Vì sao brainstorming thường thất bại và nhà sáng lập nên làm gì thay thế

Brainstorming là một trong những công cụ quen thuộc nhất trong kinh doanh. Nó nghe có vẻ mang tính hợp tác, nhanh chóng và sáng tạo. Nó hứa hẹn một căn phòng đầy người, một tấm bảng trắng và một ý tưởng đột phá vào cuối buổi.

Tuy nhiên, trong thực tế, brainstorming thường tạo ra điều ngược lại với đổi mới. Nó có thể khuyến khích những ý tưởng an toàn, tư duy bầy đàn và cảm giác tiến triển giả tạo. Các nhà sáng lập và đội ngũ doanh nghiệp nhỏ rời khỏi cuộc họp với cảm giác mình đã bận rộn, nhưng họ vẫn chưa có quyết định, chưa có một khái niệm rõ ràng, hay một kế hoạch khả thi.

Đối với những người khởi nghiệp đang xây dựng công ty, đó là một vấn đề tốn kém. Thời gian dành cho việc tạo ra những ý tưởng trung bình là thời gian không dành cho việc xác thực nhu cầu khách hàng, tinh chỉnh mô hình kinh doanh, hoặc hoàn tất các bước pháp lý và vận hành biến một ý tưởng thành một doanh nghiệp thực sự. Đó là lúc một cách tiếp cận kỷ luật hơn trở nên quan trọng.

Vì sao brainstorming thường hoạt động kém hiệu quả

Giả định phổ biến đằng sau brainstorming rất đơn giản: càng nhiều người thì càng nhiều ý tưởng, và càng nhiều ý tưởng thì càng sáng tạo. Điểm sai ở đây là sáng tạo không chỉ nằm ở số lượng. Nó còn nằm ở chất lượng, tính độc đáo và khả năng triển khai đến cùng.

Một buổi làm việc trực tiếp theo nhóm có thể đi ngược lại những mục tiêu đó theo nhiều cách.

Thứ nhất, mọi người thường tự kiểm duyệt trong nhóm. Ngay cả khi không ai nói ra, người tham gia nhanh chóng nhận ra ý tưởng nào nghe có vẻ ấn tượng và ý tưởng nào có vẻ rủi ro, rối rắm hoặc quá khác biệt. Kết quả là những ý tưởng táo bạo nhất thường không bao giờ được chia sẻ.

Thứ hai, môi trường nhóm có thể tạo ra hiện tượng neo ý kiến. Vài đề xuất đầu tiên thường định hình phần còn lại của cuộc trò chuyện. Khi một hướng đi đã được xác lập, những ý tưởng sau đó thường chỉ là biến thể của cùng một chủ đề thay vì những khả năng thực sự mới.

Thứ ba, brainstorming thưởng cho phản ứng nhanh. Điều đó ưu tiên những ý tưởng hiển nhiên nhất, chứ không nhất thiết là ý tưởng tốt nhất. Một người cần thời gian để suy nghĩ, phản tỉnh và kết nối các khái niệm không liên quan có thể đóng góp rất ít ngay trong phòng họp nhưng lại đưa ra một ý tưởng mạnh hơn nhiều sau đó.

Cuối cùng, các cuộc họp tạo ra áp lực phải thể hiện. Thay vì khám phá vấn đề một cách sâu sắc, người tham gia có thể vội nói điều gì đó hữu ích, giữ cho cuộc trò chuyện tiếp diễn, hoặc tránh trông như chưa chuẩn bị. Bầu không khí đó không lý tưởng cho tư duy nguyên bản.

Những ý tưởng tốt thường hình thành như thế nào

Những ý tưởng mạnh hiếm khi xuất hiện trọn vẹn chỉ bằng lệnh gọi. Thông thường, chúng phát triển qua quá trình quan sát, phản tỉnh và kết hợp lại các yếu tố có sẵn.

Một nhà sáng lập nhận ra một điểm đau của khách hàng.

Điểm đau đó được so sánh với kinh nghiệm trước đây, bối cảnh thị trường và các công cụ sẵn có.

Theo thời gian, một mô hình dần xuất hiện.

Những ý tưởng tốt nhất thường đến từ việc nối các mảnh ghép hiện có theo cách mới, chứ không phải từ việc tạo ra thứ gì đó hoàn toàn từ hư không. Đó là lý do vì sao suy nghĩ yên tĩnh, tập trung có thể hiệu quả hơn một buổi họp nhóm vội vàng.

Khi tâm trí không chịu áp lực xã hội, nó có thể lang thang một cách hữu ích. Nó tạo ra những kết nối bất ngờ. Nó nhận ra khoảng trống. Nó xem xét lại các giả định. Nó quay lại vấn đề với góc nhìn rộng hơn.

Đó là một lý do vì sao nhiều người cho biết những ý tưởng hay nhất của họ xuất hiện khi đang đi bộ, tập thể dục, lái xe, tắm hoặc làm những việc thường ngày. Bộ não vẫn đang làm việc, nhưng nó không bị mắc kẹt trong áp lực tức thời của một cuộc họp.

Nhà sáng lập nên làm gì thay thế

Nếu brainstorming không phải là công cụ chính tốt nhất, vậy nhà sáng lập nên dùng gì?

Câu trả lời không phải là loại bỏ hợp tác. Mà là thay thế việc nghĩ ý tưởng nhóm thiếu trọng tâm bằng những phương pháp có chủ đích hơn.

1. Bắt đầu bằng một tuyên bố vấn đề rõ ràng

Trước khi yêu cầu ý tưởng, hãy xác định vấn đề thật chính xác.

Đừng hỏi: “Công ty khởi nghiệp của chúng ta nên làm gì?”

Hãy hỏi: “Vấn đề cụ thể nào đang khiến khách hàng tốn thời gian, tiền bạc hoặc sự bực bội?”

Câu hỏi càng chặt chẽ thì ý tưởng càng hữu ích.

Một tuyên bố vấn đề rõ ràng giúp phân biệt cơ hội thật với sự phân tán. Nó cũng giữ cho cuộc trò chuyện bám vào giá trị khách hàng thay vì sự hứng khởi trừu tượng.

2. Cho mọi người thời gian suy nghĩ một mình

Tư duy độc lập nên diễn ra trước thảo luận nhóm.

Hãy yêu cầu các thành viên trong nhóm chuẩn bị ý tưởng của riêng họ trước cuộc họp. Cho họ thời gian để viết, nghiên cứu và phản tỉnh. Sau đó mới tổng hợp các ý tưởng đó lại.

Cách này có hai lợi ích. Nó giảm áp lực phải hòa theo số đông và cải thiện chất lượng ý tưởng. Mọi người có nhiều khả năng mang đến những đề xuất sâu sắc, cụ thể hơn khi họ không phải cạnh tranh thời lượng phát biểu ngay tại chỗ.

Với nhà sáng lập làm việc một mình, nguyên tắc tương tự cũng áp dụng. Hãy dành thời gian liên tục, không bị gián đoạn để suy nghĩ về vấn đề mà không có email, cuộc gọi hay việc chuyển ngữ cảnh liên tục.

3. Dùng sự hợp tác có cấu trúc, không phải sự hỗn loạn mở

Một buổi làm việc hiệu quả cần có cấu trúc.

Hãy đặt mục tiêu cho cuộc họp.

Giới hạn thời gian.

Sử dụng một khung như sau:

• xác định vấn đề của khách hàng
• liệt kê các giải pháp khả thi
• xếp hạng theo mức độ khả thi và tác động
• chọn một ý tưởng để thử nghiệm

Trình tự đó hiệu quả hơn nhiều so với một cuộc trao đổi tự do không kiểm soát. Nó thúc đẩy cả nhóm tiến tới quyết định thay vì kéo dài việc nghĩ ý tưởng vô tận.

4. Tách việc tạo ý tưởng khỏi việc đánh giá

Một trong những sai lầm lớn nhất trong môi trường nhóm là trộn lẫn sáng tạo và phê bình.

Nếu mọi người đang cố gắng nghĩ sáng tạo trong khi người khác ngay lập tức đánh giá ý tưởng, cuộc trò chuyện sẽ trở nên thận trọng. Nếu mọi đề xuất đều bị mổ xẻ ngay tại chỗ, người tham gia sẽ ngừng đưa ra phương án mới.

Cách tốt hơn là tạo ý tưởng trước, rồi đánh giá sau.

Điều này giúp mỗi giai đoạn có một mục đích riêng. Giai đoạn sáng tạo vẫn mở. Giai đoạn phân tích trở nên thẳng thắn và thực tế hơn.

5. Ghi lại ý tưởng ngoài phòng họp

Không phải ý tưởng hữu ích nào cũng đến đúng lúc.

Nhà sáng lập nên tạo một hệ thống để ghi lại ý tưởng ở bất cứ đâu chúng xuất hiện. Có thể là ứng dụng ghi chú, ghi âm giọng nói, tài liệu dùng chung hoặc một cuốn sổ đơn giản.

Nhiều ý tưởng hứa hẹn bị bỏ lỡ vì chúng có vẻ còn quá sớm, quá nhỏ hoặc quá bất tiện để ghi lại. Nếu bạn hình thành thói quen thu thập chúng, bạn sẽ tạo ra một kho nguyên liệu thô cho các quyết định tương lai.

Một quy trình sáng tạo tốt hơn cho doanh nghiệp nhỏ

Đối với doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu không phải là tổ chức nhiều cuộc họp hơn. Mục tiêu là đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn.

Một quy trình thực tế có thể như sau:

1. Xác định thách thức một cách rõ ràng.
2. Nghiên cứu khách hàng và thị trường.
3. Suy nghĩ độc lập trước khi thảo luận theo nhóm.
4. Tổ chức một buổi làm việc ngắn và có cấu trúc.
5. Chọn một hoặc hai ý tưởng để thử.
6. Đo lường kết quả và điều chỉnh.

Phương pháp này tôn trọng cách sáng tạo thực sự vận hành. Nó cho bộ não thời gian để khám phá trong khi vẫn giữ doanh nghiệp tập trung vào kết quả.

Nó cũng phù hợp với thực tế của đời sống khởi nghiệp. Các nhà sáng lập thường không có nguồn lực, nhân sự hay vốn vô hạn. Họ cần những hệ thống hỗ trợ sự rõ ràng và đà tiến, chứ không phải thêm tiếng ồn.

Vì sao điều này quan trọng với nhà sáng lập mới

Khi ai đó bắt đầu kinh doanh, năng lượng sáng tạo thường bị tiêu tốn vào những chỗ không đúng. Các nhà sáng lập brainstorming về tên gọi, khái niệm và tính năng trước khi họ thậm chí làm rõ cấu trúc doanh nghiệp, quy trình vận hành hay kế hoạch thu hút khách hàng.

Điều đó tạo ra ma sát có thể tránh được.

Điểm khởi đầu tốt hơn là giảm sự bất định về hành chính. Đăng ký công ty đúng cách. Chọn cấu trúc thành lập phù hợp. Thiết lập các hệ thống tuân thủ cơ bản. Tạo không gian cho tư duy chiến lược bằng cách xử lý sớm những công việc nền tảng.

Zenind giúp nhà sáng lập xử lý những bước thành lập quan trọng đó để họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng doanh nghiệp và ít thời gian hơn để vật lộn với giấy tờ. Điều đó quan trọng vì những ý tưởng tốt nhất sẽ dễ phát triển hơn khi phần nền tảng đã được kiểm soát.

Xây dựng môi trường hỗ trợ ý tưởng tốt hơn

Nếu bạn muốn có nhiều tư duy nguyên bản hơn trong doanh nghiệp, hãy nhìn xa hơn các buổi brainstorming và nghĩ về môi trường mà đội ngũ của bạn đang hoạt động.

Mọi người cần đủ sự tập trung để suy nghĩ sâu.

Họ cần đủ thời gian để ý tưởng trưởng thành.

Họ cần đủ cấu trúc để biến nhận thức thành hành động.

Một môi trường tốt không ép sáng tạo phải xuất hiện theo lệnh. Nó làm cho sáng tạo trở nên có khả năng hơn bằng cách giảm ma sát và bảo vệ sự chú ý.

Điều đó có thể đồng nghĩa với ít cuộc họp hơn, các cuộc họp ngắn hơn, hoặc nhiều thời gian hơn cho công việc độc lập. Nó cũng có thể đồng nghĩa với việc đặt công việc ý tưởng vào những không gian yên tĩnh hơn, nơi mọi người có thể suy nghĩ mà không bị áp lực.

Mục tiêu không phải là làm cho hợp tác biến mất. Mục tiêu là làm cho nó hiệu quả hơn.

Mục tiêu thật sự: Quyết định tốt hơn, không phải nhiều ý tưởng hơn

Các doanh nhân thường theo đuổi vẻ ngoài của sự sáng tạo. Một tấm bảng trắng đầy kín trông có vẻ hiệu quả. Một cuộc họp sôi nổi tạo cảm giác tràn đầy năng lượng. Nhưng doanh nghiệp không tăng trưởng chỉ vì một căn phòng đã bận rộn trong một giờ.

Tăng trưởng đến từ việc chọn đúng vấn đề, tìm ra giải pháp hữu ích và thực thi tốt.

Điều đó đòi hỏi sự phản tỉnh, phán đoán và khả năng theo đuổi đến cùng.

Brainstorming có thể là một đầu vào trong quá trình đó, nhưng không nên được xem là toàn bộ quá trình. Trong nhiều trường hợp, những ý tưởng mạnh nhất không được tạo ra bởi cuộc tranh luận ồn ào nhất. Chúng được hình thành trong những khoảnh khắc yên tĩnh hơn, rồi được tinh chỉnh thông qua cấu trúc và thử nghiệm.

Nếu bạn muốn ý tưởng tốt hơn, hãy cho chúng không gian để hình thành.

Nếu bạn muốn doanh nghiệp mạnh hơn, hãy đảm bảo nền tảng đã sẵn sàng để những ý tưởng đó có thể chuyển thành hành động.

Kết luận

Brainstorming phổ biến vì nó tạo cảm giác dân chủ và nhanh chóng. Nhưng các nhà sáng lập thường cần nhiều hơn là nhanh. Họ cần sự rõ ràng, tính nguyên bản và khả năng thực thi.

Những ý tưởng mạnh nhất thường đến từ suy nghĩ tập trung, phản tỉnh độc lập và hợp tác có cấu trúc. Cách tiếp cận đó tôn trọng cách con người thực sự giải quyết vấn đề và giúp chủ doanh nghiệp nhỏ đi từ cảm hứng mơ hồ đến tiến bộ thực tế.

Đối với các doanh nhân, bài học rất đơn giản: xây dựng một quy trình tạo không gian cho tư duy tốt hơn, rồi hỗ trợ tư duy đó bằng một nền tảng kinh doanh vững chắc. Khi các nguyên tắc cơ bản của việc thành lập công ty được xử lý sớm, sẽ dễ dàng hơn nhiều để tập trung vào những ý tưởng thực sự quan trọng.