Mẹo thuế cho tài xế Uber và Lyft: Hướng dẫn thực tế về khấu trừ, thuế ước tính và thành lập LLC

Lái xe cho Uber hoặc Lyft có thể là một cách linh hoạt để kiếm thu nhập, tự sắp xếp lịch làm việc và biến chiếc xe của bạn thành một tài sản kinh doanh. Nhưng khi các chuyến xe bắt đầu nhiều lên, trách nhiệm thuế cũng tăng theo. Tài xế rideshare thường được xem là nhà thầu độc lập, nghĩa là thuế không bị khấu trừ trực tiếp từ khoản thanh toán của bạn như đối với nhân viên nhận W-2.

Sự thay đổi đó làm mọi thứ khác đi. Bạn phải tự theo dõi thu nhập, ghi chép chi phí, lập kế hoạch cho thuế tự kinh doanh và thực hiện các khoản thuế ước tính khi cần. Tin tốt là công việc rideshare cũng mở ra nhiều khoản khấu trừ có thể giảm thu nhập chịu thuế của bạn nếu bạn giữ hồ sơ rõ ràng.

Hướng dẫn này phân tích những mẹo thuế cốt lõi mà mọi tài xế Uber và Lyft nên biết, bao gồm theo dõi số dặm, các khoản chi phí được khấu trừ, thuế theo quý và khi nào việc thành lập LLC có thể phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Thuế rideshare hoạt động như thế nào

Nếu bạn lái xe cho một nền tảng rideshare, bạn thường đang hoạt động như một chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thay vì là nhân viên. Điều đó có nghĩa là:

• Bạn báo cáo thu nhập rideshare trên tờ khai thuế cá nhân của mình.
• Bạn nộp thuế thu nhập trên lợi nhuận ròng, không chỉ trên tổng doanh thu.
• Bạn cũng phải nộp thuế tự kinh doanh, bao gồm phần đóng góp cho Social Security và Medicare.
• Bạn có thể cần thực hiện các khoản thanh toán thuế ước tính trong năm.

Khác với một công việc truyền thống, không có chủ lao động nào khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ mỗi chuyến xe. Nếu bạn không lên kế hoạch trước, mùa thuế có thể trở nên rất tốn kém. Chìa khóa là hãy xem việc lái xe rideshare như một doanh nghiệp ngay từ ngày đầu.

Theo dõi mọi khoản bạn kiếm được

Việc thuế đầu tiên của bạn rất đơn giản: biết rõ thu nhập của mình. Uber và Lyft có thể cung cấp các biểu mẫu thuế cuối năm, nhưng những biểu mẫu đó có thể không phản ánh toàn bộ nếu bạn cũng nhận tiền tip bằng tiền mặt, tiền thưởng, khoản giới thiệu hoặc các khoản khuyến khích.

Một hệ thống ghi sổ tốt nên ghi nhận:

• Tổng thu nhập từ rideshare
• Tiền tip
• Tiền thưởng và chương trình khuyến mãi
• Thu nhập từ giới thiệu
• Phí hủy chuyến
• Bất kỳ khoản thanh toán nào khác liên quan đến công việc lái xe

Hãy duy trì nhật ký liên tục về tất cả nguồn thu thay vì đợi đến mùa thuế. Thói quen đó giúp bạn đối chiếu sao kê từ nền tảng với hồ sơ của mình dễ hơn và giảm nguy cơ bỏ sót thu nhập chịu thuế.

Số dặm thường là khoản khấu trừ lớn nhất của bạn

Đối với nhiều tài xế rideshare, số dặm là khoản khấu trừ giá trị nhất. Mỗi dặm đi cho mục đích kinh doanh đều có thể làm giảm thu nhập chịu thuế, nhưng chỉ khi bạn ghi lại đúng cách.

Bạn thường cần theo dõi:

• Số dặm khi chở khách
• Số dặm khi đang trên đường đến đón khách
• Số dặm khi chờ giữa các chuyến nếu xe đang được sử dụng cho kinh doanh
• Số dặm đi cho mục đích kinh doanh như mua vật tư, kiểm tra xe hoặc bảo trì

Đừng nhầm lẫn giữa số dặm cá nhân và số dặm kinh doanh. Quãng đường đi lại từ nhà đến nơi làm việc cố định thường được xử lý khác với số dặm kinh doanh. Với tài xế rideshare, nhật ký số dặm chính xác là rất cần thiết vì khoản khấu trừ này có thể rất lớn.

Hãy dùng ứng dụng theo dõi số dặm, bảng tính hoặc sổ tay để ghi:

• Ngày của chuyến đi
• Điểm xuất phát
• Điểm đến
• Mục đích của chuyến đi
• Chỉ số công-tơ-mét đầu và cuối

Hồ sơ càng rõ ràng thì càng dễ bảo vệ khoản khấu trừ của bạn nếu sau này cần chứng minh.

Các khoản chi phí được khấu trừ phổ biến cho tài xế rideshare

Số dặm chỉ là một phần của bức tranh. Tùy cách bạn vận hành, bạn cũng có thể khấu trừ nhiều khoản chi tiêu thông thường và cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Các khoản khấu trừ phổ biến có thể bao gồm:

• Xăng và nhiên liệu
• Thay dầu và bảo dưỡng định kỳ
• Sửa chữa và linh kiện thay thế
• Rửa xe và vật tư vệ sinh
• Lốp, phanh và các bộ phận hao mòn khác
• Phí đỗ xe cho các chuyến đi công việc
• Phí cầu đường khi lái xe làm việc
• Gói điện thoại hoặc dữ liệu dùng cho công việc rideshare
• Giá đỡ điện thoại, bộ sạc và phụ kiện taplo
• Nước, đồ ăn nhẹ hoặc tiện ích cung cấp cho hành khách
• Phí kinh doanh của tiểu bang và địa phương
• Phí kế toán hoặc chuẩn bị thuế
• Bảo hiểm kinh doanh hoặc các điều khoản bổ sung, nếu áp dụng

Nếu bạn dùng cùng một chiếc xe cho cả mục đích kinh doanh và cá nhân, bạn có thể cần phân bổ chi phí theo tỷ lệ sử dụng cho kinh doanh. Đó là lý do nữa khiến nhật ký số dặm rất quan trọng. Ghi chép tốt giúp bạn chứng minh được phương pháp khấu trừ theo số dặm tiêu chuẩn hoặc phương pháp chi phí thực tế, tùy phương án nào có lợi hơn trong trường hợp của bạn.

Đừng quên thuế tự kinh doanh

Nhiều tài xế mới chỉ chú ý đến thuế thu nhập mà bỏ qua thuế tự kinh doanh. Đây là một sai lầm.

Với tư cách là một tài xế tự kinh doanh, bạn thường phải chịu cả phần của chủ lao động và nhân viên đối với thuế Social Security và Medicare trên thu nhập ròng của mình. Ngay cả sau khi khấu trừ, khoản thuế này vẫn có thể đáng kể.

Một cách thực tế là dành ra một tỷ lệ phần trăm từ mỗi khoản thanh toán ngay khi nhận được. Nhiều tài xế lập một quỹ thuế riêng để không phải cuống cuồng khi đến hạn nộp hồ sơ. Số tiền cụ thể bạn nên dành ra phụ thuộc vào tổng thu nhập, các khoản khấu trừ, tình hình hộ gia đình và thuế tiểu bang, nhưng điều quan trọng là phải tiết kiệm đều đặn.

Thuế ước tính theo quý rất quan trọng

Nếu bạn dự kiến sẽ nợ đủ nhiều thuế trong năm, IRS có thể yêu cầu các khoản thanh toán thuế ước tính theo quý. Điều đó thường áp dụng khi thu nhập rideshare của bạn đáng kể và phần thuế khấu trừ từ các nguồn khác không đủ để bù cho tổng số thuế phải nộp.

Thuế theo quý giúp bạn tránh số dư lớn và các khoản phạt có thể phát sinh khi nộp hồ sơ. Một hệ thống đơn giản là ước tính lợi nhuận ròng hằng năm, tính một khoản dự phòng thuế thận trọng và nộp tiền mỗi quý thay vì chờ đến tháng 4.

Những thói quen hữu ích bao gồm:

• Xem xét thu nhập và chi phí hàng tháng
• Dành tiền thuế sau mỗi lần nhận thanh toán
• Kiểm tra xem bạn có phải nộp thuế ước tính liên bang và tiểu bang hay không
• Cập nhật ước tính khi thu nhập thay đổi trong mùa cao điểm

Nếu công việc rideshare của bạn chỉ là bán thời gian, phần khấu trừ thuế từ công việc chính khác có thể bù đắp một phần hoặc toàn bộ số tiền bạn nợ. Nếu lái xe rideshare là công việc chính của bạn, việc lập kế hoạch theo quý sẽ quan trọng hơn nhiều.

Tách biệt tài chính doanh nghiệp của bạn

Một trong những cách dễ nhất để giữ mọi thứ gọn gàng là tách biệt tài chính kinh doanh và cá nhân.

Hãy mở một tài khoản ngân hàng riêng cho thu nhập và chi phí rideshare. Dùng tài khoản đó cho:

• Khoản thanh toán từ nền tảng
• Chi phí xăng và bảo dưỡng
• Vật tư kinh doanh
• Chuyển tiền dành cho thuế
• Phí kế toán hoặc ghi sổ

Việc tách biệt này làm hồ sơ của bạn dễ xem lại hơn, đơn giản hóa việc theo dõi chi phí và giảm nhầm lẫn khi đến mùa thuế. Nó cũng giúp doanh nghiệp của bạn có cấu trúc chuyên nghiệp hơn, đặc biệt nếu sau này bạn thành lập LLC.

Khi nào LLC có thể phù hợp

Nhiều tài xế rideshare bắt đầu với tư cách chủ sở hữu duy nhất, nhưng một số người chọn thành lập LLC khi hoạt động kinh doanh phát triển. LLC không tự động loại bỏ thuế, và cũng không thay thế cho việc ghi sổ tốt, nhưng nó có thể mang lại một số lợi ích thực tế.

Các lợi ích tiềm năng có thể bao gồm:

• Cấu trúc doanh nghiệp chính thức hơn
• Tách biệt rõ ràng giữa hoạt động cá nhân và kinh doanh
• Tổ chức tốt hơn cho ngân hàng, hợp đồng và lưu trữ hồ sơ
• Nền tảng vững hơn nếu bạn dự định mở rộng sang các hoạt động kinh doanh khác

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, LLC là một bước đầu hữu ích để xây dựng cấu trúc công ty bền vững hơn. Nếu bạn đang dùng thu nhập rideshare để thử một ý tưởng kinh doanh, hoặc nếu bạn dự định bổ sung dịch vụ liên quan sau này, việc thành lập LLC có thể tạo ra một thiết lập pháp lý và hành chính rõ ràng hơn.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và duy trì LLC tại Hoa Kỳ với quy trình tinh gọn, giúp việc xây dựng cấu trúc doanh nghiệp cho công việc tay trái hoặc hoạt động toàn thời gian đang phát triển trở nên dễ dàng hơn.

Hãy lưu ý rằng cách xử lý thuế của một LLC phụ thuộc vào cách nó được cấu trúc và đánh thuế. Bản thân LLC không đảm bảo tiết kiệm thuế. Nếu bạn đang cân nhắc, hãy trao đổi với một chuyên gia thuế đủ năng lực để hiểu cách nó phù hợp với mức thu nhập và kế hoạch dài hạn của bạn.

Quy trình thuế đơn giản quanh năm cho tài xế

Thay vì xem thuế là một vấn đề chỉ xảy ra mỗi năm một lần, hãy xây dựng một quy trình lặp lại.

Mỗi khi bạn lái xe

• Ghi lại số dặm
• Giữ biên lai cho các khoản mua phục vụ kinh doanh
• Lưu bằng chứng về phí cầu đường, đỗ xe và các chi phí chuyến đi khác
• Ghi chú bất kỳ khoản thưởng hoặc thu nhập giới thiệu nào

Mỗi tuần

• Đối chiếu các khoản thanh toán từ ứng dụng lái xe với tiền gửi ngân hàng
• Phân loại chi phí khi thông tin còn mới
• Chuyển một phần thu nhập sang tài khoản tiết kiệm thuế

Mỗi tháng

• Xem lại tổng thu nhập và chi phí
• Kiểm tra xem nhật ký số dặm đã đầy đủ chưa
• So sánh quỹ dự phòng thuế với nghĩa vụ dự kiến
• Cập nhật kế hoạch thuế ước tính nếu thu nhập thay đổi

Mỗi quý

• Tính thuế ước tính nếu cần
• Xem lại xem cấu trúc doanh nghiệp hiện tại còn phù hợp hay không
• Tự hỏi liệu LLC, hệ thống ghi sổ hay tài khoản kinh doanh riêng có giúp bạn tổ chức tốt hơn không

Một quy trình như vậy chỉ tốn rất ít thời gian so với việc phải dọn dẹp cả năm biên lai thất lạc và nhật ký không đầy đủ.

Những sai lầm phổ biến của tài xế rideshare

Nhiều vấn đề thuế xuất phát từ những thiếu sót rất đơn giản. Hãy tránh những lỗi phổ biến sau:

• Trộn lẫn việc lái xe cá nhân và kinh doanh mà không có nhật ký số dặm
• Quên dành tiền cho thuế trong năm
• Bỏ qua tiền tip, tiền thưởng hoặc thu nhập giới thiệu
• Yêu cầu khấu trừ các khoản chi mà không có biên lai hoặc chứng từ
• Dùng sai phương pháp khấu trừ mà không so sánh các lựa chọn
• Chờ đến mùa thuế mới sắp xếp hồ sơ
• Cho rằng LLC tự động thay đổi nghĩa vụ thuế

Một vài thói quen tốt có thể giúp bạn giảm hàng giờ căng thẳng sau này và thường mang lại tờ khai chính xác hơn.

Khi nào nên làm việc với chuyên gia thuế

Bạn không cần phải tự mình giải quyết mọi thứ. Một chuyên gia thuế có thể hỗ trợ nếu bạn:

• Lái xe toàn thời gian và có nguồn thu nhập phức tạp
• Kiếm tiền từ nhiều ứng dụng hoặc hoạt động kinh doanh khác nhau
• Muốn được giúp so sánh khấu trừ theo số dặm và theo chi phí thực tế
• Cần hỗ trợ ước tính thuế theo quý
• Đang cân nhắc LLC hoặc cấu trúc pháp nhân khác
• Có câu hỏi về thuế tiểu bang hoặc vấn đề nộp hồ sơ trước đây

Hướng dẫn chuyên nghiệp đặc biệt hữu ích khi công việc rideshare của bạn phát triển vượt ra ngoài phạm vi công việc tay trái. Lời khuyên đúng ngay từ đầu có thể ngăn ngừa những sai lầm tốn kém sau này.

Kết luận

Lái xe Uber và Lyft có thể là một cách linh hoạt để kiếm thu nhập, nhưng đi kèm với đó là trách nhiệm thuế thực sự. Những tài xế đi trước một bước thường là những người giữ nhật ký số dặm chính xác, tách biệt tài chính kinh doanh, dành tiền cho thuế theo quý và xem xét liệu LLC có thể hỗ trợ mục tiêu dài hạn hay không.

Nếu bạn tiếp cận việc lái xe rideshare như một doanh nghiệp, mùa thuế sẽ trở nên dễ quản lý hơn rất nhiều. Hãy bắt đầu bằng hồ sơ rõ ràng, xây dựng quỹ dự phòng thuế và chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch của bạn. Đối với những tài xế muốn có một con đường thuận lợi hơn để thành lập và duy trì một pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ, Zenind có thể giúp việc thành lập LLC trở nên đơn giản hơn.