Vì sao cân bằng công việc-cuộc sống không phải là mục tiêu đúng cho người sáng lập

Cụm từ cân bằng công việc-cuộc sống nghe có vẻ rất trách nhiệm, nhưng với nhiều nhà sáng lập, nó tạo ra một mô hình tư duy sai. Nó gợi ý rằng công việc và cuộc sống là hai lực tách biệt, phải luôn giữ ở trạng thái cân bằng hoàn hảo. Trên thực tế, việc xây dựng một doanh nghiệp không hề gọn gàng như vậy. Khởi nghiệp ở giai đoạn đầu thường lộn xộn, đòi hỏi nhiều và mang tính chu kỳ. Có những tuần bị chi phối bởi cuộc gọi với khách hàng, quyết định về sản phẩm, hồ sơ pháp lý, hạn chót tuân thủ và lo ngại về dòng tiền. Cũng có những tuần yên hơn, cho bạn nhiều không gian hơn để hồi phục, suy nghĩ và lập kế hoạch.

Điều đó không có nghĩa là nhà sáng lập nên tôn vinh sự kiệt sức hay bỏ qua sức khỏe cá nhân. Nó có nghĩa là mục tiêu không nên là một sự chia đôi cứng nhắc giữa công việc và cuộc sống. Mục tiêu tốt hơn là xây dựng một hệ điều hành bền vững cho doanh nghiệp và cho chính năng lượng của bạn. Khi làm được điều đó, bạn tạo ra không gian cho tiến bộ đều đặn mà không biến mỗi ngày thành một cuộc khủng hoảng.

Vì sao phép ẩn dụ về sự cân bằng không còn phù hợp

Cân bằng gợi đến một chiếc cân tĩnh. Nếu công việc tăng lên, cuộc sống phải giảm xuống. Nếu thời gian cá nhân tăng lên, đà kinh doanh phải chậm lại. Cách nhìn này có thể khiến mọi quyết định trở thành một sự đánh đổi được-mất.

Nhà sáng lập cần một mô hình khác.

Một doanh nghiệp nên được hiểu như một hệ thống. Hệ thống có thể được thiết kế, tối ưu và cải thiện. Chúng có thể hấp thụ áp lực, tự động hóa công việc lặp lại và giảm số lượng quyết định bạn phải đưa ra mỗi ngày. Với cấu trúc phù hợp, bạn không cần phải ép cân bằng vào cuộc sống của mình theo cách thủ công. Bạn tạo ra các điều kiện hỗ trợ cả năng suất lẫn phục hồi.

Điều này đặc biệt quan trọng ở giai đoạn đầu của công ty. Nếu việc thành lập, thiết lập thuế, trách nhiệm tuân thủ và quản lý tài liệu của bạn không được tổ chức tốt, bạn sẽ tiêu tốn năng lượng tinh thần vào những vấn đề có thể tránh được. Ma sát ẩn đó làm hao mòn sự tập trung. Càng loại bỏ được nhiều tiếng ồn vận hành, bạn càng có thêm năng lượng cho tăng trưởng.

Điều nhà sáng lập thật sự cần: sự tích hợp

Một khung tư duy tốt hơn là sự tích hợp.

Tích hợp có nghĩa là công việc hỗ trợ cuộc sống của bạn, và cuộc sống của bạn hỗ trợ công việc. Nó có nghĩa là lịch làm việc, thói quen và hạ tầng doanh nghiệp của bạn được thiết kế để tiến bộ không phụ thuộc vào việc phải kiệt sức liên tục. Nó cũng có nghĩa là chấp nhận rằng những giai đoạn khác nhau của doanh nghiệp đòi hỏi mức độ cường độ khác nhau.

Ví dụ:

• Tháng ra mắt sản phẩm có thể cần những ngày làm việc dài hơn và ranh giới cá nhân chặt hơn.
• Tháng duy trì vận hành có thể cho phép dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, tập luyện và tư duy chiến lược.
• Hạn chót tuân thủ có thể đòi hỏi sự tập trung vào hành chính.
• Giai đoạn tăng trưởng nhanh có thể cần năng lượng sáng tạo và khả năng ra quyết định nhanh hơn.

Tích hợp không giả vờ rằng mỗi tuần sẽ giống nhau. Nó thừa nhận thực tế và xây dựng xung quanh thực tế đó.

Cái giá ẩn của ma sát với nhà sáng lập

Nhiều nhà sáng lập nghĩ rằng họ đang mất thời gian vì những vấn đề lớn, nhưng thứ bào mòn thật sự thường đến từ những gián đoạn nhỏ, lặp đi lặp lại:

• Cấu trúc doanh nghiệp không rõ ràng
• Thiếu tài liệu thành lập
• Không chắc về các hạn chót tuân thủ
• Nhầm lẫn về hồ sơ nộp hay đăng ký
• Lặp đi lặp lại các tác vụ hành chính theo cách thủ công
• Liên tục chuyển đổi giữa công việc chiến lược và dọn dẹp hậu trường

Mỗi vấn đề riêng lẻ có thể chỉ là nhỏ. Nhưng khi cộng lại, chúng tạo ra lực cản.

Chính lực cản đó khiến công việc có cảm giác như đang nuốt trọn mọi thứ khác. Không phải vì bản chất doanh nghiệp vốn không thể đi cùng một cuộc sống lành mạnh, mà vì doanh nghiệp thiếu hệ thống.

Giải pháp không phải là tự hứa rằng ngày mai mình sẽ làm ít hơn. Giải pháp là giảm độ phức tạp không cần thiết ngay hôm nay.

Bắt đầu với một nền tảng doanh nghiệp gọn gàng

Một trong những cách tốt nhất để giảm căng thẳng cho nhà sáng lập là xây dựng nền tảng pháp lý và vận hành rõ ràng ngay từ đầu.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, điều đó thường có nghĩa là cân nhắc sớm các yếu tố cơ bản:

• Chọn đúng loại hình pháp nhân
• Nộp các giấy tờ thành lập phù hợp
• Chỉ định đại diện đăng ký khi cần
• Xin EIN khi cần thiết
• Hiểu nghĩa vụ báo cáo thường niên và tuân thủ
• Giữ hồ sơ quan trọng một cách có tổ chức

Những việc này không hào nhoáng, nhưng rất quan trọng. Một doanh nghiệp bắt đầu với nền tảng yếu thường tạo ra nhiều ma sát hơn về sau. Một doanh nghiệp được thành lập đúng cách sẽ dễ quản lý hơn, dễ mở rộng hơn và dễ duy trì tuân thủ hơn.

Đó là nơi Zenind phù hợp một cách tự nhiên với quy trình của nhà sáng lập. Zenind giúp doanh nhân thành lập công ty và xử lý các tác vụ thiết lập và tuân thủ thiết yếu để nhà sáng lập có thể tập trung vào việc xây dựng doanh nghiệp thực sự.

Hệ điều hành của nhà sáng lập

Những nhà sáng lập bền vững thường không chỉ dựa vào động lực. Họ dựa vào hệ thống.

Một hệ điều hành tốt cho nhà sáng lập có bốn phần:

1. Bảo vệ năng lượng của bạn

Năng lượng không giống thời gian. Bạn có thể có tám giờ trống nhưng vẫn quá phân tán về tinh thần để làm việc tốt. Bảo vệ năng lượng nghĩa là ngủ đủ, ăn uống đủ tốt, vận động thường xuyên và tránh tình trạng phải ra quyết định quá nhiều một cách không cần thiết.

Điều này không phải là đòi hỏi sự hoàn hảo. Mục tiêu là giữ đủ sự tỉnh táo để làm tốt công việc khi cần.

2. Loại bỏ công việc hành chính không cần thiết

Nếu một tác vụ lặp lại thường xuyên và không cần phán đoán độc nhất của bạn, hãy tự động hóa, ủy quyền hoặc chuẩn hóa nó.

Ví dụ gồm:

• Lên lịch trên lịch làm việc
• Nhắc thanh toán hóa đơn
• Mẫu tài liệu
• Danh sách kiểm tra tuân thủ
• Cập nhật trạng thái
• Nhắc nộp hồ sơ

Mục tiêu là dành sự chú ý của nhà sáng lập cho những quyết định thực sự đưa công ty tiến lên.

3. Gộp các công việc tương tự

Việc chuyển đổi ngữ cảnh rất tốn kém. Bạn không cần trả lời mọi email ngay khi nó đến. Bạn cũng không cần xem xét mọi vấn đề hành chính ngay giữa lúc đang làm việc tập trung.

Gộp các tác vụ tương tự lại giúp tạo ra những khoảng thời gian tập trung dài hơn và giảm mệt mỏi tinh thần do phải đổi hướng liên tục.

4. Rà soát doanh nghiệp hằng tuần

Một buổi rà soát ngắn mỗi tuần có thể ngăn nhiều hỗn loạn.

Tối thiểu, hãy tự hỏi:

• Tuần này cần hoàn thành những gì?
• Điều gì có thể chờ?
• Điều gì đang tạo ra điểm nghẽn?
• Có vấn đề tuân thủ hay hồ sơ nào sắp đến hạn không?
• Có việc gì có thể được ủy quyền hoặc chuẩn hóa không?

Một buổi rà soát hằng tuần giúp doanh nghiệp bớt phản ứng bị động và có chủ đích hơn.

Sức khỏe không đối lập với tham vọng

Một sai lầm phổ biến là xem sức khỏe cá nhân như một sự xao nhãng khỏi công việc nghiêm túc. Đó là cách nhìn ngắn hạn.

Giấc ngủ, vận động, phục hồi và thời gian rời khỏi màn hình không phải là món xa xỉ. Chúng là đầu vào cho hiệu suất.

Khi nhà sáng lập bỏ bê sức khỏe, họ thường không trở nên năng suất hơn. Họ trở nên cáu kỉnh hơn, chậm hơn và kém dứt khoát hơn. Điều đó ảnh hưởng đến tuyển dụng, bán hàng, vận hành và phán đoán.

Sức khỏe không cạnh tranh với tham vọng. Nó hỗ trợ tham vọng.

Điều quan trọng là ngừng suy nghĩ theo kiểu cực đoan. Bạn không cần một thói quen chăm sóc sức khỏe hoàn hảo. Bạn cần đủ sức bền thể chất và tinh thần để duy trì trách nhiệm với doanh nghiệp mà không bị sụp đổ.

Cường độ mà không kiệt sức

Nhà sáng lập có thể làm việc chăm chỉ mà không phải sống trong trạng thái quá tải liên tục.

Khác biệt nằm ở cấu trúc.

Những nhà sáng lập vừa cường độ cao vừa bền vững thường:

• Biết những ưu tiên hàng đầu của mình
• Giữ cho các rối ren hành chính ở mức thấp
• Xây dựng những thói quen có thể lặp lại
• Tạo ranh giới cho những việc thực sự không khẩn cấp
• Biết dùng hỗ trợ khi một việc không cần chính tay họ xử lý
• Chủ động với tuân thủ trước khi nó biến thành tình huống chữa cháy

Đó không phải là sự mềm yếu. Đó là kỷ luật.

Kiệt sức thường đến từ sự thiếu tổ chức, không chỉ từ nỗ lực. Nếu mọi việc đều có vẻ khẩn cấp vì không có gì được hệ thống hóa, nhà sáng lập sẽ sống trong chế độ phản ứng liên tục. Đó không phải là chiến lược kinh doanh.

Vì sao tuân thủ cũng là một phần của câu chuyện

Tuân thủ có thể không nghe giống một phần của cân bằng công việc-cuộc sống, nhưng thực ra là như vậy.

Một nhà sáng lập bỏ qua các hồ sơ, báo cáo hay thủ tục doanh nghiệp không chỉ đang đối mặt với nguy cơ bị phạt. Họ còn đang tạo ra một lớp căng thẳng nền âm ỉ, không bao giờ thật sự biến mất. Doanh nghiệp có thể đang tăng trưởng bên ngoài, trong khi nhà sáng lập âm thầm lo lắng rằng mình đã bỏ sót điều gì đó.

Ngược lại, một quy trình tuân thủ gọn gàng sẽ giảm sự bất định. Bạn biết công ty đã được thành lập đúng cách. Bạn biết các trách nhiệm chính đang được theo dõi. Bạn biết những việc thiết yếu đã được xử lý.

Sự yên tâm đó rất quan trọng. Nó giúp nhà sáng lập có thêm không gian để tập trung vào sản phẩm, bán hàng, khách hàng và xây dựng đội ngũ thay vì liên tục tự hỏi liệu có điều gì quan trọng đã bị bỏ lỡ hay không.

Khi nào nên tìm kiếm sự hỗ trợ

Nhà sáng lập không nên cố gắng tự mình gánh mọi thứ.

Hãy tìm hỗ trợ khi:

• Một tác vụ lặp lại và ít giá trị
• Một tác vụ mang tính chuyên môn và nằm ngoài năng lực của bạn
• Một quy trình cứ liên tục bị trì hoãn
• Một nghĩa vụ tuân thủ sắp đến hạn
• Một tài liệu hoặc hồ sơ phải chính xác ngay từ lần đầu
• Bạn dành nhiều thời gian quản lý tác vụ hơn là nhận được lợi ích từ nó

Tìm kiếm hỗ trợ không phải là dấu hiệu của sự yếu kém. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn hiểu về đòn bẩy.

Zenind được xây dựng quanh ý tưởng đó. Thay vì buộc mọi nhà sáng lập phải trở thành chuyên gia về thành lập và logistics tuân thủ, Zenind mang đến cho doanh nhân một con đường rõ ràng hơn để ra mắt và duy trì công ty của họ.

Một cách nhìn khác về thành công

Mục tiêu không phải là từ chối cuộc sống cá nhân để phục vụ doanh nghiệp.

Mục tiêu là ngừng coi công việc và cuộc sống là kẻ thù của nhau.

Nhà sáng lập làm tốt nhất khi họ xây dựng doanh nghiệp phù hợp với một cuộc sống được thiết kế tốt, và xây dựng một cuộc sống đủ vững để hỗ trợ công việc có ý nghĩa. Điều đó xảy ra khi bạn giảm ma sát, xây dựng đúng cấu trúc và sử dụng khôn ngoan các công cụ cùng sự hỗ trợ.

Nếu bạn muốn xây dựng một công ty bền vững, hãy bắt đầu từ những nền tảng:

• Thành lập doanh nghiệp đúng cách
• Kiểm soát tuân thủ
• Bảo vệ năng lượng của bạn
• Chuẩn hóa công việc lặp lại
• Dành chỗ cho phục hồi
• Tập trung vào số ít quyết định thực sự quan trọng

Đó không phải là cân bằng theo nghĩa truyền thống. Nó tốt hơn cả cân bằng.

Đó là một hệ thống giúp bạn tiếp tục tiến lên.

Kết luận

Cân bằng công việc-cuộc sống là một khẩu hiệu hữu ích, nhưng không phải là mô hình vận hành nghiêm túc cho nhà sáng lập.

Nhà sáng lập cần sự tích hợp, không phải sự hoàn hảo. Họ cần một nền tảng doanh nghiệp làm giảm căng thẳng thay vì cộng thêm vào đó. Và họ cần những công cụ cùng quy trình giúp họ tập trung vào tăng trưởng, chứ không phải hỗn loạn hành chính.

Nếu bạn đang bắt đầu một công ty tại Hoa Kỳ, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng đó với hỗ trợ thành lập và tuân thủ được thiết kế cho các doanh nhân thực thụ.