7 công cụ thực tiễn giúp founder giải quyết vấn đề tốt hơn

Mọi founder đều phải đối mặt với vấn đề. Một số vấn đề nhỏ và mang tính thường ngày, như chọn nhà cung cấp hoặc sửa một quy trình bị lỗi. Những vấn đề khác lớn hơn và mang tính chiến lược, như quyết định khi nào nên tuyển dụng, định giá dịch vụ ra sao, hoặc nên làm gì khi tăng trưởng chậm lại.

Điểm khác biệt giữa một doanh nghiệp tiến lên và một doanh nghiệp bị mắc kẹt không phải là không có vấn đề. Mà là chất lượng của quy trình giải quyết vấn đề.

Khi bạn đang xây dựng một công ty, đặc biệt ở giai đoạn đầu, áp lực có thể khiến mọi việc đều trở nên khẩn cấp. Những người giải quyết vấn đề giỏi sẽ làm chậm nhịp độ lại vừa đủ để suy nghĩ rõ ràng, sắp xếp thứ tự ưu tiên và chọn hành động tiếp theo tốt nhất. Kỷ luật đó rất quan trọng dù bạn đang ra mắt một LLC mới, theo kịp các hạn chót tuân thủ hay cố gắng tinh gọn hoạt động hằng ngày.

Dưới đây là bảy công cụ thực tiễn có thể giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả hơn và đưa ra quyết định tốt hơn với vai trò founder.

1. Tách biệt điều bạn có thể kiểm soát với điều bạn không thể

Có rất nhiều căng thẳng bắt nguồn từ việc tiêu hao năng lượng cho những thứ bạn không thể thay đổi.

Nếu nhà cung cấp giao hàng trễ, khách hàng chậm thanh toán, hoặc cơ quan tiểu bang mất nhiều thời gian hơn dự kiến để xử lý hồ sơ, những sự việc đó có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn, nhưng không phải lúc nào cũng nằm trong tầm kiểm soát. Điều bạn có thể kiểm soát là phản ứng của mình.

Hãy dùng một bộ lọc đơn giản:

• Điều gì đã xảy ra?
• Phần nào trong việc này tôi có thể tác động?
• Ngay lúc này có hành động nào khả thi?

Cách này giúp bạn tập trung vào những bước hữu ích thay vì bực bội. Nó cũng giúp bạn ủy quyền tốt hơn, vì không phải vấn đề nào cũng thuộc bàn làm việc của bạn.

2. Xác định đúng vấn đề thật trước khi tìm cách giải quyết

Nhiều sai lầm trong kinh doanh bắt đầu từ việc giải quyết sai vấn đề.

Ví dụ, nếu doanh số giảm, vấn đề có thể không nằm ở marketing. Nó có thể là định vị yếu, đề xuất giá trị khó hiểu, chăm sóc theo dõi kém, hoặc sản phẩm không còn phù hợp với thị trường. Nếu một nhóm thường xuyên trễ hạn, nguyên nhân gốc có thể là khối lượng công việc, kỳ vọng không rõ ràng, hoặc một quy trình bị hỏng.

Trước khi hành động, hãy viết vấn đề thành một câu. Sau đó kiểm tra:

• Đây là triệu chứng hay nguyên nhân?
• Bằng chứng nào ủng hộ nhận định này?
• Nếu tôi giải quyết được điều này, vấn đề thật sự có cải thiện không?

Mô tả vấn đề càng rõ, giải pháp càng tốt.

3. Xếp hạng vấn đề theo mức độ ảnh hưởng và tính cấp bách

Không phải mọi vấn đề đều xứng đáng nhận cùng một mức độ chú ý.

Một founder có thể lãng phí nhiều ngày cho những vấn đề nhỏ trong khi một rủi ro lớn đang âm thầm tăng lên phía sau. Những người giải quyết vấn đề giỏi biết cách ưu tiên.

Một cách hữu ích để xếp hạng vấn đề là hỏi hai câu:

• Nếu tôi bỏ qua việc này, nó sẽ gây thiệt hại bao nhiêu?
• Nếu tôi giải quyết ngay bây giờ, tôi sẽ tạo ra bao nhiêu giá trị?

Những vấn đề đe dọa dòng tiền, tuân thủ pháp lý, niềm tin khách hàng hoặc hoạt động cốt lõi nên được đưa lên hàng đầu. Các vấn đề nhỏ hơn thường có thể chờ, giao cho người khác xử lý, hoặc gộp vào một chu kỳ cải tiến sau.

Điều này đặc biệt quan trọng với các công việc liên quan đến thành lập doanh nghiệp và tuân thủ. Bỏ lỡ một hồ sơ nộp, bỏ qua yêu cầu về registered agent, hoặc để trượt một hạn nộp báo cáo có thể tạo ra rủi ro lớn hơn nhiều so với một vấn đề vận hành mang tính thẩm mỹ.

4. Thu thập dữ kiện trước khi ra quyết định

Khi áp lực cao, con người thường lấp đầy khoảng trống bằng giả định. Điều đó thường làm vấn đề tệ hơn.

Thay vào đó, hãy thu thập các dữ kiện cần thiết trước.

Tùy vào vấn đề, việc đó có thể là:

• Xem lại số liệu và báo cáo
• Trao đổi với khách hàng hoặc thành viên trong nhóm
• Đọc đúng các yêu cầu hoặc quy định liên quan
• So sánh chi phí, thời gian và đánh đổi

Mục tiêu không phải là thu thập thông tin vô tận. Mục tiêu là giảm mức độ không chắc chắn đến mức đủ để đưa ra quyết định hợp lý. Giải quyết vấn đề tốt không phải là đoán mò rồi gắn cho nó vẻ tự tin. Đó là phán đoán có kỷ luật dựa trên đủ bằng chứng để hành động.

5. Tạo ra nhiều hơn một giải pháp

Nếu bạn chỉ nhìn thấy một đáp án khả dĩ, có lẽ bạn chưa suy nghĩ đủ.

Nhiều vấn đề kinh doanh có vài cách giải quyết đều có thể chấp nhận được, dù một cách rõ ràng tốt hơn các cách còn lại. Một founder biết tạo ra nhiều lựa chọn sẽ có khả năng tìm được hướng đi thực tế hơn.

Khi động não, hãy tách giai đoạn tạo ý tưởng ra khỏi giai đoạn đánh giá. Trước hết, liệt kê mọi phương án có thể hoạt động. Sau đó thu hẹp danh sách dựa trên chi phí, tốc độ, rủi ro và tác động dài hạn.

Ví dụ, nếu một quy trình cứ liên tục bị lỗi, các lựa chọn có thể là:

• Đào tạo lại cho đội ngũ
• Viết lại quy trình
• Tự động hóa một phần luồng công việc
• Loại bỏ các bước không cần thiết
• Giao trách nhiệm rõ ràng hơn

Câu trả lời đầu tiên không phải lúc nào cũng là câu trả lời tốt nhất. Đôi khi lựa chọn tốt nhất là phương án đơn giản nhất nhưng được triển khai hiệu quả.

6. Thử bước tiếp theo nhỏ nhất nhưng hữu ích

Những vấn đề lớn có thể khiến bạn thấy choáng ngợp vì chưa nhìn ra toàn bộ giải pháp.

Trong những lúc như vậy, đừng chờ đến khi có sự rõ ràng hoàn hảo. Hãy tìm bước nhỏ nhất nhưng có ý nghĩa, có thể giảm rủi ro, kiểm chứng một giả thuyết hoặc đẩy vấn đề tiến lên.

Ví dụ gồm:

• Gửi một email làm rõ
• Thực hiện một khảo sát ngắn với khách hàng
• Sửa đúng phần của quy trình đang gây ra phần lớn chậm trễ
• Xem trực tiếp hướng dẫn nộp hồ sơ thay vì đoán
• Thử triển khai giới hạn trước khi thay đổi lớn

Các thử nghiệm nhỏ rất mạnh vì chúng tạo phản hồi nhanh. Chúng giúp bạn học được điều gì đó mà không phải cam kết quá nhiều thời gian hay tiền bạc quá sớm.

7. Xây dựng một hệ thống để vấn đề không lặp lại

Giải quyết một vấn đề một lần là hữu ích. Ngăn nó quay trở lại còn tốt hơn.

Rất nhiều bực bội của founder đến từ các vấn đề lặp đi lặp lại:

• Trễ hạn vì không có hệ thống lịch
• Mơ hồ về trách nhiệm vì không ai sở hữu quy trình
• Bất ngờ về dòng tiền vì doanh nghiệp không theo dõi chi phí đủ chặt
• Công việc tuân thủ bị bỏ sót vì được xử lý thủ công

Khi bạn khắc phục một vấn đề, hãy hỏi hệ thống nào có thể ngăn nó tái diễn.

Điều đó có thể bao gồm:

• Tạo một checklist
• Thiết lập nhắc nhở và rà soát định kỳ
• Ghi lại quy trình chuẩn
• Chỉ định một người chịu trách nhiệm duy nhất
• Dùng phần mềm để theo dõi những ngày hạn và tác vụ quan trọng

Đây là lúc kỷ luật vận hành phát huy hiệu quả. Một doanh nghiệp có những hệ thống đơn giản, lặp lại được có thể xử lý độ phức tạp cao hơn mà không tạo ra hỗn loạn.

Một khung thực hành cho founder

Nếu bạn muốn một cách đơn giản để áp dụng các công cụ này, hãy dùng khung bốn bước sau mỗi khi một vấn đề xuất hiện:

1. Xác định rõ vấn đề.
2. Quyết định xem đó có phải việc của bạn để giải quyết không.
3. Xếp hạng theo mức độ ảnh hưởng và tính cấp bách.
4. Chọn bước tiếp theo nhỏ nhất tạo ra tiến triển.

Trình tự đó giúp bạn tránh phản ứng quá mức, suy nghĩ quá nhiều hoặc sửa sai thứ không cần sửa.

Nó cũng phù hợp trong toàn bộ vòng đời của một doanh nghiệp. Dù bạn đang chọn cấu trúc, xử lý hồ sơ, làm tuân thủ hay cải thiện vận hành, logic cốt lõi vẫn giống nhau: làm rõ vấn đề, thu thập dữ kiện, so sánh lựa chọn và hành động có mục đích.

Vì sao điều này quan trọng với việc thành lập và tăng trưởng doanh nghiệp

Những founder ở giai đoạn đầu thường chịu một kiểu áp lực khác với các công ty đã ổn định. Họ đang ra quyết định trong khi vẫn còn xây dựng chính doanh nghiệp của mình.

Điều đó có nghĩa là giải quyết vấn đề không chỉ là một kỹ năng lãnh đạo. Nó là một phần của nền tảng công ty.

Khi việc thành lập, đăng ký và tuân thủ được xử lý hiệu quả, founder sẽ có nhiều thời gian và không gian tinh thần hơn để tập trung vào những vấn đề kinh doanh thực sự thúc đẩy tăng trưởng. Zenind giúp đơn giản hóa việc thành lập doanh nghiệp và tuân thủ liên tục, ताकि doanh nhân có thể dành ít năng lượng hơn cho ma sát hành chính và nhiều năng lượng hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp.

Kết luận

Giải quyết vấn đề tốt hơn không phải là có sẵn mọi câu trả lời. Mà là sử dụng một quy trình lặp lại giúp bạn suy nghĩ rõ ràng dưới áp lực.

Hãy bắt đầu bằng việc tập trung vào điều bạn có thể kiểm soát. Xác định đúng vấn đề thật. Ưu tiên điều quan trọng nhất. Thu thập dữ kiện. Tạo ra các lựa chọn. Thử bước nhỏ hữu ích nhất. Sau đó xây dựng một hệ thống để vấn đề không quay lại.

Làm đều đặn như vậy, bạn sẽ ra quyết định tốt hơn, di chuyển nhanh hơn và xây dựng một công ty vững mạnh hơn.