Vì sao doanh nghiệp của bạn nên sử dụng công ty bao thanh toán

Dòng tiền là một trong những điểm nghẽn phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp đang tăng trưởng. Ngay cả những công ty có lợi nhuận cũng có thể gặp khó khăn khi khách hàng mất 30, 60 hoặc 90 ngày mới thanh toán hóa đơn. Tiền thuê vẫn đến hạn. Lương vẫn phải được chi trả. Hàng tồn kho vẫn cần được mua. Khi doanh thu bị kẹt trong các hóa đơn chưa thanh toán, tăng trưởng có thể chậm lại rất nhanh.

Bao thanh toán hóa đơn giúp doanh nghiệp chuyển các khoản phải thu thành vốn lưu động mà không cần chờ khách hàng thanh toán. Thay vì vay dựa trên doanh thu tương lai, doanh nghiệp bán các hóa đơn đủ điều kiện cho một công ty bao thanh toán và nhận trước phần lớn giá trị hóa đơn. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, tốc độ và tính dự đoán này có thể tạo ra khác biệt giữa hoạt động đình trệ và mở rộng ổn định.

Công ty bao thanh toán là gì?

Công ty bao thanh toán mua các hóa đơn chưa thanh toán từ doanh nghiệp với mức chiết khấu. Đổi lại, doanh nghiệp nhận được một khoản ứng tiền ngay lập tức, và công ty bao thanh toán sẽ thu tiền từ khách hàng khi hóa đơn đến hạn.

Đây không giống như một khoản vay truyền thống. Không có lịch trả nợ dài hạn gắn với gốc và lãi. Doanh nghiệp đang bán một tài sản, không phải nhận thêm nợ. Sự khác biệt này rất quan trọng đối với các công ty muốn cải thiện thanh khoản mà không làm tăng thêm một khoản vay trên bảng cân đối kế toán.

Bao thanh toán đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp làm việc theo điều khoản thanh toán chậm, chẳng hạn như:

• Công ty tuyển dụng và cung ứng nhân sự
• Công ty vận tải và logistics
• Nhà sản xuất và nhà phân phối
• Doanh nghiệp bán sỉ
• Nhà cung cấp dịch vụ B2B
• Nhà thầu phụ trong xây dựng

Các doanh nghiệp này thường làm việc trước và nhận tiền sau. Bao thanh toán giúp thu hẹp khoảng cách đó.

Bao thanh toán hóa đơn hoạt động như thế nào

Quy trình cơ bản khá đơn giản.

1. Doanh nghiệp của bạn hoàn thành công việc hoặc giao hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng.
2. Bạn gửi hóa đơn đó cho công ty bao thanh toán.
3. Công ty bao thanh toán xác minh hóa đơn và khả năng tín dụng của khách hàng.
4. Công ty bao thanh toán ứng trước phần lớn giá trị hóa đơn, thường trong thời gian ngắn.
5. Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, công ty bao thanh toán giải ngân phần dự trữ còn lại, sau khi trừ phí của họ.

Tỷ lệ ứng trước, số tiền dự trữ và cấu trúc phí cụ thể sẽ khác nhau tùy nhà cung cấp, ngành nghề, quy mô hóa đơn và lịch sử thanh toán của khách hàng. Một số thỏa thuận bao thanh toán là có truy đòi, trong khi số khác là không truy đòi. Trong hợp đồng có truy đòi, doanh nghiệp có thể phải mua lại các hóa đơn chưa được thanh toán nếu khách hàng không trả tiền. Trong thỏa thuận không truy đòi, công ty bao thanh toán chịu nhiều rủi ro thu hồi hơn, thường đổi lại mức phí cao hơn.

Vì sao doanh nghiệp sử dụng bao thanh toán

Doanh nghiệp chọn bao thanh toán vì một lý do chính: tiếp cận tiền nhanh hơn. Nhưng lợi ích thực tế còn vượt ra ngoài tốc độ.

1. Cải thiện dòng tiền nhanh chóng

Ưu điểm lớn nhất của bao thanh toán hóa đơn là tính thanh khoản ngay lập tức. Thay vì chờ hàng tuần hoặc hàng tháng để nhận thanh toán từ khách hàng, doanh nghiệp có thể dùng tiền ngay bây giờ để trang trải chi phí vận hành, mua hàng tồn kho hoặc nhận thêm việc mới.

Điều này đặc biệt hữu ích trong giai đoạn tăng trưởng nhanh. Tăng trưởng thường đòi hỏi chi tiêu trước khi doanh thu đến. Nếu thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp có thể buộc phải từ chối hợp đồng mới chỉ vì không thể tài trợ cho công việc tiếp theo.

2. Có thể dễ đủ điều kiện hơn so với vay ngân hàng

Các bên cho vay truyền thống thường đánh giá rất nhiều vào lịch sử tín dụng, khả năng sinh lời, tài sản thế chấp và mức nợ của doanh nghiệp. Công ty bao thanh toán lại chú trọng nhiều hơn vào độ tín nhiệm của khách hàng đang nợ hóa đơn.

Điều đó khiến bao thanh toán trở thành một lựa chọn thực tế cho doanh nghiệp mới hơn, công ty có thời gian hoạt động ngắn, hoặc chủ doanh nghiệp đang xây dựng tín dụng cá nhân hay tín dụng doanh nghiệp.

3. Có thể giảm chậm trễ trong thu hồi công nợ

Thanh toán chậm là một gánh nặng vận hành kéo dài. Nó tạo ra sự không chắc chắn, đòi hỏi phải nhắc nợ và làm gián đoạn kế hoạch.

Khi công ty bao thanh toán xử lý việc thu hồi, doanh nghiệp ít phải tốn thời gian đuổi theo các khoản thanh toán hơn và có thể tập trung nhiều hơn vào phục vụ khách hàng và phát triển hoạt động. Đây có thể là một lợi ích vận hành đáng kể, đặc biệt đối với các đội ngũ có nguồn lực hành chính hạn chế.

4. Hỗ trợ tăng trưởng mà không làm tăng nợ truyền thống

Vì bao thanh toán là việc bán các khoản phải thu thay vì vay tiền, nó có thể giúp doanh nghiệp tiếp cận vốn mà không làm tăng nợ trên sổ sách. Với các doanh nghiệp đã có nhiều khoản vay hoặc muốn tránh đòn bẩy thêm, đây có thể là một lợi thế chiến lược hữu ích.

Điều này không có nghĩa là bao thanh toán miễn phí. Nó có chi phí. Nhưng chi phí đó có thể xứng đáng nếu lựa chọn thay thế là không đủ tiền trả lương, trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp hoặc bỏ lỡ các đơn hàng có lãi.

5. Có thể mở rộng theo doanh thu

Khi doanh nghiệp tăng trưởng và phát hành hóa đơn cho nhiều khách hàng hơn, doanh nghiệp có thể bao thanh toán nhiều khoản phải thu hơn. Trong thực tế, điều đó có nghĩa là nguồn vốn khả dụng có thể tăng cùng với hoạt động bán hàng.

Đối với các công ty có dòng tiền thất thường, nhu cầu theo mùa hoặc chu kỳ bán hàng dài, sự linh hoạt này có thể hữu ích hơn một hạn mức vay cố định.

Khi nào bao thanh toán phù hợp

Bao thanh toán không phù hợp với mọi công ty. Nó thường phù hợp nhất khi có ba điều kiện sau:

• Bạn xuất hóa đơn cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác.
• Khách hàng của bạn thanh toán theo điều khoản thay vì trả ngay.
• Bạn cần tiền nhanh hơn tốc độ các khoản phải thu của mình.

Nếu khách hàng của bạn đáng tin cậy nhưng thanh toán chậm, bao thanh toán có thể là một lựa chọn mạnh. Nếu doanh nghiệp của bạn bán trực tiếp cho người tiêu dùng và thu tiền ngay tại thời điểm bán, bao thanh toán thường không phù hợp.

Nó cũng có thể phù hợp với các doanh nghiệp đang từ chối cơ hội vì thiếu tiền mặt. Nếu một đơn hàng lớn hơn, hợp đồng mới hoặc cao điểm theo mùa sẽ có lợi nhuận nhưng bạn không thể tài trợ vốn lưu động cần thiết để thực hiện, bao thanh toán có thể giúp lấp đầy khoảng trống đó.

Chi phí và đánh đổi

Bao thanh toán hữu ích, nhưng không phải là cách rẻ nhất để tiếp cận vốn. Doanh nghiệp nên hiểu rõ các đánh đổi trước khi ký hợp đồng.

Phí bao thanh toán làm giảm giá trị hóa đơn

Công ty bao thanh toán sẽ tính phí để ứng tiền và quản lý thu hồi công nợ. Phí này thường được thể hiện dưới dạng phần trăm giá trị hóa đơn. Chi phí phụ thuộc vào các yếu tố như:

• Chất lượng tín dụng của khách hàng
• Khối lượng hóa đơn
• Mức độ rủi ro của ngành
• Thời gian đến khi thanh toán
• Cấu trúc có truy đòi hay không truy đòi

Bạn cần tiền càng nhanh và hóa đơn càng rủi ro, chi phí của thỏa thuận có thể càng cao.

Cách khách hàng nhìn nhận rất quan trọng

Một số khách hàng có thể nhận thấy rằng có bên thứ ba đang thu hồi hóa đơn. Với các doanh nghiệp phụ thuộc vào mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, điều quan trọng là làm việc với một đối tác bao thanh toán giao tiếp chuyên nghiệp và giữ được sự tin cậy.

Cần kỷ luật tốt trong lập hóa đơn

Bao thanh toán hoạt động tốt nhất khi hóa đơn chính xác, đầy đủ và được lưu trữ rõ ràng. Tranh chấp, thiếu giấy tờ và lỗi xuất hóa đơn có thể làm chậm việc ứng tiền hoặc thu hồi. Doanh nghiệp sử dụng bao thanh toán cần quy trình kế toán gọn gàng.

Phù hợp nhất với các khoản phải thu đủ điều kiện

Không phải hóa đơn nào cũng đủ điều kiện. Các công ty bao thanh toán thường xem xét lịch sử thanh toán, ngành nghề và điều khoản của khách hàng trước khi tài trợ. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể không bao thanh toán mọi khoản phải thu theo cùng một cách.

Bao thanh toán so với khoản vay doanh nghiệp

Nhiều chủ doanh nghiệp so sánh bao thanh toán với khoản vay, hạn mức tín dụng hoặc ứng tiền dựa trên doanh thu bán hàng qua thẻ. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp.

Khoản vay doanh nghiệp có thể có chi phí thấp hơn nếu công ty đủ điều kiện và có thể chờ quy trình xét duyệt lâu hơn. Hạn mức tín dụng có thể phù hợp hơn nếu doanh nghiệp có nền tảng tài chính vững và muốn tiếp cận vốn quay vòng. Ứng tiền dựa trên doanh thu bán hàng qua thẻ có thể nhanh hơn nhưng thường có chi phí cao hơn đáng kể.

Bao thanh toán thuộc một nhóm khác. Nó thường phù hợp nhất khi tốc độ, tính linh hoạt và khả năng xét duyệt dựa trên khách hàng quan trọng hơn việc tối ưu chi phí thấp nhất.

Cách đơn giản nhất để hiểu là:

• Chọn khoản vay nếu bạn muốn vốn vay và có thể đủ điều kiện dựa trên tín dụng và tài chính của chính mình.
• Chọn hạn mức tín dụng nếu bạn cần khả năng vay linh hoạt và đã có quan hệ ngân hàng mạnh.
• Chọn bao thanh toán nếu các khoản phải thu của bạn tốt nhưng tiền mặt đang bị kẹt trong các hóa đơn chưa thanh toán.

Cần xem gì ở một công ty bao thanh toán

Không phải công ty bao thanh toán nào cũng hoạt động giống nhau. Trước khi ký hợp đồng, hãy so sánh các yếu tố sau:

• Tỷ lệ ứng trước
• Cấu trúc phí bao thanh toán
• Thời điểm giải ngân phần dự trữ
• Điều khoản có truy đòi hay không truy đòi
• Thời hạn hợp đồng
• Yêu cầu doanh số tối thiểu
• Yêu cầu thông báo cho khách hàng
• Mức độ minh bạch về các khoản phí ẩn
• Kinh nghiệm trong ngành

Một công ty bao thanh toán tốt nên minh bạch về giá, phản hồi nhanh với câu hỏi của bạn và có thể giải thích chính xác dòng tiền di chuyển như thế nào từ lúc nộp hóa đơn đến khi giải ngân phần dự trữ cuối cùng.

Bạn cũng nên xem xét liệu nhà cung cấp có phù hợp với ngành của mình hay không. Một số công ty bao thanh toán chuyên về vận tải, nhân sự, khoản phải thu y tế hoặc xây dựng. Sự chuyên môn hóa theo ngành có thể giúp tài trợ nhanh hơn và quy trình thẩm định suôn sẻ hơn.

Cách quyết định liệu có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không

Trước khi sử dụng bao thanh toán, hãy tự hỏi một vài câu thực tế:

• Tôi có các khoản phải thu lành mạnh nhưng tiền mặt hiện có lại không đủ không?
• Điều khoản thanh toán của khách hàng có đang làm chậm tăng trưởng không?
• Việc có tiền nhanh hơn có giúp tôi nhận thêm việc hoặc ổn định hoạt động không?
• Biên lợi nhuận của tôi có đủ để chịu được chi phí bao thanh toán không?
• Hóa đơn và hệ thống kế toán của tôi có đủ gọn gàng để hỗ trợ quy trình này không?

Nếu phần lớn câu trả lời là có, bao thanh toán có thể đáng để cân nhắc.

Điều quan trọng là sử dụng nó một cách chiến lược. Bao thanh toán nên giải quyết một vấn đề dòng tiền thực sự hoặc hỗ trợ tăng trưởng có lợi nhuận. Nó không nên được dùng để che lấp định giá yếu, thu hồi nợ kém hoặc thua lỗ vận hành kéo dài.

Lời kết

Một công ty bao thanh toán có thể là đối tác tài chính thực tế cho các doanh nghiệp có hóa đơn mạnh nhưng cần tiền sớm hơn. Với đúng doanh nghiệp, bao thanh toán mang lại tốc độ, sự linh hoạt và một cách để ổn định dòng tiền hơn mà không phải vay nợ truyền thống.

Khi được sử dụng đúng, nó có thể giúp doanh nghiệp trả lương, thanh toán nhà cung cấp, nhận các hợp đồng lớn hơn và tăng trưởng với sự tự tin hơn. Kết quả tốt nhất đến từ việc hiểu chi phí, so sánh nhà cung cấp cẩn thận và chọn một thỏa thuận phù hợp với tệp khách hàng và mô hình vận hành của công ty.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp đang xây dựng công ty tại Hoa Kỳ, quản lý dòng tiền là một phần của sự ổn định dài hạn. Bao thanh toán là thêm một công cụ có thể giúp dòng tăng trưởng tiếp tục vận hành khi các khoản phải thu chuyển thành tiền mặt chậm.