ một không gian riêng trong nhà, bạn có thể đủ điều kiện cho khoản khấu trừ văn phòng tại nhà. Các quy tắc chính thường là không gian đó được sử dụng thường xuyên và riêng biệt cho kinh doanh, và nó là nơi làm việc chính của bạn.

Tùy tình huống, khoản khấu trừ này có thể bao gồm một phần của:

• Tiền thuê nhà hoặc chi phí liên quan đến thế chấp
• Hóa đơn tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc bảo hiểm người thuê nhà
• Sửa chữa và bảo trì
• Khấu hao hoặc các chi phí liên quan đến nhà khác

Nếu bạn không đủ điều kiện để khấu trừ toàn bộ văn phòng tại nhà, đừng cố áp dụng. IRS xem xét cách không gian được sử dụng thực tế, không phải mức độ tiện lợi khi khai báo.

2. Chi phí internet, điện thoại và liên lạc

Nhiều freelancer phụ thuộc vào internet và điện thoại để duy trì công việc. Nếu một dịch vụ được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thông thường chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới được khấu trừ.

Khoản này có thể bao gồm:

• Dịch vụ internet
• Gói điện thoại di động
• Công cụ nhắn tin cho doanh nghiệp
• Phần mềm họp video
• Dịch vụ VoIP hoặc định tuyến cuộc gọi

Việc tách tỷ lệ hàng tháng rõ ràng thường dễ hơn nhiều so với việc cố gắng truy ngược lại mức sử dụng sau này.

3. Vật tư văn phòng và công cụ kinh doanh hằng ngày

Những khoản mua nhỏ có thể cộng dồn rất nhanh. Nếu bạn mua các vật dụng dùng để vận hành doanh nghiệp, chúng có thể được khấu trừ trong năm mua hoặc được khấu hao theo thời gian, tùy từng mặt hàng và quy định thuế áp dụng.

Ví dụ gồm:

• Giấy in
• Mực in và hộp mực
• Sổ tay và bìa kẹp hồ sơ
• Phụ kiện máy tính
• Ổ cứng ngoài và bản sao lưu
• Thiết bị bàn làm việc
• Gói phần mềm cho doanh nghiệp

Càng là vật dụng thường xuyên trong hoạt động của bạn, bạn càng nên theo dõi nó như một chi phí kinh doanh.

4. Phần mềm và đăng ký số

Người kinh doanh độc lập thường phụ thuộc vào các công cụ phần mềm định kỳ. Những khoản này thường bị bỏ sót vì mỗi tháng trông có vẻ nhỏ, nhưng cộng lại trong một năm có thể trở thành khoản khấu trừ đáng kể.

Ví dụ gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ thiết kế
• Nền tảng quản lý dự án
• Dịch vụ email marketing
• Lưu trữ website
• Đăng ký tên miền
• Công cụ lưu trữ đám mây và sao lưu
• Phần mềm đặt lịch và xuất hóa đơn

Nếu phần mềm được sử dụng cho doanh nghiệp, hãy lưu biên lai đăng ký và ghi rõ mục đích sử dụng.

5. Tiếp thị và quảng cáo

Nếu bạn chi tiền để thu hút khách hàng, khoản chi đó thường có thể được khấu trừ khi nó gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh.

Ví dụ thường gặp gồm:

• Thiết kế và bảo trì website
• Quảng cáo trả phí
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Dịch vụ xây dựng thương hiệu
• Danh thiếp
• Thiết kế logo
• Tài liệu quảng cáo
• Công cụ marketing trên công cụ tìm kiếm

Ngân sách tiếp thị mạnh không chỉ là khoản đầu tư tăng trưởng. Nó cũng có thể là chi phí vận hành được khấu trừ.

6. Dịch vụ chuyên môn

Nhiều người kinh doanh độc lập trả tiền cho các chuyên gia khác để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Các khoản phí đó thường có thể được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Người ghi sổ
• CPA hoặc người khai thuế
• Luật sư
• Chuyên gia tư vấn
• Nhà phát triển web
• Nhà thiết kế đồ họa
• Người viết nội dung
• Chuyên gia SEO

Nếu một chuyên gia giúp bạn xây dựng, duy trì hoặc bảo vệ doanh nghiệp, chi phí đó có thể thuộc hồ sơ chi phí kinh doanh của bạn.

7. Chi phí đi lại vì mục đích kinh doanh

Chi phí đi công tác có thể được khấu trừ khi chuyến đi chủ yếu phục vụ công việc và các khoản chi là thông thường, cần thiết cho doanh nghiệp.

Các khoản có thể được khấu trừ gồm:

• Vé máy bay
• Chỗ ở
• Di chuyển mặt đất
• Phí đỗ xe
• Phí đường bộ
• Xe thuê dùng cho công việc
• Phí hành lý liên quan đến công việc

Hãy giữ cho mục đích kinh doanh của chuyến đi thật rõ ràng. Một kỳ nghỉ có kèm một cuộc gặp khách hàng không giống một chuyến đi công tác.

8. Bữa ăn gắn với hoạt động kinh doanh

Bữa ăn kinh doanh đôi khi có thể được khấu trừ, nhưng quy định chặt hơn nhiều freelancer nghĩ. Các bữa ăn gắn với mục đích kinh doanh hợp lệ hoặc đi công tác có thể đủ điều kiện, tùy giới hạn và yêu cầu chứng từ của IRS.

Hồ sơ tốt rất quan trọng ở đây. Hãy ghi lại:

• Ngày tháng
• Địa điểm
• Số tiền
• Mục đích kinh doanh
• Những người tham gia khi áp dụng

Nếu bữa ăn hoàn toàn mang tính cá nhân, đó không phải là khoản khấu trừ kinh doanh.

9. Chi phí phương tiện và di chuyển

Nếu bạn dùng ô tô, xe tải, dịch vụ gọi xe, phương tiện công cộng, xe đạp hoặc các hình thức di chuyển khác cho mục đích kinh doanh, một số chi phí đó có thể được khấu trừ.

Khoản này có thể bao gồm:

• Số dặm đi vì công việc
• Phí đỗ xe
• Phí đường bộ
• Nhiên liệu
• Sửa chữa và bảo trì
• Đăng ký xe và bảo hiểm trong một số trường hợp

Nhiều người kinh doanh độc lập chọn giữa việc ghi nhận chi phí thực tế của phương tiện và dùng phương pháp số dặm tiêu chuẩn của IRS khi được phép. Phương pháp phù hợp phụ thuộc vào năm thuế, loại phương tiện và thực tế sử dụng trong công việc.

Điểm quan trọng là tính nhất quán. Nếu bạn dùng một phương tiện cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, hãy duy trì nhật ký số dặm hoặc một bản ghi đáng tin cậy khác về việc sử dụng cho kinh doanh.

10. Chi phí bảo hiểm

Bảo hiểm doanh nghiệp có thể là một phần của việc vận hành một hoạt động độc lập có trách nhiệm. Tùy theo loại bảo hiểm, nó có thể được khấu trừ như một chi phí kinh doanh.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm lỗi và thiếu sót
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm bồi thường lao động, khi áp dụng

Bảo hiểm y tế cũng có thể được khấu trừ đối với một số cá nhân tự kinh doanh nếu họ đáp ứng yêu cầu của IRS. Khoản khấu trừ này có quy tắc cụ thể, vì vậy nên xem xét cẩn thận với chuyên gia thuế.

11. Giáo dục và đào tạo

Nếu việc học giúp duy trì hoặc cải thiện kỹ năng đang dùng trong doanh nghiệp hiện tại của bạn, nó có thể được khấu trừ.

Điều đó có thể bao gồm:

• Khóa học
• Chứng chỉ
• Hội thảo
• Webinar
• Ấn phẩm chuyên ngành
• Sách liên quan đến lĩnh vực của bạn
• Tư cách thành viên trong nhóm nghề nghiệp, khi quy định thuế áp dụng cho phép

Đào tạo giúp bạn phục vụ khách hàng tốt hơn hoặc cập nhật trong ngành thường thuộc phía chi phí kinh doanh trong hồ sơ của bạn.

12. Thanh toán cho nhà thầu và hỗ trợ thuê ngoài

Nhiều người kinh doanh độc lập thuê ngoài một số công việc để tập trung vào phần cốt lõi của họ. Nếu bạn thuê nhà thầu độc lập cho dịch vụ kinh doanh, các khoản thanh toán đó có thể được khấu trừ.

Ví dụ gồm:

• Trợ lý ảo
• Nhà phát triển
• Nhà thiết kế
• Biên tập viên
• Người viết nội dung
• Quản lý mạng xã hội
• Kế toán
• Hỗ trợ kỹ thuật chuyên biệt

Hãy chắc chắn phân loại lao động đúng cách và giữ hồ sơ thanh toán gọn gàng.

13. Phí ngân hàng và phí xử lý thanh toán

Nếu bạn dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, nền tảng xuất hóa đơn hoặc cổng thanh toán, các khoản phí có thể tăng lên. Những chi phí này thường được khấu trừ khi chúng gắn với doanh thu hoặc hoạt động kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Phí tài khoản thanh toán doanh nghiệp
• Phí xử lý giao dịch thương mại
• Phí cổng thanh toán
• Hoa hồng nền tảng
• Phí liên quan đến chargeback, khi áp dụng

Đây là những khoản nhỏ, nhưng rất dễ bỏ sót và rất đáng để theo dõi.

14. Giấy phép, chấp thuận và chi phí tuân thủ

Tùy theo công việc và nơi bạn hoạt động, bạn có thể cần một số giấy phép, đăng ký hoặc chấp thuận nhất định. Đây thường là một phần của chi phí kinh doanh.

Ví dụ có thể gồm:

• Giấy phép kinh doanh địa phương
• Giấy phép hành nghề
• Đăng ký cấp bang
• Hồ sơ DBA
• Phí tuân thủ và phí nộp hồ sơ

Nếu doanh nghiệp của bạn cần duy trì trạng thái hoạt động hợp pháp, những khoản chi đó xứng đáng có mặt trong sổ sách.

Những khoản thường cần thận trọng hơn

Một số chi phí rất dễ bị phân loại sai vì chúng vừa mang tính cá nhân, vừa chỉ đôi khi mới được khấu trừ. Các khoản này cần chú ý đặc biệt.

Hãy cẩn trọng với:

• Quần áo, trừ khi đó thực sự là đồng phục hoặc chỉ dành riêng cho mục đích kinh doanh
• Chi phí đi làm giữa nhà và nơi làm việc cố định
• Bữa ăn cá nhân
• Giải trí cá nhân
• Đăng ký dùng chung nhiều mục đích
• Gói điện thoại gia đình
• Các khoản mua cho nhà ở nhưng không phải thiết bị phục vụ kinh doanh độc quyền

Khi không chắc chắn, hãy phân bổ chi phí đúng cách hoặc hỏi chuyên gia thuế trước khi khai.

Thói quen lưu trữ hồ sơ giúp việc khấu trừ dễ hơn

Ghi chép tốt là thứ biến một khoản khấu trừ từ phỏng đoán thành chi phí kinh doanh có thể bảo vệ được.

Tối thiểu, hãy giữ:

• Biên lai và hóa đơn
• Sao kê ngân hàng và thẻ
• Nhật ký số dặm
• Hợp đồng và hóa đơn khách hàng
• Bằng chứng thanh toán
• Ghi chú nêu rõ mục đích kinh doanh của từng khoản chi

Một lần rà soát hàng tháng đơn giản sẽ tốt hơn nhiều so với việc dọn dẹp gấp gáp vào cuối năm. Nếu bạn đối chiếu giao dịch thường xuyên, bạn sẽ biết khoản nào được khấu trừ và khoản nào là cá nhân trước khi mùa thuế đến.

Vì sao thành lập doanh nghiệp có thể giúp việc tổ chức thuế

Một cấu trúc doanh nghiệp chính thức không thay thế cho việc ghi sổ tốt, nhưng thường giúp mọi thứ gọn gàng hơn.

Đối với nhiều người kinh doanh độc lập, thành lập LLC giúp tạo ra ranh giới rõ ràng hơn giữa hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh. Ranh giới đó có thể hỗ trợ ghi chép tốt hơn, tài khoản ngân hàng sạch hơn và vận hành chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn đã sẵn sàng chính thức hóa doanh nghiệp freelance của mình, Zenind có thể giúp bạn thành lập LLC, bắt đầu các loại pháp nhân kinh doanh khác, xin EIN và duy trì tổ chức với hỗ trợ thành lập và tuân thủ. Mục tiêu không chỉ là bắt đầu một doanh nghiệp. Mà là xây dựng một doanh nghiệp dễ quản lý hơn trong từng quý của năm.

Lời kết

Chiến lược thuế tốt nhất cho người kinh doanh độc lập không hề phức tạp. Hãy giữ chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp tách biệt, theo dõi khấu trừ ngay khi phát sinh, và đảm bảo mỗi khoản chi đều có mục đích kinh doanh thực sự.

Quan trọng nhất, đừng chờ đến mùa khai thuế mới bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Một hệ thống đơn giản, một tài khoản doanh nghiệp riêng và cấu trúc doanh nghiệp phù hợp có thể khiến thời điểm nộp thuế bớt căng thẳng hơn rất nhiều và giúp bạn giữ lại nhiều hơn số mình kiếm được.

Nếu bạn đang khởi động một doanh nghiệp freelance hoặc muốn dọn lại doanh nghiệp hiện có, Zenind có thể giúp bạn bước tiếp theo với các dịch vụ thành lập và tuân thủ dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ.